1 Herzlich willkommen zum Seminar „Kleinprojekte im Kooperationsprogramm INTERREG Polen-Sachsen " Verfahren zur Beantragung und Umsetzung von Kleinprojekten auf deutscher Seite

2 Wir starten heute, unter Vorbehalt, mit der Online-Annahme von polnisch-deutschen Kleinprojektanträgen. Bis zur endgültigen Klärung aller Formalitäten erfolgt die Annahme auf eigenes Risiko, unter Vorbehalt. Der Euroregion liegt im Moment von der polnischen Programmverwaltung zum Schirmprojekt „Kleinprojektefonds INTERREG Polen–Sachsen 2014– 2020“ noch kein gültiger Vertrag vor.

3 Grundsätzliches Die Umsetzung des Kleinprojektefonds und der Kleinprojekte erfolgt im Rahmen eines Schirmprojektes des Kooperationsprogramms INTERREG Polen-Sachsen , in der Prioritätenachse IV „Partnerschaftliche Zusammenarbeit und institutionelles Potential“. Leadpartner Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Nysa ProjektpartnerEuroregion Neisse e.V. Umsetzungszeit –

4 Kleinprojekte an der polnisch-sächsischen Grenze sollen dazu dienen, grenzübergreifende Kooperationen in allen Bereichen des gesellschaftlichen Leben auszubauen und zu intensivieren. Insbesondere unterstützt der Kleinprojektefonds die Durchführung von Begegnungsmaßnahmen, den so genannten people-to-people-Projekten. Kleinprojekte werden durch die EU unterstützt

5 Projekte machen Arbeit - Projekte kosten Geld Ich habe eine gute Idee – grenzübergreifend! Was ist zu tun? Besteht Bedarf und dient das Projekt der Bevölkerung im gemeinsamen Grenzraum einen geeigneten Projektpartner in Polen suchen Machbarkeit und groben Inhalt mit dem Projektpartner abstimmen Finanzierungsmöglichkeiten als Kleinprojekt im Rahmen des KPF PL-SN prüfen Antragsstellung über die Homepage der Euroregion

6 Mittelverfügbarkeit Im Kleinprojektefonds PL-SN stehen EFRE-Mittel zur Förderung von grenzübergreifenden people-to-people-Projekten zur Verfügung. Gesamtbetrag der EFRE-Mittel ,02 EUR Polnische Seite ,00 EUR Sächsische Seite ,02 EUR

7 Rechtlicher Rahmen Der rechtliche Rahmen für die Förderung von Kleinprojekten ist im „Programmhandbuch des Kooperationsprogramms INTERREG Polen- Sachsen “ zu finden Zur Unterstützung der Antragsteller von Kleinprojekten sind detaillierte Regelungen für den Kleinprojektefonds im Rahmen des Kooperationsprogramms INTERREG Polen – Sachsen “ in der „Handreichung für den Kleinprojektefonds“ dargestellt. Grundlagen und Richtlinien beinhaltet das Kooperationsprogramms

8 EFRE-Fördergebiet Interreg PL-SN deutsche Seite: Landkreis Görlitz und Landkreis Bautzen polnische Seite: Die Unterregion Jelenia Góra in der Wojewodschaft Dolnośląskie (Niederschlesien); Landkreise: bolesławiecki, jaworski, jeleniogórski, kamiennogórski, lubański, lwówecki, zgorzelecki, złotoryjski und die Kreisfreie Stadt Jelenia Góra sowie der Landkreis Żary in der Unterregion Zielona Góra, Wojewodschaft Lubuskie (Lebuser Land).

9 Durchführungsort für Kleinprojekte Der Durchführungsort muss im gemeinsamen Fördergebiet liegen. Nur in besonders zu begründenden Ausnahmefällen kann sich der Durchführungsort außerhalb des Fördergebietes in Deutschland oder Polen befinden. Die Ergebnisse und Wirkungen der Kleinprojekte müssen dem gemeinsamen Fördergebiet zugute kommen, also einen Nutzen für das gemeinsame Fördergebiet aufweisen.

10 Begünstigte der Kleinprojekte juristische Personen des öffentlichen und privaten Rechts staatliche, regionale und kommunale Verwaltungen bzw. deren nachgeordnete Behörden, Einrichtungen und Verbände nichtstaatliche non-profit-Organisationen, Vereine sowie Wirtschafts- und Sozialpartnerorganisationen kleine und mittlere Unternehmen (KMU), sofern die Projektmaßnahmen im Allgemeininteresse liegen (kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können als Projektpartner auftreten jedoch nicht als Antragsteller Europäischer Verbund für Territoriale Zusammenarbeit Ein Kleinprojekt muss jeweils von mindestens einem Partner aus Polen und einem Partner aus dem Freistaat Sachsen realisiert werden.

