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Seite 1 Referat IKS-Systematisierung 14.6.2006 Systematisierung Interner Kontrollsysteme (IKS)

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Präsentation zum Thema: "Seite 1 Referat IKS-Systematisierung 14.6.2006 Systematisierung Interner Kontrollsysteme (IKS)"—  Präsentation transkript:

1 Seite 1 Referat IKS-Systematisierung Systematisierung Interner Kontrollsysteme (IKS)

2 Seite 2 Referat IKS-Systematisierung Informations - Ziel: IKS-Definition IKS-Zuständigkeit IKS-STZH: IST-/SOLL-Zustand COSO: IKS-Vorgehenssystematik

3 Seite 3 Referat IKS-Systematisierung Definition Internes Kontrollsystem (IKS)* Das IKS ist ein Managementinstrument zur zweckmässigen Sicherstellung der Erreichung von Unternehmenszielen in den BereichenProzesse, Informationen, Vermögensschutz und Compliance. Das IKS umfasst alle dafür von der Geschäfts- leitung planmässig angeordneten organisatorischen Methoden und Massnahmen. * u.a. gemäss IKS-Positionspapier der Treuhandkammer

4 Seite 4 Referat IKS-Systematisierung IKS - Rollenverteilung -Exekutive: Gesamtverantwortung -DienstchefIn: Verantwortlich für DA-IKS (Zweckmässigkeit und Einhaltung in operativen und finanziellen Bereichen) -b -Finanzkontrolle: Beurteilt IKS systematisch und trägt zu dessen Verbesserung bei - (IAA-Standard 2100: Kernaktivität der Internen Revision)

5 Seite 5 Referat IKS-Systematisierung IKS IST-Zustand (1) Interne Kontrollsysteme bzw. Kontroll-/ Steuerungsmassnahmen existieren in jeder Dienstabteilung Basis: Städtische Vorgaben (StRB Glie- derung/Aufgaben, Kompetenzordnung, Anweisungsverfahren, Verfügung Buchführung etc.)

6 Seite 6 Referat IKS-Systematisierung IKS IST-Zustand (2) Meist gewachsene Systeme: -Massnahmen aufgrund von Vorfällen -Punktuelle Umsetzung unterschiedlicher betriebswirtschaftlicher Kenntnisse Qualitätsmanagement z.T. vorhanden aber: QM IKS

7 Seite 7 Referat IKS-Systematisierung IKS IST-Zustand (3) IKS-Qualitätsanforderung/-messung: -Definition oft unklar -Unterschiedliches Verständnis -Kein Vorgehens-Standard -Terminologie nicht einheitlich ( Kontrollmassnahme ? )

8 Seite 8 Referat IKS-Systematisierung IKS SOLL-Zustand Systematische, nachvollziehbare Sicherstellung von Zielen: Potentielle Zielverhinderung =Risiko Risikoanalyse Daraus abgeleitet: Steuerungs-/Kontrollmassnahmen MA: IKS-Auftrag und -Verantwortung klar Stadtweit einheitliche IKS-Systematik ! Im Rechnungswesen gilt die COSO-Vorgehensweise

9 Seite 9 Referat IKS-Systematisierung Modell-Wahl: COSO Standard, der sich in der Schweiz und International zur Systematisierung Interner Kontrollsysteme durchsetzt

10 Seite 10 Referat IKS-Systematisierung COSO =Rahmenstruktur für Interne Kontrollsysteme COSO = Co mmittee of S ponsoring O rganizations of the Treadway Commission

11 Seite 11 Referat IKS-Systematisierung IKS-Systematisierung Was ändert sich nicht: - Organisatorische Grundsätze - Steuerungs-/Kontrollmassnahmen

12 Seite 12 Referat IKS-Systematisierung Steuerungs-/Kontrollmassnahmen wie bisher: Organigramm, Stellenbeschreibung, Controlling, Qualitäts-/Prozessmanagement etc. Ordnungsmässigkeit, Vier-Augen-Prinzip, Funktionentrennung, Stellvertretungen, Aufsichtspflicht etc. Übereinstimmung von Auftrag – Kompetenz – Verantwortung Routineabläufe standardisieren – Rahmenbedingungen für Problemlösungsbereiche

