Organisationsabläufe in der dgs LG Niedersachsen Aufgaben-, Tätigkeitsbereiche und Zuständigkeiten der einzelnen Vorstandsmitglieder.

Präsentation zum Thema: "Organisationsabläufe in der dgs LG Niedersachsen Aufgaben-, Tätigkeitsbereiche und Zuständigkeiten der einzelnen Vorstandsmitglieder."—  Präsentation transkript:

1 Organisationsabläufe in der dgs LG Niedersachsen Aufgaben-, Tätigkeitsbereiche und Zuständigkeiten der einzelnen Vorstandsmitglieder

2 Tätigkeiten und Zuständigkeiten des Vorstandes der dgs LG Niedersachsen - Organisation und Moderation von Fortbildungen - Organisation und Moderation von Fortbildungen - Mitgliederpflege/Mitgliederwebung - Mitgliederpflege/Mitgliederwebung - Herausgabe der Zeitschrift Forum Sprache - Herausgabe der Zeitschrift Forum Sprache - Kassenverhandlungen - Kassenverhandlungen - Organisation der Herbsttagung, Moderation von Workshops, Referentenbetreuung - Organisation der Herbsttagung, Moderation von Workshops, Referentenbetreuung - Teilnahme an der dgs Hauptvorstandssitzung - Teilnahme an der dgs Hauptvorstandssitzung - Teilnahme an der dgs Delegiertenversammlung - Teilnahme an der dgs Delegiertenversammlung - Interessensvertretung - Interessensvertretung - Archivierung des dgs Schriftverkehrs - Archivierung des dgs Schriftverkehrs - Pflege der dgs Homepage - Pflege der dgs Homepage - Unterhaltung einer Geschäftsstelle - Unterhaltung einer Geschäftsstelle - Regelmäßige Vorstandssitzungen abhalten - Regelmäßige Vorstandssitzungen abhalten - Mitgliederversammlungen durchführen (zweijährig) - Mitgliederversammlungen durchführen (zweijährig)

3 Fortbildungen Fortbildungsreferent: Fortbildungsreferent: - Themenvorschläge - Themenvorschläge - Referentensuche - Referentensuche - Zeitliche Absprachen mit den Referenten - Zeitliche Absprachen mit den Referenten - Finanzielle Verhandlungen - Finanzielle Verhandlungen - Erstellen des Veranstaltungskalenders - Erstellen des Veranstaltungskalenders - Durchführung und Auswertung von Evaluationen - Durchführung und Auswertung von Evaluationen - Abschließende schriftliche Reflexion der Jahresfortbildungsveranstaltungen - Abschließende schriftliche Reflexion der Jahresfortbildungsveranstaltungen Geschäftsstelle: - Veranstaltungsort vorbuchen - Verträge mit Referenten abschließen - Verköstigung für die Teilnehmer organisieren - Druck und Versand des Veranstaltungskalenders organisieren (u. Homepage) - Anmeldeverfahren betreuen - Organisation der Moderation und Referentenbetreuung

4 Mitgliederpflege/Mitgliederwerbung Geschäftsstelle: Geschäftsstelle: - allgemeine Informationszentrale für Mitglieder - allgemeine Informationszentrale für Mitglieder - Adressenverwaltung - Adressenverwaltung - Werbeaktionen des Vorstandes organisieren - Werbeaktionen des Vorstandes organisieren - Aufbau elektronischer Dateien für den E-Mail- Versand von Informationen (Mitglieder/Organisationen/ Werbung) - Aufbau elektronischer Dateien für den E-Mail- Versand von Informationen (Mitglieder/Organisationen/ Werbung) Vorstand insgesamt: - Teilnahme an Vorort- veranstaltungen von Mitgliedern und Organisationen - aktuelle Fortbildungs- angebote organisieren - Interessensvertretung - Kassenverhandlungen - Unterstützung der Geschäftsstelle beim Aufbau elektronischer Dateien

