Informationsveranstaltung Schriftenreihen in HeBIS und ZDB 06./20. August 2008 Referenten: Herbert Adam Anja Tröger

Gliederung 1. Ziele der Informationsveranstaltung 2. Bestandsaufnahme (Fremddatenlieferungen vor und nach Febr. 2007) 3. Probleme (aktueller Datenbestand SR/ZS) 4. Lösung - Bereinigung durch VZ (maschinell, manuell) - Nutzung der vorhandenen Daten - Neuaufnahmen (Regelwerk) 5. Aus der Praxis

Ziele der Informationsveranstaltung Was diese Veranstaltung leisten soll: Hintergrundwissen zur Entstehung/Zusammensetzung der Titeldaten in HeBIS vermitteln Informationen zur gegenwärtigen Zusammenarbeit mit der ZDB (Fremddatenlieferant) bieten Tips zur Nutzung und Bereinigung der vorhandenen Titeldaten liefern Abweichungen in den Regelwerksvorgaben in ZDB (ZETA) / HeBIS herausarbeiten und daraus resultierende Vorgaben für die Schriftenreihenkatalogisierung in HeBIS vermitteln

Ziele der Informationsveranstaltung Was diese Veranstaltung nicht leisten soll: Keine allgemeine Schulung zur Katalogisierung von Schriftenreihen Keine Schulung in ZETA (Format und Konventionen für für die Zeitschriften-Titelaufnahme in der ZDB)

Fremddatenübernahme (Titeldaten) bis Feb. 2007 ZDB (ZETA) HeBIS ZS [ZDBN] ZS [ZDBN] Abv „ZS“ [ZDBN] Abv SR [ZDBN] DB (DB-RAK) SR [DBN] SR [DBN] Adx Adu Stücktitel [DBN] Stücktitel [DBN] Aax

Warum wurden Schriftenreihen aus der ZDB nach HeBIS als Zeitschriften übernommen? Nutzung für die, in HeBIS erlaubte, Doppelverzeichnung SR - ZS Schriftenreihen aus d. ZDB entsprachen nicht den HeBIS-SR-Konventionen, die sich wegen der DB-Stücktitel an DB-RAK orientieren mussten Übernahme als Schriftenreihen hätte zu Dubletten mit DB-SR-Lieferungen geführt

Aktualisierung durch Updates und Korrekturmeldungen bis Februar 2007 ZDB HeBIS ZS ZS Abv SR „ZS“ (SR) Abv DB SR (DB) Adu/Adx SR SR (Eigenaufnahmen) Adu/Ady/Adr Ggf. wöchentliche Aktualisierung der ZDB-Aufnahmen / Korrekturmeldungen per Mailbox aus HeBIS an ZDB DB-Aufnahmen bleiben im ursprünglich gelieferten Zustand

Inhalt der HeBIS-Datenbank Februar 2007 ZS [ZDBN] Abv „ZS“ (SR) [ZDBN] Abv Kopie SR [ZDBN-m] Ad. SR [DBN] Adx/Adu SR (EA) Adu/Ady/Adr

Fremddatenübernahme (Titeldaten) ab März 2007 ZDB / DNB HeBIS ZS [ZDBN/DBN] Abv ZS [ZDBN/DBN] Abv SR [ZDBN/DBN] Adv SR [ZDBN-s/DBN] Adx DNB ZDBN ZS SR Stücktitel

Aktualisierung durch Updates ab März 2007 Updates aus ZDB HeBIS ZS ZS [ZDBN] Abv. SR (ZS-Kopie) [ZDBN-s] Ad SR SR [ZDBN-s] Adx „ZS“(SR/SR-Kopie) [ZDBN] Abv (nur wenn mit Bestand) SR [ZDBN-m] Adu/Adr SR (EA) Adu

