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SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 1 Arbeitspaket Logistik Übersicht (Basis Einkaufsdokumente) Themen: Lieferantenanfrage.

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1 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 1 Arbeitspaket Logistik Übersicht (Basis Einkaufsdokumente) Themen: Lieferantenanfrage Bestellung Wareneingang Retoure Eingangsrechnung Eingangsgutschrift Eingangsvorausrechnung Wareneinstandspreise

2 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 2 Arbeitspaket Logistik Übersicht (Basis Verkaufsdokumente) Themen: Angebot Kundenauftrag Lieferung Verkaufs Retoure Ausgangsrechnung Ausgangsgutschrift Ausgangsvorausrechnung Belegerstellungsassistent

3 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 3 Arbeitspaket Logistik Übersicht (Basis Inventurdokumente) Themen: Wareneingang ohne Ursprungsbeleg Warenausgang ohne Ursprungsbeleg Bestandsumlagerung Bestandsverwaltung

4 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 4 Arbeitspaket Logistik Übersicht (Basisberichte) Themen: Offene Belege Geparkte Belege Einkaufsanalyse Umsatzanalyse Mahnassistent

5 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 5 Lieferantenanfrage Prozess und Anwendung Allgemein: Sie verwenden den Beleg Lieferantenanfrage, um von einem oder mehreren Lieferanten den besten Preis und Verfügbarkeit von Artikeln oder Dienstleistungen anzufragen. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text

6 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 6 Bestellung Prozess und Anwendung Allgemein: Sie verwenden den Beleg Bestellung, um von einem Lieferanten Artikel oder Dienstleistungen zu einem vereinbarten Preis zu beziehen. Wenn Sie eine Bestellung in SAP Business One er- fassen, werden keine Wertänderungen im Buchhaltungssystem gebucht. Allerdings werden die Bestellmengen in die Bestands- führung aufgenommen. Sie können die bestellten Mengen in verschiedenen Berichten und Fenstern einsehen, z.B. im Bestands- statusbericht oder im Fenster Artikelstammdaten. Diese Informationen sind wichtig, um Bestellvorgänge und Lagerhaltung zu optimieren. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

7 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 7 Wareneingang Prozess und Anwendung Allgemein: Sie legen diesen Beleg bei Eingang der Waren vom Lieferanten an. Wenn Sie einen Wareneingang anlegen, nimmt SAP Business One die Ware in den Lagerbestand auf, aktualisiert die Mengen und legt einen Buchungsjournaleintrag an, sofern Sie mit der kontinuier- lichen Bestandsführung arbeiten. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

8 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 8 Retouren Prozess und Anwendung Allgemein: Sie verwenden den Retourenbeleg, um gelieferte Waren an den Lieferanten zurückzusenden oder um Einkaufstransaktionen zu einem Artikel (z.B. einen Wareneingang oder eine Eingangs-rechnung) in SAP Business One zu stornieren. Auf Grund rechtlicher Anforderungen können Sie an diesen Belegen nach der Buchung keine Rechnungswesenrelevanten Änderungen vornehmen und sie nicht löschen. Sie können nicht gewünschte oder man- gelhafte Waren zurückschicken oder Fehler in den o.g. Belegen bereinigen, indem Sie eine Retoure erstellen. Wenn Sie eine Retoure anlegen, werden die Waren aus dem Lager ausgegeben, und die Mengen werden verringert. Wenn Ihr Unternehmen ein System mit kontinuierlicher Bestandsführung verwendet, nimmt SAP Business One automatisch die relevanten Buchungen vor, um auch die Bestandswerte zu aktualisieren. Diese Einstellung ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

9 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 9 Eingangsrechnung Prozess und Anwendung Allgemein: Die Eingangsrechnung ist eine Zahlungsaufforderung. Darin werden auch die Kosten in der Gewinn- und Verlustrechnung verzeichnet. Zum Zugriff auf das Fenster wählen Sie Einkauf Eingangsrechnung. Sie können eine Eingangsrechnung aus mehreren Bestellungen und Wareneingängen anlegen. Sie können keine buchhaltungsrelevanten Daten auf einer Eingangsrechnung ändern, weil die Rechnung der gesetzliche Buch- haltungsbeleg ist, der Einträge im Hauptbuch generiert. Beim Erhalt einer Eingangsrechnung bebucht SAP Business One die zugehörigen Konten für den Lieferanten im Buchhaltungssystem. Wenn der Eingangsrechnung keine Lieferung zur Bestellung im System vorausgegangen ist und es sich um den Einkauf von lagergeführten Artikeln handelt, dann wird mit Buchung der Rechnung auch der Bestand erhöht. Dieser Schritt ist erforderlich Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