5 Forum Sprache Redaktionsteam: Redaktionsteam: - Sammeln von Artikeln für das Forum Sprache von den Vorstandsmitgliedern - Sammeln von Artikeln für das Forum Sprache von den Vorstandsmitgliedern - Festlegen eines Redaktions- schlusses mit dem Gesamtvorstand - Festlegen eines Redaktions- schlusses mit dem Gesamtvorstand - Zusammenarbeit mit der Geschäftsstelle - Zusammenarbeit mit der Geschäftsstelle - Optische Aufarbeitung der Artikel - Optische Aufarbeitung der Artikel - Bilder für Forum Sprache zusammen stellen - Bilder für Forum Sprache zusammen stellen - Veröffentlichungstermine festlegen (mind. 2 pro Jahr) - Veröffentlichungstermine festlegen (mind. 2 pro Jahr) - Zeitlich vorausschauend Termine festlegen - Zeitlich vorausschauend Termine festlegen Geschäftsstelle: - Zusammenarbeit mit dem Redaktionsteam - Verhandlungen mit der Druckerei - Versand der gedruckten Zeitschrift zeitnah an die Mitglieder - Versand der Zeitschrift an die HV-Mitglieder und die Mitglieder des GV sowie weiterer Personen (z.B. Herrn Dr. Wachtel) - Bereitstellen von Zeitschriften für Werbezwecke

6 Kassenverhandlungen Referentin für ambulante Sprachtherapie: Referentin für ambulante Sprachtherapie: - Teilnahme an den für Niedersachsen stattfindenden Kassenverhandlungen - Teilnahme an den für Niedersachsen stattfindenden Kassenverhandlungen - Wahrung der Interessen der Mitglieder - Wahrung der Interessen der Mitglieder - Kontakt zum dbs halten - Kontakt zum dbs halten - Teilnahme an den entsprechenden Mitgliederversammlungen - Teilnahme an den entsprechenden Mitgliederversammlungen - Veröffentlichung der Ergebnisse im Forum Sprache/Homepage - Veröffentlichung der Ergebnisse im Forum Sprache/Homepage Geschäftsstelle: - Informationen an Mitglieder weiterleiten - Zusammenarbeit mit der Referentin

7 Organisation der Herbsttagung Fortbildungsreferent: Fortbildungsreferent: - Thema der Herbsttagung in Absprache mit dem Vorstand festlegen - Thema der Herbsttagung in Absprache mit dem Vorstand festlegen - Zeitpunkt der Herbsttagung in Absprache mit dem Vorstand festlegen - Zeitpunkt der Herbsttagung in Absprache mit dem Vorstand festlegen - Themenvorschläge für die Workshops sammeln - Themenvorschläge für die Workshops sammeln - Verhandlungen mit den Referenten führen - Verhandlungen mit den Referenten führen - Veranstaltungsprogramm zusammen stellen - Veranstaltungsprogramm zusammen stellen - Zusammenarbeit mit der Geschäftstelle - Zusammenarbeit mit der Geschäftstelle - Tagungsband zusammen stellen in Zusammenarbeit mit dem Redaktionsteam - Tagungsband zusammen stellen in Zusammenarbeit mit dem Redaktionsteam Geschäftsstelle: - zeitlich vorausschauend den Ort der Herbsttagung buchen - Schriftverkehr mit Referenten führen - Sammeln der schriftlichen Tagungsbeiträge - Veranstaltungsprogramm drucken lassen und versenden - Organisation der Herbsttagung überwachen (Verpflegung, Übernachtung, Moderation, Technik etc.) - Zusammenarbeit mit dem Fortbildungsreferenten - Druck und Versand des Tagungsbandes organisieren

8 Teilnahme an der dgs Hauptvorstandssitzung Landesvorsitzende/r: Landesvorsitzende/r: - Schriftverkehr mit der HV u. a. Anfragen anderer LG, Landesbericht - Schriftverkehr mit der HV u. a. Anfragen anderer LG, Landesbericht - Teilnahme zweimal jährlich an der HV (dreitägig) - Teilnahme zweimal jährlich an der HV (dreitägig) - Zusammenarbeit mit den anderen Landesgruppen - Zusammenarbeit mit den anderen Landesgruppen - Festlegung der Arbeit des GV - Festlegung der Arbeit des GV - Mitarbeit in Arbeitsgruppen u. a. Positionspapiere, Stellungnahmen für Ministerien - Mitarbeit in Arbeitsgruppen u. a. Positionspapiere, Stellungnahmen für Ministerien Geschäftsstelle: - Adressenverwaltung der HV- Mitglieder - Zusenden aller schriftlichen Veröffentlichung der LG Niedersachsen - Anfragen der Bundesgeschäftsstelle bearbeiten - Zusammenarbeit mit der/m Landesvorsitzenden

9 Teilnahme an der dgs Delegiertenversammlung Vorstand insgesamt: Vorstand insgesamt: - Teilnahme an den zweijährigen DVs der dgs im Rahmen des Bundeskongresses - Teilnahme an den zweijährigen DVs der dgs im Rahmen des Bundeskongresses - Einbringen von Anträgen an die DV - Einbringen von Anträgen an die DV