13 Seite 13 Referat IKS-Systematisierung System-Überwachung Information & Kommunikation Kontrollmassnahmen Risikoanalyse Internes Umfeld Prozesse Informationen Compliance Vermögens- schutz Departemente Dienstabteilungen Aktivitäten Neu: Systematische Vorgehensweise COSO-Modell Bereiche IKS- Faktoren Ziele und Faktoren sind mit- und untereinander vernetzt Ziele

14 Seite 14 Referat IKS-Systematisierung IKS-Ansatz Risikoorientierte Kontrollen -auf Unternehmensebene (Entity Level Controls) und -Prozessebene

15 Seite 15 Referat IKS-Systematisierung IKS-Zielsetzungen - Prozesse: Effektiv und effizient - Informationen: Zuverlässig und Vollständig (Ordnungsmässigkeit ) - Vermögensschutz: Finanzen, HR, Know-how -Compliance: Einhaltung von Rahmen- bedingungen, Verträgen etc.

16 Seite 16 Referat IKS-Systematisierung IKS-Faktoren/Komponenten (Vorgehens-Systematik) IKS-Verständnis Ethik, Integrität, Fach-Kompetenz Management-Philosophie/ -Arbeitsstil Organisatorische Struktur Zuweisung A-K-V Personalpolitik und deren Umsetzung Internes Umfeld Risikoanalyse Kontrollmassnahmen Information & Kommunikation System-Überwachung

17 Seite 17 Referat IKS-Systematisierung IKS-Faktoren/Komponenten Internes Umfeld Risikoanalyse Kontrollmassnahmen Information & Kommunikation System-Überwachung Definition Geschäftsbereiche/ Ziele Prozesse und Ziele definieren Risiken identifizieren - Prozesse - Informationen - Betriebsvermögen - Compliance Risiken beurteilen (Relevanz, Eintrittswahrscheinlichkeit, Behandlung) Massnahmen/Kontrollziele festlegen zur Beherrschung der Risiken

18 Seite 18 Referat IKS-Systematisierung IKS-Faktoren/Komponenten Internes Umfeld Risikoanalyse Kontrollmassnahmen Information & Kommunikation System-Überwachung Umsetzung der Risikoanalyse: - Organisatorische Instrumente - Führungskontrolle Steuerungs- und Kontrollmassnahmen in Prozesse integrieren!

19 Seite 19 Referat IKS-Systematisierung IKS-Faktoren/Komponenten Internes Umfeld Risikoanalyse Kontrollmassnahmen Information & Kommunikation Informationsbedarf definieren, Inform.systeme bereitstellen: Wer braucht was? Geeignete Kommunikation sicherstellen: Was - Wie – Wann (Sitzungen, Protokolle, Mail, Intranet, Systemzugang etc.) Systematische, prozess- unabhängige IKS-Überprüfung System-Überwachung

20 Seite 20 Referat IKS-Systematisierung Details + Beispiel zur Risikoanalyse Internes Umfeld Risikoanalyse Kontrollmassnahmen Information & Kommunikation System-Überwachung

21 Seite 21 Referat IKS-Systematisierung Systematische Vorgehensweise Details Beispiel

22 Seite 22 Referat IKS-Systematisierung Risikoanalyse Definition Geschäftsbereiche/Ziele Prozesse und Ziele definieren Risiken identifizieren (Wald & Bäume !) - Prozesse Effektiv/Effizient - Informationen (F/O) Zuverlässig/Vollständig - Betriebsvermögen Finanzen, HR, Know-how - Compliance Rahmenbedingungen einhalten Risiken beurteilen (Relevanz, Eintrittswahr- scheinlichkeit, Behandlung) Massnahmen (Steuerung & Kontrolle) und Kontrollziele festlegen zur Beherrschung der Risiken

23 Seite 23 Referat IKS-Systematisierung Risikoanalyse: Beispiel Lohnprozess (1) Interne Erfassung der Mutationen Meldung an HR Kontrolle Lohnjournal Abstimmung Lohnjournal mit FIBU Arbeitszeiterfassung Prozess-Ziel: Termingerechte, korrekte Lohnauszahlung an alle berechtigten MA mit ordnungsgemässem Ausweis in der Stadtrechnung

