SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE Punktlandung nach nur 18 Monaten an allen 42 Niederlassungen SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

Agenda Unternehmensvorstellung Projekt Apollo 14 Resümee Ausgangssituation Projekt Venus Herausforderungen im Projekt Projektorganisation Projektvorgehen Projektinfrastruktur Projektwerkzeuge Realisierung Projektmarketing / Projektinformation Go-Live Resümee SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

Wer WIR SIND. Gegründet 1899 als Selbsthilfegruppe HG COMMERCIALE Handelsgenossenschaft des Schweizerischen Baumeisterverbandes Heute eines der grössten gesamtschweizerischen Handelsunternehmen für das Baugewerbe Rechtsform: Genossenschaft Rund 800 Mitarbeitende Umsatz rund 1000 Mio. CHF SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

WAS WIR TUN. Handel mit Baumaterial für das ganze Baugewerbe Beteiligungen an Schweizer Firmen der Baustoffindustrie und des Baumaterialhandels Beteiligungen an Beton-, Sand- und Kieswerken Ausstellungen mit Wand- und Bodenbelägen SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

HIER SIND WIR. 42 Verkaufsstellen in der ganzen Schweiz 21 Ausstellungen mit Wand- und Bodenbelägen Flächendeckend in allen Landesteilen vertreten SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

DIE DISTRIBUTION. Der Kunde holt die Ware in einer unserer 42 Verkaufsstellen ab. Wir liefern zuverlässig und pünktlich an jeden Ort in der Schweiz. Wir organisieren für Grossmengen eine direkte Lieferung vom Produzenten zur Baustelle. SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

Bewegungsdaten (2013) Barverkauf 135`000 Kreditverkauf 790`000 Direktgeschäft 145`000 Streckengeschäft 14`000 VK-Rechnungen 490`000 Bestellungen Bestellpositionen 150`000 430`000 Kreditorenrechnungen 300`000 SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

Stammdaten (2013) Kunden 41`000 Baustellen 190`000 Lieferanten 5`300 Artikel 65`000 SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

Projekt Apollo 14 SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

Ausgangssituation Projekt Venus Evaluation einer Lösung, um BaanERP 5 abzulösen Start: August 2010 Erarbeitung der Soll-Prozesse und Anforderungen an die neue Lösung (Lastenheft) Zu Beginn 45 Systeme Vorfilter (Fragebogen), Grobfilter (Anwenderworkshops ½ Tag), Feinfilter (Prozess-Workshops  drei Tage) Mai 2012 Antrag an den VR für den Start des Projektes zur Ablösung des BaanERP und Einführung einer neuen ERP-Systemlandschaft 10. September 2013 Kick Off für Apollo 14 Prozessmodell IST-Prozesse -> SOLL-Prozesse für Lastenheft erarbeitet von den Prozessteams Baan ab 2000 Bis 2014 SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

HERAUSFORDERUNGEN IM PROJEKT > 50 Standorte 43 Lager 3 Sprachen (DE/FR/IT) 740 User Schulungen „IT-Infrastruktur“ im Lager Umsysteme SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

Projektaufbauorganisation Lenkungsausschuss 3 Direktion HGC 3 Profitcenterleiter E.Scherrer(i2s), M. Zidek (FIS) Technische Qualitätssicherung SAP Schweiz Projektadministration HGC Projektkommunikation HGC Marketing Projektintegration G. Barmet (HGC), A. Schaad (HGC) T. Wieland (FIS), J. Conforti (FIS) Projektleitung G. Barmet (HGC), T. Wieland (FIS) Verkauf SD Einkauf MM Lager / Logistik LES Finanzen FI RICEF Stammdaten Management IT-Basis Technik J. Conforti (FIS) M. Rohner J. Clément (PC1) D. Kyburz (PC3) S. Aeschlimann(PC4) V. Grimm (FIS) B. Erni (FIS) N. Franz (FIS) H. Werner (FIS/eSales) R. Wenzel (FIS) L. Di Bella M. Dysli (PC2) S. Tellenbach (PC3) R. Caviezel (PC7) G. Barmet M. Cararo (FIS) M. Hübner (FIS) A. Schaad M. Gaberell (PC4) T. Bättig (PC5) G. Chimienti (PC6) J. Conforti (FIS) J. Kreutz (FIS) D. Malt (FIS) C. Gadient P. Burkhalter C. Burkhalter P. Müller C. Assaf (FIS) S. Nowack (FIS) G. Hayoz D. Zehnder A. Ferrara F. Henninger (FIS) M. Englert (FIS/xee) S. Müller (DM) K. Ambrosch (FIS/mpm) G. Hayoz R. Erhart“ R. Guntern“ J.P. Cattin“ R. Wenzel (FIS) J. Conforti (FIS) E. Wallrapp (FIS) M. Lack J. Len D. Vogt (Archiv) S. Vierengel (FIS) S. Erhard (FIS) S.Limmert (FIS) D. Guderjahn (FIS) RICEF = Reports, Interfaces, Conversions, Enhancements, Forms EDC Controlling CO / BO / BI IT-Beschaffung Lagerinfrastruktur F. Beck (FIS) R. Hug C. Halter D. Malt (FIS) C. Halter R. Hug S. Merz (FIS/BI) D. Vogt SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