10 Interessensvertretung Vorstand insgesamt: Vorstand insgesamt: - Kritische Beurteilung von Darstellungen anderer (Ministerien, Organisationen und Verbänden) in den Medien in Bezug auf sprachbehinderte Kinder und Jugendliche in Kindergarten und Schule in Niedersachsen - Kritische Beurteilung von Darstellungen anderer (Ministerien, Organisationen und Verbänden) in den Medien in Bezug auf sprachbehinderte Kinder und Jugendliche in Kindergarten und Schule in Niedersachsen - Schriftliche Widerrede zu offensichtlich falschen Darstellungen (in Absprache) - Schriftliche Widerrede zu offensichtlich falschen Darstellungen (in Absprache) - Teilnahme an externen Veranstaltungen (in Absprache) - Teilnahme an externen Veranstaltungen (in Absprache) - Teilnahme an den Fortbildungsveranstaltungen der LG Niedersachsen (in Absprache) - Teilnahme an den Fortbildungsveranstaltungen der LG Niedersachsen (in Absprache) - Bereitschaft zur Übernahme von Fortbildungsveranstaltungen (in Absprache) - Bereitschaft zur Übernahme von Fortbildungsveranstaltungen (in Absprache) - Zusammenarbeit mit anderen Verbänden und Organisationen (in Absprache) - Zusammenarbeit mit anderen Verbänden und Organisationen (in Absprache) - Entwicklung von Positionspapieren zur Außendarstellung der dgs LG Niedersachsen - Entwicklung von Positionspapieren zur Außendarstellung der dgs LG Niedersachsen - Mitarbeit an der Homepage - Mitarbeit an der Homepage - Anfertigung von Veröffentlichungen in verbandsinternen und anderen Medien - Anfertigung von Veröffentlichungen in verbandsinternen und anderen Medien

11 Archivierung des dgs Schriftverkehrs Geschäftsstelle: Geschäftsstelle: - Jeder Schriftverkehr mit anderen Verbänden, Ministerien und Organisationen wird als Kopie in der Geschäftsstelle archiviert - Jeder Schriftverkehr mit anderen Verbänden, Ministerien und Organisationen wird als Kopie in der Geschäftsstelle archiviert - Evaluationen von Fortbildungen werden archiviert - Evaluationen von Fortbildungen werden archiviert - Archivierung erfolgt automatisch von allen Vorstandsmitgliedern in Form von Kopien von Schreiben an die Landesgeschäftsstelle - Archivierung erfolgt automatisch von allen Vorstandsmitgliedern in Form von Kopien von Schreiben an die Landesgeschäftsstelle - Archivierung sämtlicher Veröffentlichungen der dgs LG Niedersachsen und anderer Landesgruppen sowie der Bundesveröffentlichungen - Archivierung sämtlicher Veröffentlichungen der dgs LG Niedersachsen und anderer Landesgruppen sowie der Bundesveröffentlichungen - Geschäftsstelle mahnt fehlende Unterlagen bei den Vorstandsmitgliedern an - Geschäftsstelle mahnt fehlende Unterlagen bei den Vorstandsmitgliedern an - Archivierung von Fotos der Vorstandsmitglieder bzw. der Arbeit der dgs LG Niedersachsen - Archivierung von Fotos der Vorstandsmitglieder bzw. der Arbeit der dgs LG Niedersachsen - Archivierung erfolgt wenn möglich auch elektronisch - Archivierung erfolgt wenn möglich auch elektronisch

12 Pflege der dgs Homepage Vorstand insgesamt: Vorstand insgesamt: - Pflege der Homepage ist Aufgabe aller Vorstandsmitglieder - Pflege der Homepage ist Aufgabe aller Vorstandsmitglieder - Artikel und Berichte werden über den Landesvorsitzenden in der Homepage eingestellt - Artikel und Berichte werden über den Landesvorsitzenden in der Homepage eingestellt - Alle Aktivitäten werden auf der Homepage dargestellt - Alle Aktivitäten werden auf der Homepage dargestellt - Informationen, gesetzliche Regelungen, Positionen und Verhandlungsergebnisse mit Krankenkassen, Gespräche mit anderen Organisationen, Verbänden oder Ministerien werden in der allgemeinen Aussage auf der Homepage veröffentlicht - Informationen, gesetzliche Regelungen, Positionen und Verhandlungsergebnisse mit Krankenkassen, Gespräche mit anderen Organisationen, Verbänden oder Ministerien werden in der allgemeinen Aussage auf der Homepage veröffentlicht - Fortbildungsveranstaltungen und -hinweise werden veröffentlicht - Fortbildungsveranstaltungen und -hinweise werden veröffentlicht - Artikel werden möglichst mit Bildern veröffentlicht - Artikel werden möglichst mit Bildern veröffentlicht - Artikel und Berichte werden zeitnah (nach 1-2 Tagen) auf der Homepage eingestellt - Artikel und Berichte werden zeitnah (nach 1-2 Tagen) auf der Homepage eingestellt