11 Förderinhalte der Kleinprojekte Durchführung von Seminaren, Konferenzen und Informationsveranstaltungen Organisation und Durchführung von Begegnungen, Erfahrungsaustauschen, Darbietungen, kulturellen und sportlichen Veranstaltungen Gruppenaustausche, insbesondere Austausch von Kinder-, Jugend-, Studenten- und Schülergruppen Bildungsmaßnahmen inkl. Sprachmodule zur Erhöhung von Sprachkompetenzen Projekte der Öffentlichkeitsarbeit und Werbung für die Region, Erstellung mehrsprachiger Publikationen und Informationsmaterialien Entwicklung gemeinsamer Informations- und Kommunikationssysteme im Grenzraum

12 Voraussetzung für eine Förderung Grundsätze für eine erfolgreiche Projektumsetzung Sicherung einer nachhaltigen Entwicklung Beachtung Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung Gleichstellung von Männern und Frauen Maßstab der Zusammenarbeit Innovation und Mehrwert des Kleinprojektes Nachhaltigkeit des Kleinprojektes und der grenzübergreifenden Partnerschaft Struktur der Partnerschaft Die Umsetzung von Kleinprojekten muss der Stärkung der bestehenden oder zu entwickelnden grenzübergreifenden Zusammenarbeit dienen.

13 Obligatorische Kriterien der grenzübergreifenden Zusammenarbeit Gemeinsame Vorbereitung Gemeinsame Umsetzung Gemeinsames Personal Es werden nur Kleinprojekte gefördert, bei denen polnische und deutsche Projektpartner bei der Planung und Umsetzung des Projektes zusammenarbeiten.

14 Indikatoren für Kleinprojekte Obligatorischer Indikator Anzahl der Personen, die an Aktivitäten im Rahmen grenzübergreifender Kleinprojekte teilnehmen Die Qualität der Kleinprojekte wird an der Erfüllung von Indikatoren gemessen. Es werden nur Kleinprojekte gefördert, bei denen mindestens zwei Indikatoren nachvollziehbar realisiert werden. Maximal drei Indikatoren können im Kleinprojektantrag angegeben werden.

15 Indikatoren für Kleinprojekte Weitere Indikatoren  Anzahl der Vorhaben in Bezug auf Projekte zur Zusammenarbeit zwischen Bürgern und Institutionen  Anzahl der Sitzungen von thematischen Netzwerken, Arbeitsgruppen, u. s. w.  Anzahl der veranstalteten Treffen, Konferenzen, Seminare  Anzahl grenzübergreifender Informations- und Publizitätsvorhaben  Anzahl von Gutachten, Analysen, Konzepten und Studien  Anzahl neu eingerichteter Informationssysteme  Anzahl der Nutzer der Informationssysteme  Anzahl der Besuche des Informationsportals/Webservice  Anzahl der eingeführten Überwachungsinstrumente und Frühwarnsysteme  Anzahl der geförderten Stellen, die für den Rettungs- und Ordnungsdienst sowie für das Krisenmanagement zuständig sind  Anzahl der angeschaffnen Anlagen/Systeme zur Verbesserung der Sicherheit  Anzahl der Kampagnen im Bereich Sicherheit

16 Laufzeit, Art und Höhe der Förderung Die Förderung erfolgt als Kleinprojektförderung in Form eines nicht rückzahlbaren Zuschusses nach dem Erstattungsprinzip. Laufzeit des Kleinprojektes24 Monate Max. zulässige Gesamtausgaben € Maximale Höhe der EFRE-Förderung 85 % der förderfähigen Gesamtausgaben Maximaler EFRE-Förderbetrag € Kleinprojekte mit einer geplanten EFRE-Förderung unter € werden nicht berücksichtigt. 85 % der förderfähigen Gesamtausgaben können gefördert werden!  Projektförderung erfolgt als Anteilsfinanzierung, als nichtrückzahlbarer Zuschuss  Es wird zwischen einfach und gemeinsam finanzierten Projekten unterschieden!  Maximale Projektkosten €  Untergrenze der Förderung

17 Vereinfachtes Abrechnungsverfahren - Bestimmung und Darstellung von Ausgaben - Die Erstattung der förderfähigen Ausgaben erfolgt auf der Grundlage von Pauschalen und den tatsächlich entstandenen, gezahlten und nachgewiesenen Kosten. Pauschalen sind nur für Personalkosten und Büro- und Verwaltungsausgaben möglich. indirekte Kosten (Pauschalen):  Personalkosten  Büro- und Verwaltungskosten direkten Kosten:  Reisekosten und Unterbringungskosten  Kosten für externe Expertisen und Dienstleistungen  Ausrüstungskosten Es wird unterschieden zwischen:

18 Pauschalen Erleichterungen im Kleinprojekt Kostenstruktur im Kleinprojekt Direkte Kosten (Kosten Dritter) Personalkostenpauschale Verwaltungskostenpauschale 20 % der direkten Kosten 15 % der Personalkosten

19 Pauschale Personalkosten Personalkosten werden als Pauschale in Höhe von 20 % aus der Summe der direkten Kosten (davon Reisekosten, Kosten für externe Expertisen und Dienstleistungen und den Ausrüstungskosten) gefördert. Ein gesonderter Nachweis der Kosten ist nicht erforderlich. Mit der Pauschale werden die Aufwendungen des Antragstellers vergolten, die bei der Projektorganisation (Koordinierung Management, Abrechnung, etc.) entstehen.

20 Pauschale Büro- und Verwaltungskosten Büro- und Verwaltungskosten werden als Pauschale in Höhe von 15 % aus den Personalkosten gebildet. Ein Nachweis ist nicht erforderlich. Zu den Büro- und Verwaltungsausgaben zählen:  Büromiete  Versicherung und Steuern für Gebäude und Büroausstattung  Nebenkosten (z. B. Strom, Heizung, Wasser)  Büromaterial  Buchführung zum Projekt  Archivierung  Instandhaltung, Reinigung und Reparatur  Sicherheit  IT-Systeme und deren Wartung  Kommunikation (z. B. Telefon, Fax, Internet, Postdienste)  Bankgebühren / Kontoführung  Gebühren für transnationale Finanztransaktionen  Kaffee/Tee/Kekse usw. für Treffen der Kleinprojektpartner

21 Direkte Kosten Reise- und Unterbringungskosten Reisekosten (im In- und Ausland) sind förderfähig soweit sie zur Erreichung des Kleinprojektziels erforderlich sind und dem Kleinprojektpersonal entstehen. Zu den Reise- und Unterbringungskosten zählen:  Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel  Ausgaben für Fahrten mit dem Pkw; Kilometerpauschale in Höhe von 30 Cent je gefahrenen vollen Kilometer  Tagegeld: 12 Euro bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden je Kalendertag 24 Euro bei Abwesenheit von mehr als 24 Stunden je Kalendertag  Übernachtungskosten inkl. Frühstück bis zu 85 Euro pro Nacht

22 Direkte Kosten Kosten für externe Expertisen und Dienstleistungen Dazu zählen:  Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Organisation und Durchführung von Aktivitäten im Kleinprojekt  Miete für Veranstaltungsräume  Catering/ Verpflegungskosten für Teilnehmer  Dolmetscher- und Übersetzungskosten inkl. Miete für Konferenztechnik  Honorare für Referenten und Fachkräfte (außer Projektpersonal)  Künstlerhonorare (außer Projektpersonal)  Reise- und Unterbringungskosten für Teilnehmer  Reise- und Unterbringungskosten von externen Sachverständigen, Referenten, Vorsitzenden von Sitzungen und Dienstleistern  Sachpreise für Wettbewerbe bis 50 EUR pro Stück  Transportkosten für Teilnehmergruppen  Rechte am geistigen Eigentum u: Nutzungsgebühren an Verwertungsgesellschaften (u.a. GEMA)  Entwicklung, Änderung u. Aktualisierung von IT-Systemen und Internetseiten  Ausgaben für Pflichtversicherungen

23  Die Beantragung einer Förderung erfolgt im Online–Verfahren  Beantragung erfolgt in der Qualifizierungsphase einsprachig, danach wird die zweite Sprache ergänzt  Antragsformular ist auf der Homepage der Euroregion Neisse zu finden Wie stelle ich einen Projektantragß

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Homepage der Euroregion Neisse aufrufenwww.neisse-nisa-nysa.org 2.Button „Antragsformulare“ anklicken oder unter Förderfonds bearbeiten 3.als Antragsteller registrieren, und eigenes Kennwort eingeben und den Hinweisen im Programm folgen 4. nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine 5.über diese kann die Bearbeitung des Antrags gestartet werden 6.Antrag mindestens einsprachig vollständig ausfüllen 7. „überprüfen“ anklicken, wenn o. k., dann an Euroregion versenden Der Antrag ist nun für die Bearbeitung gesperrt. 8.nach erneuter Freischaltung und Bestätigung durch die Euroregion den Antrag übersetzen lassen 9.nach erneuter Bestätigung durch die Euroregion den Antrag unterschreiben und mit allen Anlagen bei der Euroregion Neisse abgeben Hinweise zur Antragstellung im Online-Verfahren

