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Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden 2009 www.viewegteubner.de © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen.

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1 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags ECM – Enterprise Content Management Konzepte und Techniken rund um Dokumente 2009 / 1. Auflage Kapitel 3 / Manage - Dokumentenmanagement

2 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Gliederung Definition – Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen

3 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Definition - Dokument Dokumente sind alle Objekte auf Papier oder in elektronischer Form, die Informationen für die jeweiligen betrieblichen Prozesse zur Verfügung stellen. Dokumente werden gruppiert und gemäß ihres Inhaltes kategorisiert, z.B. nach Rechnungen, Verträgen etc.

4 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Daten - Merkmale

5 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Vorteile papiergestützter Dokumente vertrautes Medium portabel Verfügbarkeit technologische Unabhängigkeit inhaltliche Flexibilität Verständlichkeit und Klarheit einmalige Dokumente (Sicherheit)

6 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Nachteile papiergestützter Dokumente Papier hemmt die Automatisierung und bedingt viele Medienbrüche Papier –geht verloren –ist unvollständig –ist im Umlauf –wird falsch abgelegt –wird langsam transportiert

7 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Nachteile papiergestützter Dokumente Papier heißt unvollständige und redundante Information Entscheidungshistorie (-prozess) schlecht dokumentiert (Gründe für) Entscheidungen nur über Notizen dokumentiert keine standardisierte Terminologie keine Sicht für kooperative Dokumentation

8 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Nachteile papiergestützter Dokumente fragmentierte Information Information nicht geordnet bezüglich Relevanz verschiedene Strukturierungsmöglichkeiten chronologisch problemorientiert nach Autoren nach Prozessen teure Suche Lesbarkeit von Handschriften

9 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Nachteile papiergestützter Dokumente passives Medium keine Plausibilitätskontrolle keine Warnungen keine Erinnerungen/Wiedervorlage keine Links zu externer Information keine Kontrolle auf Vollständigkeit keine Vorschriften bezüglich Struktur und Einträgen

10 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Elektronische Dokumente Verwaltung : in Dateisystemen durch Imaging in Dokumentenmanagementsystemen durch COLD-Verfahren in volltextindizierte Systeme über elektronische Formulare über Workflows

11 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenformate Bilder (.tif,.bmp,.jpg,.gif) Office-Dokumente (.doc,.ppt,.xls) s CAD-Zeichnungen Video-Clips Audiodateien (.wav) Electronic Data Interchange (EDI) Computer Output to Laser Disk (COLD) Internet-Dokumente (HTML, DHTML, XML)

12 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Strukturierte vs. unstrukturierte Dokumente Quelle : SAP

13 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Informationsform - CI CI-Information (coded information): Informationen, die bereits in einem EDV- Format vorliegen, sei es, dass sie auf Datenträgern verfügbar sind oder durch die eigene EDV produziert wurden. Die Übernahme von CI- Dokumenten erfolgt daher ohne Medienbrüche; manuelles Sortieren oder Scanvorbereitungen entfallen, die Indexierung kann automatisiert werden und Ressourcen in Form von Speicherkapazität und Rechnerleistung werden sparsam genutzt.

14 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Informationsform - NCI NCI-Information (Non-coded information): Informationen, die nur bildlich in Form von Pixel-/Rastergraphik vorliegen und sich per EDV inhaltlich nicht erschließen lassen. Hierbei handelt es sich um Geschäftsbriefe, Kaufverträge u.ä., die das Unternehmen verlassen, oder über den Posteingang erreichen. Eine anschließende Konvertierung der Dokumente per OCR erfolgt zwar in der Mehrzahl der Fälle fehlerfrei, in der Praxis dürften aber allenfalls 5 – 10 % der Schriftstücke per OCR bearbeitet werden. Dazu gehören Korrespondenz und Prospekte, aber nicht Eingangsrechnungen oder Lieferscheine.

15 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenperspektive Geschäftsprozessperspektive –Dokumente als Ergebnis von Geschäftsprozessen –Dokumente repräsentieren Geschäftsprozesse –Schwerpunkt: automatisierte Geschäftsprozess und Arbeitsabläufe unterstützt durch effizienten Dokumententransfer

16 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenperspektive cont. Kommunikationsperspektive –Dokumente als Medium (schriftlicher) Kommunikation –Dokumente zur Koordination und Kooperation –Schwerpunkt: effektiver Austausch von Kommunikationsakten mit einem bestimmten Ziel Wissensverwaltungsperspektive –Dokumente repräsentieren Wissen –Dokumente zum Wissensaustausch –Schwerpunkt: Wissenstransfer zwischen Beteiligten

17 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenperspektive cont. Informationsperspektive –Dokumente als Informationsmedium –Dokumente als Datenbehälter –Ablage von Dokumenten –Zugriff auf Dokumente –Dokumente zur Datenverarbeitung –Schwerpunkt: effiziente Speicherungs- und Zugriffsstrukturen von Daten und Informationen für verschiedene Anwendungen

18 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Gliederung Definition – Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen

19 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenmanagement - Notwendigkeit

20 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenmanagement - Probleme Speicherung, Zugriff und Verwaltung von Papierdokumenten ist problematisch Papiergebundene bzw. manuelle Vorgänge sind langsam, kostenintensiv und fehleranfällig Informationssilos erzeugen Konformitätsrisiken Veraltete Bildaufbereitungsverfahren erfüllen nicht mehr die heutigen Geschäftsanforderungen

21 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenmanagement - Einzeltätigkeiten Quelle: Consultec

22 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Rechnungsbearbeitung - Kosten Quelle: banking service nord

23 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenmanagement - Lösungsansätze Quelle: EMC

24 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenmanagement - Definition Ein Dokumentenmanagementsystem dient zur Organisation und Koordination der Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung. Zwischen diesen Etappen liegen Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen.

