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Projektmanagement Training Ort - Seminarunterlagen - Datum Trainer: xx.

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Präsentation zum Thema: "Projektmanagement Training Ort - Seminarunterlagen - Datum Trainer: xx."—  Präsentation transkript:

1 Projektmanagement Training Ort - Seminarunterlagen - Datum Trainer: xx

2 Training Projektmanagement Elemente des Projektmanagements verstehen Technische und Menschenführungsfähigkeiten des Projektmanagements verbessern Faktoren erkennen, die den Erfolg des Projektmanagements beeinflussen können Projektmanagement in der Praxis anwenden Das Seminar soll Methoden des Projektmanagements vermitteln und diese direkt in der Praxis üben ZIELSETZUNG DES SEMINARS

3 Training Projektmanagement Was ist ein Projekt ? Projektmanagement

4 Training Projektmanagement Ein Projekt ist eine einmalige Aktivität mit klarem Anfang und Ende sowie einem definierten Ziel DEFINITION EINES PROJEKTES Eine einmalige Aktivität Ein klarer Anfang Ein klares Ende Mit begrenzten Ressourcen Ein definiertes Ergebnis

5 Training Projektmanagement Projektbeginn ohne klares Bedürfnis Auswahl eines ungeeigneten Projektmanagers Fehlende Unterstützung des Managements Unzureichend definierte Aufgaben Nicht effektive Anwendung des Projektmanagement Prozesses Widerwillen zum Beenden des Projektes Eine Vielzahl verschiedener Faktoren kann den Erfolg eines Projektes negativ beeinflussen URSACHEN FÜR ERFOLGLOSE PROJEKTE Quelle: Untersuchung der NASA in den 60 und 70 an 650 Projekten

6 Training Projektmanagement Projektmanagement Diskussion Definitionsphase Planungsphase Implementierungsphase Ein Projekt läßt sich in drei Phasen gliedern, die von einer Projektmanagement Diskussion begleitet werden PHASEN EINES PROJEKTES

7 Training Projektmanagement Projektmanagement Diskussion Projekt bezeichnen Zielsetzung entwickeln Projektstruktur entwickeln Ressourcenbedarf ermitteln Zeit Kosten Leistung X X X X X X Implementierung starten Projekt überwachen Projekt modifizieren Abschließen und bewerten Definitionsphase Verantwortung festlegen Reihenfolge bestimmen Ressourcen planen Plan absichern Planungsphase Implementierungsphase Ein Projekt läßt sich in drei Phasen gliedern, die von einer Projektmanagement Diskussion begleitet werden STRUKTUR EINES PROJEKTES Quelle: Kepner- Tregoe

8 Training Projektmanagement In der Definitionsphase wird der Nutzen eines Projektes definiert und die Kosten ermittelt DEFINITIONSPHASE EINES PROJEKTES Nutzen des Projektes Kosten des Projektes Was ist der Zweck dieses Projektes –Projekt bezeichnen Was sind die Zielsetzungen im einzelnen –Zielsetzungen entwickeln und quantifizieren Welche Ergebnisse sollen erreicht werden –Projektstrukturplan entwickeln Welche Ressourcen werden benötigt –Ressourcenbedarf ermitteln

9 Training Projektmanagement Zuerst erhält das Projekt einen Namen und sein Zweck wird mit einem Leitsatz beschrieben PROJEKT BEZEICHNEN UND LEITSATZ ENTWICKLEN Vom Auftraggeber Durch den Experten Für den Nutzer Warum machen wir das Wann müssen wir fertig sein Wieviel darf es kosten Zeit Kosten Ergebnis Leitsatz:Um unsere Strategie/Vision zu verwirklichen soll ein Projektteam im Auftrag des Auftraggebers innerhalb bestimmter Zeit mit Hilfe der Experten und zu definierten Kosten das Ergebnis erreichen

