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Projektmanagement Christa Schwarzenpoller Richard Raab.

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Präsentation zum Thema: "Projektmanagement Christa Schwarzenpoller Richard Raab."—  Präsentation transkript:

1 Projektmanagement Christa Schwarzenpoller Richard Raab

2 Sage mir wie du ein Projekt beginnst und ich sage dir wie es endet! (zit. aus dem Ausbildungsprogramm von Mercedes Benz)

3 Was ist ein Projekt?

4 Ein Projekt ist … …eine Aufgabe mit besonderen Merkmalen: neuartig komplex (schwierig) fachübergreifend aufwändig zeitlich begrenzt zielorientiert

5 Ein Projekt erfordert … eine projektspezifische Organisation (Projektteam, Projektregeln) präzise Zielvorgaben Teamarbeit laufende Kontrolle und Steuerung

6 Arten von Projekten gewinnorientierte Projekte Non-Profit-Projekte externe Projekte Projektauftraggeber und Projektauftragnehmer sind aus verschiedenen Unternehmen (Schulen). interne Projekte Projektauftraggeber ist aus dem selben Unter- nehmen (bzw. aus der selben Schule) wie die Projektauftragnehmer.

7 Was ist Projektmanagement?

8 Projektmanagement ist … … die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe spezieller Instrumente.

9 Projektmanagement ist … … nicht nur ergebnisorientiert Welche Ergebnisse gibt es? Leistungen Termine Kosten … sondern auch prozessorientiert Wie sind die Ergebnisse zustande gekommen? Beziehungen Projektorganisation Projektkultur

10 Wozu Projektmanagement?

11 Durch gutes PM … kann man Projekte effizient gestalten (planen und steuern), werden Projekte für Dritte nachvollziehbar, können Lerneffekte für andere Projekte nutzbar gemacht werden.

12 Ablauf eines Projektes (in 4 Phasen) Vorbereitung Planung Durchführung Abschluss

13 Aufgabenanalyse ev. Ist-Situation analysieren ev. Probleme beschreiben ev. Ursachen für Probleme analysieren Ideen sammeln Grobkonzept erstellen

14 Projektwürdigkeitsanalyse Ist die Aufgabe wirklich so umfangreich, neuartig, schwierig, …? Ist das Projekt tatsächlich realisierbar? Steht der Erfolg in einem angemessenen Verhältnis zum Aufwand? Gefahr der Projektitis!

15 Klärung der Projektziele Kostenziel Was kostet es? Terminziel Bis wann? Sachziel Was? Projekt- ziele

16 Abgrenzung der Projektziele Hauptziele Zusatzziele Nicht-Ziele

17 Formulierung der Projektziele klar und präzise möglichst messbar

18

19 Pflichtenheft ?

20 Projektorganisation Wer soll im Projektteam mitarbeiten? Wer soll das Projekt leiten? Wie soll das Projekt in das Unternehmen (in den Schulbetrieb) integriert werden?

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22 Projektauftrag Abschluss der Vorbereitungsphase Zusammenfassung der wichtigsten Eckdaten des Projekts formelle Beauftragung mit klarer Zielvereinbarung offizieller Start des Projekts

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24 Beispiel Projektauftrag

25 STOP

26 Ablauf eines Projektes (in 4 Phasen) Vorbereitung Planung Durchführung Abschluss

27 Kick-Off-Meeting erste gemeinsame Sitzung des gesamten Projektteams Zweck: gleicher Informationsstand der Teammitglieder (Kennen lernen) Rolle und Erwartungen der einzelnen Mitglieder Vereinbaren von Spielregeln Grobverteilung der Aufgaben

28 Projektstrukturplan (PSP) PROJEKT Logische Gliederung Arbeitspakete

29 Projektstrukturplan (PSP) Vorgangsweise: 1.alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten listen (Brainstorming) 2.diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammenfassen

30 Arbeitspakete (AP) überschaubare Teilaufgaben für jedes Paket einen eindeutigen Verantwortungsträger (Dieser muss das AP nicht alleine be- arbeiten, ist aber für die ordnungsgemäße Ausführung verantwortlich.) Formulierungstipp: Zeitwort nicht vergessen! (z.B. Plakat entwerfen)

