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© ECG GmbH Berlin Herzlich Willkommen zur Eureka! -Anwenderschulung!

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Präsentation zum Thema: "© ECG GmbH Berlin Herzlich Willkommen zur Eureka! -Anwenderschulung!"—  Präsentation transkript:

1 © ECG GmbH Berlin Herzlich Willkommen zur Eureka! -Anwenderschulung!

2 © ECG GmbH Berlin Schulungsplan Aufbau der Website Anmeldung Zugriffsrechte Funktionen/Servicefunktionen Antragsbearbeitung (Demonstration) Berichterstattung (incl. Übungsaufgaben)

3 © ECG GmbH Berlin Aufbau der Website ECG allgemein zugänglicher Informationsteil passwortge- schütze Umgebung = EUREKA!

4 © ECG GmbH Berlin Aufbau der Website ECG Mit Eingabe des selbst angelegten Benutzer- namen und Benutzer- passwort in EUREKA! Erstanmeldung noch nicht registrierter Träger! Eingangs- bereich für die Trägernutzer- verwaltung

5 © ECG GmbH Berlin Anmeldung Neuer Träger Bereits erfasster Träger Träger stellt zum ersten Mal einen ESF-Antrag und ist somit noch nicht bei ECG registriert Funktion Registrierung bzw. Anmeldeformular aktivieren und die geforderten Angaben ausfüllen Trägerpasswort für die Nutzerverwaltung geht per Post an den Träger es bestehen ESF-Projekte aber das Passwort fehlt oder wurde verlegt Anruf oder Mail an ECG mit Bitte um Zusendung neues Passwort alle bei ECG registrierten Träger haben bereits ein Passwort erhalten!

6 © ECG GmbH Berlin Zugriffsrechte Zugriffsrechte werden über die passwort- geschützte Nutzer- verwaltung gesteuert

7 © ECG GmbH Berlin Nutzerverwaltung Die Nutzerverwaltung verwaltet: Angaben zum Antragsteller/Projektträger Logins und Passworte der Nutzer Legitimation (Unterschrift) der Nutzer Rechte der Nutzer

8 © ECG GmbH Berlin Nutzerverwaltung Nutzerrechte Es können Rechte getrennt vergeben werden für : Antrag TRS URS Verwendungsnachweis Bericht Es wird jeweils unterschieden nach folgenden Rechtegruppen: Keine Rechte Neu Erstellen und Ändern Lesen Die Nutzerverwaltung ist mit Trägerlogin (Trägername) und Trägerpasswort geschützt

9 © ECG GmbH Berlin Zugriffsrechte Vorstellung und Übungsaufgabe zur Nutzerverwaltung

10 © ECG GmbH Berlin Funktionen Allgemeine Vorstellung der Funktionen von Eureka

11 © ECG GmbH Berlin Funktionen Die Arbeit mit den ESF-Projekten erfolgt nach dem Einloggen in der geschützten Umgebung immer unter unter Angabe des ESF-Projektes Die Projektbegleitung ist unterteilt nach: - Antragserstellung - Berichterstattung

12 © ECG GmbH Berlin Funktionen Mailsystem Abruf der Mails erfolgt auf jeder Seite im Begleit- system Projektebene durch Anklicken des Schriftzuges

13 © ECG GmbH Berlin Funktionen Die Datenbank Eureka! ist mit einem internen teilautomatisierten Nachrichten- bzw. Mailsystem ausgestattet. Dieses Mailsystem wird zur Dokumentation der einzelnen Vorgänge in der Datenbank Eureka! genutzt und belegt somit alle Vorgänge und Änderungen. Abgelegt werden diese Eureka!-Mails in der Projekthistorie, die je nach Zugriffsrecht von allen Beteiligten eingesehen werden kann Mailsystem

14 © ECG GmbH Berlin Funktionen Anzahl ungelesener und gelesener Nachrichten Ablage Aufrufen abgelegter Nachrichten Hinweis auf Zusatz- information Mailsystem

15 © ECG GmbH Berlin Funktionen Mailsystem -> Projekthistorie Das Mailsystem bildet die Grundlage für eine transparente und nachvollziehbare Darstellung des individuellen Projektverlaufes in Form der Projekthistorie:

16 © ECG GmbH Berlin Funktionen Projekthistorie - angezeigt werden pro Projekt chronologisch von unten nach oben: jeweils immer: - Datum - Absender - Empfänger - Bearbeitungszustand (Status) - ggf. Mitteilungen - pdf-Version des letzten Vorgangs -> gläserne Akte

17 © ECG GmbH Berlin Antragsbearbeitung

18 © ECG GmbH Berlin Antragsbearbeitung Der ESF-Antrag wird ausschließlich online gestellt! Ein ESF-Antrag besteht aus dem eigentlichen Online-Formular mit Angaben zu Allgemeines, Zielgruppe, Projektauskünfte, Kosten, Finanzierung, Kurzbeschreibung dem Antrag beizufügende Anlagen Projektbeschreibung, Begründung, Erläuterungen zum zeitl. Ablauf, Erläuterungen zur Projektverwaltung und –kontrolle, Erläuterung zur Kostenkalkulation, Erläuterungen zum Nachweis der Kofinanzierung Erklärung des Antragstellers Scoring-Fragebogen (wird von der Bewilligungsbehörde ausgefüllt) Erklärung der Bewilligungsbehörde zum Antrag

19 © ECG GmbH Berlin Antragsbearbeitung Demonstration in Eureka

20 © ECG GmbH Berlin Antragsbearbeitung Ein ESF-Antrag durchläuft bis zur Bewilligung verschiedene Bearbeitungsphasen bei allen Beteiligten Der jeweilige Bearbeitungszustan d wird durch den Status gekennzeichnet, der für jeden Projektbeteiligten sichtbar ist Voraussetzung: der Bearbeiter ist eingeloggt

21 © ECG GmbH Berlin Antragsbearbeitung Status 01 Antrag wurde erstellt; hat noch keine ESF-Nummer Träger bearbeitet Status 02 Antrag wurde vom Träger an FV abge- sendet FV prüft Status 1 Antrag von FV geprüft und an ECG weiter- gereicht ECG prüft Mail Status 2/2b Antrag ist ESF- technisch vollständig FV kann bewilligen/Z WB bei ECG Status 8 Bewilligung liegt vor Bewilligung liegt ECG vor Mail T FV TH Mail

22 © ECG GmbH Berlin Berichterstattung

23 © ECG GmbH Berlin Berichterstattung die Berichterstattung gibt Auskunft über: Verwendung der bewilligten Fördermittel (Einnahmen und Ausgaben) Verwendungsnach- weis die Teilnehmer der Maßnahme (Name, Adresse usw.) und deren erreichte Ziele (Abschluss, Vermittlung) TRS ESF-Bericht Verwendungsnachweis Die Anforderungen beruhen auf der Festlegung der EU-Verordnung 438/2001 zur Umsetzung der Prüfbarkeit der tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen Ein ausreichender Prüfpfad ist in diesem Sinne nur vorhanden, wenn folgende Angaben für ein ESF- Projekt erfasst werden: Belegnummer Beleg-, Buchungs- und Zahlungsdatum Zahlungsempfänger und Grund Betrag jeder Abrechnungsposition Bezeichnung der Belege sowie die Zahlungsweise wird projektbezogen mit Programmunterstützung vom Träger jeweils erstellt und kumulativ geführt Verwendungsnachweis Die Anforderungen beruhen auf der Festlegung der EU-Verordnung 438/2001 zur Umsetzung der Prüfbarkeit der tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen Ein ausreichender Prüfpfad ist in diesem Sinne nur vorhanden, wenn folgende Angaben für ein ESF- Projekt erfasst werden: Belegnummer Beleg-, Buchungs- und Zahlungsdatum Zahlungsempfänger und Grund Betrag jeder Abrechnungsposition Bezeichnung der Belege sowie die Zahlungsweise wird projektbezogen mit Programmunterstützung vom Träger jeweils erstellt und kumulativ geführt Teilnehmerregistratursystem (TRS) die im TRS umgesetzten Anforderungen an die Erfassung der Teilnehmerdaten beruhen auf der bundesweiten Festlegung des Bundesarbeits- ministeriums schriftlich fixiert in den Programmplanungsdoku- menten EPPD der Bundesländer, die die Genehmigungsgrundlage der EU-Kommission für die Förderung darstellt Erfassung der Teilnehmerangaben und der Teilnehmerstunden erfolgt kumulativ TRS ist nicht für Beratungsprojekte zu führen Teilnehmerregistratursystem (TRS) die im TRS umgesetzten Anforderungen an die Erfassung der Teilnehmerdaten beruhen auf der bundesweiten Festlegung des Bundesarbeits- ministeriums schriftlich fixiert in den Programmplanungsdoku- menten EPPD der Bundesländer, die die Genehmigungsgrundlage der EU-Kommission für die Förderung darstellt Erfassung der Teilnehmerangaben und der Teilnehmerstunden erfolgt kumulativ TRS ist nicht für Beratungsprojekte zu führen

