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ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP 11. 11. 2004 Version:

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1 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 1 Richtlinien der ÖAW bei der Abwicklung von EU - Projekten Von der Antragstellung bis zur Endabrechnung Mag. Bernhard PLUNGER Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen

2 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 2 EU-Projekte an der ÖAW Administrativer Ablauf von EU - Projekten Antrag Vertragsverhandlung Vertragsabschluss Abrechnung Schnittstellen mit der ÖAW - Verwaltung Präsidium Zuständige Klasse Auslandsabteilung Buchhaltung Anbahnungs- und Zusatzfinanzierung des bm:bwk Serviceleistungen der Auslandsabteilung

3 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 3 Administrativer Ablauf von EU - Projekten Auslandsabteilung ist Kontaktstelle (Fleischhacker und Plunger) Informationspflicht an zuständige Klasse (Budgetwirksamkeit) Inhaltliche Betreuung über FFG-BIT Grundsätzlich: Vertrag ÖAW EK Rechtsverbindliche Unterschrift durch Generalsekretär Projektverantwortung: durchführende Forschungseinrichtung Vollkostenmodell (FC) IPR

4 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 4 Antragstellung Möglichst frühzeitige Kontaktaufnahme mit Auslandsabteilung Preproposalcheck (inhaltlich) über FFG-BIT möglich Budgeterstellung im Vollkostenmodell (FC) Informationspflicht an zuständige Klasse (Budgetwirksamkeit) Antragstellung als Partner ohne rechtsverbindliche Unterschrift möglich Aber üblich: Letter of Intent oder Memorandum of Understanding Anbahnungsfinanzierung durch das bm:bwk

5 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 5 Vollkostenmodell (FC) Zulässige Kosten (© Hopp) Tatsächlich und notwendig Interne Buchhaltungsregeln Während der Dauer des Projektes In der Buchhaltung verrechnet Wirtschaftlich Keine indirekten Steuern, VAT, von anderen Projekten bezahlt

6 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 6 Vollkostenmodell (FC) Budgeterstellung im Vollkostenmodell (FC) Direkte Kosten Brutto / Brutto Personalkosten des Wissenschaftlichen Personals Direkte Netto-Sachkosten (Reisen, Verbrauchsmaterial, etc.) Indirekte Kosten (Institutsoverheadsatz) Overheadkosten auf Basis der letzten geprüften Bilanz der ÖAW Gesamtprojektkosten = Direkte Kosten + Indirekte Kosten EU-Kostenbeteiligung = meist 50% der Gesamtprojektkosten

7 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 7 Vollkostenmodell (FC) Rechenbeispiel (in Euro) (3-jähriges Projekt, 2 Vollzeitäquivalent Wissenschaftler) Direkte Kosten FC Brutto / Brutto Personalkosten Wissenschafter273 Direkte Netto-Sachkosten 150 Indirekte Kosten Overheadkosten (Institutsoverheadsatz = ca. 120%)327 Projektkosten (FC – EU)750 EU-Kostenbeteiligung (50%)375 Kosten- stelle Nicht im EU-Projekt abgerechnete Kosten (VAT; 4,5% VWKB) 0 47 Ausgaben Kostenstelle 397 Finanzierungslücke (aus Institutsbudget abzudecken) - 22

8 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 8 Informationspflicht gegenüber zuständiger Klasse Budgetwirksamkeit der EU-Projekte Finanzierungslücke Infrastrukturkosten Anbahnungsfinanzierung des bm:bwk Zusatzfinanzierung des bm:bwk

9 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 9 Anbahnungsfinanzierung des bm:bwk Finanzierung von Kosten, die im Rahmen der EU-Projektvorbereitung ab Veröffentlichung des Calls bis zur Vertragsverhandlung entstehen. Offertlegung an bm:bwk im Weg der Auslandsabteilung. Einreichfrist: spätestens 3 Wo vor Ende der deadline des calls Zuschussfähige Kosten: Aufenthalts- und Reisekosten des österr. Projektpartners Reisekosten von Projektpartnern aus Nicht EU-Mitgliedsstaaten Aufenthaltskosten von Projektpartnern in Ö Zusätzlicher Personalaufwand (keine fix Angestellten) Workshopkosten, Arbeitsunterlagen

