Poltys CA Auto Attendant Modul Training Präsentation.

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1 Poltys CA Auto Attendant Modul Training Präsentation

2 Leistungen TDE, NCP and NS1000 series PBX Auslagerung eines großen Anteils der bediener- unterstützten Anrufe und Erhaltung hoher Kundenzufriedenheit und – bindung. Reduzierung der Gesamtbetriebskosten Effizientes Call Routing Beseitigt Anrufe in Abwesenheit Erhöht die Service Effizienz Skalierbarkeit, skaliert leicht Verbessert die Kundenzufriedenheit 24/7 Verfügbarkeit, keine Überstundensatz

3 Auto Attendant Modul – Inhalt der Präsentation ÜberblickFunktionenKonfiguration TDE, NCP and NS1000 series PBX

4 ÜBERBLICK Sektion 1

5 Überblick TDE, NCP and NS1000 series PBX Funktioniert mit der CA PRO/Supervisor/Console Multi Language GUI Multi Language Voice Prompts und Spracherkennung Verwendet ASR (Automatic Speech Recognition) (Automatische Spracherkennung) und TTS (text to Speech) (Text nach Sprache) in dem MS Server 2008/2011 Auf dem Poltys Gerät vorinstalliert Verbindet den Anrufer mit dem angerufenen Empfänger durch Aussprache des Namens oder Eingabe der Durchwahl

6 Anwendungsfall – TK-Anlagenmodus Beantworten sämtliche Anrufe Spielen individuelle Begrüßungsnachricht(en) vor Erkennen Namen oder gewählte Durchwahl Leiten den Anruf an die entsprechende Nebenstelle oder an das entsprechende Voice Mail weiter SIP CA + TDE/NCP/NS1000 Poltys Auto Attendant Anwendung Kunden Automatische Anrufbeantwortung, Erkennen von Namen, Transfer zu einem Nebenanschluss oder Voice Mail ed - Pay messa ge No Answ er – Retry later Agent CA Kunden Call Every Entry in the List Agent CA Kunden Eingehende Anrufe Das Poltys Gerät funktioniert als SIP Nebensteller von Drittanbieter

7 Anwendungsfall – CA Server Beantworten sämtliche Anrufe Spielen individuelle Begrüßungsnachricht(en) vor Erkennen Namen oder gewählte Durchwahl Leiten den Anruf an die entsprechende Nebenstelle oder an das entsprechende Voice Mail weiter SIP Poltys Auto Attendant Anwendung Kunden Automatische Anrufbeantwortung, Erkennen von Namen, Transfer zu einem Nebenanschluss oder Voice Mail ed - Pay messa ge No Answ er – Retry later Agent CA Kunden Call Every Entry in the List Call answ ered - Pay messa ge No Agent CA Kunden Eingehende Anrufe NCP/TDE/NS1000 CA Server Das Poltys Gerät funktioniert als SIP Nebensteller von Drittanbieter

8 Gerät Poltys Gerät Das CA Auto Attendant Modul wird samt dem vorinstallierten und vorkonfiguriertem Server auf dem Poltys Gerät geliefert Vorteil für den Endbenutzer – Leichte Fernunterstützung, leicht zu ersetzen Vorteil für den Dealer – Leicht zu installieren, konfigurieren und an Panasonic PBX zu verbinden GerätBeschreibungMusterbilderPorts Kleines Gehäuse Intel D2700MUD 2.13 GHz Dual Core Atom D2700, 2GB RAM, 60GB SSD Treiber Gerätmaße: 9 x 8 x 2.5 Packed: 13 x 11 x 4.5 Verpacktes Gewicht: 6lb Maximal 4 SIP Ports Low profile 1U, 19 Rackmount Quad Core 3.2 GHz I7, 4GB RAM, 250GB enterprise level HDD, X8STi Supermicro motherboard, Low profile 1U, 19 Gestellchassis Gerätmaße: 19 x 15 x 3.5 Packed: 22 x 19 x 7 Verpacktes Gewicht: 16lb Maximal 48 SIP Ports Das Poltys Gerät funktioniert als SIP Nebensteller von Drittanbieter