24 Seite 24 Referat IKS-Systematisierung Risikoanalyse: Beispiel Lohnprozess (2) Interne Erfassung der Mutationen Meldung an HR Kontrolle Lohnjournal Abstimmung Lohnjournal mit FIBU Arbeitszeiterfassung AB PR PR, AB PR Richtlinien Lohn- auszahlungen Präsenz, Ferien, Ab- wesenheiten, Urlaub Ein-/Austritt, Zulagen, Abzüge, etc. Stadtrechnung = IST-Löhne Verantwortung bei DA ProzessablaufGrundlagenBeachten Nachweis Jahres- abschluss Mögliches Ergebnis bei traditioneller Vorgehensweise:

25 Seite 25 Referat IKS-Systematisierung Risikoanalyse: Beispiel Lohnprozess (3) Prozesseffektivität:- Aufgabe/Zielsetzung klar - Verantwortung zugewiesen - Prozessabläufe definiert (wer macht wann was) - Mögliche Fehlerquellen eruiert Prozesseffizienz:- Die nötigen Instrumente und Hilfsmittel vorhanden - Zweckmässiger Einsatz sichergestellt - Evtl. Termin-/Zeitvorgaben Ergebnis mit strukturierter Risikoanalyse nach COSO-Zielsetzungen:

26 Seite 26 Referat IKS-Systematisierung Risikoanalyse: Beispiel Lohnprozess (4) Zuverlässigkeit / Vollständigkeit der Informationen: - Die benötigten Informationen sind klar definiert - Die nötigen organisatorischen Massnahmen und Instrumente sowie die Zuständigkeiten sind definiert, damit die Ordnungsmässigkeit gewährleistet ist. Z.B.: Die Korrektheit der Angaben an die Mutationsbeauftragten ist sichergestellt Das Lohnjournal wird zweckmässig überprüft Die Kostenstellenverantwortlichen erhalten die nötigen Angaben zur Überprüfung ihrer Bereichsdaten

27 Seite 27 Referat IKS-Systematisierung Risikoanalyse: Beispiel Lohnprozess (5) Vermögensschutz Finanzen:Korrektheit Lohnauszahlung sichergestellt (Abzüge, Rückforderungen im Griff) MA:Richtige Person am richtigen Ort (z.B. ZBG) Know how:- Stellvertretung - Wissensanforderung definiert/sichergestellt Image:Kundenorientierung - Termineinhaltung - Qualität, Problembehandlung - Erreichbarkeit (Telefon, Präsenz)

28 Seite 28 Referat IKS-Systematisierung Risikoanalyse: Beispiel Lohnprozess (6) Compliance:- Zuständigkeit für Einhaltung (und Ausnahmen) von Rahmenbedingungen festgelegt - Alle relevanten Rahmenbedingungen sind bekannt/aufgelistet und den entsprechenden Prozessen zugeordnet - Die Einhaltung der relevanten Vorgaben ist in den Prozessabläufen sichergestellt - Allfällige interne Vorschriften sind im Einklang mit den städtischen Vorgaben (Arbeitszeit, Bildungsbereich etc.)

29 Seite 29 Referat IKS-Systematisierung Fazit (1) (Bisher gings doch auch !?) Ohne einheitliche IKS-Systematik: Unterschiedliche IKS-Lösungen/Standard Improvisations-/Sitzungsaufwand MitarbeiterInnen, die Vakuum ausfüllen Unklarheiten, Lehrläufe, Missverständnisse

30 Seite 30 Referat IKS-Systematisierung Fazit (2) COSO als Vorgehenssystematik Unterstützung der Führungs- und Aufsichtsfunktion: Hilft IKS-Anforderungen zu konkretisieren (Klar, Verbindlichkeit) Effektiv/Effizient durch Systematik (Vollständigkeit der Risikoanalyse, keine Verzettelung, Synergiegewinne durch Nachvollziehbarkeit) Vergleichbar (Kennzahlen Erfüllungsgrad) Image: Anerkannter, internationaler Standard

31 Seite 31 Referat IKS-Systematisierung IKS-Unterstützung: -Revisionen -IKS-Kaderinformation -Checklisten IKS-Selbstdeklaration -Informationsgespräche mit der FK -Leitfaden IKS im Rechnungswesen -IKS Management-Standards -Vorgaben für IKS-Übersicht/Handbuch -Managementausbildung: IKS geplantgeplant

32 Seite 32 Referat IKS-Systematisierung Ende Referat


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