Verwaltungsmodell Terrassenhaus

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1 Verwaltungsmodell Terrassenhaus
WEG Terrassenhaus IG Terrassenhaus Hausverwaltung Betrieb Terrassenhaus Bau Elektro Wasser & Wärme Reinigung Legende: V = Verantwortlich, D = Durchführung, I = Information Organigramm Terrassenhaus V5, Beschluss IG-Sitzung vom Unterschrift: IG – Terrassenhaussiedlung HV Weinberger Biletti Anhang 1

2 Bestell- / Rechnungsabwicklung
Meldung Meldung ist unmittelbar an Haustechniker weiterzuleiten. V: Haustechniker D: Haustechniker, Hausverwaltung I: Hausverwaltung Abwicklung Gewährleistung Anhang 5.2 Gewährleistung? ja nein Projekt Anhang 5.3 Reparatur? nein ja Versicherungsfall Anhang 5.4 Versicherung? ja nein Beauftragung Primäre Durchführung durch interne Mitarbeiter, externe Spezialisten subsidiär nach Kontrahentenliste V: Haustechniker, Hausverwaltung D: Hausverwaltung I: Hausverwaltung, Haustechniker Rechnungseingang direkt an Haustechniker. Prüfung der Leistung vor Ort. Übergabe der abgenommenen Rechnungen an HV Abnahme V: Haustechniker D: Haustechniker I: Hausverwaltung Zahlung Prüfung Rechnungsmerkmale und Konditionen. Durchführung Zahlung V: Hausverwaltung D: Hausverwaltung I: IG Ein Mitarbeiter der Hausverwaltung soll regelmäßig 2 Halbtage wöchentlich (Di und Do) anwesend sein. Weitere Anwesenheit erfolgt  je nach Bedarf und Absprache, dies ungeachtet von „örtlichen Besuchen“ bei erforderlichen Terminen mit IG, Bautechnikern, Hausarbeitern und Wohnungseigentümern. Arbeiten welche rot umrahmt sind können nur vor Ort durchgeführt werden, alle anderen Aufgaben der Hausverwaltung nur in der Kanzlei. Organigramm Terrassenhaus V5, Beschluss IG-Sitzung vom Anhang 5.1

3 Abwicklung Gewährleistung
5.2 Aufforderung Meldung an Gewährleistungsverpflichteten V: Hausverwaltung D: Hausverwaltung I: IG 5.3 Gewährleistungsverpflichteter schlägt mehr Arbeiten vor, als nur Behebung Mangel V: Hausverwaltung D: Hausverwaltung I: IG Mehrarbeiten notwendig ja nein Evidenz Abwicklung Mängelbehebung Laufende Urgenz und Evidenzhaltung der Mängelbehebung durch den Gewährleistungsverpflichteten V: Hausverwaltung D: Hausverwaltung I: IG , Haustechniker Reparatur? Ein Mitarbeiter der Hausverwaltung soll regelmäßig 2 Halbtage wöchentlich (Di und Do) anwesend sein. Weitere Anwesenheit erfolgt  je nach Bedarf und Absprache, dies ungeachtet von „örtlichen Besuchen“ bei erforderlichen Terminen mit IG, Bautechnikern, Hausarbeitern und Wohnungseigentümern. Arbeiten welche rot umrahmt sind können nur vor Ort durchgeführt werden, alle anderen Aufgaben der Hausverwaltung nur in der Kanzlei. Organigramm Terrassenhaus V5, IG – Beschluss vom Anhang 5.2

