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Projektmanagement Tipps, Tricks, Trapps. Grundlagen 1.Erwartungen abklären.

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Präsentation zum Thema: "Projektmanagement Tipps, Tricks, Trapps. Grundlagen 1.Erwartungen abklären."—  Präsentation transkript:

1 Projektmanagement Tipps, Tricks, Trapps

2 Grundlagen 1.Erwartungen abklären

3 1. Erwartungen klären Was ist ein Projekt –vorher festgelegter Output –vorher festgelegter Anfang und festgelegtes Ende –vorher festgelegtes Budget Abgrenzen zu Prozess und zu Programm –Prozess: wie eine Funktion jedes Mal ausgeführt werden muss –Programm: Arbeit um sich einem langfristigen Ziel zu näher

4 Allgemeine Kriterien für ein Projekt Einmaligkeit, Neuartigkeit der Aufgabenstellung Konkret formulierte Zielvorgabe: Inhalt, Termin, Kosten Klare Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben Hohe Komplexität –Viele Aufgaben –Viele Beteiligte Restriktionen –Zeitlich (Beginn, Dauer, Ende) –Finanziell (festgelegte Budgets) –Ressourcen (personelle und andere Beschränkungen) Hohe Bedeutung des Vorhabens für das Unternehmen (Chancen und Risken) Keine Routine

5 Projektmanagement als Mittel zur Komplexitätsbewältigung Die Welt wird immer komplexer Die Welt wird immer dynamischer –Daher immer schwieriger zu bewältigende Arbeitsbereiche

6 Dynamik statisch dynamisch turbulent chaotisch Niedrig-mittel hochextrem Nicht mehr fassbar Komplexität -Stabilität -Kundennähe -jeder kennt jeden -Überschaubarkeit -Sinnerfüllung -Kunde weiß was er will -Überblick geht verloren -Anonymität nimmt zu -Regeln, Systeme, Normen -Kontrolle -Sinn kommt abhanden -Widersprüche nehmen zu -Informationsdefizit -extreme Vernetzungsdichte -unüberschaubare Wechselwirkung -Schnelligkeit ist nicht mehr fassbar -extreme Mobilität -permanenter Wandel -chronische Unterinformation -permanente Überinformation -Widerspruch, Paradoxien, Konflikte -extreme Ungleichgewichte -Instabilität, Risiko, Radikalität -paradoxer Menschentyp Entwicklungstendenz Terror und Drogengesellschaft Gewaltstrategien Okkultismus Krise/Katastrophe Zone I Zone IIZone III Zone IV

7 Projektmanagement Fallen!!!! 1. fehlende oder unklare Ziele 2. unrealistische Terminvorgaben 3. fehlende Termin und Kostenkontrolle 4. ungenügender Überblick ü. Fortschritt 5. mangelhafte Dokumentation 6. Schnittstellenprobleme 7. ungenügende Unterstützung durch die Führung 8. ständige Zusatzforderungen 9. Konflikte im Projektteam 10. mangelnde Info und Kommunikation

8 Grundtätigkeiten Projektmanagement hat drei Grundtätigkeiten 1.Zielformulierung und Planung 2.Organisation 3.Kontrolle

9 Projektmanagement Komplex. Der Umwelt Komplex. D. Projektes Standard Projekt AkzeptanzprojektPionierprojekt Potentialprojekt

10 Projektphase Lebensphasen eines Projektes: 1.Konzeptphase: Die Idee 2.Abgrenzungsphase: Der Plan 3.Startphase: Das Team 4.Durchführungsphase: Die Arbeit 5.Abschlussphase: das glückliche Ende

11 Projektmanagement Organisationsformen 4 klassische Formen der Projektorganisation A. linienintegriert P-Org B. Stab-P-Org, oder Einfluss P-Org C. Matrix P-Org. D. reine P-Org

12 Projektmanagement Organisationsformen: U-Leitung EinkaufProduktionAbsatz Abt. AAbt. B Gruppe 1 Projektleiter P- Mitarbeiter F&EFinanz

13 Projektmanagement Stab-Projektorganisation Primärorganisation bleibt unverändert und wird durch einen Stab ergänzt Stab hab die Entscheidungsvorbereitung, die Entscheidung selbst bleibt bei der Linie

