Tom Albertin DMS-Projektleiter / Archiv-, DMS- und Workflowlösungen mit OS|ECM in der Stadtverwaltung Jena - R E C H N U N G S E I N G A N G S W O R K F L O W -

Tom Albertin DMS-Projektleiter / papierloser Belegdurchlauf im Anordnungs- und Freigabeprozess eingegangener Rechnungen Zielstellung Angestrebte Effekte - Verrringerung der Durchlaufzeiten - Reduzierung des Bearbeitungsaufwandes jedes einzelnen Prozessbeteiligten - Entlastung der Mitarbeiter von sachfremden Tätigkeiten (z.B. Transporte) - Wegfall der Bindung der Arbeitsplätze der Prozessbeteiligten an bestimmte Standorte - Transparenz, Kontrolle und höhere Sicherheit des Bearbeitungsprozesses - ständige Verfügbarkeit der Rechnung - Protokollierung der Bearbeitungsschritte und Zeichnungen, Verknüpfung des Protokolls an die Rechnung - zentrale Ablage im Rechnungseingangsbuch der Verwaltung - größtmögliche Datenkorespondenz zwischen DMS- und HKR-Verfahren

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Workflowschritte der Rechnungsbearbeitung 1. Rechnung erkennen und Workflow starten 2. Rechnung prüfen, sachlich u. rechnerisch richtig zeichnen 3. Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 4. Anordnung sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 5. Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift) 6. Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 7. Freigabe Kasse Darstellung der Workflow-Schritte im DMS →

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Workflowschritte der Rechnungsbearbeitung 1. Rechnung erkennen und Workflow starten 2. Rechnung prüfen, sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 3. Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 4. Anordnung sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 5. Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift) 6. Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 7. Freigabe Kasse zum Workflowschritt zurück Steuerung in der Präsentation:

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten 1. Postkorb sichten

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten 1. Postkorb sichten 2. Dokument öffnen

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten 1. Postkorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Datenblatt ergänzen („F2“) Daten können von der Rechnung im Hintergrund abgelesen oder durch Kopierfunktionen über- nommen werden.

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten 1. Postkorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Datenblatt ergänzen („F2“) 4. Bearbeiter für sachliche und Rechnerische Richtigkeit aus- wählen

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten 1. Postkorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Datenblatt ergänzen („F2“) 4. Bearbeiter für sachliche und Rechnerische Richtigkeit aus- Wählen 5. Workflow starten Ja! Die Rechnung wird zur Prüfung weitergeleitet.

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 2: Rechnung prüfen; sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten Der Arbeitsschritt wurde an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet Benachrichtigung erfolgt über sowie Benachrichtigung bei Programmstart Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt → hier: PRÜFUNG

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 2: Rechnung prüfen; sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Anordnungsdaten erfassen Zahlungsempfänger Diese Daten können nur über den Button „Kreditorensuche“ aus der HKR-Adressdatenbank ausgewählt und übernommen werden.

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 2: Rechnung prüfen; sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Anordnungsdaten erfassen Zahlungsempfänger Buchhaltungsdaten Nicht alle Daten sind Pflichtfelder, sollten aber durch die fachliche Kompetenz des Bearbeiters hier schon weitestgehend erfasst werden.

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 2: Rechnung prüfen; sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Anordnungsdaten erfassen 3. Weiterleiten Es gibt 2 Möglichkeiten des Weiterleitens: A: Weiterleiten an einen weiteren Bearbeiter zwecks Rückfrage (bei mehreren Beteiligten) oder Zuarbeit (z. B. Einpflegen fehlender Adress-Daten in der HKR-Stammdatenbank) und anschließendes, oder wenn dies nicht notwendig ist, sofortiges B: Weiterleiten an die Haushaltsstelle zur Anordnungserstellung

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Momentaner Stand im Workflowprozess Schleife “Prüfung” aktiv Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Anordnung erstellen”

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 1. Workfloweingangskorb sichten Der Arbeitsschritt wurde an den zuständigen Sachbearbeiter in der Haushaltsstelle weitergeleitet Benachrichtigung erfolgt über sowie Benachrichtigung bei Programmstart Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt: → hier: ANORDNUNG ERSTELLEN

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Dokument öffnen Rechnungsrelevante Daten lesen (Zahlungsempf., Rechnungsbetrag)

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Rechnung an HKR übergeben Buchungsmaske im HKR öffnen Haushaltsstelle bestimmen Rechnungseingangsuch öffnen

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Rechnung an HKR übergeben Buchungsmaske öffnen Haushaltsstelle bestimmen Rechnungseingangsuch öffnen vom System bereits erfasste Rechnungsdaten auswählen Ausgewählte Rechnung mit “+” übernehmen Daten wurden in die Buchungs- maske übernommen

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Rechnung an HKR übergeben 4. Weiterleiten Zurück zur Workflowmaske in OS|ECM → „WEITERLEITEN“ → Rückfrage/Erinnerung

