Informationsveranstaltung 07. März 2017

Agenda A) Begrüssung / OE17 Hansjörg Kaufmann B) Projekt cLUster Patrick Häfliger C) AFP-Prozess 2018-2021 Jeannette Schwager D) Diskussion alle E) Verabschiedung Hansjörg Kaufmann

Zum Einstieg Titel anpassen => Einleiung Im Bereich Rechnungswesen und Controlling werden viele gleiche Aufgaben an vielen Orten unterschiedlich ausgeführt. Wir setzen viele Systeme ein, welche über verschiedene Schnittstellen unterschiedlich mit einander netzt sind. Unsere Finanzdaten sind teilweise mehrfach gespeichert Wir alle Arbeiten an einem gemeinsamen Ziel => der Jahresrechnung, dem AFP, Jeder Arbeitsschritt ist in jeder Dienststelle ist wiichtig. Den am sChluss hängt alles zusmmen

OE17: Standardisieren, digitalisieren Auftrag RR zu OE RW und Controlling Gleiches gleich tun, => Standardisieren Digitalisierung => BUZ, E-Rechnungen in / out Neues Rollenbild für RW und Controlling => Datenmanagen / Datenanalysten = Support für die Führung => Nutzen aus unseren Daten ziehen => ausformulieren

Agenda Projekt cLUster Projektplan Systemübersicht Wichtigsten Neuerungen Planungslayout Schulung / Betrieb Herausforderungen bis zur Einführung AFP-Prozess 2018-2021 Kontakt und Anregungen Diskussion

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1. Projektplan

2. Systemübersicht

3. Wichtigsten Neuerungen (I) Top-Down Vorgaben / Vorgabenplanung Integration Hochrechnung als Basis für den AFP Personalplanung (FTE's mit abgeleiteten Kosten) Planung und Erfassung der Finanzzahlen ER/IR, Indikatoren und Messgrössen (Budget, Planjahre) Integration Abschreibung und kalkulatorische Zinsen Integrierte Bilanzplanung Konsolidierung Geführter Prozess mit Workflow-Steuerung Jahresabschluss (Rückstellungen, Anlagen, Finanzielle Zusicherungen, Fonds)

3. Wichtigsten Neuerungen (II) Erstellung Dokumente (AFP, Voranschlag, Jahresbericht) im System Automatische Datenübernahme (u.a. Finanzzahlen, Indikatoren und Messgrössen) Workflowgesteuerte Erarbeitung der Texte (u.a. Bemerkungen zur ER/IR, Entwicklung in den Hauptaufgaben, etc.) Bedürfnisorientierte Reports Einheitlicher betrieblicher Leistungsauftrag

KOA-gerechte Retraktion 4. Planungslayout (I) Personalplanung ERP (HCM) BPC/BW Kostenstelle (KST) Personalnummer Vorname, Name Beschäftigungsgrad (BG) Bruttolohn Arbeitsmarktzulagen Funktionszulagen Planungslayout Personal Integration Gesamtplanung PER Per 30.4. KOA-gerechte Retraktion

- Bottom-up Erfolgsrechnung 4. Planungslayout (II) Demo am System…. - Personalplanung - Bottom-up Erfolgsrechnung

4. Planungslayout (III) Workflow BPC FD Departement Bilanzplanung Personalplanung Planung ER / IR / Abschr. / Zinsen Proficenter Freigeben / Ablehnen Buchungskreis (nur BKD) Bilanzplanung Indikatoren / Messgrössen planen Freigaben / Ablehnen Aufgabenbereich Departement FD

5. Schulung / Betrieb (I) NOVO Dienststelle Informatik Power-User Anwender Super-User Departement Power-User DFI / DPE Dienststelle Informatik NOVO

5. Schulung / Betrieb (II) OE Power-User DFI Stadelmann Philipp, Schwager Jeannette, Feer Beat, Häfliger Patrick DPE Lottenbach Benno OE Super-User Super-User Stv. BUWD Hunziker Sandro Barandun Simona BKD Kaufmann Ursula Kloos Marcus FD Odermatt Florian Bucher Tom GSD Fleischli Patrick Eiholzer Fabienne JSD Roos Nadia Bolzern Daniela Gerichte Moeschlin Sonja Reichlin Martina SK Cerezo Maurice Gabriel Eller

5. Schulung / Betrieb (III) Modul Themen Zeit Planung: AFP und Hochrechnung - Top-Down Planung - Bottom-Up-Planung ER/IR - Detailplanung - Indikatoren und Messgrössen - Bilanzplanung - Abschreibungen und Zinsen - Freigaben und Genehmigungen - Workflow-Steuerung 6.5 h - Personalplanung 1.5 h Disclosure Management​ - Erstellung AFP Dokument - Bearbeitung Aufgabenbereiche - Management Summary Hochrechnung 3.5 h Internes Reporting - Erstellung von Berichten. - Funktionalität von Analysis Office 3.0 h

5. Schulung / Betrieb (IV) Poweruser / Superuser: 4. - 7. April 2017 Enduser: SK: Individuelle Schulung vor Ort BUWD: 15. / 17. Mai 2017 BKD: 3. / 4. / 5. / 9. / 10. Mai 2017 FD: 11. / 12. April 2017 GSD: 25. / 26. April 2017 JSD: 1. / 2. / 8. / 23. Mai 2017 Gerichte: 12. / 19. Mai 2017 Töchter: 28. April 2017 / 11. Mai 2017 (LUPS, VVL) Schulungsräume Dienststelle Informatik

6. Herausforderungen bis zur Einführung Durchgängiger Datenfluss Workflow Berechtigungen Konsolidierung Danke für Ihr Verständnis

7. AFP-Prozess 2018-2021 (I) Prozessschritte / Meilensteine cLUster 22.05.2017: cLUster-Tools für Bottom-up-Erfassung bereit  06.06.2017 / RR: AFP-Vorgaben AFP 2017-2020 Beschlüsse KR zu KP17 und B2017 Abstimmung USR III vom 12. Feb. 2017 neue Schuldenbremse (B64 v. 11.2016) OE17 Ev. Abstimmung über Referendum Steuerfuss 2017 (21.5.2017) Finanzleitbild 2017 weitere finanzpolitische Entscheidungen RR ( Meilensteine Regierungsrat / Kantonsrat)

7. AFP-Prozess 2018-2021 (II) Prozessschritte / Meilensteine cLUster 07.06.2017: Start erste Eingabe AFP 2018-2021 mit integrierter Hochrechnung I/2017 WF BPC Top-down Vorgaben WF BPC Bottom-up Planung und Erfassung erste AFP-Eingabe in Version 8, Planungen der zu konsolidierenden Einheiten WF DM Kommentierungen 07.07.2017: Planungen erste AFP-Eingabe auf Stufe Dept/ SK/ GER freigegeben WF BPC Bottom-up Planung und Erfassung Version 8 schliessen 11.07.2017: Kommentierungen erste AFP-Eingabe auf Stufe Dept/ SK/ GER freigegeben WF DM Kommentierungen schliessen WF = Workflow(s)

7. AFP-Prozess 2018-2021 (III) Prozessschritte / Meilensteine cLUster  22.08.2017 / RR: Kenntnisnahme erste AFP-Eingabe 22.08.2017: cLUster-Tools erfassungsbereit  31.08./01.09.2017 / RR-Klausur: Beschluss Zahlenteil AFP 2018-2021 WF BPC Bottom-up Planung und Erfassung definitive AFP-Eingabe in Version 7, Planungen der zu konsolidierenden Einheiten WF DM Kommentierungen 08.09.2017: Planungen definitive AFP-Eingabe auf Stufe Dept/SK/GER freigegeben WF BPC Bottom-up Planung und Erfassung Version 7 schliessen 15.09.2017: Kommentierungen definitive AFP-Eingabe auf Stufe Dept/SK/GER freigegeben WF DM Kommentierungen schliessen

7. AFP-Prozess 2018-2021 (IV) Prozessschritte / Meilensteine cLUster Dokument AFP 2018-2021 erstellen Workflowgesteuerte Erarbeitung der Texte im System, automatische Übernahme der Finanzzahlen, Indikatoren und Messgrössen  17.10.2017 / RR: Verabschiedung Gesamtdokument AFP 2018-2021 November 2017: Beratungen in den parlamentarischen Kommissionen  04./05.12.2017 / KR: Beratung AFP 2018-2021 mit Voranschlag 2018 Dokument (vom KR festgesetzter) Voranschlag 2018 erstellen ev. WF BPC Umsetzung der KR-Beschlüssen Workflowgesteuerte Erstellung des Voranschlags-Dokuments im DM

7. AFP-Prozess 2018-2021 (V) Wichtige Hinweise zu cLUster: Die Workflow-Termine müssen zwingend eingehalten werden. Zur Darstellung von OE17 im AB-Formular: Kap. 4, Massnahmen und Projekte Kap. 6.3, Veränderungen ggb. Vorjahres-AFP immer auf Massnahmen-Nr. aus Projekt OE17 referenzieren (OE17/ Nr. xy)

8. Kontakt und Anregungen Patrick Häfliger Jeannette Schwager Projekt cLUster Verantwortliche AFP-Prozess Dienststelle Finanzen Dienststelle Finanzen Bahnhofstrasse 19 Bahnhofstrasse 19 6002 Luzern 6002 Luzern Telefon 041 228 66 70 041 228 69 79 E-Mail patrick.haefliger@lu.ch jeannette.schwager@lu.ch www.cluster-finanzen.lu.ch oder www.finanzen.lu.ch

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