E-Mail Archivierung – Schnell, intuitiv, sicher Mit dg mail von dataglobal Version: 08-2016

Inhalt Wo drückt der Schuh Wie können wir helfen dg mail im Detail 05.02.2019 Inhalt Wo drückt der Schuh Wie können wir helfen dg mail im Detail Was unterscheidet uns dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Wo drückt der Schuh dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

E-Mail-Archivierung mit dg mail Wo drückt der Schuh Sie sind mit einer unüberschaubaren Menge gesetzlicher Richtlinien konfrontiert Das Aufkommen aufbewahrungspflichtiger E-Mails wächst stetig Wie gewährleisten Sie nachweisbar das Einhalten von Aufbewahrungsfristen Können Sie sicherstellen, dass Geschäftsrelevante E-Mails im richtigen Kontext archiviert werden dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

E-Mail-Archivierung mit dg mail Wo drückt der Schuh Ihre Exchange Datenbank platzt aus allen Nähten Die Dauer der Datensicherung wird immer länger Wie werden Sie Herr über den kontinuierlich steigenden Administrationsaufwand Wie stellen Sie sicher, geschäftlich relevante E-Mails schnell und intuitiv zu finden, auch anhand des Inhaltes der angehängten Dokumente Was kosten Sie verloren gegangene E-Mails dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Wie können wir helfen dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

E-Mail-Archivierung mit dg mail Wie können wir helfen Wir stellen sicher, dass die E-Mails nach gesetzlichen Richtlinien aufbewahrt werden Zertifizierte, langfristige, revisionssichere Archivierung aller E-Mails Wir ersetzen die original E-Mails auf Exchange durch signifikant kleinere Linkobjekte Automatische Klassifizierung Ihrer E-Mails Inhaltliche Suche auch in den Anhängen Transparente, intuitive Bedienung durch den Benutzer ohne Schulungsaufwand Bereits existierende Unternehmensprozesse müssen nicht geändert werden dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

dg mail – Die Philosophie hinter unserer Lösung „Ease of Archiving“-Leitmotiv „Archivierung sollte so transparent wie möglich sein und nahtlos ihren Weg ins Unternehmen finden.” dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

dg mail im Detail dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

E-Mail-Archivierung mit dg mail Grundlegender Ansatz Journal-Archivierung Mailbox-Archivierung Lean Mailbox Phase Mail Server Journal-Mailbox Mail Server User-Mailbox Mail Server Mailbox Alle ankommenden und ausgehenden E-Mails werden inklusive Anlagen sicher im ursprünglichen Format archiviert Sind die in den Archivierungsregeln formulierten Kriterien (z.B.30 Tage nach Erhalt, größer als 5MB) erfüllt, wird die E-Mail archiviert Danach wird die E-Mail im Postfach durch einen Link ausgetauscht Nach Ablauf einer Frist (z.B. 180 Tage) wird der Link aus dem Postfach gelöscht Die Mail kann weiterhin über die umfangreichen Suchfunktionen von dg mail gefunden werden dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

E-Mail-Archivierung mit dg mail Leistungsmerkmale und Vorteile E-Mails werden aus den Postfächern archiviert und durch intelligente Links ersetzt Die Größe der Postfächer wird dadurch klein gehalten und ist quasi unlimitiert Archivierte E-Mails können mit einen Klick im ursprünglichen Format wieder hergestellt werden. Einfachste und intuitive Bedienung garantiert Benutzerakzeptanz ohne zusätzliches Training E-Mails können automatisiert (basierend auf anpassbaren Regeln) oder manuell archiviert werden Suche, auch in den Anhängen, sichert das schelle Finden dg mail ist voll in die genutzten Mailsysteme (Microsoft® Outlook, IBM® Notes) integriert. Zusätzlich werden die entsprechenden Webclients unterstützt. dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