31 Projektstrukturplan (PSP) Vorgangsweise: 1.alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten listen (Brainstorming) 2.diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammenfassen 3.Gliederung erstellen

32 Gliederung des PSP PROJEKT Gliederung nach Objekten: Homepage Folder Visitenkarten … Gliederung nach Funktionen: Ideensammlung Grobplanung Detailplanung Umsetzung … oder

33 Projektstrukturplan (PSP) Vorgangsweise: 1.alle für das Projekt notwendigen Aktivitäten listen (Brainstorming) 2.diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammenfassen 3.Gliederung erstellen 4.Arbeitspakete codieren 5.grafisch darstellen

34 Projektstrukturplan (PSP) 1.3 Matura-Ball Plakate u. Einladungen drucken 1.4 Angebote einholen

35 Beispiel Projektstrukturplan

36 Projektstrukturplan (PSP) systematische und überschaubare Gliederung des gesamten Projekts plan- und kontrollierbare Teilaufgaben dient der Vereinbarung der Aufgaben für die Projektteammitglieder Basis für weitere Planung (Ablauf, Termine, Kosten, Ressourcen, …)

37 STOP

38 Arbeitspaket-Beschreibung detailiertere Beschreibung eines Arbeitspakets nicht für alle Arbeitspakete notwendig sinnvoll, wenn das Arbeitspaket umfangreich ist, wenn das Arbeitspaket schwierig ist oder wenn die Abgrenzung zu anderen Arbeitspaketen unklar ist

39 Arbeitspaket-Beschreibung Bestandteile: PSP-Code Arbeitspaket-Bezeichnung Inhalt Nicht-Inhalt angezielte Ergebnisse Leistungsfortschrittsmessung

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41 Beispiel AP-Beschreibung PSP-Code: 3.1 AP Ideen sammeln u. auswählen Inhalt: Ideen finden Ideen auf Umsetzbarkeit prüfen Ressourcenprüfung u. -vergleich durchführen Kostenprüfung u. -vergleich durchführen Entscheidung für bestimmte Balleinlagen fällen

42 Beispiel AP-Beschreibung Nicht-Inhalt: Ausarbeitung der Balleinlagen Organisation Durchführung Kontrolle des Erfolges dieser Balleinlagen

43 Beispiel AP-Beschreibung angezielte Ergebnisse: Brainstormingprotokolle mind. 5 verwirklichbare Ideen konkrete Umsetzungsstrategien Ressourcenlisten Kostenaufstellung Entscheidung für Balleinlagen Besprechungsprotokolle

44 Beispiel AP-Beschreibung Leistungsfortschrittsmessung: 50 % bei Vorliegen der 5 Ideen und deren Umsetzungsstrategien 70 % bei Vorliegen der Ressourcenlisten 90 % bei Vorliegen der Kostenaufstellung 100 % bei Vorliegen der Entscheidung über die konkreten Balleinlagen

45 Terminplanung Terminliste Balkenplan Meilensteinplan ev. Netzplan (für sehr komplexe Projekte)

46 Terminliste Auflistung der Arbeitspakete mit Anfangs- und Endtermin

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48 Balkenplan grafische Darstellung der Anfangs- und Endtermine der einzelnen Arbeitspakete bei großer Anzahl an Arbeitspaketen ev. nur die Anfangs- und Endtermine der Arbeitspaket-Gruppen darstellen

49 Beispiel Balkenplan

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51 Meilensteinplan listet die bedeutsamsten Termine auf, z.B.: Abschluss einer AP-Gruppe Präsentationstermin … Meilensteine sollten auch am Balkenplan ersichtlich sein.

