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Prozessdarstellung und –optimierung im Bereich Prüfungsanerkennung an der WU Wien Gruppe 4 Karin Englhart Magdalena Kutis Philip Tüttö

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Präsentation zum Thema: "Prozessdarstellung und –optimierung im Bereich Prüfungsanerkennung an der WU Wien Gruppe 4 Karin Englhart Magdalena Kutis Philip Tüttö"—  Präsentation transkript:

1 Prozessdarstellung und –optimierung im Bereich Prüfungsanerkennung an der WU Wien Gruppe 4 Karin Englhart Magdalena Kutis Philip Tüttö

2 Folie 2 Arbeitsumgebungsmodell I

3 Folie 3 Arbeitsumgebungsmodell II

4 Folie 4 Universitätsverwaltung Untergliederung der Abteilung Recht und Organisation in 5 Prozesse: Zulassung zum Studium Notenverwaltung- und Veröffentlichung Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen Anerkennung von Prüfungsleistungen Administration des Studienabschlusses

5 Folie 5 Anerkennung von Prüfungen: Der Prozess Anerkennung von Prüfungen besteht aus 3 Subprozessen: Anerkennungsantrag prüfen Anerkennungsbescheid erstellen Bescheid übermitteln

6 Folie 6 1. Subprozess: Anerkennungsantrag prüfen Antragstellung: Papierformular oder Online? Vollständigkeitsüberprüfung Akt anlegen Rolle: Sachbearbeiter 3

7 Folie 7 2. Subprozess: Anerkennungsbescheid erstellen Unterteilung in WU - intern oder extern Wenn extern: genauere Überprüfung Bei Gleichwertigkeit der Prüfung Empfehlung zur Anerkennung an die Studienkommission Anderenfalls negative Empfehlung Bescheid erstellen Rollen: Sachbearbeiter 1 und Abteilungsleiterin 1

8 Folie 8 3. Subprozess: Bescheid übermitteln Überprüfung der Bescheidinhalte Benachrichtigung des Studenten Bescheid Zustellung Eintragung der Note Rolle: Sachbearbeiter 2

9 Folie 9 Analyse des IST- Zustandes Pfadanalyse: Anzahl der Simulationen: 1000 Arbeitstage pro Jahr: 170 Arbeitsstunden pro Tag: 8 Ergebnis: Execution time 2:11:55 Waiting time: 3:01:28:35 Resting time: 5:04:00:00 Cycle time: 8:07:37:30

10 Folie 10 Analyse des IST- Zustandes Belastungsanalyse:

11 Folie 11 Analyse der Problemaktivitäten Activity Execution time Waiting time Resting time Bescheid unterschreiben00:000:00:02:0000:001:00:00:0000:000:00:00:00 Bescheid kopieren00:000:00:02:0000:000:04:00:0000:000:00:00:00 Bescheid in Mappe legen00:000:00:00:3000:000:00:00:00 Mappe an Studienkommission weiterleiten00:000:00:05:0000:000:00:00:00 Schultyp prüfen00:000:00:00:3000:000:00:00:00 Antrag prüfen00:000:00:20:0000:000:00:00:00 Vermerk "keine Anerkennung empfohlen" anbringen00:000:00:01:0000:000:00:00:00 Vermerk "Anerkennung empfohlen" anbringen00:000:00:01:0000:000:00:00:00 Entscheidung treffen00:000:00:30:0000:001:00:00:0000:000:04:00:00 Bescheidinhalte prüfen00:000:00:05:0000:000:00:00:00 Benachrichtigung vorbereiten00:000:00:05:0000:000:00:00:00 fehlende Informationen einholen00:000:00:10:0000:000:01:00:0000:000:00:00:00 Bescheidinhalte vervollständigen00:000:00:10:0000:000:00:00:00 Mail versenden00:000:00:10:0000:000:00:00:00 Brief fertigstellen00:000:00:15:0000:000:00:00:00 zur Poststelle bringen00:000:00:10:0000:000:00:00:00 Benachrichtigungsdatum im System vermerken00:000:00:02:0000:000:00:00:00 Bescheid bereitlegen00:000:00:01:0000:000:00:00:0000:005:00:00:00

12 Folie 12 Verbesserungsvorschläge Maßnahmen: 1.) Reduktion der Anzahl der Aktivitäten in einem Subprozess durch Konzentration auf elektronisch unterstützte Antragserfassung 2.) Verringerung der Durchlaufzeiten durch Reduzierung von waiting und resting times

13 Folie Subprozess: Anerkennungsantrag prüfen Antragstellung: Papierformular oder Online? Vollständigkeitsüberprüfung Akt anlegen

14 Folie 14 Darstellung und Auswirkung von Maßnahme 1 Einsparung von 3-4 Aktivitäten

15 Folie 15 Analyse nach Maßnahme 1 Pfadanalyse: Ergebnis: Execution time: -8 min. Waiting time: -8 min. Resting time: = Cycle time: -16 min.