E-Mail-Archivierung mit dg mail for Exchange Intuitive Benutzeroberfläche Eine Symbolleiste bietet schnellen Zugriff auf die Befehle zum Suchen, Wiederherstellen und Archivieren Ein CD-Symbol zeigt an, dass eine E-Mail archiviert wurde Die konfigurierbare Vorschau-ansicht zeigt den E-Mail Text, ohne dass diese aus dem Archiv zurückgeladen werden muss Die Bedienelemente sind vollständig in den E-Mail-Client (hier z.B. Microsoft® Outlook) integriert und erlauben eine intuitive Bedienung ohne Schulung. dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

E-Mail-Archivierung mit dg mail for Exchange Intuitive Benutzeroberfläche Mit einem Klick können einzelne E-Mails wiederhergestellt werden Intelligente Wiederherstellungsfunktionen erlauben dem Anwender E-Mails inklusive ihrer ursprünglichen Ordnerstruktur wiederherzustellen. dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

E-Mail-Archivierung mit dg mail for Exchange Intuitive Benutzeroberfläche Die leistungsfähige Suchfunktion findet relevante E-Mails innerhalb von Sekunden Zusätzlich zu Standardfeldern wie Absender, Empfänger, Betreff, Datum etc. gestattet dg mail die Volltextsuche in E-Mails und Anhängen. dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

E-Mail-Archivierung mit dg mail for Notes Intuitive Benutzeroberfläche Eine Symbolleiste bietet schnellen Zugriff auf die Befehle zum Suchen, Wiederherstellen und Archivieren Ein CD-Symbol zeigt an, dass eine E-Mail archiviert wurde Die konfigurierbare Vorschau-ansicht zeigt den Anfang der E-Mail, ohne dass diese aus dem Archiv zurückgeladen werden muss. Mit einem Klick können einzelne E-Mails wiederhergestellt werden dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

