Karla Jakobs| Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen Selbstbeschaffung - Bestellung Folie: 1 Bedarfsstelle: Bedarf Lieferant: Warenlieferung an Bedarfsstelle Bedarfsstelle: Formlose Beauftragung des Lieferanten Bedarfsstelle: Warenannahme < 500 € netto Formlose Beauftragung: Lieferadresse und Rechnungsadresse sowie Kostenstelle oder PSP-Element sind bei einer Bestellung zwingend anzugeben (Rechnungszuordung) Hinweis an Lieferanten: Nur anhand der korrekten Kostenstelle auf der Rechnung kann diese im zentralen Rechnungseingang verarbeitet werden und können die universitätsinternen Rechnungsempfänger identifiziert werden.

Karla Jakobs| Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen Selbstbeschaffung - Rechnung Folie: 2 Rechnungsstellung des Lieferanten an: Universität zu Köln Zentraler Rechnungseingang Postfach Köln Bedeutung  Zeitnahe Rechnungserfassung im SAP- System durch die Abteilung Vorerfassung zwingend, um aktuelle Kenntnis über Forderungen und Verbindlichkeiten zu haben  Einhaltung der GoBD

Karla Jakobs| Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen Selbstbeschaffung - Rechnungslauf Folie: 3 Lieferant: Warenlieferung an Bedarfsstelle Abteilung 62: Prüfung Steuer, Buchung, Zahllauf, Archivierung Dezernat 7: Prüfung und Freigabe der Drittmittelverwendung D7 nein ja Lieferant: Rechnung an zentralen Rechnungseingang Rechnung Ware Abt.62 ZeReEi Bedarfsstelle: Warenannahme Bedarfsstelle: Prüfung, Vorkontierung und Bestätigung des Wareneingangs & ggf. Rechnungsklärung mit Lieferanten vorab Abteilung 62: Vorerfassung der Rechnung und Rechnungsbegleitblatt hinzufügen Lieferant: Geldeingang Abt.62 KredBu Abt.62 Zoll

Karla Jakobs| Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen Selbstbeschaffung – Begleitblatt zur Eingangsrechnung Folie: 4 Zentraler Rechnungseingang/Vorerfassung (Abteilung 62.22) legt den Vorgang erstmalig im SAP-System an (Bedarfsstelle, Lieferant und Rechnungsnummer) und druckt das Begleitblatt aus Vorkontierung durch Bedarfsstelle unter Angabe: -Kostenstelle oder PSP-Element -Sachkonto -Buchungstext Betrifft es ein D-PSP-Element: Weitergabe an D7 zur Prüfung und Freigabe der Drittmittelprojekte Weiterleitung zur Verbuchung an Kreditorenbuchhaltung (Abteilung 62.22)