25 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenmanagement - Inhalt Die Verwaltung von Dokumenten während ihres Lebenszyklus umfasst : Erstellung Änderung Zugriffsrechte Publikation Verteilung Löschung

26 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenmanagement - Kernaufgaben Erfassung digitaler Dokumente Scannen von Papieren Ablage Sicherung Archivierung Versionierung Wiederherstellung Verwaltung Nutzerrechte Metainformationen Ablagestruktur Suche Detaillierte Suchanfragen über eine Volltextsuche oder Metainformationen Gruppieren von Dokumenten zu Wissenseinheiten über Metainformationen Gewichtung der Informationen nach individuellen Schwerpunkten Berücksichtigung der Zugriffskontrolle

27 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Gliederung Definition – Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen

28 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenfluss - heute

29 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenbearbeitung - heute Anpassung an Organisationsstruktur Vielfalt von Hilfsmitteln und Arbeitsteilung Papiergebundene Sachbearbeitung hohe Liegezeiten lang andauernde Recherchen Medienbrüche durch die Verarbeitung elektronischer Informationen und verfügbarer Informationen in Papierdokumenten

30 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags DMS-Funktionen - Überblick Erfassung von Dokumenten/Informationen und ihre Aufbereitung in eine geeignete elektronische Form. Ablage und Speicherung Suchmöglichkeiten Zugriffskontrolle Bildschirmdarstellung, Drucken sowie Weiterleitung von abgerufenen Dokumenten an andere Kommunikationsverfahren (Fax, ,…) Verteilung von Dokumenten Organisation des Daten- und Verarbeitungsflusses der Dokumente (Workflow) Administration der Dokumente und der Ablagestruktur Mechanismen zur Sicherung der Dokumentenbestände Schnittstellen zu anderen IT-Anwendungen des Unternehmens

31 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags DMS-Funktionen - abstrakt Durch ein Dokumenten-Management-System (DMS) werden veränderliche, dynamische Informationen flexibel gehandhabt. Die Möglichkeiten und Funktionen werden durch die sieben Vs umschrieben: Verarbeiten, Verwahren, Verhindern, Verfügen, Verändern, Verwalten, Vernichten Eine Information entsteht, wird archiviert, muss vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, soll wiedergefunden werden, kann bearbeitet oder aktualisiert werden, muss gepflegt und verwaltet werden und wird zu einem festgelegten Zeitpunkt gezielt gelöscht Quelle: DMS-Fibel, Windream

32 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags DMS-Funktionen - Übersicht Erstellung Ablage Öffnen und Ansehen Indexierung Suchkriterienvergabe Suche Check in/out Versionskontrolle/Historie Weiterleitung/Wiedervorlage Zugriffskontrolle Notizen Stempelfunktion COLD

33 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags DMS-Funktionen - klassifiziert Input Erfassen – Scannen, Importieren Konvertieren, Komprimieren Indexieren, Klassifizieren Output Darstellen, Visualisieren Weiterleiten, Verteilen Ausgabe Management Recherche Versions- und Statusverwaltung Workflow Zugriffssteuerung Ablage-, Aktenplan- und Speichermanagement DMS

34 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags DMS-Funktionen - präzise Ermöglicht Erzeugen, Bearbeiten, Prüfen, Freigeben, Verteilen, Anzeigen und Archivieren aller Arten von Dokumenten Bindet Verteilung und Verwaltung der Dokumente in den unternehmensweiten Informationsfluss ein Gewährleistet bedarfsgerechte Bereitstellung von Dokumenten an allen Arbeitsplätzen mit den abgestuften Zugriffsrechten der Mitarbeiter

35 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags DMS-Funktionen – präzise cont. Gestattet Zugriff auf das aktuelle Dokument für alle Berechtigten Erlaubt schnelles Dokumentenretrieval durch leistungsstarke Suchalgorithmen Ermöglicht einfache Zuordnung der Dokumente zu beliebigen Objekten wie Bestellung, Kreditor, Auftrag,... Gewährleistet Verwaltung einer Dokumentenhistorie

36 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Dokumentenzugriff - Zeitverlauf Zugriffshäufigkeit ZeitRevisionJahresabschlussBearbeitungszeitraum Reproduktionspflicht 7-10 Jahre Zugriffshäufigkeit ZeitRevisionJahresabschlussBearbeitungszeitraum Vorgang A Vorgang B

