VwV Datenschutz an öffentlichen Schulen Dienstbesprechung SL am 29.04.10 SSA-TÜ Quelle: Fotolia.de VwV Datenschutz an öffentlichen Schulen (VwVDSöS) vom 25.11.2009 (in Kraft getreten am 01.02.2010)

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Organisatorische Maßnahmen Verfahrensverzeichnis Schutz gegen unbefugten Zugriff Dokumentation der Datenspeicherung, -nutzung, -veränderung und –übermittlung Verpflichtung der Lehrkräfte bei Nutzung privater PC für schulische Zwecke ( soweit personenbezogene Daten gespeichert werden; Anlage 3 zur VwV) Info Lehrkräfte über gespeicherte Daten Bestellung eines DS-Beauftragten

Organisatorische Maßnahmen Verfahrensverzeichnis Verfahrensverzeichnis (Abschn I Ziff. 10 VwVDSöS) wird beim Datenschutzbeauftragten der Schule (oder LfD) geführt (als Aufgabe der Schulleitung) enthält alle automatisierten Verfahren (= Software, insbesondere Computerprogramme; nicht Aktensysteme) z.B. Schulverwaltungsprogramm, Stundenplanprogramm, allgemeine Programme (z.B. word, excel, access; nur, wenn zur Verwaltung eingesetzt) Zweck: Informationsquelle für Betroffene und für LfD und dient als Übersicht für die Schulleitung Siehe dazu Formular Verfahrensverzeichnis Datei: Formular_Verfahrensverzeichnis_neu.doc

Organisatorische Maßnahmen Verpflichtung der Lehrkräfte Verpflichtung der Lehrkräfte bei Nutzung privater PC für schulische Zwecke (soweit personenbezogene Daten gespeichert werden; Abschn. II Ziff. 7 und Anlage 3 zur VwVDSöS) Datenverarbeitung auf privaten LehrerPC ist zulässig aber: nur bei Verpflichtungserklärung der Lehrkraft (nach Anlage 3 der VwVDSöS ) Sicherheitsmaßnahmen ergreifen Schutz vor Zugriff Dritter (auch Familienangehöriger!) Einhaltung der Lösch-/Sperrfristen (für Daten, die nicht mehr benötigt werden; z.B. Einzelleistungen: Ende des nächsten Schuljahres) Beachtung der Zweckbindung der Daten Siehe dazu Verpflichtungserklärung der Lehrer Datei: nutzung_privater_PC.doc Quelle:www.rorysfriends.de

Organisatorische Maßnahmen Info der Lehrkräfte über gespeicherte Daten (Abschn. III Ziff. 2.5 VwVDSöS) Aufzählung der Lehrerdaten gemäß Abschnitt III 2.7 VwV Info an Lehrkraft vor der Speicherung (offenes) Erheben bei der Lehrkraft ist zugleich die Mitteilung andere Daten (verdeckt erhoben oder selbst generiert): Mehrfertigung an Lehrkraft (und in die Personalakte) Übersendung eines Ausdrucks nach Speicherung regelmäßige Übersendung Ausdruck (Daten + Auswertungen) Zeitraum ist nicht geregelt, liegt im Ermessen der SL; die Bestimmung erfolgt nach prakt. Notwendigkeiten (z.B. vor Deputatszuteilung, Dienstbericht … ) VwV = dienstliche Weisung; weitere Daten nur, wenn atypischer Sonderfall im Einzelfall (besondere Situation Schule oder Lehrer) vorliegt.

Einzelfallumsetzung (personenbez.) „personenbezogene Daten“ liegen dann vor, wenn sie einer bestimmten oder bestimmbaren Person zuordenbar sind (VwV Ziff. 1.1.; z.B. Bild einer Person oder Teilbild; Name oder Namenssubstitut; Adresse; Geburtsdatum), auch wenn die Zuordnung nur mit anderen (allgemein zugänglichen oder spezifisch vorhandenen) Informationen zusammen möglich ist. Datenverarbeitung bedeutet in diesem Zusammenhang: Daten erheben, speichern, verändern, nutzen, löschen/sperren, übermitteln Legitimation der Datenverarbeitung: gesetzliche Ermächtigungsgrundlage oder die (schriftliche) Einwilligung mit hinreichender Aufklärung (VwVDSöS Abschn. I Ziff. 2.1) Siehe dazu auch Merkblatt_personenbezogene_Daten.doc Quelle: www.muenster.org

