Richtlinien der ÖAW bei der Abwicklung von EU - Projekten

Präsentation zum Thema: "Richtlinien der ÖAW bei der Abwicklung von EU - Projekten"—  Präsentation transkript:

1 Richtlinien der ÖAW bei der Abwicklung von EU - Projekten
Von der Antragstellung bis zur Endabrechnung Mag. Bernhard PLUNGER Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen Version: -

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EU-Projekte an der ÖAW Administrativer Ablauf von EU - Projekten  Antrag  Vertragsverhandlung  Vertragsabschluss  Abrechnung Schnittstellen mit der ÖAW - Verwaltung  Präsidium  Zuständige Klasse  Auslandsabteilung  Buchhaltung Anbahnungs- und Zusatzfinanzierung des bm:bwk Serviceleistungen der Auslandsabteilung Version: -

3 Administrativer Ablauf von EU - Projekten
Auslandsabteilung ist Kontaktstelle (Fleischhacker und Plunger) Informationspflicht an zuständige Klasse (Budgetwirksamkeit) Inhaltliche Betreuung über FFG-BIT Grundsätzlich: Vertrag ÖAW  EK Rechtsverbindliche Unterschrift durch Generalsekretär Projektverantwortung: durchführende Forschungseinrichtung Vollkostenmodell (FC) IPR IPR (Richtlinien in Ausarbeitung) Version: -

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Antragstellung Möglichst frühzeitige Kontaktaufnahme mit Auslandsabteilung „Preproposalcheck“ (inhaltlich) über FFG-BIT möglich „Budgeterstellung“ im Vollkostenmodell (FC) Informationspflicht an zuständige Klasse (Budgetwirksamkeit) Antragstellung als Partner ohne rechtsverbindliche Unterschrift möglich Aber üblich: „Letter of Intent“ oder „Memorandum of Understanding“ Anbahnungsfinanzierung durch das bm:bwk Version: -

5 Vollkostenmodell (FC)
Zulässige Kosten (© Hopp) Tatsächlich und notwendig Interne Buchhaltungsregeln Während der Dauer des Projektes In der Buchhaltung verrechnet Wirtschaftlich Keine indirekten Steuern, VAT, von anderen Projekten bezahlt Version: -

6 Vollkostenmodell (FC)
„Budgeterstellung“ im Vollkostenmodell (FC) Direkte Kosten Brutto / Brutto Personalkosten des Wissenschaftlichen Personals Direkte Netto-Sachkosten (Reisen, Verbrauchsmaterial, etc.) Indirekte Kosten (Institutsoverheadsatz) Overheadkosten auf Basis der letzten geprüften Bilanz der ÖAW Gesamtprojektkosten = Direkte Kosten + Indirekte Kosten EU-Kostenbeteiligung = meist 50% der Gesamtprojektkosten Version: -

7 Vollkostenmodell (FC)
Rechenbeispiel (in Euro) (3-jähriges Projekt, 2 Vollzeitäquivalent Wissenschaftler) Direkte Kosten FC Brutto / Brutto Personalkosten Wissenschafter 273 Direkte Netto-Sachkosten Indirekte Kosten Overheadkosten (Institutsoverheadsatz = ca. 120%) 327 Projektkosten (FC – EU) EU-Kostenbeteiligung (50%) Kosten- stelle 200 150 Nicht im EU-Projekt abgerechnete Kosten (VAT; 4,5% VWKB) Ausgaben Kostenstelle Finanzierungslücke (aus Institutsbudget abzudecken) Brutto: 2500 Euro  Brutto / Brutto: Euro  14 mal: Euro  2 Wissenschafter: Euro  3 Jahre: Davon ca. halbe Stelle Projektleiter aus ordentlichem Budget: Euro 273 mal 1,2 ist 327,6 Sonstige Kosten: 20% von = plus 4,5% von = ist zusammen ca Euro Version: -

8 Informationspflicht gegenüber zuständiger Klasse
Budgetwirksamkeit der EU-Projekte Finanzierungslücke Infrastrukturkosten Anbahnungsfinanzierung des bm:bwk Zusatzfinanzierung des bm:bwk Version: -

9 Anbahnungsfinanzierung des bm:bwk
Finanzierung von Kosten, die im Rahmen der EU-Projektvorbereitung ab Veröffentlichung des Calls bis zur Vertragsverhandlung entstehen. Offertlegung an bm:bwk im Weg der Auslandsabteilung. Einreichfrist: spätestens 3 Wo vor Ende der deadline des calls Zuschussfähige Kosten: Aufenthalts- und Reisekosten des österr. Projektpartners Reisekosten von Projektpartnern aus Nicht EU-Mitgliedsstaaten Aufenthaltskosten von Projektpartnern in Ö Zusätzlicher Personalaufwand (keine fix Angestellten) Workshopkosten, Arbeitsunterlagen Version: -