9 KONFIGURATION Sektion 2

10 Konfigurieren Sie das Poltys Gerät Das Poltys Gerät kommt mit vorinstallierter Automatische Telefonzentrale Server Verbinden Sie die Geräte wie unten angezeigt Gerät starten, login mit MS Windows LAN Switch (dasselbe Netzwerk wie die TK-Anlage ) USB Tastatur/Maus

11 Konfigurieren Sie das Poltys Gerät Das Poltys Gerät ist für den Betrieb von DHCP server konfiguriert Finden Sie die IP Adresse des Poltys Geräts heraus und bewahren Sie sie auf 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Netzwerk- Piktogramm in der Windows Task-Leiste und wählen Sie den Menüpunkt Offenes Netzwerk- und Freigabecenter auf dem Poltys-Gerät 2. Wählen Sie Lokale Netzwerkverbindung 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Details 4. Schreiben Sie sich die IP Adresse auf, zur weiteren Verfügung

12 Konfigurieren Sie das Poltys Gerät 1. Doppelklicken Sie auf das Piktogramm Auto-Attendant Konfig auf der Windows Desktop des Poltys Gerätes. Das CA Auto Attendant Modul unterstützt bis zu zwei Sprachen gleichzeitig Erste Sprachein- stellungen Einstellungen für die zweite Sprache Starten Sie die Auto Attendant Config Anwendung vom Desktop des Geräts

13 Konfigurieren Sie das Poltys Gerät 3. Stellen Sie die erste Erweiterung und die Anzahl von Erweiterungen im Bereich. 5. Stellen Sie die Anrufparameter ein. 1. Führen Sie die IP Addresse der TK-Anlage ein. 2. Stellen Sie Sie die lokale IP Adresse auf dem Poltys- Gerät ein. 8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen damit die Änderungen wirksam werden. 6. Ändern Sie die englischen Eingabeaufforderungen. 7. Ändern sie französische Eingabeaufforderungen. Das Poltys Gerät verbindet sich mit der Panasonic TK-Anlage über einen kompakten Bereich von SIP Nebenstellen Konfigurieren Sie die erste Nebenstelle und die Anzahl von Nebenstellen die von dem Auto Attendant verwendet werden sollen Ändern Sie die Standard Anrufparameter (Wiederholungszahl und Zeitlimit (Timeout)) falls erforderlich Falls erwünscht, ändern Sie die Standardsprachen und the Eingabenaufforderungen Verfügbare Sprachen für das Text-to-Speech Engine Englisch Französich (CA) Französich Deutsch Spanisch Italienisch Englisch (GB) Verfügbare Sprachen für das Text-to-Speech Engine Englisch Französich (CA) Französich Deutsch Spanisch Italienisch Englisch (GB) 4. Stellen Sie den TK- Anlagentyp auf: NS1000, TDE oder NCP ein.

14 Konfigurieren Sie Anruftransfer Nebenstellen manuell 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Add (Hinzufügen)so oft wie nötig. 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen damit die Änderungen wirksam werden. 2. Füllen Sie das Feld Telefonnummer aus. Digit ist eine Touchtone – Kurzwahlschaltfläche, dass dem Anrufer ermöglicht rasch an eine Person/Gruppe weitergeleitet zu werden 3. Füllen Sie die Felder Vorname, Name aus. 4. Falls erforderlich, füllen Sie die Digit- Kurzwahlschaltfläche ein. 5. Füllen Sie das Feld Language (Sprache) aus, das von dem Speech Recognition Engine verwendet wird. Fügen Sie Agents hinzu um Anrufe auf Manuell oder durch Importieren aus der Liste weiterzuleiten (nächste Slide)

15 Importieren Sie die Anrufweiterleitung - Durchwahl – Liste 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Fügen Sie Agents hinzu an die Anrufe weitergeleitet werden können durch die Importierung aus der Liste (CSV Datei) 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. 2. Wählen Sie den Menüpunkt CSV Dateien. 3. Wählen Sie die CSV - Datei.