14 Projektmanagement Stab-Projektorganisation Fa-Leitung EinkaufProduktionAbsatzF&E Projekt AProjekt B

15 Projektmanagement Matrix-Projektorganisation = eine duale Organisation Funktionsbereichsleiter ist für die Abwicklung innerhalb der Funktion verantwortlich (vertikale Integration) Projektleiter verfolgt die Projekte über die Funktionen hinweg (horizontale Integration)

16 Projektmanagement Matrixorganisation BeschaffungProduktionAbsatz Projekt A Projekt B Projekt c Funktionsbez. Entscheidungssystem ProjektbezProjektbez

17 Projektmanagement Reine Projektorganisation Gesonderter Projektbereich wird geschaffen und Projektleiter hat volle Weisungsbefugnis (Task Force Model) Mitarbeiter werden für die Projektdauer aus ihren Funktionen ausgegliedert und in das Projekt eingegliedert

18 Projektmanagement Reine Projektorganisation Fa-Leitung Projektleiter Mitarbeiter BeschaffungProduktionAbsatz

19 Ziele 2. Was wir erreichen wollen

20 Grundlage zu Zielen allgemein SMART Specific: Genau, Was und Wieviel Measurable: Messbauer, Woran wird das Ergebnis gemessen Achievable: Realistisch und Erreichbar Result (oriented) Ergebnisorientiert, Was statt wie! Time (bounded) Termingebunden

21 Grundlage Magisches Dreieck Inhalt und Qualität TerminKosten Die größte Herausforderung des Projektmanagements liegt in der Integration und Steuerung dieser konkurrierenden Zielgrößen

22 Der Projektantrag Erwartungen klären Die Ziele abgleichen Transparenz erfüllen Aufwand abschätzen Risiken abschätzen Dokumentation zur weiteren Bearbeitung bis zum tatsächlichen Projektauftrag

23 Der Projektantrag Beschreibung der Ist- Situation Beschreibung der Soll – Situation Inhaltliche Abgrenzung Rahmenbedingungen (Team, Termin, Projektbudget Genehmigung

24 Wer stellt den Projektantrag Von der Projektleitung An den Projektauftraggeber In dem Fall in dem die Initiative von einer Projektgruppe oder von einem Projektleiter kommt. Projektantrag kann jedoch ausfallen, wenn direkt der Projektauftrag vom Auftraggeber kommt

25 Übung Projektantrag Formulieren Sie in Gruppen ein Projekt, das Sie durch beide Trainingstage begleiten wird: 1.Ausgangslage 2.Projektnutzen, Ziele, Messparameter 3.Projektumfang 4.Projektteam 5.Projekttermine 6.Projektbudget 7.Projektverantwortliche Zeit: 60 Minuten für den Projektantrag und 30 min für die Präsentation

26 Der Projektauftrag Der Projektauftrag: mit folgenden Inhalten Projektauftrag ist eine verbindliche Vereinbarung –Zweck: –Ziele: –Einschränkungen –Annahmen und Voraussetzungen

27 Der Projektauftrag Beauftragung und Genehmigung des Projektes.

28 Projektauftrag Kann erteilt werden wenn: 1.Gleiche Erwartungen 2.Gleiche Ziele 3.Transparenz 4.Geplanter und abgestimmter Aufwand 5.Risiken bekannt sind 6.Eine Struktur über das gesamte Projekt vorliegt

29 Projektauftrag Projektantrag – Abstimmungen – Projektauftrag Falls ein Projektantrag vorliegt, können die Daten übernommen, überschrieben und als Projektauftrag übernommen werden.

30 Projektauftrag Zusammenfassung: Was ist notwendig 1.Projektauftrag 2.Projektorganisation 3.Projektstrukturplan 4.Terminplan 5.Risikoeinschätzung mit Maßnahmen 6.Und los gehts!!!

31

32 Projektmanagement Ziele müssen operrationalisiert sein Definition in Inhalt, Ausmaß, Zeitbezug, Zuständigkeit, Ressourcenbedarf, Ressourcen- aufbringung, Kennzahl (BSC)

