Vorgaben für die Einführung u. Beschaffung einer eVergabe-Lösung eVergabe ein Teilprojekt eGovernment- Masterplan Konzept der Zentralen Vergabestelle ein komplexes VMS (Steuerung u. Doku Verfahren) Nacherfassung konventioneller Angebote einfache Funktionalität für Vergabestelle u. Bieter IT-Umgebung LK PE (wenig zusätzlichen Aufwand) > vorhandene Datenbank > vorhandenes DMS - Schnittstelle > keine Systembetreuung - am besten web-basiert Wirtschaftlich (bei Kosten für Beschaffung u. Pflege)

eVergabe Einführung Zentrale Vergabestelle  Fokus: Formelle, rechtliche Abwicklung eines Vergabeverfahrens  Beispiele:  Ausschreibung erstellen und durchführen  Angebote einholen  Formelle Wertung  Zuschlag erstellen  Rechnungsprüfungsamt  Submissionen  (Nacherfassung) Konzept „Zentrale Vergabestelle“ Bedarfs-/Beschaffungsstellen  Fokus: Inhaltliches Zuarbeiten und Wertung  Beispiele:  Leistungsverzeichnis  Zuschlagskriterien  Eignungskriterien  Fachliche Wertung  Terminvorschläge  Vergabevorschläge  (Nacherfassung)

Angebotsphase Bieter meldet sich am Bekanntmachungsportal an und wird von dort direkt in den Angebots- assistenten geleitet, dort erstellt er sein Angebot, welches automatisch in eVergabe zur Verfügung gestellt wird. eVergabe Einführung Das Gesamtsystem im Überblick Wertungsphase Die Vergabestelle wertet die Angebote inhaltlich und formell. Bekannt- machungs- Plattform Bekannt- machungs- Plattform Ausschreibende Körperschaft / Vergabestelle Bieterfirma Ausschreibungs- Plattform eVergabe Ausschreibungs- Plattform eVergabe Angebots- Assistent Angebots- Assistent Vorbereitungsphase Die Vergabestelle/Beschaffungsstelle erstellt in eVergabe die Ausschreibungsunterlagen Publikationsphase Die Ausschreibung wird gestartet - Öffentliche Bekanntmachungen - Aufforderung zur Angebotsabgabe - konventionelle Bekanntmachungen Informationsphase Der Bieter informiert sich auf der Bekanntmachungsplattform oder wird per von eVergabe direkt informiert. Zuschlagsphase Zu- und Absage schreiben werden versandt.

Beschaffung einer eVergabe-Lösung 2008 Markterkundung – Lösungen für ein VMS Präsentation der am Markt angebotenen verschiedenen Lösungen/VMS dabei Auswahl = Verfahren „Deutsche eVergabe“ > erfüllte alle Vorgaben > Vertragsschluss Sommer 2010 ÖPP-Modell, d.h. einmaliger Pauschalnutzungsbetrag Zusätzliche Ausgaben für > Lizenzen Adobe Prof.; Hochleistungs-Scanner, Laptop u. ggf. Beamer für Submission

Wie geht‘s weiter? Einführung der elektronischen Vergabe in drei Phasen Bekanntmachungsportal - Betrieb aufnehmen Bieter-Information, Öffentlichkeitsarbeit Manuelle Bekanntmachungen einstellen eVergabe vorbereiten Prozesse definieren und einrichten Anwenderschulungen eVergabe -Betrieb aufnehmen Sukzessives Ausrollen der elektronischen Vergabe Rückgriff auf mittlerweile gefüllte Bieter-DB ist möglich

Vorbereitungen und Nutzung der eVergabe- Lösung der Deutschen eVergabe Schulungen: September 2010 > Vergabestelle > Administrator bzw. Anwendungsbetreuer Nutzung – Okt > Bekanntmachungsportal > Vergabesafe Vorbereitungen eVergabe – Administration >Beschaffungsstellen und Zentrale Vergabestelle Nutzung der Ausschreibungsplattform - Feb.2011 > für freihändige Vergaben u. beschränkte Ausschreibung

Einbindung der Unternehmen/Bieter Ab Oktober 2010 Übernahme vorhandener Unternehmenslisten in die Unternehmensdatei der Deutschen eVergabe Information und Aufforderung der Unternehmen zur Registrierung am Vergabeportal Unternehmer- bzw. Bieterveranstaltungen (mit IHK; HWK etc.) Pressearbeit, Internet, Flyer etc.

eVergabe Einführung Vorteile Vergabestelle >Unterstützung bei der effizienten Durchführung rechtskonformer Vergabeverfahren >Maximale Bieterakzeptanz durch Entgegennahme elektronischer und konventioneller Angebote >Hohe Quote elektronischer und formal korrekter Angebote >Nachvollziehbare Angebotsbewertung und Zuschlag an den wirtschaftlichsten Bieter >Dynamisches Formularwesen mit PDF- und HTML- Formularen >Gemeinsames Fragen- und Antwortforum Vergabestelle Bieter

eVergabe Einführung Vorteile Vergabestelle >Wiederverwendbarkeit durch Nutzung von Dokumentenvorlagen (sog. Templates) >Einheitliche Bekanntmachungsplattform >Volle Mehr-Mandantenfähigkeit der Applikation >Komplette serviceorientierte kompatible Architektur; Anbindungsmöglichkeit an ERP- und Haushaltssysteme

eVergabe Einführung Vorteile Bieter >Manuelles Durchsuchen von Ausschreibungspublikationen entfällt >Unterstützung der Bieter bei der Abgabe formal korrekter Angebote >Erhebliche Zeitersparnis durch Wegfall des Angebotsdruckes und des Postversands (Kurierkosten bei Verspätung) >Bearbeiten von GAEB-Dateien über den integrierten GAEB Online Editor >Kosten: bis zu 80% der Abonnementkosten für Ausschreibungsblätter sind einzusparen >Download der Leistungsverzeichnisse im GAEB-und Excel- Format

eVergabe Einführung Vorteile Bieter >Upload der ausgefüllten Leistungsverzeichnisse. Offline-Bearbeitung in externen AVA-Programmen möglich >Vermeidung von Übernahmefehlern in die Kalkulation >Bessere Einhaltung von Fristen möglich >Vollständigkeitsüberprüfung vor Angebotsabgabe zur Vermeidung formaler Fehler >Elektronische Angebotsabgabe