10 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 10 Eingangsgutschrift Prozess und Anwendung Allgemein: Wenn Sie in SAP Business One eine Lieferung zu einer Bestellung oder eine Eingangsrechnung anlegen, können Sie diese aus rechtlichen Gründen später nicht mehr ändern oder löschen. Es kann jedoch aus verschiedenen Gründen erforderlich sein, Waren an den Lieferanten zurückzusenden, oder die Belege wurden fehlerhaft angelegt. Die Eingangsgutschrift ist der Ausgleichsbeleg für die Eingangsrechnung. Wenn der Lieferant die Ware geliefert hat und Sie bereits eine Eingangsrechnung angelegt haben, können Sie den Vorgang durch das Anlegen einer Ein- gangsgutschrift ganz oder teilweise stornieren. Sie legen die Eingangs- gutschrift auf der Grundlage der Eingangsrechnung an, um eine Verbindung zwischen den beiden Transaktionen in SAP Business One herzustellen. Eine Eingangsgutschrift kann aber auch ohne einen Basisbeleg angelegt werden. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

11 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 11 Eingangsvorausrechnung Prozess und Anwendung Allgemein: Über Eingangsvorausrechnungen können Sie relevante Buchungen im Buchhaltungssystem anlegen, ohne Lager- und Bestandswerte zu verändern. Sie verwenden Eingangsvorausrechnungen, um Eingangsrechnungen zu erfassen, die Sie vom Lieferanten er- halten, bevor die Waren eintreffen. Nach dem Wareneingang erstellen Sie einen Wareneingang auf der Grundlage der Eingangs- vorausrechnung, um die Lagermengen und Bestandswerte zu aktualisieren. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

12 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 12 Wareneinstandspreise Prozess und Anwendung Allgemein: Beim Importieren von Waren entstehen bestimmte zusätzliche Kosten, z. B. Zoll-, Transport- und Versicherungsgebühren oder Steuern. Mit der Funktion Wareneinstandspreise in SAP Business One können diese zusätzlichen Kosten den importierten Artikeln zugeordnet und in das Buchhaltungssystem eingegeben werden. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

13 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 13 Angebot Prozess und Anwendung Allgemein: Sie erstellen den Angebotsbeleg als Vorschlag, den Sie an einen Kunden oder Interessenten versenden. Das Angebot, so wie es in SAP Business One angezeigt wird, ist kein rechtlich bindendes Dokument. Es wird im Allgemeinen lediglich für Informationszwecke verwendet und kann das erste Glied der Verkaufsprozesskette bilden. Bei der Erfassung eines Angebots werden weder in der Bestandsführung noch in der Buchhaltung mengen- oder wertverändernde Buchungen vorgenommen. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

14 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 14 Kundenauftrag Prozess und Anwendung Allgemein: Mit dem Kundenauftrag verpflichtet sich der Kunde bzw. Interessent, ein Produkt oder eine Serviceleistung zu kaufen. Der Beleg dient als Grundlage für die Planung von Produktions- aufträgen und Bestellungen. Je nach Ihrem Geschäftszweig handelt es sich hierbei um ein rechtlich bindendes Dokument; möglicherweise stellt Ihr Unternehmen Produkte erst her (oder liefert erst), wenn ein Kundenauftrag angelegt wurde. Beim Anlegen eines Kundenauftrags werden keine Wertänderungen im Buchhaltungssystem verbucht. Wenn jedoch der Auftrag für Artikel angelegt wurde, werden die Auftragsmengen in der Bestands- verwaltung für den Kunden reserviert. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

15 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 15 Lieferung Prozess und Anwendung Allgemein: Die Lieferung ist ein rechtlich bindendes Dokument, das anzeigt, dass die Lieferung von Waren oder Serviceleistungen statt- gefunden hat. Ohne diesen Beleg kann Ware nur dann ohne Lieferschein ausgeliefert werden, wenn bereits eine Rechnung angelegt wurde. Beim Anlegen eines Lieferscheins bucht das System auch den entsprechenden Warenausgang. Die Ware verlässt das Lager, und das System bucht die entsprechenden Bestandsveränderungen. Mit der Bestandsveränderung ändern sich auch die Werte in der Buchhaltung (nur wenn Sie kontinuierliche Bestandsführung verwenden). Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

16 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 16 Verkaufs Retoure Prozess und Anwendung Allgemein: Aus rechtlichen Gründen dürfen Sie die Lieferscheine oder Rechnungen, die Sie in SAP Business One buchen, weder löschen noch buchhaltungsrelevante Daten in diesen Belegen ändern. Es kann aber vorkommen, dass Sie die Ware aus verschiedenen Gründen vom Kunden zurückgeliefert bekommen oder dass Ihnen bei der Eingabe ein Fehler unterlaufen ist. In einer solchen Situation legen Sie einen Retourenbeleg an. Mit der Erfassung eines Retourenbelegs können Sie die Buchung einer Lieferung rückgängig machen. Wenn Sie eine Retoure erfassen, korrigiert das System automatisch die Bestandsmengen. Wenn Ihre Firma mit kontinuierlicher Bestandsführung arbeitet, wird beim Anlegen eines Retourenbelegs automatisch eine Journalbuchung erzeugt, mit der der Bestandswert aktualisiert wird. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