33 Ergänzende Punkte Wichtige Punkte zu klären: 1.Den Initiator ermitteln 2.Wer profitiert sonst noch vom Projekt 3.Den Projekt-Champion ermitteln 4.Die Umsetzer einbeziehen, die mit dem Projektergebniss leben müssen 5.Bedarfe erkennen die gedeckt werden müssen 6.Klären ob das Projekt die ermittelten Mängel wirklich beheben kann 7.Bedeutung des Projektes für das Unternehmen hervorheben 8.Die Informationssuche 9.Festlegen wo es beginnt und wo es endet 10.Festlegen wie wir herangehen werden 11.Was wir genau damit erreichen wollen 12.Klare und konkrete Zielvorgaben - SMART (Spezifisch, Messbar, Aggressiv, Realistisch, Timing) 13.Die Grenzen festlegen: Beschränkungen und Bedürfnisse 14.Mit Unsicherheit umgehen lernen

34 Teamzusammenstellen 3. Die richtigen Leute

35 Arbeitsgruppen Project Audience: Gruppe die das Projekt unterstützt, beeinflusst, beeinflusst wird oder sich dafür interessiert. andere Begriffe: –Stakeholder –Verteiler –Teammitglieder.

36 die richtigen Leute einbeziehen Intern: Personen innerhalb des Unternehmens: Extern: Personen außerhalb des Unternehmens Supporter: Produktanwender: Produktwarter:

37 die richtigen Leute einbeziehen Driver: Haben Mitspracherecht bei Projektergebnissen Supporter: Helfen bei der Durchführung des Projektes Beobachter: kein Mitspracherecht bei den Projektergebnissen, werden jedoch in Zukunft davon beeinflusst.

38 Projektmanagement Phasen der Teamentwicklung 1.Forming: Ernennen der Teammitglieder, Pseudogruppe, Abtasten, 2.Storming: Konflikte, Aufruhr, Untergruppenbildung, Grenzen abtasten 3.Norming: Gruppenzusammenhalt entwickelt sich, Spielregeln, gegenseitiges Akzeptieren, individuelle Ziele werden den gemeinsamen Aufgaben untergeordnet 4.Performing: Arbeitsphase, funktionierendes Team, Eigeninteresse wird dem Arbeitsziel untergeordnet, Flexibles Rollenverständnis

39 Struktur 4. Detail und Struktur

40 Schlüsselfaktoren Schlüsselfaktoren für den Erfolg sind: –Vollständigkeit –Kontinuität In Details denken: Die Ressourcen pro Teilabschnitt werden meist unterschätzt Hierarchisch denken: - Projektstruktur.

41 Work Breakdown Structure Top Down Methode: Bei Projekten die Ihnen und den Teammitgliedern vertraut sind Brainstorming Methode: Wenn neue Methoden und Vorgangsweisen eingesetzt werden sollen

42 Top Down Festlegen welche Aufgaben für das gesamte Projekt erledigt werden müssen Festlegen welche Tätigkeiten erforderlich sind, um die Aufgaben zu erledigen. Legen Sie die Teiltätigkeiten fest, die für die Durchführung der Tätigkeiten notwendig sind Fahren Sie so fort, bis das gesamte Projekt ausreichend unterteilt ist

43 Brainstorming Methode 1.Notieren Sie in einer Liste alle Aufgaben, die für dieses Projekt erledigt werden müssen: nicht auf Überscheidungen achten, nicht über Formulierungen nachdenken 2.Arbeiten Sie die Liste nochmals durch und ordnen Sie nach ein paar Hauptkriterien mit gemeinsamen Merkmalen 3.Ordnen Sie die Tätigkeiten unter bestimmten Aufgaben in kleinere Untertätigkeiten 4.Schauen Sie sich die einzelnen Kategorien noch einmal an und stellen Sie mit dem Top Down Verfahren fest, ob Sie noch etwas vergessen haben 5.Weitermachen bis alle Projektarbeiten klar erfasst sind.

44 Projektstruktur Viele Wege führen nach Rom

45 Projektstruktur Eröffnung Rehazentrum Gemeinnütziges Rehazentrum Personal Leiter einstellen Weitere Mitarbeiter Einstellung Schulungen Gebäude Anforderung Festlegen Geeignetes Geb. finden Einrichtung kaufen Bewohner Aufnahmekrit. festlegen Bewohner auswählen Verpflegung einkaufen Schulung

46 Projektstruktur Eröffnung Rehazentrum Rehazentrum Planung Gebäude- anforderung Aufnahme kriterien Einstellung Zentrumsleiter Mitarbeiter Bewohner Einkauf Einrichtung Verpflegung Gebäude finden Schulung Mitarbeiter Zenttrumsleiter