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Dokument öffnen 3. Rechnung an HKR übergeben 4. Weiterleiten 5. Anordnung anfügen → die im HKR erstellte Anordnung wird automatisch mit der Rechnung verknüpft → dadurch Schrifterfordernis er- füllt

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Momentaner Stand im Workflowprozess Schleife “Anordnung erstellen” abgeschlossen Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Anordnung sachl. u. rechn. richtig”

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 4: Anordnung sachlich und rechnerisch richtig zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten Der Arbeitsschritt wird an den nächsten zuständigen Sachbe- arbeiter in der Haushaltsstelle weitergeleitet Benachrichtigung erfolgt über sowie Benachrichtigung bei Programmstart Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt: → hier: ANORDNUNG SACHLICH/ RICHTIG ZEICHNEN

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 4: Anordnung sachlich und rechnerisch zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Rechnung bestätigen → Rechnung nochmals prüfen → sachl./rechn. Richtig bestätigen

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 4: Anordnung sachlich und rechnerisch zeichnen 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Rechnung bestätigen 3. Rechnung weiterleiten

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Momentaner Stand im Workflowprozess Schleife “Anordnung sachlich und rechnerisch richtig” abgeschlossen Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Anordnung unterzeichnen”

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 5: Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten Der Arbeitsschritt wurde an den nächsten zuständigen Sachbe- arbeiter in der Haushaltsstelle weitergeleitet Benachrichtigung erfolgt über sowie Benachrichtigung bei Programmstart Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt: → hier: ANORDNUNG UNTERZEICHNEN

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 5: Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Zeichnen und Weiterleiten → “Weiterleiten” drücken

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 5: Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Zeichnen und Weiterleiten → “Weiterleiten” drücken → Zeichnen durch Passworteingabe → Arbeitsschritt beendet!

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 6: Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten Der Arbeitsschritt wurde an den zuständigen zeichnungsbefugten LEITER weitergeleitet Benachrichtigung erfolgt über sowie Benachrichtigung bei Programmstart Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt: → hier: ANORDNUNG UNTERZEICHNEN LEITUNG

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 6: Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Zeichnen und Weiterleiten → “Weiterleiten” drücken

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 6: Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Zeichnen und Weiterleiten → “Weiterleiten” drücken → Zeichnen durch Passworteingabe → Arbeitsschritt beendet!

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 6: Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift) 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Zeichnen und Weiterleiten → “Weiterleiten” drücken → Zeichnen durch Passworteingabe → Arbeitsschritt beendet! Prozessschritte im Hintergrund: → im HKR erfolgt automatisch die Fachamtsfreigabe → keine manuelle Freigabe durch Haushaltsstelle mehr notwendig!

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Momentaner Stand im Workflowprozess Schleife “Anordnung unterzeichnen” abgeschlossen Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Freigabe Kasse”

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 7: Freigabe Kasse 1. Workfloweingangskorb sichten Der Arbeitsschritt wurde an alle Mitglieder der Gruppe “Buchungs- sachbearbeiter” in der Kasse weitergeleitet Benachrichtigung erfolgt über sowie Benachrichtigung bei Programmstart Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt: → hier: FREIGABE KASSE

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 7: Freigabe Kasse 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen A: An Hand der Haushaltsstelle in der Infozeile des Eingangskorbes (wird noch umgesetzt) B: Durch Öffnen der Rechnung

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 7: Freigabe Kasse 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen 3. Prüfen der Freigabevoraus- setzungen → Rechnungs-, Buchhaltungs- und Kontierungsdaten → Vorliegen aller (virtueller) Unter- schriften durch Protokollkontrolle

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 7: Freigabe Kasse 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen 3. Prüfen der Freigabevoraus- setzungen 4. Workflow abschließen → mit “Weiterleiten“ Bearbeitung im DMS beenden (Entgegennahme des Arbeits- schrittes wird ebenfalls protokol- liert)

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Arbeitsschritt 7: Freigabe Kasse 1. Workfloweingangskorb sichten 2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen 3. Prüfen der Freigabevoraus- setzungen 4. Workflow abschließen 5. Freigabe der Buchung im HKR - Ende des Workflows -

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Weitere Prozesse im Hintergrund Rechnung wird mit Klassifizierung automatisch im Rechnungseingangs- buch abgelegt Bearbeitungsstatus und Verlinkung zum Rechnungsdokument auch aus dem Rechnungseingangsbuch heraus Protokollierung der durchgeführten Bearbeitungsschritte und Bearbeiter “Kommunizierung” des DMS mit HKR (Abfrage/Übernahme Adressdaten, Abfrage und Übergabe Buchungs- status, Einbindung der erzeugten Anordnungen, Zugriff aus dem HKR auf das Rechnungsdokument im DMS, etc....)

Tom Albertin DMS-Projektleiter / Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit