175-Jahr-Jubiläum 2008 Workshops der Projektverantwortlichen 5. /7 175-Jahr-Jubiläum 2008 Workshops der Projektverantwortlichen 5./7. Dezember 2007 Dr. Katrin Züger, Projektleiterin Caroline Scholz, Projektkoordinatorin 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007

Traktanden Begrüssung K. Züger Kommunikation (Krisenkommunikation) C. Hofmann Medienpartnerschaften, Jubiläumswebsite) Fundraising (Mehrwertsteuer, C. Scholz/K. Züger Rechnungsstellung, Vertragsabwicklung) Allgemeine Informationen (Programm, C. Scholz/K. Züger Ansprache Schulen, Standorte, Catering, Postsendungen, Versicherungen, Finanzierung, Partner usw.) Austausch Alle Begrüssung 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

175-Jahr-Jubiläum 2008 Workshops 5./7. Dezember 2007 Kommunikation Dr. Christina Hofmann, Leiterin Kommunikation 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007

Projektinformationen 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Projektinformationen Fundraising: Mehrwertsteuer, Rechnungsstellung, Vertragsabwicklung Jubiläumsprogramm Ansprache Schulen Standorte Catering Postsendungen Versicherungen Finanzierung Partner Fundraising: Aufruf: Meldung aller Partner bis Ende Oktober 2007. 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Sponsoring Die Leistung des Geldgebers ist mit Gegenleistungen des Geldempfängers verknüpft. Der Beitrag des Geldgebers unterliegt der Mehrwertsteuer. Die Abrechnung der Mehrwertsteuer in der Buchhaltung basiert auf der entsprechenden Rechtsgrundlage (Vertrag); im Zweifelsfall wird Mehrwertsteuer abgerechnet. Für alle Sponsoringbeiträge über CHF 1‘000 ist ein Sponsoringvertrag abzuschliessen. Mustervertrag auf www.175jahre.uzh.ch/intern Die Verträge sind vor der Unterzeichnung der AG Fundraising zur Prüfung zu unterbreiten. 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Spenden Die Leistung des Geldgebers ist nicht mit Gegenleistungen des Geldempfängers verknüpft. Der Beitrag des Geldgebers unterliegt nicht der Mehrwertsteuer. Für Spenden ist nicht notwendigerweise ein Vertrag abzuschliessen; es genügt eine Bestätigung der Geld gebenden Organisation mit deren Briefkopf und den Angaben, wem wann wie viel Geld wofür gespendet wird. Es ist ausdrücklich zu bestätigen, dass mit der Spende keine Gegenleistungen verbunden sind. Wird ein Vertrag abgeschlossen, ist auf Ausdrücke wie «Leistungen», «Gegenleistungen», «inkl./exkl. Mehrwertsteuer» und dergleichen zu verzichten. Informationen auf www.175jahre.uzh.ch/intern 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Mehrwertsteuer Sponsorengelder unterliegen der Mehrwertsteuer von 7,6%. Die Universität Zürich unterliegt der Pauschalbesteuerung, d.h. sie kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen; dies bedeutet, dass im Falle von Aufträgen an mehrwertsteuerpflichtige Dritte je nachdem doppelte Mehrwertsteuer bezahlt wird. Die Abrechnung erfolgt durch die Buchhaltung. Spendengelder unterliegen nicht der Mehrwertsteuer. Spendengelder sind deshalb Sponsorengelder vorzuziehen. 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Mehrwertsteuerfreie Leistungen Grundsatz des «Dankesagens» im Vordergrund Publikation von Logo und/oder Namen des Geldgebers ohne werbemässigen Zusatz, z.B. im Jubiläumsprogramm, in der Jubiläumsbroschüre, im Unijournal, im Unimagazin, auf der Partnertafel, auf der Website (ohne Verlinkung) Einladung zu Veranstaltungen, bei denen der kulturelle oder wissenschaftliche Aspekt im Vordergrund steht, z.B. Medienkonferenz (mit Nennung des Partners), Eröffnungsveranstaltung im Schiffbau, Eröffnung des Parcours des Wissens, Dies academicus Redaktionelle Beiträge in Publikationen, wenn normalerweise dafür kein Geld verlangt wird Ansichtsexemplare von Publikationen in geringer Zahl 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Mehrwertsteuerpflichtige Leistungen Inserate Logo und/oder Name des Geldgebers auf der Website mit Verlinkung Einladungen, bei denen der soziale und kulinarische Aspekt im Vordergrund steht Einladungen, bei denen Werbeeffekte im Zentrum stehen (z.B. VIP-Empfänge) Recht auf Nennung des Geldgebers als «Platin-», «Gold-» bzw. «Silber-Partner im Rahmen des 175-Jahr-Jubiläums der Universität Zürich» Gratisführungen, wenn die Führung sonst kostenpflichtig ist Gratisexemplare von Publikationen, wenn diese sonst kostenpflichtig sind, oder in grösserer Anzahl, wenn sie sonst nichts kosten 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Jubiläumsprogramm Übersicht über alle Jubiläumsaktivitäten Format A2, auf A5 gefaltet Verfügbar ab 3. Dezember 2007 Auflage 200‘000 Versand mit Einladung zur Eröffnungsveranstaltung am 3. Januar 2008 an Mitarbeitende mit neuer Mitarbeitendenkarte Januar 2008 an Studierende mit neuer Legi im Januar 2008 an Schulen im Kanton Zürich im Dezember 2008 an die Medien Auflage an verschiedenen Orten ab 5. Februar 2008 – Bezug: Unicommunication, Projektleitung Musterprogramm 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Ansprache Schulen Umfrage abgeschlossen (Frist 20. November 2007) Versand des Jubiläumsprogramms mit einer Liste speziell für Schulen geeigneter Anlässe