47 Darstellung der Projektstruktur Organigramm Eingerückte Gliederung Cluster

48 Organigramm Bericht vorbereiten Entwurf vorbereiten Entwurf überarbeiten Endgültigen Bericht vorbe- reiten Endgültigen Bericht schreiben Endgültigen Bericht drucken

49 Eingerückte Gliederung Bericht vorbereiten 1.0 Berichtsentwurf vorbereiten 2.0 Entwurf überarbeiten 3.0 Endgültigen Bericht vorbereiten 3.1 Endgültigen Bericht schreiben 3.2 Endgültigen Bericht drucken

50 Cluster Darstellung Bericht vorbe- reiten Entwurf über- arbeiten Entwurf vorbereiten Endversion überarbeiten Endvers. schreiben Endvers drucken

51 Übung Machen Sie nun für Ihr Projekt eine Work breakdown strucutre Beschreiben Sie die einzelnen Aufgaben mit Angabe von: –Bereich –Erwartetes Ergebnis –Aufwand und Dauer 60 min + anschließende Präsentation

52 Zeit 5. Wer will was bin wann erledigen Zeitpläne, Netzpläne

53 Netzplan Das ist eine Grafik in der man die Reihenfolge darstellt, in der die Projekttätigkeiten durchgeführt werden sollen Ereignis: ein wichtiges Vorkommen, ein Meilenstein Vorgang: ist eine Tätigkeit, die erledigt sein muss bevor ich zum nächsten Ereignis komme. Dauer: tatsächliche Zeit, die nötig ist um einen Vorgang zu beenden.

54 Netzplan Ereignisse t = 0 Vorgänge t größer 0 t1 = 2 Wochen B t = 0 A t = 0 Ereignis ADauer um zu B zu gelangen Ereignis B

55 Netzplan Regel 1: Wenn ein Vorgang beendet ist, oder ein Ereignis erreicht ist, können Sie entsprechend dem Pfeil, der aus diesem Vorgang oder Ereignis herausführt, zum nächsten Vorgang oder Ereignis übergehen Regel 2: Um einen Vorgang zu beginnen oder ein Ereignis zu erreichen, müssen alle Vorgänge beendet und alle Ereignisse erreicht sein, von denen Pfeile zu dem betreffenden Vorgang/Ereignis führen.

56 Beispiel Produktion eines Werkstückes Start t = 0 Vorgang 1, t = 5 Tage Vorgang 2, t = 1 Tag Vorgang 3, t = 1 Tag Vorgang 4, t = 3 Tage Vorgang 5, t = 2 Tage Nach dem Start kann entweder mit Vorgang 1 oder Vorgang 3 begonnen werden, d.h diese beiden sind unabhängig voneinander. Nach dem Vorgang 1 kann auch Vorgang 5 durchgeführt werden. Nach Vorgang 2 bzw. nach Vorgang 5 ist Projekt Ende

57 Beispiel Produktion eines Werkstückes Start V3, t3=1V4, t4=3V5, t4=2 Ende V2, t2=1V1, t1=5 Vorgang 2 kann erst dann begonnen werden, wenn 1 beendet ist, da ja nur 1 einziger Pfeil aus 1 kommend hinführt. Zu Vorgang 5 führen 2 Pfeile, daher müssen beide abgearbeitet werden! Der längere Weg ist der kritische Pfad (Doppelstrich)

58 Beispiel Produktion eines Werkstückes Start V3, t3=1V4, t4=3V5, t4=2 Ende V2, t2=1V1, t1=5 Kritischer Pfad: V1+V5 = 7, unkritische Pfade: V1+V2 = 6, V3+V4+V5=6.

59 Definitionen Kritischer Pfad: eine Folge von Vorgängen im Projekt, deren Beendigung am längsten Dauert Nicht kritischer Pfad: Folge von Vorgängen die Sie verzögern können und trotzdem in kürzestmöglicher Zeit fertig werden können Pufferzeit: maximale Zeitdauer um die ein Vorgang hinausgezögert werden kann um trotzdem die kürzestmögliche Zeit zu erreichen FAZ: früheste Zeitpunkt zu dem ein Vorgang gestartet werden kann FEZ: früheste Zeitpunkt zu dem ein Vorgang beendet werden kann SAZ: spätester Zeitpunkt zu dem ein Vorgang begonnen werden kann SEZ: spätester Zeitpunkt zu dem ein Vorgang beendet werden kann.