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53 STOP

54 Ressourcenplan gibt einen Überblick über benötigte und vorhandene Ressourcen an Personal und Sachmittel Ziel: Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen in der richtigen Art in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort

55 Ressourcenplan Vorgangsweise: 1.Bedarfsermittlung (Wann wird was gebraucht?) 2.Ermittlung verfügbarer Ressourcen (Wann ist was verfügbar?) 3.Soll-Ist-Vergleich (Wann fehlt was?) 4.Ausgleichsmaßnahmen (Was tun?): zeitliche Verlagerung Suche nach Alternativen Verzicht

56 Kostenplan gibt einen Überblick über: geplante Kosten tatsächliche Kosten Aufspaltung sinnvoll in: Personalkosten (im Schulbereich: Arbeitszeit schätzen und mit fiktivem Stundenlohn multiplizieren) Sachkosten

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58 Umweltanalyse stellt alle für das Projekt relevanten Umwelten dar ev. mit + und – die geschätzte Einstellung dem Projekt gegenüber darstellen Zweck: Auffinden möglicher Probleme (Konflikte) Planung von Vorbeugemaßnahmen

59 Schulball Medien Lehrer Gäste Stadtgemeinde Matura & AP Lieferanten Projekt- team Auftrag- geber Direktor Sekretariat Projektleiter Beispiel zur Umweltanalyse

60 Beispiel Umweltanalyse

61 Risikoanalyse listet mögliche Risiken für das Projekt auf Zweck: rechtzeitiges Auffinden möglicher Risiken Planung von Gegenmaßnahmen

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63 Projektkultur Es sollten klare Spielregeln für das Projektteam schriftlich fixiert werden, z.B. Verhalten im Krankheitsfall Sanktionen, wenn ein Teammitglied eine Termin nicht einhält …

64 Ablauf eines Projektes (in 4 Phasen) Vorbereitung Planung Durchführung Abschluss

65 Projektteambesprechungen sollten regelmäßig erfolgen Zweck: gegenseitige Information über den Projektstand Besprechung aktueller Probleme und Entwicklung von Lösungen Änderung bestehender oder Erstellung neuer Arbeitsaufträge

66 Projektteambesprechungen Ablauf: 1.Ernennen des Protokollführers 2.gegenseitige Information über den Projektstand und aufgetretene Probleme 3.Entscheidung über die weitere Vorgehensweise 4.schriftliche Vereinbarung konkreter Maßnahmen, die im Anschluss an die Sitzung zu erledigen sind (To Do-Liste) 5.Festlegen des nächsten Sitzungstermins

67 Statusberichte Information an den Auftraggeber über den aktuellen Stand des Projekts

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69 Besprechungsprotokolle zum Festhalten der wichtigsten Fakten der Besprechung Zweck: damit weniger leicht etwas vergessen wird damit man bei unterschiedlicher Erinnerung nachschlagen kann

70 To Do-Liste listet die Maßnahmen auf, die sich aus der Besprechung ergeben kann in das Besprechungsprotokoll integriert sein

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72 Controlling bedeutet nicht nur Kontrolle, sondern auch Steuerung Hauptaufgabe ist der Soll-Ist-Vergleich bezüglich: Termine Kosten Qualität der Ergebnisse um rechtzeitig gegensteuern zu können

73 Ablauf eines Projektes (in 4 Phasen) Vorbereitung Planung Durchführung Abschluss

74 Abschlusspräsentation Projektabnahme ev. Einschulung des Auftraggebers Abschlussbesprechung ev. Abschlussfeier Abschlussbericht

75 Abschlusspräsentation dem Auftraggeber und ev. anderen wird das Projekt präsentiert

76 Projektabnahme 1.Das Projektteam stellt dem Auftraggeber das Projektergebnis vor. 2.Etwaige Mängel werden schriftlich dokumentiert. 3.Nachbesserungsmaßnahmen werden vereinbart.

77 Abnahmeprotokoll schriftliche Zusammenfassung der Projektabnahme wird von Auftragnehmer und Auftraggeber unterschrieben

78 Abschlussbesprechung Berichterstattung zur Kundenzufriedenheit Reflexion und Feedback: Wurden die Ziele erreicht? Warum wurden ev. Ziele nicht voll erreicht? Welche Probleme gab es? Was könnte im nächsten Projekt besser gemacht werden? Welche positiven Erfahrungen können für das nächste Projekt mitgenommen werden?