Update durch ZDB-Lieferungen (über ZDBN) wöchentlich, ca. 5.000 - 15.000 Datensätze (Neuaufn. + Korrekturen) Zuordnung durch ZDBN und bibliogr. Erscheinungsform ZS -> ZS (zusätzlich SR-Kopie mit ZDBNs) SR -> SR (zusätzlich ZS-Kopie / „ZS“ – wenn ohne Bestand und/oder Verknüpfungen wird ZS gelöscht) Protokolliert + durch VZ manuell abgearbeitet: „überflüssige“ Datensätze („unechte“ Zeitschriften) gefunden, die nicht automatisch gelöscht werden können eindeutige Zuordnung nicht möglich (Dubletten) HeBIS-spezifische Felder vor Überschreiben geschützt

ZDB Zeitschriftendatenbank Berlin weltweit größte Datenbank für Titel- und Besitznachweise für fortlaufende Sammelwerke ca. 1,36 Millionen Titelaufnahmen (davon 170.000 Schriftenreihen) ca. 1,3 Millionen Körperschaftsaufnahmen Direktteilnehmer: 150 große Bibliotheken und Verbünde (DNB, HBZ, KOBV, SWB, BVB, GBV, HeBIS) Im Durchschnitt ca. 800 parallel arbeitende Katalogisierer ca. 950.000 manuelle/autom. Korrekturen im Monat

Gegenwärtiger Datenbestand (ZS/SR) Zeitschrift (ZDB-Lfg.) Abvc „Zeitschrift“ (SR – ZDB-Lfg.) Abvc SR (DB-Lfg.) Adx/Adu SR (DNB-Lfg) Adx SR (Eigenaufn.) Adu/Adr/Ady

Gründe für mögliche Dubletten in der aktuellen Datenbank zulässige Doppelverzeichnung als Zeitschrift bzw. Schriftenreihe Aufnahme nach unterschiedlichen Regelwerken Übernahme der Schriftenreihen aus der ZDB als Zeitschriften (bis Febr. 2007) erneute Übernahme aus der ZDB von bereits früher aus der DB gelieferten Schriftenreihen Eigenaufnahmen der Teilnehmer ohne ZDBN AG-Kat-Beschluss, Schriftenreihen mit einer ZDBNm nicht überschreiben zu lassen

Regelwerksunterschiede ZDB - ZETA HeBIS - ZETA – DB-RAK Exemplarsätze nur an ZS zugelassen Grundsatz: ZS und SR dürfen nicht miteinander verknüpft werden Doppelaufn. ZS/SR erlaubt Doppelverzeichnung als ZS und SR Exemplarsätze an ZS u. SR zugelassen ZS und SR verknüpft Splitregeln Unterreihen, fortlfd. Beil. Kategorien Vorg./Forts.-Texte Konkordanzen Erscheinungsvermerk Verlagsangaben Stückt.Aufn. f. Beil.- u. Suppl.Bd. zu ZS ohne eigene Zählung

Ziel für Schriftenreihen und Zeitschriften ZDB HeBIS ZS ZS Abv. [+ SR (ZS-Kopie)] SR SR Adx [+ ZS (SR-Kopie)] SR (EA) ZETA ZETA

Maschinelle Bereinigung bei Import ZDB HeBIS ZS ZS SR SR „ZS“ (ohne Verkn.) = gelöscht SR (EA) SR (DB-Alt) ZDBNm SR (ZDB) ZDBNm

Maschinelle Bereinigung - Extraläufe Maschinelle Bereinigungsläufe: Ad-Sätze mit identischer DBN-Nummer in 2065 (alt) bzw. 2115 (neu)und ohne chronolog. Verknüpfungen wurden auf neue Sätze umgelenkt (ca. 5.000) Ad-Sätze mit einer ZDBN-m und ohne chronologische Verknüpfungen wurden auf ZDBN-s umgestellt (ca. 42.000) – Notwendig zur Verhinderung neuer Dubletten und falscher Stücktitelzuordnung aus den aktuellen DNB-Lieferungen