16 CSV Dateiformat Dateiformat der Anrufstransferliste CSV Datei- Header. 1. Füllen Sie die zu erkennende Telefonnum mer aus 2. Füllen Sie das Feld Vorname aus, um erkannt werden zu können 3. Füllen Sie das Feld Name aus um erkannt zu werden 4. Füllen Sie die Digit Kurzwahlschal tfläche ein 5. Füllen Sie das Feld Language (Sprache) aus, das von dem Speech Recognition verwendet wird Verfügbare Sprachen für das Speech Recognition Engine Englisch Französich (CA) Französich Deutsch Spanisch Italienisch Englisch (GB) Verfügbare Sprachen für das Speech Recognition Engine Englisch Französich (CA) Französich Deutsch Spanisch Italienisch Englisch (GB)

17 Auto Attendant - Server starten 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start Auto Attendant Server mit Hilfe des START Knopfes starten

18 Konfigurierung der Panasonic IP-PBX 3.4 Konfigurieren der Panasonic TK-Anlage (1) Die Anwendung Appointment Reminder wird mit der Panasonic TK-Anlage via einem kompakten Bereich von SIP Nebenstellen für Drittanbieter verbunden. Konfigurieren Sie den SIP Nebenstellen-Bereich um mit dem Appointment Reminder mittels der Panasonic Wartungskonsole verwendet zu werden. (1) Installieren Sie die virtuelle Karte für das Poltys Gerät (SIP Nebenstellen für Drittanbieter) V-SIPEXT32 Karte auf Web-MC markieren. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Virtual menu) 1. Wählen Sie V-SIPEXT32 2. Geben Sie die zu verwendende Kartenanzahl (number of cards) an.

19 Konfigurierung der Panasonic IP-PBX (2) Wählen Sie eine Registrierungsart für das Poltys Gerät (SIP Nebenstellen für Drittanbieter) Manual Mode auf Web-MC markieren. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Site Property -> Main Tab ) 1. Wählen Sie Manual

20 Konfigurierung der Panasonic IP-PBX 1. Konfigurieren Sie einen kompakten Bereich von SIP Nebenstellen. (3) Konfigurieren Sie die Einstellungen der Nebenstellen. Passen Sie die Nebenstellennummer und das Kennwort an auf dem Web-MC. (Setup -> PBX Configuration -> 1.1 Slot -> Port Property of the corresponding V-SIPEXT32 card ) 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen damit die Änderungen wirksam werden. Das Kennwort sollte 1234 sein

21 Konfigurierung der Panasonic IP-PBX (4) Registrieren Sie das Poltys – Gerät in der TK-Anlage. Poltys Gerät nur im selben Netzwerk mit TK-Anlage verbinden. 1. Überprüfen Sie ob die IP Addresse zu der des Poltys-Geräts passt. (5) Einstellungen für abgehende Gespräche Erlauben der SIP Nebenstellen abgehende Anrufe zu tätigen.

22 Konfigurierung der Panasonic IP-PBX 1. Schaffen Sie eine Anrufverteilungsgru ppe für den Auto- Attendant. 2. Setzen Sie die Verteilungsmethode auf Priority Hunting (Suche nach Priorität) oder UCD. 3. Fügen Sie die Mitgliederliste hinzu. Auto Attendant funktoniert nicht wenn die Verteilungsmethode auf Klingen eingestellt wurde. (6) Einstellungen für die Anrufgruppen Um den Auto Attendant zu verwenden, gruppieren Sie die SIP Nebenstellen (Poltys Gerät) in einer ICD Gruppe. (Setup -> PBX Configuration -> 3.5.1 Group Settings ) Dann, stellen Sie den FEN der ICD Gruppe als Ziel der Anrufe des Auto Attendants.