10 Zusatzfinanzierung des bm:bwk
Finanzierung von Kosten im Rahmen von positiv evaluierten EU-Projekten des 6. EU-RP, die durch die EU-Förderung nicht gedeckt sind und zur Durchführung des Projekts unbedingt erforderlich sind. Offertlegung an bm:bwk im Weg der Auslandsabteilung. Einreichfrist spätestens letzter Tag der Projektlaufzeit. Zuschussfähige Kosten: max. 25% der von der EK genehmigten direkten Projektkosten max. 25% der Overheadkosten 100% der österr. MWSt. auf direkte Kosten max. 50% der Rest AfA (f. max 5 Jahre f. von EK genehmigte Geräte) Version: -

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Vertragsverhandlung Positive Evaluierung des Projektantrags Europäische Kommission schlägt Projekt zur Finanzierung vor Einladung zu Vertragsverhandlungen Projektkoordinator führt Vertragsverhandlungen Contract Preparation Forms (CPF)  Unterschrift GS obligat Abwicklung im Wege der Auslandsabteilung Unterstützung insbesondere wenn ÖAW Koordinator Version: -

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Vertragsabschluss Vertrag ÖAW  EK  Unterschrift GS obligat Konsortialvertrag  Unterschrift GS obligat Abwicklung im Wege der Auslandsabteilung Einreichung der Zusatzfinanzierung  PROJEKTSTART  Version: -

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Projektabrechnung Erstellung der Rohfassung 1 durch den Projektleiter Durchsicht und allfällige Korrektur durch Auslandsabteilung Falls notwendig Einbindung der Buchhaltung durch Auslandsabteilung „Audit certificate“ durch Moore Stephens Unterschrift durch GS obligat Angebot Moore Stephens Honorar: Ca. 2% der abgerechneten Kosten, mind. € 500, max. € 2.000, zuzüglich Barauslagen und 20% Umsatzsteuer Version: -

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Projektabrechnung Rechenbeispiel (in Euro) (3-jähriges Projekt, 2 Vollzeitäquivalent Wissenschafter) Direkte Kosten Jahre Jahr Brutto / Brutto PK Wissenschafter Direkte Netto-Sachkosten Indirekte Kosten Overheadkosten (ca. 120%) Nicht im Projekt abger. Kosten Projektkosten (FC – EU) EU-Kostenbeteiligung (50%) Kosten-stelle 46 59 18 123 Ist 70 (nur 1 MA) 59 81 (OH: 115%) 210 105 Brutto: 2500 Euro  Brutto / Brutto: Euro  14 mal: Euro  2 Wissenschafter: Euro  3 Jahre: Davon ca. halbe Stelle Projektleiter aus ordentlichem Budget: Euro 273 mal 1,2 ist 327,6 Sonstige Kosten: 20% von = plus 4,5% von = ist zusammen ca Euro Finanzierungslücke Version: -

15 Bernhard.Plunger@oeaw.ac.at - www.oeaw.ac.at
Projektabrechnung Frühzeitige Analyse der Kostenentwicklung Reaktion auf Kostenentwicklung Unterstützung durch Auslandsabteilung Kritisch: Kostennachweis Personalkosten  Zeitaufzeichnungslisten Basis: 1680 Arbeitsstunden pro Jahr Institutsoverheadsatz aus Buchhaltung Sachkosten aus Kostenstellenliste (VAT !!) Version: -

16 Zeitaufzeichnungslisten
ACRONYM, Title, Contract Number, Partner, Organisation, Expert Name, Month, Year Date Working hours Description of work Work package/Task   ...   29  Signature EXPERT Signature TEAM LEADER Version: -

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Zusätzliches Serviceangebot für EU – Projekte seitens der Auslandsabteilung Unterstützung bei Abwicklung von Anbahnung- und Zusatzfinanzierungen Unterstützung bei Vertragsverhandlungen (besonders ÖAW- Koordinatoren) EU – Workshops IPR – Richtlinien Marie Curie Programm (Mobilität, Human Ressourcen) IPR (Richtlinien in Ausarbeitung) Version: -

18 Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen / EU-Angelegenheiten
Mag. Bernhard Plunger Tel.: Fax: Mag. Ingrid Fleischhacker Tel.: Version: -