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Herzlich Willkommen Sascha Bütterling Sales Support UTAX DocForms GmbH.

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Präsentation zum Thema: "Herzlich Willkommen Sascha Bütterling Sales Support UTAX DocForms GmbH."—  Präsentation transkript:

1 Herzlich Willkommen Sascha Bütterling Sales Support UTAX DocForms GmbH

2 2 Thema Sicheres / Intelligentes Druckmanagement: Selbstlenkende Dokumente in der Praxis

3 Agenda Wer ist UTAX DocForms? Was ist Dokumentenfluss? Wie sieht das in der Praxis aus? Wo steckt das Potenzial? Wie lautet Ihr Fazit?

4 4 Dortmund UTAX DocForms GmbH – Your Software Partner 1958 Gründung der heutigen UTAX DocForms GmbH in Dortmund als inhabergeführtes Unternehmen im Umfeld der gesamten Bürotechnik 1990 konsequente Orientierung der heutigen UTAX DocForms GmbH an neuen Technologien im Umfeld der Bürokommunikation durch die zweite Inhabergeneration Entwicklung zum Software- und Consultingunternehmen mit Schwerpunkt Archivierung, DMS und Workflow in etwa 500 Projekten 2003 Übernahme der heutigen UTAX DocForms GmbH durch die UTAX GmbH im Rahmen der Forcierung des UTAX CONSULTING Konzeptes Erweiterung des UTAX CONSULTING Konzeptes um dokumentnahe Softwarethemen zum UTAX DOCUMENT CONSULTING

5 Agenda Wer ist UTAX DocForms? Was ist Dokumentenfluss? Wie sieht das in der Praxis aus? Wo steckt das Potenzial? Wie lautet Ihr Fazit?

6 6 Bei der nächsten Sintflut wird Gott nicht das Wasser, sondern Papier verwenden Romain Gary

7 7 Dokumentenfluss ist … Dokumente erzeugen Dokumente drucken Dokumente versenden Dokumente weiterleiten Dokumente ablegen …

8 Agenda Wer ist UTAX DocForms? Was ist Dokumentenfluss? Wie sieht das in der Praxis aus? Wo steckt das Potenzial? Wie lautet Ihr Fazit?

9 Produktfamilien Output-Kostenmanagement ACCOUNTING4WORK Formular- und Print-Outputmanagement FORMS4WORK

10 Ist Ihnen das auch schon einmal passiert? z.B. bei der Erarbeitung eines Vertrages … Etwas im Drucker liegengelassen Falschen Drucker erwischt Ausdruck getätigt, aber verschwunden Vertraulicher Ausdruck wird einem vom Mitarbeiter ins Büro gebracht Lange Warteschlange vor dem Drucker …

11 Wir haben die Lösung! Follow 2 Print Druckaufträge folgen Ihnen durch das Unternehmen Sicheres Drucken: Erst nach Authentifizierung startet der Druck Einfache Authentifizierung durch berührungslose Transponder als Checkkarten und/oder Schlüsselanhänger integrierte Kostenerfassung

12 Agenda Wer ist UTAX DocForms? Was ist Dokumentenfluss? Wie sieht das in der Praxis aus? Wo steckt das Potenzial? Wie lautet Ihr Fazit?

13 Steigerungspotenzial Papierelektronisch

14 Accounting 4 Work Accounting steht für die Erfassung, Verwaltung und Kontrolle von Druckabläufen in einer definierten Umgebung. Ziel einer Accounting-Lösung ist, Klicks zu personalisieren (Verursacherprinzip) Wer bzw. welche Abteilung hat was auf welchem System gedruckt? Kostenrechnung in Druckumgebungen zu ermöglichen: Wer druckt auf welche Kostenstelle? Können Ausdrucke Mandanten / Projekten zugewiesen werden? Kosten zu kontrollieren und zu planen: Wo entstehen weshalb welche Druckkosten? Werden die Systeme wirtschaftlich optimal genutzt?

15 Forms4Work Vorher Ausgangsbelege (z.B. Lieferscheine, Rechnungen) werden mit Nadeldruckern auf Durchschlagssätze gedruckt. Die Durchschläge werden jeweils getrennt, sortiert und an die einzelnen Fachabteilungen verteilt. Nachher Das Original und die erforderlichen Kopien werden direkt auf den Abteilungsdruckern ausgegeben. Der Ausdruck erfolgt auf Laserdruckern mit Normalpapier Original Kundenausdruck Durchschlag z.B. für die Buchhaltung Durchschlag für das Lager Original Kundenausdruck Kopie z.B. für die Buchhaltung Kopie für das Lager Nutzen: teure Durchschlagssätze werden nicht mehr benötigt keine schwer lesbaren Durchschläge schnelle Verteilung und dadurch kürzere Reaktionszeiten Ablösung der teuren Matrixdrucker FORMS4WORK outputServer Druck-auftrag

16 Forms4Work Vorher Briefpapier, Durchschlagsätze, Vordrucke etc. werden in großen Mengen bei Druckereien bestellt Nachher Mit Hilfe der Forms4Work Software können Firmenformulare, Rechnungen, Lieferscheine und Briefpapier völlig frei gestaltet und jederzeit verändert werden, sollte sich z.B. eine Telfonnummer oder die Anschrift ändern. Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit auf der Rückseite des Formulars z.B. die AGB´s zu hinterlegen. FORMS4WORK outputServer Hintergrund OverlayVordergrund Overlay (weiße Rechtecke) Job Daten Nutzen: Kostenersparnis, da kein teures Briefpapier mehr über Druckereien bestellt werden muss, sondern der Ausdruck auf preiswerten Blankopapier erfolgt Reduzierung der Lagerhaltungskosten – Print on demand! es müssen bei Änderungen (z.B. der Anschrift) nicht tonnenweise Briefpapier weggeworfen werden Druckauftrag

17 Angebot schreiben Auftrag bestätigen Bestellung bei Lieferante n Wareneinga ng, Rechnung prüfen Lieferung und Rechnung Ein typischer Geschäftsvorfall: Drucken Ablegen Formular drucken Ablegen Formular drucken Ablegen Scannen Ablegen Prüfen Freigeben Formulare drucken Ablegen Ganzheitliche Lösung: Ablage in Archiv, z.T. vollautomatisch durch FORMS4WORK Aufbereitung der Formulare mit FORMS4WORK (inkl. Barcode) Erfassung der Ausgabekosten durch ACCOUNTING4WORK

18 Agenda Wer ist UTAX DocForms? Was ist Dokumentenfluss? Wie sieht das in der Praxis aus? Wo steckt das Potenzial? Wie lautet Ihr Fazit?

19 Nutzen Kostenreduktion in der Formular-Verwaltung Beschleunigung von Arbeitsabläufen durch Automatisierung Vereinfachung der Dokumentenhandhabung Ablösung unwirtschaftlicher Formularvordrucke durch preiswertes Blankopapier Perfektes Schriftbild durch leistungsfähigen Laserdruck statt Nadel-Durchschläge Imageförderung durch Geschäftsdokumente in aktuellem Design (CI) flexible Druckumgebung durch Follow 2 Print

20 20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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