10 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 10 Zusatzfinanzierung des bm:bwk Finanzierung von Kosten im Rahmen von positiv evaluierten EU- Projekten des 6. EU-RP, die durch die EU-Förderung nicht gedeckt sind und zur Durchführung des Projekts unbedingt erforderlich sind. Offertlegung an bm:bwk im Weg der Auslandsabteilung. Einreichfrist spätestens letzter Tag der Projektlaufzeit. Zuschussfähige Kosten: max. 25% der von der EK genehmigten direkten Projektkosten max. 25% der Overheadkosten 100% der österr. MWSt. auf direkte Kosten max. 50% der Rest AfA (f. max 5 Jahre f. von EK genehmigte Geräte)

11 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 11 Vertragsverhandlung Positive Evaluierung des Projektantrags Europäische Kommission schlägt Projekt zur Finanzierung vor Einladung zu Vertragsverhandlungen Projektkoordinator führt Vertragsverhandlungen Contract Preparation Forms (CPF) Unterschrift GS obligat Abwicklung im Wege der Auslandsabteilung Unterstützung insbesondere wenn ÖAW Koordinator

12 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 12 Vertragsabschluss Vertrag ÖAW EK Unterschrift GS obligat Konsortialvertrag Unterschrift GS obligat Abwicklung im Wege der Auslandsabteilung Einreichung der Zusatzfinanzierung PROJEKTSTART

13 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 13 Projektabrechnung Erstellung der Rohfassung 1 durch den Projektleiter Durchsicht und allfällige Korrektur durch Auslandsabteilung Falls notwendig Einbindung der Buchhaltung durch Auslandsabteilung Audit certificate durch Moore Stephens Unterschrift durch GS obligat Angebot Moore Stephens Honorar: Ca. 2% der abgerechneten Kosten, mind. 500, max , zuzüglich Barauslagen und 20% Umsatzsteuer

14 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 14 Projektabrechnung Rechenbeispiel (in Euro) (3-jähriges Projekt, 2 Vollzeitäquivalent Wissenschafter) Direkte Kosten 3 Jahre 1 Jahr Brutto / Brutto PK Wissenschafter Direkte Netto-Sachkosten Indirekte Kosten Overheadkosten (ca. 120%) Nicht im Projekt abger. Kosten 0 0 Projektkosten (FC – EU) EU-Kostenbeteiligung (50%) Ist 70 (nur 1 MA) (OH: 115%) Kosten- stelle Finanzierungslücke - 18

15 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 15 Projektabrechnung Frühzeitige Analyse der Kostenentwicklung Reaktion auf Kostenentwicklung Unterstützung durch Auslandsabteilung Kritisch: Kostennachweis Personalkosten Zeitaufzeichnungslisten Basis: 1680 Arbeitsstunden pro Jahr Institutsoverheadsatz aus Buchhaltung Sachkosten aus Kostenstellenliste (VAT !!)

16 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 16 Zeitaufzeichnungslisten ACRONYM, Title, Contract Number, Partner, Organisation, Expert Name, Month, Year DateWorking hoursDescription of workWork package/Task Signature EXPERT Signature TEAM LEADER

17 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 17 Zusätzliches Serviceangebot für EU – Projekte seitens der Auslandsabteilung Unterstützung bei Abwicklung von Anbahnung- und Zusatzfinanzierungen Unterstützung bei Vertragsverhandlungen (besonders ÖAW- Koordinatoren) EU – Workshops IPR – Richtlinien Marie Curie Programm (Mobilität, Human Ressourcen)

18 ÖSTERREICHISCHE AKADEMIE DER WISSENSCHAFTEN Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen 1. EU – WORKSHOP Version: - Slide 18 Verwaltungsstelle für Auslandsbeziehungen / EU-Angelegenheiten Mag. Bernhard Plunger Tel.: Fax: Mag. Ingrid Fleischhacker Tel.: Fax:


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