10 Training Projektmanagement Ausgehend von dem Leitsatz werden einzelne Ziele entwickeln ZIELSETZUNG ENTWICKELN Fragestellung Welche Ergebnisse sollen am Ende vorliegen Wieviel Teile müssen geliefert werden Wie kann man die Ergebnisse messen Welche Einschränkungen sind zu berücksichtigen Welche Ergebnisse sollen am Ende vorliegen Wieviel Teile müssen geliefert werden Wie kann man die Ergebnisse messen Welche Einschränkungen sind zu berücksichtigen Resultate Ressourcen Restriktionen Resultate Ressourcen Restriktionen Ziele

11 Training Projektmanagement Aufgabe Ergebnis Was wollen wir bei diesem Projekt an einzelnen Ergebnissen erreichen? Was muß erledigt werden? Wie, mit welchen einzelnen Schritten werden wir das tun? Für den Projektstrukturplan werden alle Aufgaben des Projektes gesammelt und dann geordnet PROJEKTSTRUKTURPLAN ENTWICKELN umgezogen eingepackt sortiert verpackt ausgewickelt aufgestellt weggeworfen ausgepackt Bsp.: Umzug

12 Training Projektmanagement Aufgaben und ihre Ergebnisse auf unterster Ebene werden Endelemente genannt Jede Art von Arbeit wird in den Endelementen verrichtet und alle Ressourcen werden hier verbraucht Die Kombination von Endelementen ergibt die Aufgaben auf höherer Ebene Jedes Element soll definierte und meßbare Ergebnisse liefern Elemente sollen mit ihrem Ergebnis bezeichnet werden Damit erfüllen alle Elemente für sich die Anforderungen an ein Projekt, und können z.B. Teilprojekt sein Der Projektsturkturplan besteht aus Elementen, von denen jedes einzelne wieder den Charakter eines Projektes hat ELEMENTE DES PROJEKTSTRUKTURPLAN

13 Training Projektmanagement Projektstrukturplan Ziel 1Ziel 2Ziel 3 Ziel 4 Ergebnis 1.1 Ergebnis 1.2 Ergebnis 1.3 Ergebnis 1.4 Beitrag 1 Beitrag 2 Beitrag 3 Beitrag 1 Beitrag 2 Beitrag 1 Beitrag 2 Beitrag 1 Beitrag 2 Zur Kontrolle der Konsistenz kann geprüft werden, welche Aufgaben mit ihrem Ergebnis zur Erreichung welches Zieles beiträgt ERREICHBARKEIT DER ZIELE

14 Training Projektmanagement X X X X X X Welche Kenntnisse und Fähigkeiten sind erforderlich? Welche Räumlichkeiten werden benötigt? Welche Ausrüstung ist erforderlich? Welche Materialien benötigen wir? Welche besonderen Ressourcen benötigen wir? Für jedes Endlelement werden im nächsten Schritt die benötigten Ressourcen ermittelt RESSOURCENBEDARF ERMITTELN Art Menge Kosten X

15 Training Projektmanagement Zur Ermittlung des Ressourcenbedarfs kann eine Matrix aus Ressourcen und Endelementen verwendet werden Kenntnisse Räumlich- keiten AusrüstungMaterial Besondere Rersourcen Besondere Rersourcen 1. Möbel einpacken 2. Lastwagen geholt 3. Möbel aufgeladen 4. Zur neuen Wohnung gefahren 5.Stereoanlage aufgebaut 6. Möbel abgeladen 7. Möbel aufgebaut Aufbau, Inhalt Kl.2 Schein Kraft Geschick Kl.2 Schein Elektro Kraft Geschick Studium Innenarchitekt Alte Wohnung - Parkplatz für Lastwagen Freie Strasse Wohnzimmer Parkplatz für Lastwagen Neue Wohnung Kisten, Band Decken - Bänder, Hubbühne Stadtplan Schrauben- dreher Hubbühne Werkzeug Klebeband Folie Benzin Staubsauger Vermieter Mietvertrag Lastwagen Schlüssel neue Wohnung Endelemente* Ressourcen... * Ressourcen werden nur den Endelementen zugeordnet RESOURCENBEDARF ERMITTELN (2)