60 FAZ und FEZ Start V3, t3=1V4, t4=3V5, t4=2 Ende V2, t2=1V1, t1=5. FAZ B1, FEZ E5 FAZ B1 FEZ E1 FAZ B6 FEZ E6 FAZ B2 FEZ E4 FAZ B6 FEZ E7 Regel 2! Vorgang 5 darf nicht eher beginnen, bis beide Aktivitäten 1 und 4 beendet sind. Auch wenn Sie Vorgang 4 bis Ende Woche 4 beendet können, können Sie Vorgang 1 nicht vor Ende Woche 5 beenden. Daher kann V 5 nicht früher wie Anfang Woche 6 beginnen!!!!

61 Beachten Sie!! Wenn zwei oder mehrere Vorgänge in einen nächsten Vorgang münden, ist der früheste Anfangszeitpunkt dieses Vorganges der früheste Einzeitpunkt der beiden (oder der mehreren) vorhergehenden Vorgänge. D.h. wir müssen immer den den spätesten FEZ nehmen!!! In unserem Beispiel ist der FEZ von V4 und V1 Ende Woche 4 oder 5. Daher ist FAZ V5 Anfang Woche 6

62 Rückwärtsrechnung - Pufferzeitberechnung Wann können wir das Ende erreichen? Erst dann, wenn Vorgang 2 und Vorgang 5 abgeschlossen sind und das ist Ende Woche 7! = der frühest mögliche Endzeitpunkt des Projektes!! Frage: Bei welche Schritten können wir uns Zeit lassen um trotzdem noch Ende Woche 7 fertig zu sein = das sind dann die Pufferzeiten!!

63 Rückwärtsrechnung - Pufferzeitberechnung V5 muss spätestens Anfang W6 beginnen wenn er bis Ende W7 beendet sein soll V5 kann nicht früher beginnen bevor V1 und V4 beendet sind D.h. V4 muss spätestens Anfang W3 beginnen V3 muss beendet sein bevor V4 beginnen kann, d.h. V3 muss spätestens Ende W3 beendet sein V3 muss spätestens Anfang W2 begonnen werden V2 muss spätestens Anfang W7 beginnen V2 kann erst beginnen, wenn V1 beendet ist, d.h. V1 muss spätestens bis Ende W6 beendet sein.

64 Rückwärtsrechnung - Pufferzeitberechnung Regel: Sie müssen V1 bis Ende W5 beenden, damit V5 Anfang W6 beginnen kann und Ende W6 fertig ist, sodass man mit V2 Anfang Woche 7 beginnen kann. Wenn V1 Ende Woche 5 beendet ist, werden beide Voraussetzungen erfüllt!

65 FAZ und FEZ Start V3, t3=1V4, t4=3V5, t4=2 Ende V2, t2=1V1, t1=5. FAZ B1, FEZ E5 FAZ B1 FEZ E1 FAZ B6 FEZ E6 FAZ B2 FEZ E4 FAZ B6 FEZ E7 SEZ E7 SAZ B6 SEZ E7 SAZ B7 SEZ E5 SAZ B1 SEZ E5 SAZ B3 SEZ E2 SAZ B2

66 Pufferzeitberechnung A: Ziehen Sie den FAZ vom SAZ ab B: Ziehen Sie den FEZ vom SEZ ab FAZ B1, SAZ B2 = Puffer 1 Woche FEZ E6, SEZ E7 = Puffer 1 Woche Pufferzeit eines Vorganges ist die Zeitspanne um die man den Vorgang verzögern kann, ohne dass die gesamte Projektlaufzeit verzögert wird. Vorgang 2,3,4 haben eine Pufferzeit von 1 Woche, Vorgang 1,5 haben keine Pufferzeit = kritische Pfad

67 Netzplan von vorne nach hinten 1.Suchen Sie sich den ersten Vorgang (Vorgänge) nach Projektbeginn heraus. 2.Nehmen Sie sich einen Vorgang davon heraus und legen Sie den Vorgang (Vorgänge) fest, die Sie nach diesem durchführen wollen 3.So fortfahren bis zum Projektende

68 Netzplan von hinten nach vorne 1.Legen Sie Vorgang (Vorgänge) fest die Sie durchführen wollen bevor Projektende erreicht ist. 2.Suchen Sie einen dieser Vorgänge heraus und entscheiden Sie was der unmittelbare Vorgänger ist. 3.So weiter machen bis alle Vorgänge abgearbeitet sind und Sie beim Projektanfang angekommen sind.