E-Mail-Archivierung mit dg mail Die Archivierungsmodi im Überblick dg mail bietet umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten für die E-Mail-Archivierung. Zusätzlich zur zentralen Journaling-Funktion aus Compliance-Gründen können mit dg mail verschiedene, zentral administrierbare Modi mit benutzerspezifischen Interessen kombiniert werden. Mailbox Mode Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden vor der Zustellung archiviert Mailbox Mode Condition Mode E-Mails bestimmter Mailboxen werden archiviert Compliance Journaling Mode Compliance Mode E-Mails werden regelbasiert archiviert (z.B. nach Alter, Größe, Empfänger etc.) Folder Mode E-Mails ausgewählter Ordner können von der Archivierung ausgenommen werden Manual Mode E-Mails können auch manuell archiviert werden dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Technische Features dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Ausgewählte technische Features Viele Vorteile im Detail Single Instancing Drastische Reduktion des Speicherbedarfs durch Vermeidung von Doubletten 2024 Retention Management Einfache Verwaltung von Aufbewahrungsfristen PST-Identifikation & Import Automatischer Import von PST-Dateien dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Ausgewählte technische Features Viele Vorteile im Detail Offline Cache Offline-Zugriff auf archivierte Mails OCR Scanning & Indexing Sichere Volltexterkennung auch in gescannten Anhängen Smart Backup & Disaster Recovery Optimierung durch Reduzierung der zu archivierten Datenmange dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Grundsätzliche Eigenschaften Retention Management Grundsätzliche Eigenschaften Retention Management ist eine Funktion des Unified Archiving Backbones dg hyparchive und beschreibt den Lebenszyklus von Dokumenten und die Verwaltung von Aufbewah- rungsrichtlinien. Eine Retention Policy ist ein Set von Regeln, das die Retention Period (Sperrfrist), die Art der Vernichtung und zusätzliche Eigenschaften beschreibt. Retention Policies werden zentral verwaltet und anschließend auf die beteiligten Archiv- Server verteilt. Die Retention Period wird durch den Archive Server überwacht. Bei Bedarf können einfache oder multiple Legal-Hold-Kennzeichen gesetzt werden. dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Herausforderung PST Migration PST Files Herausforderung PST Migration Zur Archivierung müssen .pst-Dateien sicher einem Benutzer zugeordnet werden Benutzer müssen ggf. aus rechtlichen Gründen zustimmen Betroffene Rechner und Medien müssen online sein Keine zusätzliche Last für Exchange dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Innovatives Caching erlaubt Offline-Zugriff Offline Cache Innovatives Caching erlaubt Offline-Zugriff Archivierung von E-Mails Offline-Zugriff auf archivierte E-Mails Archive Archive Mailbox Mailbox OfflineCache OfflineCache Bei der Archivierung einer E-Mail aus einem offline-fähigen Postfach wird die E-Mail an den Archivserver überstellt und ein Link zurückgeliefert, der die E-Mail im Postfach ersetzt. Zusätzlich wird eine Kopie der E-Mail im dg mail Offline Cache – komprimiert im User-Verzeichnis des Rechners – erzeugt. Zu allen Links im Postfach wird im Offline Cache die E-Mail vorgehalten. Wird offline (oder online) auf einen Link im Postfach zugegriffen, wird diese E-Mail aus dem Offline Cache bereitgestellt. dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Optimale Unterstützung und hoher Wert Offline Cache Optimale Unterstützung und hoher Wert Designed für Notebook-Benutzer Transparenter Zugriff auf archivierte E-Mails auch offline Manuelle Archivierungen werden durchgeführt, sobald das Postfach wieder online ist Suchanfragen ans Archiv werden gecached und ausgeführt, sobald das Postfach wieder online ist dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Backup & Desaster Recovery Exchange ohne dg mail Exchange mit dg mail Das Exchange-System generiert immer neue Transaktionsdateien und schreibt diese in eine sich ändernde Datenbank, die immer komplett im Backup gesichert werden muss. Restoring ist aufgrund der Komplexität und der Datenmengen ein sehr aufwändiger Prozess. dg mail legt die Daten in Volumes ab. Das sind Dateien, die bis zu einer definierbaren Größe wachsen und danach in einen Nur-Lese-Zustand wechseln. In diesem Zustand werden sie nur einmal im Backup gesichert. Durch die Auslagerung nach dg mail verringert sich der Datenbestand für ein Restore dras-tisch. Das Restore ist schneller und einfacher. dg mail integriert sich nahtlos in die bestehende Backup-Infrastruktur und optimiert diese. Archive Exchange Exchange Filesystem dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Administration dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Architektur im Detail Microsoft Exchange Die bestehende Exchange-Infrastruktur wird vollständig erhalten. dg mail ist optimiert für Microsoft® Exchange sowie Microsoft® Outlook 2007 bis 2016 und unterstützt Exchange Online (Office 365) dg mail basiert auf dem bewährten High-Performance-Archiv-Backbone dg hyparchive dg mail Server und dg hyparchive Archiv Server können wahlweise auf einer oder getrennter Hardware laufen Skalierbare Architektur. Kein Footprint auf dem Exchange-Server und lose Kopplung mit Queueing Kommunikation erfolgt über standardisierte MS-Protokolle Volle Unterstützung aller Exchange Storage Formate für Journaling (Message-Only, BCC, Envelope) Die Client Komponenten werden automatisch verteilt durch Nutzung von Standard Microsoft Techniken inkl. MAPI Formulare, Web Formulare und Gruppenrichtlinien Vollständig zertifiziert durch Microsoft und Unterstützung für 64-bit OS dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Leistungsfähiges Administrationswerkzeug (I) 05.02.2019 dg mail for Exchange Leistungsfähiges Administrationswerkzeug (I) Die zentrale Administration sowie das Deployment basieren komplett auf Microsoft® Exchange Server-Mechanismen. Für die Administration steht ein MMC-Snap-in zur Verfügung dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Leistungsfähiges Administrationswerkzeug (II) dg mail for Exchange Leistungsfähiges Administrationswerkzeug (II) Auch die Formulierung von Regeln zur Aufbewahrungsfrist (Retention) ist denkbar einfach dg mail for Exchange bietet umfangreiche Konfigurations-möglichkeiten zur Definition von Archivierungsregeln dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Leistungsfähiges Administrationswerkzeug (III) dg mail for Exchange Leistungsfähiges Administrationswerkzeug (III) Auch die Zuordnung einzelner Postfächer unabhängig vom AD ist möglich Auch die Formulierung von Regeln zur Aufbewahrungsfrist (Retention) ist denkbar einfach Postfächer können schnell und einfach über AD-Gruppen und/oder AD-Container administriert werden dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Leistungsfähiges Administrationswerkzeug (IV) dg mail for Exchange Leistungsfähiges Administrationswerkzeug (IV) CleanUp-Prozesse sorgen dafür, dass nicht mehr benötigte Links automatisiert gelöscht werden Auch Journaling ist schnell konfiguriert dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Architektur im Detail IBM Notes Die bestehende IBM Notes Infrastruktur wird vollständig erhalten. Leistungsstarkes Single Instancing minimiert Redundanzen von Anhängen und damit das Speichervolumen drastisch Volle Unterstützung für beide Ansätze: unternehmensweites E-Mail-Journaling und die Archivierung einzelner Mailboxen Jegliche Kombination von beiden Ansätzen Server-basierte Archivierung erlaubt zentrale Konfiguration Archivierung von beliebigen IBM Notes-Datenbanken konfigurierbar Serverseitige Archivierung ohne Änderungen der Postkorb Schablone möglich Anzeige von archivierten Dateien-Anhängen im Browser Recherche erweiterbar auf verschiedene Postkörbe und Departments Darstellungsform des Rechercheergebnisses konfigurierbar E-Mail-übergreifendes Zurückladen von Dateianhängen dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Leistungsfähiges Administrationswerkzeug (I) dg mail for Notes Leistungsfähiges Administrationswerkzeug (I) dg mail bietet umfangreiche, intuitive Konfigurations-möglichkeiten zur Definition von Archivierungsregeln Die Eingabe der Postkörbe erfolgt nach Namen/Gruppen oder auf Verzeichnisebene. Somit können auch beliebige Notes Daten-banken archiviert werden. dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Leistungsfähiges Administrationswerkzeug (I) dg mail for Notes Leistungsfähiges Administrationswerkzeug (I) Vorlagen mit Archivierungsregeln erleichtern die schnelle Konfiguration für unterschiedliche Benutzer und Gruppen des Unternehmens dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