13 Unterhaltung einer Geschäftsstelle - Die LG Niedersachsen unterhält eine Geschäftsstelle und hat folgende Aufgaben: - Die LG Niedersachsen unterhält eine Geschäftsstelle und hat folgende Aufgaben: --- Bewahrung sämtlichen Schriftguts der LG Niedersachsen --- Bewahrung sämtlichen Schriftguts der LG Niedersachsen --- Achtet auf Einhaltung aller Beschlüsse des Vorstandes --- Achtet auf Einhaltung aller Beschlüsse des Vorstandes --- Arbeitet eng mit dem Landesvorsitzenden zusammen --- Arbeitet eng mit dem Landesvorsitzenden zusammen --- Hat die zeitlich sehr aufwendige Rechnungsführung in Bezug auf Erhebung von Mitgliederbeiträgen, Fortbildungsbeiträgen, Rechnungsbegleichung und Abführen der Beträge an den Bundesrechnungsführer inne. --- Hat die zeitlich sehr aufwendige Rechnungsführung in Bezug auf Erhebung von Mitgliederbeiträgen, Fortbildungsbeiträgen, Rechnungsbegleichung und Abführen der Beträge an den Bundesrechnungsführer inne. --- Ist für alle organisatorischen Abläufe in Zusammenarbeit mit den einzelnen Vorstandsmitgliedern verantwortlich --- Ist für alle organisatorischen Abläufe in Zusammenarbeit mit den einzelnen Vorstandsmitgliedern verantwortlich --- Ist die Außenvertretung der dgs LG Niedersachsen im alltäglichen Geschäftsverkehr --- Ist die Außenvertretung der dgs LG Niedersachsen im alltäglichen Geschäftsverkehr --- Sorgt für Veranstaltungsräumlichkeiten bei Vorstandssitzungen, Fortbildungen, der Herbsttagung sowie für Klausurtagungen und zwar zeitlich entsprechend vorausschauend. --- Sorgt für Veranstaltungsräumlichkeiten bei Vorstandssitzungen, Fortbildungen, der Herbsttagung sowie für Klausurtagungen und zwar zeitlich entsprechend vorausschauend. --- Informiert den Vorstand laufend über aktuelle Zahlen hinsichtlich Mitglieder, Fortbildungsanmeldungen und der finanziellen Gesamtsituation der LG Niedersachsen. --- Informiert den Vorstand laufend über aktuelle Zahlen hinsichtlich Mitglieder, Fortbildungsanmeldungen und der finanziellen Gesamtsituation der LG Niedersachsen. --- Ist für die notarielle Eintragung des jeweiligen neu gewählten Vorstandes in der Vereinsrolle und für die Eintragung der Unterschriften des Vorstandes bei der geschäftsführenden Bank verantwortlich. --- Ist für die notarielle Eintragung des jeweiligen neu gewählten Vorstandes in der Vereinsrolle und für die Eintragung der Unterschriften des Vorstandes bei der geschäftsführenden Bank verantwortlich.