gemäss Meldungen 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Standorte Reservationen von Räumen für Jubiläumsaktivitäten des allgemeinen Lehrbereichs, des Lichthofs und des Foyers West im Zentrum bis 3. Dezember 2007 Nach dem 3. Dezember 2007 Reservationen für Jubiläumsaktivitäten nur noch in Notfällen Lichthof und Foyer West Zentrum: abschliessende Koordination der einzelnen Veranstaltungen im Gang Irchel: Koordinationssitzung vom 4. Dezember 2007; Koordination durch die Verantwortlichen der einzelnen Aktivitäten: Fakultätstage der MNF, Campus-Promenade Irchel, StuRa, Geburtstagsfest Musterprogramm 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Catering Erste Umfrage im Mai 2007, zweite Umfrage im November 2007 (Frist 20. November 2007) Besprechung ZFV am 12. Dezember 2007; Entscheid über Naturalleistungen 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Postversände Porto geht grundsätzlich zulasten der Universitätspost Gilt auch für Versände ab Druckerei z.B. NZZ Fretz, bei entsprechender Information, dass Portokosten von der Universitätspost getragen werden (eingespielter Prozess) Massenversände von anderen Druckereien oder Dienstleistern: vorgängige Information der Universitätspost, um Konditionen zwischen Post und Universität betreffend Tarife, Rabattierung etc. abzuklären) – Versände an Universitätsangehörige: vorzugsweise via interne Post (Vermeidung von Portokosten) – Universitätspost steht für Auskünfte zur Verfügung Musterprogramm 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Versicherung, Grundsätzliches Die Universität ist in den Versicherungspolicen des Kantons Zürich mit eingeschlossen. Allfällige separate Versicherungen der Universität werden durch die Finanzdirektion abgeschlossen; die Policen werden durch die Finanzdirektion verwaltet. Für nicht versicherte Schäden gilt: Bagatellschäden sind von den betroffenen Organisationseinheiten zu tragen. Schäden bis zu einer Höhe von CHF 200‘000 werden von der Universität übernommen. Darüber hinausgehende Schäden trägt der Kanton Zürich. 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Versicherung im Zusammenhang mit dem Jubiläum Es müssen nur Veranstaltungen versichert werden, die ein erhöhtes Risiko aufweisen, d.h die von der Auslastung her über den normalen Forschungs-, Lehr- und Verwaltungsbetrieb hinausgehen. Dies gilt z.B. für die Veranstaltungen in der Bahnhofshalle und auf der Sechseläutenwiese. Werden Gegenstände von Dritten geliehen, die beschädigt werden könnten, empfiehlt sich eine Versicherung für Sachbeschädigungen ab einem gewissen (Koordination durch die Projektleitung; E-Mail-Umfrage nach den Workshops). Werden von Partnern vertraglich Versicherungen gefordert, ist dafür ebenfalls die Finanzdirektion zuständig (Koordination durch die Projektleitung). Ansprechpartnerin: Caroline Scholz 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Finanzierung, administrative Abwicklung Drittmittelkonto für jedes Teilprojekt Kostenstellenverantwortung bei der Projektleiterin: Alle Rechnungen sind von der Projektleiterin abschliessend zu visieren Alle Anstellungen sind von der Projektleiterin zu autorisieren Keine Budgetüberschreitungen Kosten müssen durch Einnahmen gedeckt sein. 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Finanzierung CHF Jubiläumskredit 2‘000‘000 Zentrales Sponsoring rund 5‘150‘000 Dezentrales Sponsoring (Schätzung PL) ca. 1‘000‘000 Unterstützung von Aktivitäten ausserhalb des Jubiläums 10‘340‘000 Total rund 18‘000‘000 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Platin-Partner (ab CHF 300‘000) Bank Vontobel AG Baugarten Stiftung Jacobs Foundation Jubiläumsstiftung der Credit Suisse Kanton Zürich Lotteriefonds des Kantons Zürich Stadt Zürich Swiss Life Swiss Re UBS AG Vontobel-Stiftung Zürcher Kantonalbank Zurich Financial Services Baugarten-Stiftung: Beitrag und Zweck? 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Gold-Partner (CHF 100‘000 bis CHF 299‘000) APG Affichage Bonizzi-Theler Stiftung DRS 2 Kontaktgruppe für Forschungs- fragen KFG (Novartis, F. Hoffmann-La Roche, Merck Serono, Syngenta) NZZ Pfizer Siemens Tages-Anzeiger Universitätsklinik Balgrist Zuger Kulturstiftung Landis & Gyr 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Silber-Partner (bis CHF 99‘000; Stand 5. Dezember 2007) AVINA STIFTUNG Bayer (Schweiz) AG BC Biosciences eyekon intermedia lab Georg und Bertha Schwyzer-Winiker Stiftung Hamasil Stiftung Johnson & Johnson Mars Schweiz AG Migros Kulturprozent Naturforschende Gesellschaft Neidhart + Schön Provet AG Royal Canin (Schweiz) AG SBB Stiftung Mercator Sunrise the cogito foundation Universitätsspital Usw. 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Wichtige Termine 5. Februar 2008: Medienkonferenz, Lancierung Universitätstram 29. Februar 2008: «Schiffbau im Schiffbau» 7. März 2008: Eröffnung «Parcours des Wissens» 25. April 2008: Jahresmedienkonferenz 26. April 2008: Dies academicus 26. April 2008: Grosse Geburtstagsparty 29. April 2008: Abschiedsfeier 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich

Ende 5.12.2007 Workshops 5./7. Dezember 2007Universität Zürich