Leistungsfähiges Administrationswerkzeug (I) dg mail for Notes Leistungsfähiges Administrationswerkzeug (I) Neben der serverseitigen Konfiguration bietet die Administrationsoberfläche auch eine ausführliche Übersicht über die Benutzer-Aktivitäten dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

dg mail anywhere dg mail Produktpräsentation 05.02.2019

dg mail archiviert regelbasiert E-Mails und Anhänge aus Exchange in dg archive und hinterlässt Referenzen (Verweise) kleiner Dateigröße in den Mailboxen

Mobil und systemunabhängig Die Zusatzfunktion dg mail anywhere ermöglicht mobilen und systemun- abhängigen Zugriff auf archivierte Mails und Anhänge Der Anwender kann mit den Referenzen E-Mails und Anhänge direkt von seinem mobilen Endgerät (Android und iOS) aus den gewohnten nativen Mail Apps öffnen

Schlanke Mailbox, die in jede Tasche passt, egal wie groß sie ist dg mail anywhere dg mail Anwender können ihre gesamte Mailbox immer bei sich tragen und auf archivierte Mails und Anhänge zugreifen: mobil, einfach und sicher Schlanke Mailbox, die in jede Tasche passt, egal wie groß sie ist Kopieren, Weiterleiten und Teilen der kleinen Referenzen zu den archivierten E-Mails und Anhängen überall hin Keine Barrieren mehr, überall in allen Systemen zu öffnen Compliant!