16 Folie 16 Analyse nach Maßnahme 1 Belastungsanalyse: Verringerung der Bearbeitungszeit bei Sachbearbeiter 3 um 8 Minuten. Verringerung der Personalkosten bei Sachbearbeiter 3 um ca. 50%

17 Folie 17 Analyse der Problemaktivitäten Activity Execution time Waiting time Resting time Bescheid unterschreiben00:000:00:02:0000:001:00:00:0000:000:00:00:00 Bescheid kopieren00:000:00:02:0000:000:04:00:0000:000:00:00:00 Bescheid in Mappe legen00:000:00:00:3000:000:00:00:00 Mappe an Studienkommission weiterleiten00:000:00:05:0000:000:00:00:00 Schultyp prüfen00:000:00:00:3000:000:00:00:00 Antrag prüfen00:000:00:20:0000:000:00:00:00 Vermerk "keine Anerkennung empfohlen" anbringen00:000:00:01:0000:000:00:00:00 Vermerk "Anerkennung empfohlen" anbringen00:000:00:01:0000:000:00:00:00 Entscheidung treffen00:000:00:30:0000:001:00:00:0000:000:04:00:00 Bescheidinhalte prüfen00:000:00:05:0000:000:00:00:00 Benachrichtigung vorbereiten00:000:00:05:0000:000:00:00:00 fehlende Informationen einholen00:000:00:10:0000:000:01:00:0000:000:00:00:00 Bescheidinhalte vervollständigen00:000:00:10:0000:000:00:00:00 Mail versenden00:000:00:10:0000:000:00:00:00 Brief fertigstellen00:000:00:15:0000:000:00:00:00 zur Poststelle bringen00:000:00:10:0000:000:00:00:00 Benachrichtigungsdatum im System vermerken00:000:00:02:0000:000:00:00:00 Bescheid bereitlegen00:000:00:01:0000:000:00:00:0000:005:00:00:00

18 Folie 18 Analyse nach Maßnahme 2 Bescheid unterschreiben00:000:00:02:0000:000:04:00:0000:000:00:00:00 Bescheid kopieren00:000:00:02:0000:000:01:00:0000:000:00:00:00 Bescheid in Mappe legen00:000:00:00:3000:000:00:00:00 Mappe an Studienkommission weiterleiten00:000:00:05:0000:000:00:00:00 Schultyp prüfen00:000:00:00:3000:000:00:00:00 Antrag prüfen00:000:00:20:0000:000:00:00:00 Vermerk "keine Anerkennung empfohlen" anbringen00:000:00:01:0000:000:00:00:00 Vermerk "Anerkennung empfohlen" anbringen00:000:00:01:0000:000:00:00:00 Entscheidung treffen00:000:00:30:0000:000:04:00:0000:000:01:00:00 Bescheidinhalte prüfen00:000:00:05:0000:000:00:00:00 Benachrichtigung vorbereiten00:000:00:05:0000:000:00:00:00 fehlende Informationen einholen00:000:00:10:0000:000:01:00:0000:000:00:00:00 Bescheidinhalte vervollständigen00:000:00:10:0000:000:00:00:00 Mail versenden00:000:00:10:0000:000:00:00:00 Brief fertigstellen00:000:00:15:0000:000:00:00:00 zur Poststelle bringen00:000:00:10:0000:000:00:00:00 Benachrichtigungsdatum im System vermerken00:000:00:02:0000:000:00:00:00 Bescheid bereitlegen00:000:00:01:0000:000:00:00:0000:005:00:00:00 Activity Execution time Waiting time Resting time

19 Folie 19 Analyse nach Maßnahme 2 Pfadanalyse Ergebnis: Execution time: = Waiting time: - 1 Tag und 3 Stunden Resting time: - 3 Stunden Cycle time: - 1 Tag und 6 Stunden

20 Folie 20 Analyse nach Maßnahme 2 Belastungsanalyse: Abteilungsleiterin: Waiting time: - 1 Tag Resting time: - 3 Stunden Sachbearbeiter 1: Waiting time: - 3 Stunden

21 Folie 21 Conclusio Maßnahme 1 effektiver in Bezug auf Personalkosten Maßnahme 2 effektiver in Bezug auf Durchlaufzeit

22 Folie 22 Analyse Maßnahmen Zur Überprüfung noch einmal eine Pfadanalyse: Ergebnis: Cycle time: -1 Tag 6 Stunden und ca. 16 Minuten


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