17 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 17 Ausgangsrechnung Prozess und Anwendung Allgemein: Eine Rechnung ist ein rechtlich bindendes Dokument. Beim Rechnungs- eingang erfolgt die Buchung auf das entsprechende Kundenkonto im Buchhaltungssystem. Wenn der Rechnung kein Lieferschein vorausging und Sie Artikel aus dem Lager verkaufen, werden bei der Rechnungs- ausgabe auch die Lagerbestände entsprechend aktualisiert. Wenn Sie eine Rechnung ohne Bezugnahme auf eine Lieferung erstellen, bucht das System automatisch Bestandsänderungen. Wenn also bereits ein Lieferschein für den Vorgang existiert und Sie eine Rechnung ohne Bezug auf diesen Lieferschein anlegen, können Fehler in der Bestandsführung auftreten, weil die Liefermenge im System zweimal gebucht wurde. In SAP Business One können Sie eine Ausgangsrechnung mit einem Betrag von Null anlegen. Dies kann der Fall sein, wenn Sie Artikel ohne Kosten liefern, z. B. im Rahmen einer Werbemaßnahme oder eines Servicevertrags. Dieser Schritt ist erforderlich Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

18 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 18 Ausgangsgutschrift Prozess und Anwendung Allgemein: Aus rechtlichen Gründen dürfen Sie die Lieferscheine oder Rechnungen, die Sie in SAP Business One buchen, weder löschen noch buchhaltungsrelevante Daten in diesen Belegen ändern. Es kann aber vorkommen, dass die Ware aus verschiedenen Gründen vom Kunden zurückgesandt wird oder dass Ihnen bei der Eingabe ein Fehler unterlaufen ist. Wenn Sie einen Verkaufsvorgang, für den Sie eine Finanz- oder Bestandsbuchung erfassen, ganz oder teilweise rückgängig machen möchten, müssen Sie einen entsprechenden Ausgleichsbeleg buchen. Dieser Beleg macht die Änderungen in Bestands- oder Geldwerten rückgängig. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

19 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 19 Ausgangsvorausrechnung Prozess und Anwendung Allgemein: Mit der Ausgangsvorausrechnung können Sie Rechnungen für Lagerartikel erstellen, ohne diese Artikel dem Bestand entnehmen zu müssen. Wenn Sie eine Vorausrechnung anlegen, erstellt SAP Business One eine Journalbuchung, ohne eine Bestandsbuchung vorzunehmen. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

20 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 20 Belegerstellungsassistent Prozess und Anwendung Allgemein: Der Belegerstellungsassistent ermöglicht die Stapelverarbeitung von Zielbelegen. Dieser Assistent bietet ein einfaches Verfahren, mit dem Zeilen aus unterschiedlichen Basisbelegen nach Benutzer- definierten Parametern in einen einzelnen Zielbeleg übertragen werden können. Einige Zielbelege, wie z. B. Ausgangsrechnungen und Lieferungen, können nach ihrer Erstellung nicht mehr gelöscht oder geändert werden. Dieser Schritt ist optional. Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

21 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 21 Wareneingang Prozess und Anwendung Allgemein: Mit der Funktion Wareneingang können Sie Ihren Lagerbestand in Situationen erhöhen, die nicht die direkte Folge einer Beleg- erfassung sind. Beim Einkauf eines Artikels erhöht sich der Lager- bestand automatisch, wenn die Transaktionen in Einkauf ein- gegeben werden. Wenn z. B. ein Wareneingang erfasst wird, wird der Lagerbestand mit dem Hinzufügen der Eingangsrechnung um die angegebene Liefermenge erhöht. Der Einkauf von Artikeln ist jedoch nicht die einzige Transaktion, die zu einem Wareneingang führt. Ein Wareneingang kann z. B. erforderlich sein, wenn Sie nach einer Inventur feststellen, dass ein Teil der Lagermenge nicht berücksichtigt wurde. Die übersehene Menge geben Sie durch einen Wareneingang ins System ein. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

22 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 22 Warenausgang Prozess und Anwendung Allgemein: Mit der Funktion Warenausgang können Sie Ihren Lagerbestand in Situationen verringern, die nicht die direkte Folge einer Beleg- erfassung sind. Beim Verkauf eines Artikels wird der Lagerbestand automatisch reduziert, sobald die Transaktionen im Verkauf ein- gegeben werden. Wird zum Beispiel ein Lieferschein auf der Grundlage eines Kundenauftrags angelegt, dann wird der Lager- bestand mit dem Hinzufügen des Lieferscheins um die Liefermenge reduziert. Der Verkauf von Artikeln ist jedoch nicht die einzige Transaktion, die zu einem Warenausgang führt. Bei im Lager beschädigten Artikeln können diese nicht mehr verkauft werden und werden entsorgt. In diesem Fall müssen Sie einen separaten Warenausgang mit der hier beschriebenen Funktion buchen. Diese Einstellung ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