14 Teilnahme an Vorstandssitzungen Vorstand insgesamt: Vorstand insgesamt: - Verbindliche Treffen des Vorstandes ca. 5-6 mal im Jahr - Verbindliche Treffen des Vorstandes ca. 5-6 mal im Jahr - Termine werden gegen Ende eines laufenden Jahres auf der letzten Vorstandssitzung vereinbart - Termine werden gegen Ende eines laufenden Jahres auf der letzten Vorstandssitzung vereinbart - Wünsche zur Tagesordnung müssen ca. 10 Tage beim Landesvorsitzenden eingehen, die Einladung zur Vorstandssitzung erfolgt eine Woche vor dem Termin - Wünsche zur Tagesordnung müssen ca. 10 Tage beim Landesvorsitzenden eingehen, die Einladung zur Vorstandssitzung erfolgt eine Woche vor dem Termin - Berichte zur aktuellen Situation der verschiedenen Bereiche werden in angemessener Kürze allen Mitgliedern mitgeteilt und ggf. dem Redaktionsteam weitergeleitet - Berichte zur aktuellen Situation der verschiedenen Bereiche werden in angemessener Kürze allen Mitgliedern mitgeteilt und ggf. dem Redaktionsteam weitergeleitet - Organisationsergebnisse werden mitgeteilt - Organisationsergebnisse werden mitgeteilt - Beschlüsse zu anstehenden Ereignissen werden getroffen - Beschlüsse zu anstehenden Ereignissen werden getroffen - Gesprächs- und Zeitregeln finden Beachtung - Gesprächs- und Zeitregeln finden Beachtung - Moderation liegt beim Landesvorsitzenden oder dessen Stellvertreterin - Moderation liegt beim Landesvorsitzenden oder dessen Stellvertreterin - Aufträge des Vorstandes werden zeitnah bearbeitet - Aufträge des Vorstandes werden zeitnah bearbeitet - Anfertigung eines Ergebnisprotokolls durch den Schriftführer und Übersendung desselben an den Landesvorsitzenden spätestens 14 Tage vor der nächsten Sitzung - Anfertigung eines Ergebnisprotokolls durch den Schriftführer und Übersendung desselben an den Landesvorsitzenden spätestens 14 Tage vor der nächsten Sitzung - Überarbeitung des Protokolls durch den Landesvorsitzenden und Versendung an den Vorstand zusammen mit der Einladung zur nächsten Sitzung - Überarbeitung des Protokolls durch den Landesvorsitzenden und Versendung an den Vorstand zusammen mit der Einladung zur nächsten Sitzung

15 Mitgliederversammlungen durchführen Vorstand insgesamt: Vorstand insgesamt: - Vorbereitung der zweijährig statt findenden Mitgliederversammlungen im Rahmen der Herbsttagung - Vorbereitung der zweijährig statt findenden Mitgliederversammlungen im Rahmen der Herbsttagung - Vorbereitung der Anträge an die Mitgliederversammlung - Vorbereitung der Anträge an die Mitgliederversammlung - Suche nach geeigneten Mitgliedern für Neuwahlen beim Ausscheiden alter Vorstandsmitglieder - Suche nach geeigneten Mitgliedern für Neuwahlen beim Ausscheiden alter Vorstandsmitglieder - Vorbereitung und Präsentation der Mitgliederversammlung in einem dgs würdigen Rahmen (Plakate u.ä.) - Vorbereitung und Präsentation der Mitgliederversammlung in einem dgs würdigen Rahmen (Plakate u.ä.) - Information der Mitgliederversammlung im Vorfeld über das Forum Sprache über die Aktivitäten des Vorstandes - Information der Mitgliederversammlung im Vorfeld über das Forum Sprache über die Aktivitäten des Vorstandes

16 Künftige Aufgaben Vorstand insgesamt: Vorstand insgesamt: - Erstellung von Positionspapieren - Erstellung von Positionspapieren - Aktualisierung und Anpassung der Vereinssatzung - Aktualisierung und Anpassung der Vereinssatzung - Erstellen einer Geschäftsordnung - Erstellen einer Geschäftsordnung - Werben um neue Vorstandsmitglieder - Werben um neue Vorstandsmitglieder - Fortsetzung der Mitgliederwerbung - Fortsetzung der Mitgliederwerbung - Präsenz bei allen wichtigen Veranstaltungen - Präsenz bei allen wichtigen Veranstaltungen - Anträge an die DV in Cottbus - Anträge an die DV in Cottbus - Pflege der Homepage - Pflege der Homepage

17 Aufgaben von Mitgliedern - Unterstützen die Arbeit des Vorstandes durch Informationen aus ihrer Region - Unterstützen die Arbeit des Vorstandes durch Informationen aus ihrer Region - Organisieren mit Unterstützung des Landesvorstandes Vorort- Veranstaltungen im Bereich Sprache (z.B. Tag des Sprechens) - Organisieren mit Unterstützung des Landesvorstandes Vorort- Veranstaltungen im Bereich Sprache (z.B. Tag des Sprechens) - Unterstützen den Aufbau von elektronischen Dateien in der Geschäftsstelle (E-Mail-Adressen von Mitgliedern, Schulen usw.) - Unterstützen den Aufbau von elektronischen Dateien in der Geschäftsstelle (E-Mail-Adressen von Mitgliedern, Schulen usw.) - Geben Rückmeldung hinsichtlich von Wünschen für Fortbildungen und Workshops - Geben Rückmeldung hinsichtlich von Wünschen für Fortbildungen und Workshops - Arbeiten an der inhaltlichen Ausgestaltung des Forums Sprache und der Homepage mit - Arbeiten an der inhaltlichen Ausgestaltung des Forums Sprache und der Homepage mit - Werben neue Mitglieder für die Landesgruppe - Werben neue Mitglieder für die Landesgruppe