26  Mindestens ein Plakat (A 3) mit Informationen zum Projekt ist sichtbar anzubringen  Veröffentlichungen müssen mindestens in den Sprachen Deutsch und Polnisch erfolgen  Zweisprachige Information zum Projekt auf der Webseite  Informations- und Werbeartikel sowie die Projektunterlagen/Dokumente, die im Rahmen des Projektes erstellt werden, sind bezüglich der Förderung zu kennzeichnen(z. B. Logos). Publizität Was ist zu beachten? Die Projektpartner sind verpflichtet, die Öffentlichkeit sichtbar davon in Kenntnis zu setzen, dass das Projekt von der Europäischen Union gefördert wird. Informationen dazu sind im Publizitätsleitfaden zu finden.

27 Grundsätze der Projektumsetzung  Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit  Publikationen des Projektes (Publizitätsvorschriften beachten)  Dokumentation der Aktivitäten (z. B. Fotos und Teilnehmerlisten)  Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge  Nachhaltigkeit des Projektes

28 Wir bedanken uns für Ihre Aufmerksamkeit und wünschen viel Freude bei einer erfolgreichen Projektumsetzung.

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32 Bearbeitung und Abrechnung von Kleinprojekten Herzlichen Glückwunsch zum bestätigten Förderantrag 1. Umsetzung des Projektes Grundsätze der Projektumsetzung / Projektbegleitung / Projektkontrolle und Änderungsanträge Ansprechpartner: Frau Magdalena Dziuk und Dagmar Kirchner 2. Projektabrechnung Ansprechpartner: Frau Magdalena Dziuk und Dagmar Kirchner

Umsetzung des Projektes  Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit  Publikationen des Projektes (Publizitätsvorschriften beachten)  Dokumentation der Aktivitäten (z. B. Fotos und Teilnehmerlisten)  Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge  Nachhaltigkeit des Projektes 1.1 Grundsätze der Projektumsetzung

34 Bitte informieren Sie uns bei Änderung geplanter Termine und Aktivitäten. 1.2 Bewilligungszeitraum Unter Bewilligungszeitraum versteht man den Zeitraum zwischen Beginn und Ende des Kleinprojektes. Der Bewilligungszeitraum ist in der Fördervereinbarung dokumentiert und bestätigt. Alle Bestellungen, Zahlungen, Änderungsanträge und Aktivitäten müssen im Projektzeitraum liegen.

35  Änderung der Projektziele  Änderungen bei den Projektindikatoren  Änderung bei A u sgabenarten – Kostenerhöhung um mehr als 20 %  Verlängerung des Bewilligungszeitraumes Inhalt der Änderungsanträge  Schriftform  formlos  Darstellung des Ist-Zustandes  Darstellung des Soll-Zustandes  nachvollziehbare Begründung für die notwendige Änderung  Unterschrift der vertretungsberechtigten Person Grund für Änderungsanträge 1.3 Änderungsanträge Änderungsanträge müssen im Bewilligungszeitraum gestellt werden.

36 Wie erfolgen Projektkontrollen? Ziele der Vor-Ort-Kontrolle 1.4 Projektbegleitung / Projektkontrollen  Einladung durch die Projektpartner des Kleinprojektes  jedes Projekt kann vor Ort kontrolliert werden  unangekündigt  Prüfung der ordnungsgemäßen Durchführung des Kleinprojektes  Prüfung der Einhaltung von Publizitätsvorschriften  Unterstützung bei Nachfragen und Erklärungen  Prüfung der Nachhaltigkeit des Projektes

Abrechnung des Kleinprojektes 2.1 Grundlagen für die Vorbereitung der Abrechnung ( nisa-nysa.org)  Projektantrag mit Finanzplan und Zuwendungsbescheid  Programmhandbuch des Kooperationsprogramms INTERREG PL-SN  Handreichung für den Kleinprojektefonds INTERREG PL-SN  Publizitätsleitfaden des Kooperationsprogramms INTERREG PL-SN Darüber hinaus gelten die §§ 23 u. 24 der Sächsischen Haushaltsordnung (SäHO) in der Fassung der Bekanntmachung vom sowie die Verwaltungsvorschriften zu §§ 44 SäHO (VwV-SäHO) vom (SächsABI. SDr Nr. 6/2005 S. 300 ff.)