69 Vorgängerliste Projekt – Struktur Kz Vorgangsbe- schreibung Umittelbare Vorgänger 1 Schleifen in Werk A, t = 5 Tage keine 2 Polieren in Werk A, t = 1 Tag 1 3 Hobeln in Werk B, t = 1 Tag keine 4 Transport zu Werk C, t = 3 Tage 3 5 Strahlen in Werk C, t = 2 Tage 1,4

70 Übung VorgangBeschreib.Wer tut esDauer 1 Auto einladenSie + Karl 5 2 Geld von der Bank holen Sie 5 3 Brote streichenKarl 10 4 Fahrt zum SeeSie und Karl 30 5 Entscheidung welcher See Sie und Karl 2 6 Auto tankenSie 10 7 Eier kochen für die Brote Karl 10

71 Vorgängerliste VorgangUmittelbare Vorgänger 13, Keine 62 85

72 Beschränkungen Start Samstag 8.00 vorher können Sie nichts tun Alle Vorgänge müssen beendet sein, bevor das Projekt beendet ist Kein Rollentausch Die Seen liegen in entgegengesetzter Richtung – Entscheidung vor dem Losfahren

73 Aufgabe Machen Sie Ihren Netzplan Erstellen Sie ein Gantt Diagramm

74 Übung an Ihrem Projekt Versuchen Sie nun an Ihrem Übungsprojekt vom Anfang eine Zeitstruktur hineinzubringen. Vielleicht mit einem Netzplan bzw. mit einem Gantt Diagramm Zeit 1 Stunde

75 Ressourcen 6. Wen und was benötigen wir in welchem Umfang

76 Qualifikationsplan 1.Liste mit Fähigkeiten und Wissensgebieten die NOTWENDIG für die Projektaufgaben sind 2.Liste aller Personen die im Qualifikationsplan aufgelistet werden sollen 3.Lassen Sie die Leute in den Wissensgebieten selbst einschätzen 4.Lassen Sie die jeweiligen Vorgesetzten der Leute, die Leute einschätzen 5.Einschätzungsvergleich und in Einklang bringen – klären Sie größere Abweichungen 6.Endgültige Liste

77 Arbeitsaufwand abschätzen Personalbedarf beschreiben Arbeitsaufwand einschätzen Verfügbarkeit klären Auslastung : Zeiterfassung? Wieviel der Verfügbaren Zeit wird tatsächlich am Projekt gearbeitet? Meist nur ca. 75% der Projektverfügbaren Zeit!. D.h. Beispielsrechnung: 160 Stunden im Monat Arbeitszeit, davon 25% Urlaub, Krankenstände etc. = 120 Stunden Verfügbarkeit für Projekte, davon 75% Auslastung sind 90 Stunden!!! 90 Stunden wird wirklich am Projekt gearbeitet!!

78 Verfügbare Personalstunden für Projektarbeit 100% Auslastung, 100% Verfügbarkeit 75% Auslastung, 100% Verfügbarkeit 75% Auslastung, 75% Verfügbarkeit 1 Personaltag 864,5 1 Personalwoche ,5 1 Personalmonat Personaljahr

79 20 10 Aufg.1 Aufg.2 Aufg.3 Personalstunden Auf gleichmäßige Verteilung achten (Verfügbarkeit, Spitzen) Kombination aus Gantt- und Auslastungsdiagramm

80 Übung Versuch Sie für Ihr Projekt einen Qualifikationsplan zu erstellen Gantt- und Auslastungsdiagramm Zeit 1 Stunde

81 Projektkosten Projektbudget: zeitbezogene Schätzung der Kosten für sämtliche Ressourcen, die Sie für die Durchführung eines Projektes benötigen. Direkte Kosten: Aufwendungen die lediglich für das Projekt notwendig sind (variable Kosten) Indirekte Kosten: Kosten die entstehen um die Projektarbeiten zu unterstützen. –Gemeinkosten: Kosten die notwendig sind um den Betrieb aufrecht zu erhalten: Gehälter Management, Bankgebühren, aber auch Kosten die für die Projketaktivitäten notwendig sind, aber nur schwer zu unterteilen sind (Büromieten, Büromaterien) = Scheingemeinkosten