ProjektVorgehen Vereinfachter Projektplan: Nach 5 Monaten konnte bereits auf dem Prototyp geschult werden Onboarding Keyuser (25) ab Januar 2013 Ruhigste Phase im Projekt war Dezember (1 Monat vor Go-Live) Entwicklungstopp Oktober Schulungvorbereitung SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

Projektinfrastruktur Jedes Teilprojekt hatte seinen eigenen Projektraum. Zentral aber weg vom Arbeitsplatz. Vollständige Ausrüstung der Räume und Arbeitsplätze. Zusätzliche Sitzungszimmer für übergreifende Diskussionen. SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

Projektwerkzeuge Vollständige Abwicklung im SAP Solution Manager Dokumentenmanagement Testmanagement Konzeptionsworkshops Keine Protokolle, dafür Offene-Punkte und Entscheidungsbedarfe in eigenen Liste Integrationsmeetings mit allen Projektbeteiligten Detaillierte Cut-Over-Planung Cutover Schlüssel zum Erfolg. Protokolle Zeitvergeudung liest kein Mensch OP, Entscheidungs- und Cutoverliste zentral für Gesamterfolg. SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

Projektwerkzeuge Ablauf Konzeptionsworkshop Aufzeigen des Standards SAP / FIS/wws® Abgleich mit Anforderungen aus dem Lastenheft Entscheidungen und Entscheidungsbedarfe aufnehmen Umsetzungskonzept erstellen Offene Punkte Ablauf was kann Standard, was braucht es gemäss Lastenheft, was wird aus dem Standard noch übernommen. SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

Projektwerkzeuge Ampel für jedes Teilprojekt. Ampel auf mal auf Rot setzten um Spannung zu erhalten. SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

Realisierung Realisierung Umsetzung der Vorgaben gemäß Fachkonzept Integration der Module (MM/SD/WM/FI) Mehrere Integrationstests, Lasttests und Test-Migrationen Neue Formulare (in Summe 175) Roadshows (Vorstellung der Prozesse in den einzelnen Standorten) Dry runs (Tests direkt vor Ort mit Endanwender) Schulungen (> 700 User) Schulungen und Unterlagen in 3 Sprachen Systemvorbereitung (eigene Schulungssysteme etc.) Üben auf Sandbox mit Auswertung Schulung: Erstellen von Anwenderdokumentationen (drei Sprachen) November bis Dezember Hauptprozesse Train the Trainer Ausbildung für die Key User Tagesgeschäft durfte nicht beeinträchtigt werden durch schulungsbedingte Absenzen Roadshow (Rollenkonzept, grösste Änderungen in den Geschäftsprozessen usw. Dryruns (Theater gespielt) Beispiel des Barverkaufs Schulungen 80% des Tagesgeschäfts abgewickelt werden kann, Mut Dinge wegzulassen (Inventur weglassen) Sehr viel aber Zeitnah SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

Projektmarketing Projektkommunikation (regelmäßige Zeitschrift „Countdown“ zur Berichterstattung an alle HGC-Mitarbeiter  Interviews, SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

Go-Live Gestaffelte Produktivsetzung „Big Bang“ (innerhalb weniger Tage) Vor-Ort-Unterstützung von HGC-/FIS-Projektteam Go-Live-Helpdesk Pro Teilprojekt 2 Mitarbeiter (HGC/FIS) Nach 4 Wochen Auflösung Go-Live-Helpdesk HGC-interner SAP Competence-Center 4 Mitarbeiter Logistik 2 Mitarbeiter Finanzen 2 Mitarbeiter IT-Basis SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE

ResümeE Was war gut: Lastenheft wissen was man will (erspart unnötige Diskussionen) Keine Protokolle (spart Zeit) Projekträumlichkeiten nicht am Arbeitsplatz (lässt fokussieren) Projektinformation Was hätte besser gemacht werden können: Fokus früher auf Formulare und Berechtigungen Key-User nicht diejenigen, die Zeit haben, sondern diejenigen die Interesse haben. Evaluation Lastenheft extrem wichtig wissen was man will Mit Partner I2s und FIS zwei Partner FIS vorallem hat unser Geschäft verstanden. Starke Projektleitung SAP-Einführungsprojekt „APOLLO 14“ bei HG COMMERCIALE