Manuelle Bereinigung durch VZ - 1 Protokoll-Meldung „ZDBN nicht eindeutig“ (Update/Löschung/Umlenkung) „ZS“ (SR) soll als dublett gelöscht werden, ist aber noch mit anderem Titel verknüpft („Falsche Zeitschriften“ werden bei jeder Lieferung autom. gelöscht, wenn entsprechende Schriftenreihe geliefert wird) „keine ZDBN vorhanden“ (Titel wurde anhand der DBN gefunden) - falsche Merge-Zuordnung der DNB – Integriationsaufforderung an DNB Liste „Falsche Verknüpfungen“ (Ab- mit Ad-Satz und umgekehrt)

Manuelle Bereinigung durch VZ - 2 Wir lassen jede Nacht alle Titel-Neuaufnahmen der HeBIS-Teilnehmer mit bibliogr. Kennung „.d..“ protokollieren Wenn ohne ZDBN, kopieren wir diese neuen Schriftenreihen in die ZDB und erhalten damit eine ZDBN, die in der HeBIS-Aufnahme ergänzt wird – dadurch ist zukünftiger Update sichergestellt

Nutzung der vorhandenen Aufnahmen Vorarbeiten /-überlegungen Gründliche Recherche Wie sind diese Aufnahmen zustande gekommen? Welche Aufnahme(n) ist/sind korrekt/zulässig? Welche Aufnahme wird Ziel- , welche Quellsatz? Müssen Korrekturen an die ZDB gemeldet werden?

Mögliche Dublettenvarianten Schriftenreihenaufnahme (mit ZDBN-s) zusätzlich: - Zeitschriftenaufnahme (genutzt / ungenutzt) - Schriftenreihenaufnahme (ohne ZDBN - Eigenaufnahme oder aus DB-Altlieferung) - Schriftenreihenaufnahme (mit ZDBN-m) - Schriftenreihenaufnahme (Dublette wegen alter Split-Regelung)

Bereinigung durch Teilnehmer 1 Überflüssige Aufnahmen (falsche bibliogr. Erscheinungsform ohne Bestandsverknüpfung) löschen – „ZS“ durch VZ löschen lassen SR-Dubletten mit Umlenk-Skript bereinigen. Zielsatz in der Regel: Satz mit der Codierung „Adx“ und einer ZDBNs zusätzliche Informationen aus HeBIS-Aufnahmen ggf. per Mailbox an ZDB melden oder über die VZ melden lassen

Meldung an die ZDB / Mailboxantrag 1 Aus Anzeige-Bildschirm eines Titelsatzes unter „ZDB-Funktionen“ „Merke IDN“, dann „Mailboxsatz anlegen“ Die PPN des Satzes wird automatisch in den Mailboxsatz übernommen 0500 am 8900 !987772805! 8901 8902 Adressierung eintragen und fortlfd. Text schreiben 8901 zrt 8902 Liebe ZRT, bitte korrigieren Sie: 4025 1.1947 - .Gruss, H. Adam (9018)

Meldung an die ZDB / Mailboxantrag 2 Mit dem Befehl „f emp 9018*“ können Sie sich Mailbox-Antworten der ZRT ansehen 0500 am 8901 06-06-08 : 9018-Ad 8902 Liebe ZRT, bitte korrigieren Sie: 4025 1.1947 - .Gruss, H. Adam++++Lieber Herr Adam, woher stammt die Information? Gruss, Patzer Um zu antworten, muss die Adressierung in 8901 + das Datum aktualisiert werden 8901 12-06-08 : zrt 8902 Liebe ZRT, bitte korrigieren Sie: 4025 1.1947 -. Gruss, H. Adam++++Lieber Herr Adam, woher stammt die Information? Gruss, Patzer###Liebe Frau Patzer, wir besitzen das 1. Heft. Gruss, H. Adam

