Projekt im Verhältnis zur Linie - Organisation auf Dauer („Häuser“) - Bewältigung des Tagesgeschäfts - vertikale Kommunikation - Einhaltung der Hierarchie - Einhaltung des Dienstweges Linie - Organisation auf Zeit („Zelte“) - neue Aufgabenstellungen - bereichs- und hierarchieübergreifende Zusammenarbeit - Dienstwege werden in Frage gestellt Projekt Folie 1 Projekte – Grundlagen Konzipierung / Zielsetzung

Besondere Herausforderungen für (öffentliche) Verwaltungen Folie 2 Projekte – Grundlagen Konzipierung / Zielsetzung

Ab wann Projektarbeit? JANEIN 1Wie standen noch nie vor einer vergleichbaren Aufgabe. 2Der Lösungsweg ist sehr diffus. 3Das Problem ist noch nicht vollständig definiert. 4Es handelt sich um eine innovative Entwicklung. 5Die Aufgabe hat interdisziplinären Charakter. 6Der Auftrag/die Aufgabe ist sehr komplex. 7Der Auftrag zerfällt in mehrere Einzelaufträge, die aber alle miteinander zusammenhängen. 8Es sind unterschiedliche Fachabteilungen betroffen. 9Für den Auftrag müssen eigens Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit abgestellt werden. 10Der Erfolg hängt wahrscheinlich mehr von einer guten Zusammenarbeit im Team, als von der Leistung genialer Einzelkämpfer ab. 11Es werden Besprechungen und Teamsitzungen zwischen allen Beteiligten notwendig sein 12Der Auftrag sollte vernünftigerweise durch eine Führungskraft betreut werden. 13Die Leitung sollte von jemandem übernommen werden, der sich vollends auf diese Aufgabe konzentrieren kann. 14Die Erfüllung des Auftrages wird sich über eine längere Zeit erstrecken. 15Der Auftrag hat ein größeres Volumen. 16Der Auftrag beinhaltet auch ein relativ hohes finanzielles Risiko. 17Der Auftraggeber ist nicht nur wichtig für uns, sondern arbeitet auch selbst projektorientiert. 18Von einer erfolgreichen Auftragsausführung hängt verwaltungspolitisch viel ab. 19Andere Kommunen arbeiten bereits mit Projektmanagement. 20Die beteiligten Führungskräfte und Mitarbeiter sind weitestgehend offen für neue Wege. Von der Idee zum Projekt - Checkliste Folie 3 Projekte – Grundlagen Konzipierung / Zielsetzung

Ausgangspunkt: Entwicklungsperspektiven: strategisches Leitbild der Verwaltungsentwicklung Entwicklungsperspektiven einzelner Dezernate Fragestellungen: Wo könnte meine (öffentliche) Verwaltung von Internationalisierung / interregionaler Zusammenarbeit profitieren? Wo gibt es Anknüpfungspunkte für eine Kooperation mit Europäischen Partnern? Wo haben wir bereits Internationalisierungsaktivitäten entfaltet? Basis für Projektidee Wie entstehen Projektideen? Folie 4 Projekte – Grundlagen Konzipierung / Zielsetzung

Ist die Unterstützung durch die Verwaltungsspitze gegeben und gegebenenfalls schriftlich fixiert? Liegt der Projektauftrag vor? (Geschäftsbereich, strategische Ziele und beabsichtigte Wirkungen) Gibt es parallel laufende Projekte, die mit dem Inhalt dieses Projekt in Zusammenhang stehen und hat eine Abstimmung mit diesen stattgefunden? Ist die Projektorganisation aufgebaut? Ist die Beteiligung von Mitarbeitern und Kunden geplant? Wurden die Mitarbeiter/Kunden über das Vorhaben informiert? Sind die Beschäftigtenvertretungen informiert und beteiligt? Ist ein geeignetes Modellierungswerkzeug ausgewählt? Checkliste Vorphase Projekt Folie 5 Projekte – Grundlagen Konzipierung / Zielsetzung

Zielstruktur im Projektmanagement Ergebnisziele „Das Ziel“ Was genau wollen wir erreichen? inhaltliche Ziele marktorientierte Ziele Sozialziele Funktionsziele betriebswirtschaftliche Ziele Qualitätsziele strategische Ziele Vorgehensziele „Der Weg“ Wie wollen wir es tun? Projektphasen Terminziele Budget / Kosten Personaleinsatz Prioritäten Folie 6 Projekte – Grundlagen Konzipierung / Zielsetzung

Wo wollen wir hin, was ist unser Ziel?Woran erkennen wir, dass wir das Ziel erreicht haben?Mit wem, wann und wo möchten wir das Ziel erleben?Was ändert sich in unserem Handeln, wenn wir das Ziel erreicht haben?Was hat uns bisher gehindert, das Ziel zu erreichen?Was benötigen wir, um auf das Ziel zuzugehen? Folie 7 Wohlgeformte Zielformulierung Projekte – Grundlagen Konzipierung / Zielsetzung

Spezifisch Ziele müssen einfach und verständlich, eindeutig, konkret und nicht allgemein beschrieben sein. MessbarZiele müssen messbar, benennen Sie eindeutige Indikatoren AttraktivZiele müssen vom Projektteam als reizvoll und erstrebenswert bewertet werden RealistischZiele müssen sachlich erreichbar und bedeutsam sein. TerminiertZiele müssen verbindlich sein, benennen Sie einen festen Zeitpunkt Folie 8 SMART-Methode Projekte – Grundlagen Konzipierung / Zielsetzung

Stärken Was läuft gut? Was sind unsere Stärken? Worauf sind wir stolz? Was gibt uns Energie? Wo stehen wir momentan? Chancen Was sind unsere Zukunftschancen? Was könnten wir ausbauen? Welche Verbesserungsmöglichkeiten haben wir? Was können wir im Umfeld nutzen? Wozu wären wir noch fähig? Was liegt noch brach? Schwächen Was ist schwierig? Wo liegen unsere Fallen / Barrieren Welche Störungen behindern uns? Was fehlt uns? Risiken Wo lauern künftig Gefahren? Was kommt an Schwierigkeiten auf uns zu? Was sind mögliche Risiken / kritische Faktoren? Womit müssen wir rechnen? Folie 9 SWOT-Analyse Projekte – Grundlagen Konzipierung / Zielsetzung

Stärken - Wo ist ein mögliches Alleinstellungsmerkmal der (öffentlichen) Verwaltung? - Wie gut ist die (öffentliche) Verwaltung aufgestellt (finanziell, personell, kreativ)? Chancen - Weiterentwicklung der (öffentlichen) Verwaltung - Schaffung von Anreizen (z. B. Arbeitsplätze, Lebensqualität) Schwächen - fehlende Kompetenzen - Sprachbarriere - Haushaltslage Risiken - Ausfall von Projektpartnern - keine Berücksichtigung im Aufruf (Call) - zu geringe Eigenmittel Folie 10 SWOT-Analyse Projekte – Grundlagen Konzipierung / Zielsetzung

UmsetzungVerhandlungEvaluierungAntragsentwicklungProjektidee Veröffentlichung des Aufrufs Stichtag Bewilligung Projektstart Projektende Folie 11 Lebenszyklus eines EU-Projektes Projekte – Grundlagen Konzipierung / Zielsetzung