16 Training Projektmanagement Am Ende der Definitionsphase steht nach Vergleich von Kosten und Nutzen die Projektfreigabe DEFINITIONSPHASE Projekt bezeichnen –Um Zweck und Umfang des Projektes zu bestimmen Zielsetzungen entwickeln –Um Ergebnisse und Erfolgsfaktoren zu definieren Projekt bezeichnen –Um Zweck und Umfang des Projektes zu bestimmen Zielsetzungen entwickeln –Um Ergebnisse und Erfolgsfaktoren zu definieren Projektstrukturplan entwickeln –Um spezifische Aufgaben zu ermitteln Ressourcenbedarf ermitteln –Um spätere Ressourcenprobleme zu vermeiden –um die Festlegung der Verantwortung zu unterstützen Projektstrukturplan entwickeln –Um spezifische Aufgaben zu ermitteln Ressourcenbedarf ermitteln –Um spätere Ressourcenprobleme zu vermeiden –um die Festlegung der Verantwortung zu unterstützen Nutzen Kosten Projektfreigabe -

17 Training Projektmanagement Ein geeigneter Projektmanager muß spätestens nach der Definitionsphase und mit Freigabe des Projektes benannt sein EIGENSCHAFTEN DES PROJEKTMANAGER Planungsphase Definitionsphase Implementierung Projektmanager FreigabeKick Off Fähigkeiten zum Projektmanagement Menschenführungsfähigkeiten Ausreichend Sachkenntnis Gutes Verhältnis zu allen Mitarbeitern Einsatzbereitschaft Zeit Unterstützung von Vorgesetzen Fähigkeiten zum Projektmanagement Menschenführungsfähigkeiten Ausreichend Sachkenntnis Gutes Verhältnis zu allen Mitarbeitern Einsatzbereitschaft Zeit Unterstützung von Vorgesetzen

18 Training Projektmanagement Ist das Projekt umfangreich oder komplex? Ist ein Teil der Arbeit besonders speziell? Sollen Ressourcen für Arbeitspakete gesondert gemanaged werden? Wird die Verantwortung für mehrere miteinander verbundene Elemente einer Person übertragen werden? Wäre es einfacher, sich zuerst nur mit einem Teil zu beschäftigen? Unter bestimmten Umständen kann es sinnvoll sein, einzelne Elemente/ Endelemente eines Projektes als Teilprojekt auszugliedern KRITERIEN FÜR TEILPROJEKTE

19 Training Projektmanagement Die Planungsphase entwickelt den Weg zum Ziel, stellt die Dauer des Projektes fest, und sichert das Vorgehen ab PLANUNGSPHASE EINES PROJEKTES Verantwortung festlegen –Wer macht es? Reihenfolge der Aufgaben bestimmen –Was hängt wovon ab? Verantwortung festlegen –Wer macht es? Reihenfolge der Aufgaben bestimmen –Was hängt wovon ab? Ressourcen absichern –Zustimmung der Vorgesetzen Plan absichern –Was kann schief gehen? Ressourcen absichern –Zustimmung der Vorgesetzen Plan absichern –Was kann schief gehen? Weg zum Ziel Absicherung Zeitplan bestimmen Projektdauer

20 Training Projektmanagement Wer macht es ? Wer verfügt über Ressourcen für die Endelemente eines Elementes Wer hat Wissen und Informationen Wessen aktive Unterstützung wird benötigt Wer muß informiert werden Für jedes Element des Projektstrukturplans wird der geeignete Verantwortliche gesucht VERANTWORTUNG FESTLEGEN

21 Training Projektmanagement Projektmanager Leiter Organisation Leiter Marketing Leiter Operation Leiter Operation Kunden akquiriert Anschreiben Layout erstellt Datenerhaltung aufgebaut Technische Realisierung Adressen bereitgestellt Layout erstellt Kunden ange- sprochen Mitwirkend Geprüft Daten erfasst Empfehlen DV Technik bereitgestellt Technik bereitgestellt Primäre Verantwortung Ergebnis Verantwortung In einer Matrix kann ermittelt werden, wer Verantwortung für welches Ergebnis übernimmt VERANTWORTUNGS-MATRIX