Abrechnungsverfahren – Ablauf aus Sicht der Projektpartner Zusammenstellung der Abrechnungsunterlagen Bereits während der Projektdurchführung alle Dokumente sammeln, die im Zusammenhang mit dem Projekt anfallen (z.B. Presseartikel). Abrechnungsformulare ausfüllen Belegliste, Abschlussbericht u. Auszahlungsantrag vollständig ausfüllen und mit Stempel u. Unterschrift versehen (Ausfüllhilfe für Belegliste nutzen) Dokumentierung der Vergleichsangebote u. s. w. Finalisierung der Abrechnungsakte Vollständigkeit der Unterlagen prüfen / ergänzen zu jeder Ausgabenposition Kontoauszüge / Kassenbuch beifügen sortieren der Unterlagen nach Aktenordnung

39 Abgabe der Abrechnungsakte bei der Euroregion Neisse e. V. Termin: spätestens 3 Monate nach Ende des Bewilligungszeitraumes Prüfung der formalen Vollständigkeit der Unterlagen durch den Finanzberater der Euroregion Neisse, bei Bedarf Nachforderungen bei vorliegenden Mängeln Überarbeitung der Abrechnungsunterlagen durch den Antragsteller Prüfung durch den Artikel-23-Prüfer Prüfung der vorgelegten Akte auf Zuschussfähigkeit 20 % der Ausgaben werden einer Stichprobenprüfung unterzogen Auszahlung der Förderung Mitteilung zum Ergebnis der Prüfung Auszahlung des Förderbetrages entsprechend Prüfergebnis Alle Ausgaben müssen nachvollziehbar sein!

Dokumente / Formulare zur Abrechnung des Kleinprojektes Alle erforderlichen Formulare finden Sie auf der Homepage der Euroregion Neisse.  Belegliste zur Erfassung aller Ausgaben mit Ausfüllhilfe  Abschlussbericht  Auszahlungsantrag  Dokumentierung der Vergleichsangebote  Teilnehmerlisten im Original  Tätigkeitsnachweise Auf zum Endspurt – Abrechnung der Projektausgaben Abrechnungsformulare

Sonstige Abrechnungsdokumente  alle Ausgaben sind mit Originalrechnungen zu belegen  Nachweis aller Ausgaben und Einnahmen mit Zahlungsbelege im Original (Kassenbuch und Kontoauszüge)  Nachweise über Auftragserteilung (z. B. schriftlich, per , Telefonnotiz)  Honorarverträge  Mietverträge, sonst. Verträge  Belege über Gehaltszahlungen (Lohnschein, Tätigkeitsnachweis)  nachvollziehbare Belege für Fahrkostenabrechnung (mit Fahrauftrag)  Zweisprachige Belegmuster (Flyer, Einladung, Plakate u. s. w.)  Belegmuster (z. B. Publikationen, Konzepte)  Ausdruck Homepage

Publikationen Alle Veröffentlichungen (z. B. Einladungen, Flyer, Plakate, Roll-Ups, Homepage) müssen folgende Logos enthalten: Die verwendeten Logos finden Sie auf der Homepage der Euroregion Neisse-Nisa-Nysa Eine Änderung der Logos ist nicht gestattet. Nur das skalieren ist erlaubt! Bitte achten Sie auf die Zweisprachigkeit der Publikationen! Logo des Programms PL-SN Logo der Europäischen Union Logo der Euroregion Neisse

43 Reise- und Transportkosten für Teilnehmer u. Kleinprojektträger Förderfähig sind 0,30 €/km Dokumente für Abrechnungsunterlagen  Fahrtenbuch bei Dienst-Kfz (Kopie ausreichend)  Originalrechnung und Zahlungsnachweis  Dienstreiseauftrag und Abrechnungsbelege  Erklärung, dass kein sonstiger Erstattungsanspruch besteht Hinweise und Tipps zur Abrechnung des Kleinprojektes Leitfaden zur Abrechnung von Kleinprojekten für deutsche Kooperationspartner Enthält Hinweise zur Prüfung der Förderfähigkeit von Ausgaben

44 Viel Freude bei der Projektumsetzung – die Projektabrechnung im Auge behalten! Belegliste Aktenordnung  Alle Belege mit der dazugehörenden laufenden Nummer der Belegliste kennzeichnen  Sortieren entsprechend der Vorgaben Alle Ausgaben sind in die Beleliste einzutragen. Bitte nutzen Sie dazu die Ausfüllhilfe! Dokumentierung der Vergleichsangebote  drei vergleichbare Angebote einholen (schriftlich, telefonisch oder )  nachvollziehbaren Vergabevermerk erstellen

Euroregion Neisse Seminar am Wir bedanken uns für Ihre Aufmerksamkeit und wünschen eine erfolgreiche Projektumsetzung.