82 Beispiel Projektkosten Projekt: Unternehmensbroschüre Direkte Kosten –Personal –Material –Reisekosten –Layoutkosten eines zugekauften Grafikers Indirekte Kosten –Bonuszahlungen und Sozialleistungen –Mieten –Anlagen –Gehältern Management und Verwaltung

83 Übung Versuchen Sie einen Kostenplan aufgrund der PSP für Ihr Musterprojekt aufzustellen. Zeit 30 min

84 Risiko 8. Der Umgang mit Risiko und Unsicherheit Def: Risiko ist die Möglichkeit, das das gewünschte Produkt nicht hergestellt, ein Zeitplan oder die Ressourcenvorgaben nicht eingehalten werden können oder dass etwas Erwartetes NICHT eintritt.

85 Risiko 1.Risiken erkennen 2.Auswirkungen auf das Projekt einschätzen 3.Pläne um die Auswirkungen der Risiken abzumildern 4.Projektrisiko – Status den ganzen Projektzeitraum überwachen 5.Immer alle Beteiligten davon informieren

86 Risikobeschreibungs-Bogen Phasen: (Kopien) 1.In allen Phasen 2.Konzeptphase 3.Abgrenzungsphase 4.Beginn 5.Durchführung 6.Abschluss

87 Risikofaktoren - Information 1.Projektbeteiligte 2.Projekthintergrund 3.Projektumfang 4.Projektstrategie 5.Projektziele 6.Beschränkungen 7.Annahmen 8.Arbeitspakete 9.Rollen und Verantwortlichkeit 10.Zeitplan 11.Personal 12.Ressurcen 13.Mittel

88 Risikomanagementplan RisikoGenaue Beschreibung und möglicher Schaden Eintrittswahrscheinli chkeit Präventive und kurative Maßnahemn Keine Kenntnis des Kunden Produkt: Missverständniss über Leistung Sehr wahrscheinlichGenaue Definitionen und Sprachbedeutung festlegen Zeitplan: Mangelnde Abstimmung Mittel wahrscheinlich Zeitpläne genau gegenzeichnen lassen Ressourcen: unterschiedliche Technologie unwahrscheinlichGrobe Technologie- abstimmung Kompatiilität

89 Übung Stellen Sie für Ihr Beispielsprojekt einen Risikomanagementplan auf.

90 Kommunikation 10. Die Kommunikation während des gesamten Projektes

91 Kommunikation Projekt Kick-Off: Ziele 1.Projektauftrag und Ablauf vorstellen 2.Projektorganisation vorstellen 3.Start, Umsetzung, Aufgaben, Zuständigkeiten 4.Identifizierte Risiken 5.Nächste Termine, Meilensteine 6.Regeln vorstellen.

92 Kommunikation Fortlaufende Kommunikation im Projekt: Zum Auftraggeber! 1.Projekt – Status – Report (monatlich) 2.Steuerkreis + Freigabemeetings (Meilensteine)

93 Kommunikation Fortlaufende Kommunikation im Projekt: Im Team 1.Teambesprechung Regelmäßig Agende (Tagesordnung) Protokoll! Modertion 1-2 Stunden Inhalt: Forschritt, Inhalt, Info 2.Workshop: Nur bei Bedarf Agenda Protokoll Moderation 1-2 Tage Inhalt: Problemlösung, Teambildung, Risiko, Abschluss

94 Kommunkationsmedien SAP Workflow Projektlaufwerk: s Dokumente ToDo Listen Einzelgespräche

95 Projektcontrolling 11. Steuern und Kontrollieren – im magischen Dreieck

96 Magisches Dreieck Inhalt und Qualität TerminKosten Maßnahmen zur Steuerung

97 Die Balanced Scorecard

98 Ergebnisse und Leistungstreiber

99 Ursache- Wirkungskette in der BSC

100 Ursache- Wirkungszusammenhang in der Autoindustrie

101 Übertragen auf die BSC

102 Inhalt und Qualität KostenTermin 100% 0% Soll / Ziel Ist

103 Übung Versuchen Sie in einfacher Form für Ihr Projekt einen BSC Ansatz zu finden Zeit 60 min

104 Ende 12 Der Projektabschluss

105 Zu beachten Alle Erlöse und offenen Rechnungen verbucht Lessons Learnd (Was wurde erreicht, was wurde nicht erreicht, was wird nächstes mal anders gemacht) Projektendbericht Projektendberichtspräsentation


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