Bereinigung durch Teilnehmer 2 Bei Unsicherheiten können Sie SR-Dubletten oder Titelkorrekturen jederzeit per E-Mail an die VZ melden: Wir übernehmen die Weiterleitung an die ZDB oder bereinigen mögliche Dubletten (Vorteil: bei Umlenkungen durch die VZ werden mögliche Probleme in den Lokalsystemen vermieden)

Neuaufnahme - vorh. ZS-Aufn. dublizieren Alle Felder übernehmen (bis auf Verknüpfungsfelder) Codierung in „Ad“ ändern 1100 löschen „s“ an übernommene ZDBN anhängen („m“ nicht mehr verwenden!) ggf. 4243, 4244 und 4245 löschen ggf. wechselseitige Bestandshinweise in 4260 anlegen

Neuaufnahme - Recherche in der ZDB Einwahl auf WinIBW-Startseite unter „Partnersysteme / ZDB-Zugang 1 – 2“ Recherche-Kennung: 6098/read Datenbank-Auswahl: Zentralkatalog / ZDB-Hauptbestand Wichtigste Suchschlüssel identisch mit HeBIS (tit, kor, num). Abweichungen: tst statt tis, vlo statt ort, vlg statt vrl, ksk statt kos

Neuaufnahme – Kopie aus ZDB Titel mit WinIBW-Skript aus WinIBW-Menü „ZDB-Funktionen“ nach HeBIS kopieren (Achtung: auf ZS- bzw. SR-Kopierfunktion achten und ggf. Aufnahme in HeBIS noch einmal duplizieren!) Ggf. Korrekturwünsche per Mailbox (über lokalen Zeitschriftensachbearbeiter oder mit Read-Kennung 9018) an die ZDB-ZRT melden Wenn Titel nicht in der ZDB gefunden: Neuaufnahme in HeBIS (VZ-ZS kopiert nach ZDB und ergänzt ZDBNs)

Anpassung an ZETA Splitregeln Aufn. v. Unterreihen u. fortlfd. Beilagen Stücktitelaufn. f. Beilagen-, Supplementbände o.a. zu Zeitschriften ohne eigene Zählung Angabe des Erscheinungsverlaufs Angabe des Erscheinungsvermerks Textl. Einleit. f. Früher-/Später-Verknüpfungen

Aufnahmeregelungen ZETA-Regelungen für die Katalogisierung von Schriftenreihen in HeBIS: http://www.zeitschriftendatenbank.de/katalogisierung/zeta.html - ZETA E 240 Schriftenreihen - ZETA E 221 Splitregeln - ZETA E 211 Unterreihen und fortlfd. Beilagen - ZETA E 441 Fortlfd. Beilagen - ZETA B 4030 / 4035 Erscheinungsvermerk - ZETA B 4025 Erscheinungsverlauf

Erstkat-ID Im Zusammenhang mit der Kopie von Titeldaten (HeBIS und ZDB) beachten: Vergebene Erstkat-ID muss im betreffenden Datensatz erhalten bleiben und darf nicht verschoben oder dupliziert werden! Bei Datensatzkopie innerhalb von HeBIS, Erstkat-ID nicht manuell ergänzen Bei Nutzung der Kopierskripte der WinIBW (ZS - / SR-Titel übernehmen aus ZDB) wird die Erstkat-ID automatisch vergeben Für Neuaufnahmen wird die Erstkat-ID automatisch über Nacht erzeugt Vorsicht bei Kopie mit „cut and paste“!

Zusammenfassung Schriftenreihenkatalogisierung in HeBIS nicht länger autark Wichtig, ZDB- und HeBIS-Aufnahmen kongruent zu halten, um vom Vorteil der wöchentlichen Update-Lieferungen profitieren zu können und die richtige Stücktitelzuordnung zu gewährleisten Ausrichtung auf ZETA - absehbar: Primärkatalogisierung in der ZDB