22 Training Projektmanagement Vorgänger?Nachfolger?Vorgänger?Nachfolger? Jedes Endelement des Projektstrukturplans wird berücksichtigt Die Dauer jeder Aufgabe wird geschätzt Die Abhängigkeiten werden erfaßt Mit Hilfe der Verantwortlichen wird bestimmt, welche Abhängigkeiten die einzelnen Aufgaben haben REIHENFOLGE DER AUFGABEN BESTIMMEN VerantwortlicherAbhängigkeitNetzplan

23 Training Projektmanagement PROJEKTDAUER MIT NETZPLANDIAGRAMM ERMITTELN Erst mit dem Netzplan kann der Projektmanager eine Aussage darüber machen, ob er sein Ziel mit den gegebenen Ressourcen erreichen kann Netzplan darstellen Dauer der Aufgaben eintragen Kritischen Pfad ermitteln = 6 Jede Aufgabe im Kreis darstellen Abhängigkeit durch Pfeile visualisieren Alle Kreise haben einen Eingang und einen Ausgang Keine Schleifen bilden Alle Endelemente des Projektstrukturplans abgebildet Jede Aufgabe im Kreis darstellen Abhängigkeit durch Pfeile visualisieren Alle Kreise haben einen Eingang und einen Ausgang Keine Schleifen bilden Alle Endelemente des Projektstrukturplans abgebildet

24 Training Projektmanagement Wer macht's bis wann ? Mit jedem Ressourcenmanager eine Projektmanagement Diskussion führen Überprüfen der Projektdefinition, der Verantwortungsmatrix und des Zeitplans Ressourcen bestätigen lassen Prioritäten des Ressourcenmanagers kennenlernen Von jedem Verantwortlichen muß die Zusage eingeholt werden, bis wann, abhängig von Ressourcen, das Ergebnis erreicht wird RESSOURCEN PLANEN

25 Training Projektmanagement Protokolle werden in der Projektmanagement Diskussion zur Moderation eingesetzt bei Einladung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings INHALT VON PROTOKOLLEN Einladung Agenda verschicken Teilnehmer einladen Durchführung Protokoll schreiben Nachbereitung Protokoll verschicken Einladung Agenda verschicken Teilnehmer einladen Durchführung Protokoll schreiben Nachbereitung Protokoll verschicken Wer wird eingeladen, wer darüber informiert (CC) Was wird besprochen Zeit und Ort Wer nimmt teil, wer nur teilweise, wer ist abwesend Informationen mit Name des Informanten Entscheidungen mit den Namen der Entscheider Aktionspunkte mit einem! Namen, Datum ggf. Uhrzeit Aussagen werden als Meinung einzelner deutlich gekennzeichnet An alle Teilnehmer und CC der Einladung Mit der Bitte um Feedback bis zu einem bestimmten Termin Wer wird eingeladen, wer darüber informiert (CC) Was wird besprochen Zeit und Ort Wer nimmt teil, wer nur teilweise, wer ist abwesend Informationen mit Name des Informanten Entscheidungen mit den Namen der Entscheider Aktionspunkte mit einem! Namen, Datum ggf. Uhrzeit Aussagen werden als Meinung einzelner deutlich gekennzeichnet An alle Teilnehmer und CC der Einladung Mit der Bitte um Feedback bis zu einem bestimmten Termin

26 Training Projektmanagement Bei allen Aktionspunkten im Protokoll nur einen Namen akzeptieren, grundsätzlich niemals mehrere Personen Bei Widerständen gegen Verantwortung im Protokoll die Aktionspunkte mit Namen und Termin auf einem Flipchart sichtbar machen Keine Aktionspunkte an Abwesende vergeben, ggf. Anwesende beauftragen, den Aktionspunkt zu übertragen und deren Namen festhalten Fehlende Termine zu Aktionspunkten ggf. erst gegen Ende nachtragen, wenn alle Teilnehmer den Gesamtüberblick haben Meeting Protokoll innerhalb 24h verschicken und innerhalb ca. 48h Feedback verlangen, wenn der Feedback nicht für nächstes Meeting vereinbart ist Der Erfolg von Protokollen hängt davon ab, das Aktionspunkte präzise dokumentiert werden und zügig kommuniziert werden ERFOLGSKRITERIEN ZUR KOMMUNIKATION VON AKTIONSPUNKTEN