Dg mail anywhere E-Mails müssen nicht zurückgeladen und wieder ins Postfach geholt werden, sondern können direkt angezeigt werden => keine Belastung für das Postfach Der Zugriff erfolgt von überall auf die archivierten Mails und Anhänge im dg archive. So werden die Daten nicht immer wieder kopiert und vervielfältigt dg mail anywhere ist eine Erweiterung für dg mail für Exchange Compliant!

In dg mail integriert Auf archivierte Mails, die an andere Mailsysteme weiterleiten (Google Mail, Yahoo, GMX, …), kann von dort aus problemlos zugegriffen werden Archivierte Mails können geteilt und weitergeleitet werden und inklusive der Anhänge unabhängig vom System geöffnet werden Keine Installation auf den Endgeräten notwendig Mehr Flexibilität gab es noch nie

Voraussetzungen Ab Exchange 2013 Ab dg mail Version 10.0

Dg mail anywhere live

Dg mail anywhere live Neue Funktion in der Mail eingebettet zum Aufruf der archivierten E-Mail

Dg mail anywhere live Anhänge lassen sich ebenfalls aufrufen Schaltfläche für Index-Informationen aus dem Archiv

Dg mail anywhere live Auflistung Anhänge

Dg mail anywhere live Aufruf der PDF Datei

Dg mail anywhere live Anzeige der PDF Datei

Dg mail anywhere live Aufruf der Metadaten der archivierten E-Mail

Dg mail anywhere live Ihre Reservierung für den 25.08.2018_...

Dg mail anywhere live Ihre Reservierung für den 25.08.2018_...

Praxisbeispiel: iphone mit apple-mail app Voller Zugriff auf alle E-Mails und Anhänge der letzten 13 Jahre 160.000 Mails mit Anhängen in permanentem Zugriff Volltextsuche in allen Mails und Anhängen Belegtes Speichervolumen auf dem iPhone: 100 MB Initiale Synchronisation in ca. 10 Minuten

Vorteile im einzelnen Alle E-Mails immer und überall im Zugriff Weiterleiten der E-Mails ohne Rückladen in das Postfach Versenden von E-Mails mit beliebig großen Anhängen unabhängig von Quotas/Policies des Empfängers Darstellung der E-Mails auf jedem beliebigen Endgerät Keine Installation auf den Endgeräten notwendig

Weitere Infos zu dg mail Wir freuen uns auf Ihre Fragen. dataglobal GmbH Im Zukunftspark 10 | D – 74076 Heilbronn | Germany T +49 7131 / 1226 - 500 | F +49 7131 / 1226 - 599 E-Mail: info@dataglobal.com www.dataglobal.com © Copyright dataglobal GmbH, 2018 Weitere Infos zu dg mail 1. Die Urheber- und Nutzungsrechte an dem in dieser Präsentation enthaltenen Know How, insbesondere den enthaltenen Konzeptionen, Vorschlägen, Beschreibungen, Manuskripten und sonstigen Ideen (nachfolgend „Inhalte“) stehen ausschließlich der dataglobal GmbH zu. Dies gilt auch dann, wenn für die Präsentation ein Honorar gezahlt wurde, das sich vorbehaltlich anderweitiger Absprachen als reines Aufwandshonorar, nicht aber als Abgeltung einer Übertragung von Rechten gleich welcher Art versteht. 2. Die Weitergabe der Präsentation und ihrer Inhalte im Ganzen oder in einzelnen Teilen sowie eine Veröffentlichung, Vervielfältigung, Verbreitung oder Nachbildung ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung der dataglobal GmbH unzulässig. 3. Soweit keine abweichenden Vereinbarungen getroffenen wurden, ist dataglobal GmbH berechtigt, die Inhalte im Ganzen oder in Teilen sowohl für eigene Zwecke, als auch in anderen Projekten zu nutzen und zu verwerten. 4. Alle Unterlagen, Manuskripte und insbesondere die Präsentation sowie alle Kopien hiervon sind auf Verlangen der dataglobal GmbH an diese herauszugeben. dg mail Produktpräsentation 05.02.2019