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Fördermittelverwaltung mit System Professionelles eGovernment zur Verwaltung nationaler und europäischer Fördergelder Auszeichnung Qualitätspreis Berlin-

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Präsentation zum Thema: "Fördermittelverwaltung mit System Professionelles eGovernment zur Verwaltung nationaler und europäischer Fördergelder Auszeichnung Qualitätspreis Berlin-"—  Präsentation transkript:

1 Fördermittelverwaltung mit System Professionelles eGovernment zur Verwaltung nationaler und europäischer Fördergelder Auszeichnung Qualitätspreis Berlin- Brandenburg seit 2002

2 © GmbH2 Tagesordnung TOP 1 – Belegeingabe TOP 2 – Mittelabruf TOP 3 – Korrekturen TOP 4 - Indikatorenregistrierungssystem (IRS) TOP 5 – Verwendungsnachweis TOP 6 - Controlling (Ausgabeerklärung)

3 © GmbH Voraussetzung für die Abrechnung bzw. die Anträge auf Kostenerstattung an die KOM ist die Erfassung aller finanzieller und materieller Indikatoren Finanzielle Indikatoren werden in einer projektbezogenen Belegliste erfasst Materielle Indikatoren werden im Indikatorenregistratursystem (IRS) Daraus ergeben sich: Mittelabruf Verwendungsnachweis Diese Prozesse werden mit Hilfe eines Statuswertes gekennzeichnet. 3 Allgemeines

4 © GmbH 4 Abrechnung TOP 1 - Belegliste

5 © GmbH 5 Es werden folgende Belegarten unterschieden: Einnahmebeleg Ausgabebeleg Prüfbeleg Korrekturbeleg Ein Beleg kann solange geändert oder gelöscht werden, wie er noch in keinen bestätigten Mittelabruf eingeflossen ist oder nicht geprüft wurde Ist ein Beleg gesperrt, kann er nur noch durch einen Korrekturbeleg ergänzt werden Ein Beleg wird über sein Zahldatum, einen Mittelabruf bzw. einen Verwendungsnachweis zugeordnet TOP 1 - Belegliste Belegliste

6 © GmbH 6 Belegliste Eingabe erfolgt je Kostenposition TOP 1 - Belegliste

7 © GmbH 7 Belegerfassung Liste der bereits erfassten Belege in der Ausgabenposition TOP 1 - Belegliste

8 © GmbH 8 TOP 1 - Belegliste

9 © GmbH 9 Ein Prüfbeleg wird von der ZGS im Rahmen einer Prüfhandlung zusätzlich erstellt Der ursprüngliche Beleg verbleibt in der Belegliste Ein Prüfbeleg kann zu einem offenen oder einem schon gesperrten Beleg erzeugt werden und korrigiert kumulativ betrachtet, die bisherige Belegeingabe und Abrechnung Prüfbelege werden immer in die aktuelle Abrechnung/ Mittelabruf einbezogen, d.h. es werden keine rückwirkenden Änderungen erzeugt Prüfbelege können in Bezug zu einem bereits erfassten Beleg erstellt werden aber auch ohne Belegbezug TOP 1 - Belegliste Prüfbeleg

10 © GmbH 10 Prüfbeleg TOP 1 - Belegliste

11 © GmbH 11 Belegunabhängiger Prüfbeleg Liste der bereits erfassten Belege in der Ausgabenposition TOP 1 - Belegliste

12 © GmbH 12 Belegunabhängiger Prüfbeleg TOP 1 - Belegliste

13 © GmbH 13 Übung A Belegliste

14 © GmbH 14 TOP 2 - Mittelabruf Mit einem Mittelabruf (MA) kann die ZGS die finanziellen Ist-Indikatoren für einen bestimmten Zeitraum auf der Grundlage der im System erfassten Belege abrechnen und dokumentieren Ein Mittelabruf ist jederzeit während der Projektdurchführung möglich, mindestens jedoch zum Projektabschluss zusammen mit dem Verwendungsnachweis (VN) Zeitgleich ist immer nur ein Mittelabruf möglich Die Zuordnung der Belege zum Mittelabruf erfolgt über das Zahldatum (Zahldatum <= Datum des Mittelabrufs) Der Mittelabruf ist durch die ZGS zu prüfen und bei Anerkennung mit einer Freigabe zu bestätigen Bis zur Freigabe des Mittelabrufs können die dazugehörigen Belege bearbeitet und der Mittelabruf aktualisiert werden, nach Freigabe werden alle dazugehörigen Belege für eine Änderung gesperrt