79 Abschlussbericht schriftliche Zusammenfassung der Abschlussbesprechung kann zusätzlich enthalten: Planungsunterlagen detailierte Abrechnung wird meist vom Projektmanager verfasst

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81 Projektdokumentation

82 alle schriftlichen Unterlagen kommen in einen Projektordner (Verantwortlichen bestimmen!) alle elektronischen Unterlagen werden in einem Projektordner gespeichert: muss für alle Teammitglieder zugänglich sein ev. Unterordner anlegen Sicherungskopien anlegen! Verantwortlichen bestimmen!

83 Projektdokumentation Projektdokumentation für Schule ev. abweichendes Projekthandbuch für externen Auftraggeber

84 Projekthandbuch Inhalt: Deckblatt (P:\0Lehrer- public\Freitag\Deckblatt Matura) eidesstattliche Erklärung Inhaltsverzeichnis Lebenslauf (europäisch – max. 2 Seiten) Projektmanagement-Instrumente ev. Projektzieleplan

85 Projekthandbuch Projektorganigramm Projektauftrag Projektstrukturplan (PSP) Arbeitspaketbeschreibung(en) ev. Terminliste Balkenplan Meilensteinplan

86 Projekthandbuch ev. Umweltanalyse Risikoanalyse ev. Statusberichte ev. Besprechungsprotokolle ev. Projektabnahmeprotokoll Projekttagebuch Abschlussbericht

87 Projekthandbuch Beschreibung der Projektergebnisse je nach Projektthema kürzere oder längere Darstellung (8-10 Seiten) zB Screenshots, Designüberlegungen, … ev. Quellenverzeichnis

88 Projekthandbuch Form: gebunden (1 Exemplar) + 1 CD Umfang: 20 – 40 Seiten pro Gruppe (2 - 4 Personen)

89 Projekt-CD Projekthandbuch Folder, Visitenkarten Website PowerPoint-Präsentation (falls vorhanden) Originalfotos

90 Leistungsbeurteilung

91 Leistungen Termine Ressourcen Kosten Beziehungen Projektorganisation Projektkultur ergebnisorientiert = hard facts prozessorientiert = soft facts PM und Leistungsbeurteilung

92 Danke für die Aufmerksamkeit … und viel Spaß beim Projekt!

93 Reserve

94 Projekt Vorprojektphase Was ist vor dem Projektstart passiert? Welche Entscheidungen wurden bereits getroffen? Wie ist es zu diesem Projekt gekommen? Wer hat die Projektentstehung gefördert bzw. gehemmt? Welche Unterlagen wurden erstellt? Nachprojektphase (Konsequenzen) Welche Handlungen und Entscheidungen sind nach Projektende zu setzen? Welche Folgeprojekte kann/soll/muss es geben? Welche Folgenutzen, -kosten gibt es? Projektkontextanalyse zeitlich und sachlich

95 SYSTEMATIK des PM Projektidee: Abgrenzung u. Projektkontext Projektentscheidung u. Projektauftrag Erstplanung - Projektstruktur Projektorganisation u. Projektkultur Kosten u. Ressourcen Projektdokumentation

96 SYSTEMATIK des PM Projektfortschrittskontrolle Projektneuplanung Neugestaltung von Organisation Weiterentwicklung der Projektkultur

97 SYSTEMATIK des PM Projektreflexion Planung der Nachprojektphase Transferplanung (= organisatorisches Lernen) Auflösung der Projektkultur Abgabe ca. Weihnachten Beurteilung ev. Korrektur Endtermin: Anfang - Ende Februar

98 MEILENSTEINLISTE Antrag Auftrag Kick-off Abnahme Besprechungstermine

99 PROJEKTABGRENZUNG WAS? - konkrete Definition d. Projektes (außen - innen) - 3 Dimensionen: zeitlich / sachlich / sozial WOZU? - Klarheit über Projektziel - Klarheit zw. P-Team und Auftraggeber WIE? - intuitiv / systematisch (Visualisierung!) -3 Schritte: zeitlich / sachlich / sozial - im Team! Als Projekt-Startworkshop

100 Projektstrukturplan (PSP) Matura-Ball


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