23 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 23 Bestandsumlagerung Prozess und Anwendung Allgemein: Mit dieser Funktion veranlassen Sie Umlagerungen zwischen verschiedenen Lagern. Eine Umlagerung kann auch als Konsignation für einen Kunden erfolgen. Die Artikel liegen dann beim Kunden auf Lager und werden von dort aus verkauft. Sie können die Tabelle nach dem Hinzufügen nicht mehr ändern. Wenn Sie eine vorhandene Umlagerung später anzeigen, ist keines der Tabellenfelder aktiv. Sie können eine nicht korrekt erfasste Umlagerungstabelle also nur durch anschließendes Erfassen einer ausgleichenden Warenbewegung korrigieren. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

24 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 24 Bestandsverfolgung und -buchung, Anfangsbestände Prozess und Anwendung Allgemein: Mit dieser Funktion können Sie folgende Aktionen ausführen: Anfangsbestände eingeben, Bestandsverfolgung und Bestände buchen auf der Grundlage von Inventurergebnissen. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

25 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 25 Regelmäßige Inventur Prozess und Anwendung Allgemein: Mit dieser Funktion können Sie die Häufigkeit automatischer Alarme für die Bestandsführung festlegen. Die Alarme werden immer dann ausgelöst, wenn das Datum für den Inventurzyklus erreicht ist. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text

26 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 26 Offene Belege Prozess und Anwendung Allgemein: Mit diesem Bericht können Sie den Status Ihrer Verkaufs- und Einkaufsbelege verfolgen. Sie können so herausfinden, welche Kunden ihre Bestellungen noch nicht bezahlt haben und welche Lieferanten die von Ihnen bestellten Artikel noch nicht geliefert haben, und Sie können Ihre fehlenden Artikel im Bestand verfolgen. In diesem Bericht werden die folgenden Belegarten angezeigt: Offene Ein- und Verkaufs-belege (inkl. Ein- und Ausgangs- vorausrechnungen), die noch nicht vollständig bezahlt oder geliefert wurden. Belege, die teilweise in einen Zielbeleg kopiert wurden Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

27 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 27 Geparkte Belege Prozess und Anwendung Allgemein: Geben Sie die Auswahlkriterien für das Anzeigen von geparkten Belegen ein. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

28 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 28 Einkaufsanalyse Prozess und Anwendung Allgemein: Der Bericht Einkaufsanalyse dient zum effizienten Verwalten der Einkaufsprozesse in Ihrem Unternehmen. Der Bericht stellt die folgenden Detailinformationen über das Einkaufsvolumen Ihrer Lieferanten bereit: Welche Lieferanten die niedrigsten Preise für ihre Produkte fordern Welche Produkte Sie im größten Umfang kaufen Welche Ihrer Einkäufer die besten Abschlüsse tätigen Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

29 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 29 Umsatzanalyse Prozess und Anwendung Allgemein: Der Umsatzanalysebericht bietet Detailinformationen zum Volumen Ihres Umsatzes mit Ihren Kunden. Indem Sie die Dauer für den Bericht angeben, können Sie Problembereiche identifizieren. Zudem erleichtert eine grafische Anzeige die Analyse der Daten. Anhand des Berichts können Sie Folgendes ermitteln: Welche Kunden die höchsten Preise für Ihre Produkte bezahlt haben Welche Kunden für Sie die profitabelsten sind Welche Artikel auf dem Markt am erfolgreichsten sind Welche Ihrer Vertriebsmitarbeiter die besten Ergebnisse erzielen Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text Flash

30 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 30 Mahnassistent Prozess und Anwendung Allgemein: Mit diesem Assistenten können Sie Briefe an Kunden anlegen und senden, die Ihre Außenstände nicht innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums beglichen haben, um diese an die überfälligen Zahlungen zu erinnern. Zudem erfasst der Assistent das Zahlungsverhalten von Kunden in einer Datenbank und stellt diese wichtigen Informationen den entsprechenden Organisationen zur Verfügung. Dieser Schritt ist optional Spezifisch : Partner spezifischer Text

31 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 31 Vielen Dank!

32 SAP AG 2011, Introduction to SAP Business One 8.8, GTM Rollout Services Page 32 Copyright 2010 SAP AG All rights reserved No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver, Duet, Business ByDesign, ByDesign, PartnerEdge and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and in several other countries all over the world. All other product and service names mentioned and associated logos displayed are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product Spezifischations may vary. 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