15 © GmbH 15 Mittelabruf - Ablauf TOP 2 - Mittelabruf

16 © GmbH 16 ZGS bzw. DL Belegliste (Einnahmen und Ausgaben) ZGS gibt Daten ein Status 10 Eingaben freigegeben Status 50 TOP 2 - Mittelabruf

17 © GmbH 17 TOP 2 - Mittelabruf Mittelabruf besteht aus 4 Teilen: Projektzuordnung (nur Anzeige) Ausgaben (Anzeige der Ausgaben nach Kostenarten) Gesamtausgaben (Anzeige der Summen Ausgaben, Einnahmen und zuschussfähige Gesamtausgaben) Finanzierung (zu bearbeiten)

18 © GmbH 18 Mittelabruf bearbeiten TOP 2 - Mittelabruf Eingabe Muss identisch sein

19 © GmbH 19 Mittelabruf aktualisieren TOP 2 - Mittelabruf Bei Änderungen an Belegen vor Freigabe des Mittelabrufs

20 © GmbH 20 TOP 2 - Mittelabruf Mittelabruf freigeben

21 © GmbH 21 TOP 2 - Mittelabruf

22 © GmbH 22 Korrekturbeleg TOP 3 - Korrekturen Wurde ein Beleg im System mit falschen Angaben gespeichert und bereits mit einem Mittelabruf abgerechnet, muss die falsche Angabe mit Hilfe eines Korrekturbeleges und des nächsten Mittelabrufs korrigiert werden Falscher Beleg verbleibt unverändert im System Der Korrekturbeleg wird automatisch mit dem ursprünglichen Beleg verbunden Korrekturbeleg muss erläutert werden

23 © GmbH 23 TOP 3 - Korrekturen

24 © GmbH 24 Übung B Mittelabruf und Korrekturbeleg

25 © GmbH 25 TOP 4 – Indikatorenregistrierungssystem (IRS) In Abhängigkeit zur Aktion werden im IRS projektbezogen die relevanten materiellen Indikatoren mindestens zum Abschluss des Projektes gespeichert Das IRS ist Voraussetzung für die erfolgreiche Erstellung eines Verwendungsnachweises

26 © GmbH 26 TOP 4 – Indikatorenregistrierungssystem (IRS)

27 © GmbH 27 Übung C Indikatorenregistrierungssystem (IRS)

28 © GmbH 28 Verwendungsnachweis TOP 5 - Verwendungsnachweis Mit einem Verwendungsnachweis (VN) wird das Vorhaben finanziell und materiell endabgerechnet. Voraussetzung:1. es wurde mindestens 1 Mittelabruf erstellt, geprüft und bedient 2. die materiellen Indikatoren wurden erfasst 3. alle Änderungsanträge sind bewilligt.

29 © GmbH 29 Verwendungsnachweis - Ablauf TOP 5 - Verwendungsnachweis

30 © GmbH 30 ZGS bzw. DL Abrechnung - Verwendungsnachweis Alle Mittelabrufe im Status 50 IRS angelegt Verwendungsnachweis erstellt Status 10 Verwendungsnachwei s freigegeben Status 50 TOP 5 - Verwendungsnachweis

31 © GmbH 31 Verwendungsnachweis TOP 5 - Verwendungsnachweis

32 © GmbH 32 Verwendungsnachweis freigeben TOP 5 - Verwendungsnachweis

33 © GmbH 33 Übung D Login und Projektauswahl

34 © GmbH 34 TOP 6 – Controlling

35 © GmbH 35 TOP 6 – Controlling

36 © GmbH 36 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.


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