Die Einwilligungsregelung betrifft Quelle: Fotolia.de Die Einwilligungsregelung betrifft (Sie ist nur erforderlich, wenn die gesetzliche Ermächtigung fehlt. (siehe Abschn. I 2 VwVDSöS)) die Datenerhebung (offene Datenerhebung: Mitteilung = Einwilligung) die Verarbeitung personenbezogener Daten (entspr. § 4 Abs. 2 und 4 LDSG): Voraussetzungen: Aufklärung über beabsichtigte Datenverarbeitung (z.B. „zur Datenverarbeitung“; falls zu übermitteln auch Datenempfänger -> SSA, RP, …) Zweck der Verarbeitung (z.B. „Personalverwaltung“, „Schulorganisation“, ggf. genau präzisieren (siehe Aufstellung zu Abschn. II Ziff. 2.7 VwVDSöS); legt Verwendungsbereich fest ) Möglichkeit weiter gehender Verarbeitung auf Grund gesetzlicher Bestimmungen (Data Ware House, Abgleich mit anderen Datenbanken …) Hinweis auf Verweigerungsrecht und Widerrufsrecht mit Hinweis auf dessen Folgen Form: Schriftform, sofern nicht andere Form „angemessen“ ist. Einwilligungsgeber ist (nur) die bezogene Person oder der/die gesetzliche/r Vertreter/in bei Minderjährigen: Einsichtsfähigkeit (= Reife zum Erfassen der Tragweite des jeweiligen Eingriffs) ist erforderlich und ab dem 16. Lebensjahr i.d.R. gegeben (!)

3. die Datenübermittlung (Abschn. I Ziff. 7.1 VwVDSöS): Quelle: Fotolia.de 3. die Datenübermittlung (Abschn. I Ziff. 7.1 VwVDSöS): die Datenübermittlung an private Stelle ohne ges. Grundlage und Einwilligung ist unzulässig. z.B. Herausgabe einer Schülerliste eines früheren Jahrgangs an Mitschüler . aber: der Versand der Einladungen durch Schule ist möglich ->Änderung des Zweckes (laufender Schulbetrieb wird zu Förderung des Schulimages) ist von mutmaßlicher Einwilligung gedeckt; nicht so bei kommerziellem Interesse. Verantwortungsverteilung bei Datenübermittlung an öffentliche Stellen: (Bei dienstlicher Unabweisbarkeit liegt eine gesetzliche Ermächtigung vor. ) senden Verantwortung liegt bei Versender Abfrage Verantwortung liegt beim Anfrager; nur Plausibilitätskontrolle erforderlich

Die Einwilligung bei Bildern, Fotos, Filmen Quelle: Fotolia.de Die Einwilligung bei Bildern, Fotos, Filmen ist (ausnahmsweise) entbehrlich zur Veröffentlichung von (Abschn. II Ziff. 2 3. Abs. VwVDSöS): 1. Bildern öffentlicher Schulveranstaltungen 2. Fotos oder Filmen im Auftrag der Schule, die nur durch die Abgebildeten gebraucht werden oder in Druckwerke der Schule eingehen (Intranet je nach Zugangsberechtigung) aber nur von. Aufnahmen von Abschlussklassen außerunterrichtlichen Veranstaltungen für Jahrgangsbücher und Schülerausweise Abgedeckt durch den Erziehungs- und Bildungsauftrag der Schule, aber: Schüler (u.a.) können die Mitwirkung an der Aufnahme verweigern; ( die Einwilligung zur Fotoaufnahme wird konkludent (durch Stehenbleiben) erteilt)

Quelle: Fotolia.de Die Einwilligung zur Veröffentlichung von anderen Bildern im Internet, anderen (öffentlichen) Druckerzeugnissen oder am „Schwarzen Brett“ (Abschn. II Ziff. 2.1 VwVDSöS; = Weitergabe an nichtöffentliche Stelle ) : nur mit schriftlicher, vorheriger Einwilligung (!) (soweit nicht eine Ausnahme nach § 23 Kunsturhebergesetz vorliegt) Der Zeitpunkt der Einwilligung ist nicht festgelegt; (kann auch vor Fotoaufnahme liegen, da Einwilligung stets widerruflich, z.B. bei Schulaufnahme; bei Teilnahme an einer auV) Formulierung muss Anforderungen für Einwilligung beachten: jeweils gesonderte Einwilligung erforderlich stets eigenhändig unterschrieben Einsichtsfähigkeit Minderjähriger ist zu beachten: hier gilt als „besondere Reife“ die Kenntnis des Internets und seiner Gefahren; (kann auch durch -pädagogisch gebotene- Schulung herbeigeführt werden)

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