27 Training Projektmanagement Zur Dokumentation und Kommunikation müssen Aktionspunkte hervorgehoben und mit Namen und Datum festgehalten werden BEISPIEL FÜR PROTOKOLL Aktionspunkt

28 Training Projektmanagement Was wäre wenn ? Potentielle Probleme und Chancen erkennen Denkbare Ursachen ermitteln Vorbeugende Maßnahmen ergreifen Eventualmaßnahmen und Auslöser planen Der Projektplan muß vorbeugend gegen potentielle Probleme abgesichert werden aber auch Chancen nutzen können PLAN ABSICHERN UND CHANCEN NUTZEN

29 Training Projektmanagement Auslöser planen Um potentielle Probleme rechtzeitig zu erkennen, werden Auslöser geplant POTENTIELLE PROBLEME ERKENNEN Alle Aktivitäten auf dem kritischen Pfad Aktivitäten mit mehreren Mitarbeitern Knappe Ressourcen Neue Tätigkeiten Schnittstellen nach Außen Alle Aktivitäten auf dem kritischen Pfad Aktivitäten mit mehreren Mitarbeitern Knappe Ressourcen Neue Tätigkeiten Schnittstellen nach Außen

30 Training Projektmanagement Wahrscheinliche Ursache Vorbeugende Maßnahme Eventuelle Maßnahme Auslöser Jede Aufgabe mit potentiellen Problemen sollte analysiert werden 1. Möbel werden beschädigt 2. Lastwagen kommt nicht 3. Aufladen verzögert sich 4. Zur neuen Wohnung verfahren 5.Stereoanlage geht nicht 6. Möbel beim abladen durcheinander 7. Möbel passen nicht in Wohnung Besitzer bleibt dabei Telefonisch bestätigen Größtmöglichen Lastwagen Stadtplan nicht mit einpacken E-Werk verständigen Zwei Stand- scheinwerfer Genauen Plan zeichnen Trümmer einsammeln Anderen Lkw abholen Zweiten Lastwagen Stadtplan Kaufen Strom vom Nachbarn Mit Begleitauto leuchten Möbel entsorgen Packbericht Benzin Telefonanruf Mittags mal schauen Stadtplan vor Abfahrt prüfen vor Abfahrt Strom prüfen Wenn Abfahrt nach 18:00 Größtes Stück paßt nicht ANALYSE POTENTIELLER PROBLEME Aufgabe/Problem Analyse Fehlende Kenntnisse Vermieter nicht verständigt Lastwagen zu klein Kein Stadtplan Kein Strom Kein Licht am Abend Wohnungsumriß anders als alte Aufgebaut Abgebaut

31 Training Projektmanagement AufgabePotentielle Chance Wahrscheinliche Ursache Fördernde Maßnahme Ausnutzende Maßnahme Auslöser Für alle kritischen Aufgaben müssen potentielle Chancen untersucht werden, um Risiken zu minimieren und Reserven schaffen ANALYSE POTENTIELLER CHANCEN

32 Training Projektmanagement Verantwortung festlegen –Um klar zu bestimmen, wer für die einzelnen Aufgaben des Projektes zuständig ist Reihenfolge der Aufgaben bestimmen –Um die Abhängigkeiten festzustellen und die Arbeit effizient zu planen Ressourcen planen –Um einen optimalen Gebrauch von Ressourcen zu sichern, und die Verfügbarkeit der Ressourcen sicherzustellen Plan absichern –Um potentielle Probleme zu erkennen Am Ende der Planungsphase ist der Weg zum Ziel definiert und abgesichert PLANUNGSPHASE