24 © ECG GmbH Berlin Berichterstattung Kumulative Teilnehmer- stammdaten Bericht Bericht Bericht Bericht Bericht Bericht Endbericht Jahres- bericht 2007 Jahres- bericht 2006 EinnahmenAusgaben Kumulativer Verwendungs- nachweis (Einnahmen und Ausgaben) Bericht Bericht

25 © ECG GmbH Berlin Berichterstattung Mit Bewilligung des Projektes werden alle notwendigen Berichte bereits zur Verfügung gestellt Die Berichte können nur in ihrer zeitlichen Abfolge bearbeitet werden Keine parallele Bearbeitung mehrerer Berichte möglich Jahresberichte fassen automatisch Zwischenberichte eines Jahres zusammen Endbericht fasst alle Zwischenberichte automatisch zusammen Die Bearbeitungsphasen werden durch Status gekenn- zeichnet

26 © ECG GmbH Berlin Berichterstattung Status 00 Bericht wurde noch nicht erstellt Träger bearbeitet Status 01 Bericht wurde vom Träger erstellt Träger bearbeitet Status 02 Bericht an FV zur Prüfung abgesendet FV prüft Status 1 Bericht an ECG weiter- geleitet ECG prüft Status 2 Bericht ohne Beleg- prüfung vollständig Mail T FV TH Mail

27 © ECG GmbH Berlin Unter findet sich die projektbezogene Berichterstattung

28 © ECG GmbH Berlin Berichterstattung Allgemeine Vorstellung und Übungen zu zur Berichterstattung –TRS –Verwendungsnachweis –ESF-Bericht (Zwischen-, Jahres- und Endbericht)

29 © ECG GmbH Berlin Belegeingabe Ausgabe- belege Berichts- zeitraum z.B Einnahme belege TRS Stichtagsbericht Einnahme Ausgabe Lisa Müller Willi Wipfel Unternehmen X TN- Stammblatt und UN- Stammblatt Berichterstattung Zahlungs- datum- filter Status 2 Ausgaben- erklärung Land Berlin

30 © ECG GmbH Berlin Finanzierung Ausgaben Berichterstattung MaßnahmekostenEinkommen TN Gesamtkosten KofinanzierungESF-Mittel Bundes- agentur f. Arbeit andere Bundes- progr. Zuschüsse des Landes sonstige Zuschüsse sonstige Einnahmen Privatmittel 0 50 (Zinsen) gesamt = 50 gesamt = gesamt = = Untersetzung der getätigten Ausgaben nach Finanzierungsquellen

31 © ECG GmbH Berlin Berichterstattung

32 © ECG GmbH Berlin Berichterstattung linke Spalte = Soll- Finanzie- rung lt. Bewilli- gung mittlere Spalte = soll- Finan- zierung lt. Abrechn ung rechte Spalte = tatsächl. Einnahmen (davon tatsächlich erhalten) Kassen- bestand bzw. Anspruch auf Förder- mittel +/- +/-

33 © ECG GmbH Berlin Berichterstattung eine Korrektur der Einnahmen und Ausgaben erfolgt grundsätzlich im aktuellen Zwischenbericht durch Saldobildung (sogn. Korrekturbuchung) Für eine Korrektur der Abrechnung muss prinzipiell immer ein neuer zusätzlicher Datensatz im VWN erzeugt werden. Die fehlerhafte Position verbleibt unverändert im VWN! ein Korrekturdatensatz muss immer erläutert werden und ggf. den Zusammenhang zur korrigierten Abrechnungsposition im VWN darstellen Korrekturen

34 © ECG GmbH Berlin Bericht - Übung Demonstration und Übung

35 © ECG GmbH Berlin Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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