4 Projekt 5.3 Meldungseingang Projektstart Beauftragung Abwicklung
Meldung an IG (Bau- und Erhaltungsausschuss). V: Haustechniker D: Haustechniker I: IG, Hausverwaltung Projektstart Entscheidung über Umfang, Zeitpunkt, Lieferanten, Vergabe, Bauüberwachung (ev. extern) V: IG mit HV D: IG I: Hausverwaltung Reparatur? Beauftragung Beauftragung nach Definition Projektstart, Erstellung Bauvertrag mit Konditionen, Projektkostenstelle V: Hausverwaltung D: Hausverwaltung I: IG, Haustechniker V: Hausverwaltung D: Hausverwaltung, Haustechniker, externer Beauftragter I: IG Abwicklung Informationen mittels Rundschreiben an Wohnungseigentümer, Kontrollen der Lieferanten Rechnungseingang direkt an Haustechniker. Prüfung der Leistung vor Ort. Übergabe der abgenommenen Rechnungen an HV V: Hausverwaltung D: Haustechniker, externer Beauftragter I: Hausverwaltung, IG Abnahme Zahlung Prüfung Rechnungsmerkmale und Konditionen. Durchführung Zahlung, Lieferung Auswertung Projektkosten an IG. V: Hausverwaltung D: Hausverwaltung I: IG Ein Mitarbeiter der Hausverwaltung soll regelmäßig 2 Halbtage wöchentlich (Di und Do) anwesend sein. Weitere Anwesenheit erfolgt  je nach Bedarf und Absprache, dies ungeachtet von „örtlichen Besuchen“ bei erforderlichen Terminen mit IG, Bautechnikern, Hausarbeitern und Wohnungseigentümern. Arbeiten welche rot umrahmt sind können nur vor Ort durchgeführt werden, alle anderen Aufgaben der Hausverwaltung nur in der Kanzlei. Organigramm Terrassenhaus V5, IG – Beschluss vom Anhang 5.3

5 Versicherungsfall Seite 1
5.4 Versicherungsfall Seite 1 Feststellung der Ursache Erstmaßnahmen durch interne Mitarbeiter, V: Haustechniker D: interne MA I: Hausverwaltung nein Professionelle Fehlersuche V: Haustechniker D: externer Beauftragter I: Hausverwaltung Haus- techniker? ja Abschätzung d. Schadensumfanges Schadensbegrenzung und Erstmaßnahme V: Haustechniker D: Haustechniker I: Hausverwaltung nein > € 1000,-- ja Sachverständiger Versicherung Fortsetzung Seite 2 Ablaufdiagramm Versicherungsfall Seite 1, IG – Beschluss vom Anhang 5.4

6 Versicherungsfall Seite 2
5.4 Versicherungsfall Seite 2 Meldung Versicherer Schadensmeldung an Versicherer. Abklärung ob Sachverständiger notwendig. Erhalt Schadensnummer. V: Hausverwaltung D: Hausverwaltung I: Haustechniker ja Erfassung Folgeschäden Einholung Kostenvoranschläge für Folgeschäden. Abstimmung mit Bestandnehmer. V: Haustechniker D: Haustechniker I: Hausverwaltung Folge- schaden? Einreichung Einreichung Kostenvoranschlag an Versicherung. Urgenz Rückmeldung. V: Hausverwaltung D: Hausverwaltung I: Haustechniker nein Freigabe / Beauftragung Beauftragung im Rahmen der Versicherungsleistung. Abstimmung Termin & Umfang Bestandnehmer. V: Hausverwaltung D: Haustechniker, HV I: Hausverwaltung, HT Rechnungseingang direkt an Haustechniker. Prüfung der Leistung vor Ort. Übergabe der abgenommenen Rechnungen an HV Abnahme V: Haustechniker D: Haustechniker I: Hausverwaltung Einreichung Anforderung der Vergütung durch Übermittlung der Rechnungen. V: Hausverwaltung D: Hausverwaltung Zahlung Prüfung Rechnungsmerkmale und Konditionen. Durchführung Zahlung V: Hausverwaltung D: Hausverwaltung I: IG Evidenz Vergütung Überwachung des Einganges der Vergütung. V: Hausverwaltung D: Hausverwaltung I: IG Ablaufdiagramm Versicherungsfall Seite 2, IG Beschluss vom