33 Training Projektmanagement Implementierung starten –Kick-Off, der emotionelle Faktor Projekt überwachen –mit dem Finger am Puls des Projektes Projekt modifizieren –bevor etwas schiefgeht Abschließen und bewerten –damit die gleichen Probleme das nächste Mal vermeidbar werden Mit dem Kick-Off der Implementierungsphase beginnt die eigentliche Projektdurchführung und endet mit der abschließenden Bewertung IMPLEMENTIERUNGSPHASE EINES PROJEKTES

34 Training Projektmanagement Go ! Projektbezeichung und Zielsetzung überprüfen Grundregeln für die Zusammenarbeit festhalten Erste Projektaufgaben überprüfen Kick-Off Meeting durchführen Im Kick-Off Meeting wird der Grundstein für die Zusammenarbeit des Projektteams gelegt IMPLEMENTIERUNG STARTEN

35 Training Projektmanagement Fertigstellung einer Hauptaufgabe Beginn und Ende eines Teilprojektes Beginn und Ende wichtiger Aufgaben Als Berichterstattung Die Meilensteine allein können den Verlauf eines Projektes für Managementzwecke beschreiben EIGENSCHAFTEN VON MEILENSTEINE

36 Training Projektmanagement Wo klemmt's ? Fortschritte hinsichtlich Zielsetzung (Status) –Erreichte Ziele –Verbrauchte Ressourcen –Abgelaufene Zeit Fortschritte hinsichtlich Meilensteine (Zeitplan) –Erledigte Aufgaben –Erbrachte Ergebnisse –Erreichte Meilensteine Der Projektleiter überwacht den Ablauf des Projektes und greift ein, wenn Probleme auftreten oder sich Chancen ergeben PROJEKT ÜBERWACHEN

37 Training Projektmanagement Aktion vor Reaktion ! Bedrohungen und Chancen überprüfen Den frühesten Punkt in einem Projekt ermitteln, an dem ein Sachverhalt Auswirkungen hat Zur Überarbeitung des Plans ggf. Definitions- und Planungsschritte wiederholen Alle Projektbeteiligten über Änderungen informieren Bei Problemen geht Aktion vor Reaktion und jede Maßnahme muß gut kommuniziert werden PROJEKT MODIFIZIEREN

38 Training Projektmanagement Überprüfung hinsichtlich Zielsetzung Information über Projektabschluß Zusammenfassen des Gelernten Mit dem Projektteam feiern Fazit ! Am Ende des Projektes werden Ergebnisse an Zielen gemessen und es wird angemessen gefeiert ABSCHLIEßEN UND BEWERTEN

39 Training Projektmanagement Implementierung starten –Um zu gewährleisten, daß zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Aufgabe, mit einem klaren Leistungsstandard entschieden begonnen wird Projekt überwachen –Um das Projekt im Plan zu halten Projekt modifizieren –Um auf Probleme, Chancen und sogar veränderte Zielsetzungen zu reagieren Abschließen und Bewerten –Um zu gewährleisten, daß alle Zielsetzungen erfüllt wurden und um Erfahrungen auszutauschen Die Implementierungsphase soll termingerecht die geplanten Ergebnisse geliefert haben IMPLEMENTIERUNGSPHASE

40 Training Projektmanagement Projektmanagement dient dazu, klare und überzeugende Zielvorgaben nach zuverlässiger Planung termingerecht zu erreichen PROJEKTMANAGEMENT DefinitionsphaseKosten und Nutzen im Projekt abwägen PlanungsphaseDen Weg zum Ziel planen und absichern ImplementierungsphaseDie geplanten Ergebnisse termingerecht erreichen

41 Training Projektmanagement Engagement des Projektteams 2.Akkurate Kostenschätzung zu Beginn 3.Fähigkeiten des Projektteams 4.Finanzierung im Projektverlauf 5.Effektivität von Planung und Kontrolle 6.Minimale Startschwierigkeiten 7.Zwischenmenschliche Beziehung vor Aufgabenbewältigung 8.Keine Bürokratie 9.Projektmanager vor Ort 10.Klare Erfolgsaussichten 10 Projekterfolgsfaktoren sollte sich jeder Projektleiter aus dem Seminar mitnehmen PROJEKTERFOLGSFAKTOREN


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