23 FUNKTIONEN Sektion 3

24 Das Auto Attendant Modul starten Der Auto Attendant Modul wird angefahren durch Klicken auf die Schaltfläche ACD Report in dem CA Supervisor oder CA Pro. 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche ACD Report 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auto- Attendant

25 Auto Attendant Abrufablauf Main Script Anrufsablaufdiagramm Transfer zum Zielablaufdiaframm

26 Auto Attendant GUI Language markieren Der Auto Attendant Modul ermöglicht der Kundin/dem Kunden GUI Sprache seiner/ihrer Wahl auszuwählen. 2. Wählen Sie den Menüpunkt Language 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt Datei 4. Wählen Sie Deutsch 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK und starten Sie die Anwendung neu 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dropdown-Liste.

27 Schließen Sie das CA Modul an Auto Attendant Appliance an Das CA Auto Attedant Modul muss an das Poltys Gerät angeschlossen werden 2. Wählen Sie den Menüpunkt Datenbankstandort. 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt Einstellungen. 3. Stellen Sie die IP Adresse auf dem Poltys- Gerät ein. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

28 Funktionen des Auto Attendant Moduls Die Grundlage der Aktionen des Auto Attendant bezüglich Präsenzstatusse können für den laufenden CA Benutzer aktiviert/deaktiviert werden 1. Schalten Sie EIN/ AUS die Aktionen des Auto-Attendants

29 Funktionen des Auto Attendant Moduls Kunden können Präsenzstatusse, Begrüßungen in bestimmten Sprachen und Aktionen in Abhängigkeit von Präsenzstatussen hinzufügen. Der Kunde kann den eingehenden Anruf auf Voicemail, Mobiltelefone, andere Durchwahlen usw. weiterleiten. Geben Sie erstens die Telefonnummern ein 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Telefonen bearbeiten. 2. Geben Sie Telefonnummer ein die bei den Transfer-Aktionen verwendet werden. 3. Sie können so viele Telefongeräte wie nötig hinzufügen. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

30 Funktionen des Auto Attendant Moduls Fügen Sie, nach Bedarf, Präsenzstatus, Sprache, Begrüßung und zu tätigende Aktionen hinzu 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Es wird ein neuer leerer Datensatz zu der Liste hinzugefügt 2. Wählen Sie the CA Präsenzstatus, zu dem Sie Handlungen hinzufügen möchten 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. 2. Geben Sie die zu verwendende persönliche Begrüßung ein, in der gewählten Language wenn die CA Präsenz zu dem Benutzerstatus passt 2. Wählen Sie die Handlung die sie ausführen möchten wenn der CA Präsenzstatus dem Benutzsstatus entspricht 2. Wählen Sie die Sprache die von dem Text-to-Speech Engine benutzt wird Verfügbare Sprachen für das Text-to-Speech Engine Englisch Französich (CA) Französich Deutsch Spanisch Italienisch Englisch (GB) Verfügbare Sprachen für das Text-to-Speech Engine Englisch Französich (CA) Französich Deutsch Spanisch Italienisch Englisch (GB)

31 Funktionen des Auto Attendant Moduls Auto Attendant erlaubt den Kunden die Anrufer IDs aufzunehmen, während der CA einen bestimmten Präsenzstatus hat, wenn die dazugehörige Aktion auf Trennen eingestellt ist. Beispiel: 1. Rückruf pop – ip aktivieren. 3. Stellen Sie Handlung auf Trennen. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. 5. Setzen Sie den Präsenzstatus auf Bald zurück. 2. Stellen Sie den Benutzerstatus auf Bald zurück. 6. Klicken Sie auf Rückruf zeigen um sämtliche Anrufer IDs anzusehen die, in dem Status Gegangen aufgenommen wurden. Sie können auf jeden Datensatz doppelklicken um den Kunden rückzurufen.

32 Vielen Dank