37 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags DMS-Funktion - Indizierung Jedes Dokument in einem DMS besteht aus –Nutzdaten (Dokumenteninhalt) –beschreibenden Metadaten Metadaten –Attribute zur Beschreibung des Dokuments –ermöglichen ein rasches Wiederauffinden von Dokumenten Indizierung –Festlegung der Metadaten zu einem Dokument

38 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Indizierung - Beispiele Bericht Angebot Quelle: K. Hinkelmann

39 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Indizierung - Formen –Manuelle Indizierung: Eingabemaske –Automatische Indizierung bei strukturierten Informationen z.B. EDIFACT bei eindeutiger Kodierung, z.B. Barcode

40 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags DMS-Funktion - Suche –Kategorisierung auf der Basis von Metadaten –Suche mit boolschen Operatoren –Sortierung der Ergebnisse nach Kriterien, Indizierung verschiedener Datenquellen –Ranking der Ergebnisse nach Bedeutung –Berücksichtigung von Zugriffsberechtigungen

41 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Suche - Gegenstand –Metadaten: Effizienter Zugriff für die Suche Metadaten werden in einer Datenbank verwaltet Für das eigentliche Dokument wird nur der Speicherort in der Datenbank abgelegt –Nutzdaten: Verwaltung großer Datenmengen. Die eigentlichen Dokumente liegen z.B. auf optischen Speichermedien (z.B. Jukebox)

42 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Suchformen Strukturierte Suche –Suche über Metadaten –Da unterschiedliche Dokumenttypen verschiedene Attribute enthalten, gibt es für jeden Dokumenttyp separate Recherchemaske –Im Idealfall ist die Recherchemaske je Dokumenttyp und Anwender(gruppe) frei wählbar Volltextsuche –Suche kann gleichzeitig über mehrere Dokumenttypen erfolgen

43 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags DMS-Funktion - Zugriffsrechte Zugriffsrechte –Check-In, Check-Out –Speicherung und Rollback von Dokumentenversionen

44 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags DMS-Funktion - Versionierung Anhänge Version AussehenLayout 1.0 TextBild 1.1 Anwendung, mit der Dokument erstellt wurde/wird Dokument 2.0

45 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags DMS-Funktion - Versionierung Viele Dokumente werden ständig weiterverarbeitet, z.B. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) Lizenzvertrag: Der Standardvertrag ändert sich im Laufe der Zeit Produktdokumentation: Wird an die Weiterentwicklungen eines Produkts angepasst Anforderungen: –Entwicklungszustände müssen zeitbezogen protokolliert werden –Zugriff auf frühere Versionen ist gezielt möglich, z.B. AGB vom Versionsverwaltung –Speicherung eines geänderten Dokuments unter Beibehaltung der vorherigen Version(en)

46 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags DMS-Funktion - Check-In/Check-Out Version 1 Archiv Version 2 Nur Lesezugriff Version 2 Check-In Version 1 Check-Out Lese- und Schreibzugriff Person 2 Schreibzugriff (z.B.: in WORD ) Person 1

47 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags DMS-Funktion - Check-In/Check-Out Check-In –Eingehende Dokumente werden entsprechend ihrer Indizierung abgelegt –Index wird in einer speziellen Meta-Datenbank verwaltet, er enthält eine Referenz auf das Dokument –Wichtig: Nur auf diesem Weg kommen Dokumente in die Ablage Check-Out –Zur Weiterverarbeitung muss das Dokument für gleichzeitige Änderungen durch andere Benutzer gesperrt werden (vgl. Datenbank-Transaktionen)

48 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags DMS-Funktion - COLD/READ Archivierung von Druckdaten (Spooldaten) –Import beim Druck entstehender Spooldaten –Automatisches Herausfiltern der Suchbegriffe zur Ablage in Archiven –Dokumente werden im platzsparenden ANSI-Format gespeichert –Hinterlegen des Briefbogens oder Formular bei Anzeige und Druck/Fax

49 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Gliederung Definition – Dokument Definition - Dokumentenmanagement Funktionen Nutzen

50 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Nutzendefizite Zeitverschwendung im Dokumentenmanagement ohne Rechnerunterstützung : –Dokumente sind schwer zu verteilen –Dokumente zu veröffentlichen ist aufwändig –Dokumente sind schwer zu finden –Dokumentenerstellung ist ein Ad-Hoc-Vorgang –Papierbasierte Archivierung ist teuer und ineffizient

51 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Nutzen - allgemein Beschleunigte und sichere Weiterleitung von Dokumenten Recherche und Suche über verteilte Standorte Gleichzeitige Recherche mehrerer Nutzer in den Dokumentenbeständen Gezielte Steuerung der Lebenszeit der Dokumente Ordnung nach einer Vielzahl von Kriterien Verkürzung der Durchlaufzeit von auf Dokumenten basierenden Prozessen

52 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Nutzen - konkret Quantitative Nutzenpotentiale Reduzierung von Transport-, Ablage- und Zugriffszeiten Reduzierung der Sachmittel Reduzierung der Personalkosten Qualitative Nutzenpotentiale Erhöhung der Prozesseffizienz Erhöhung der Ressourceneffizienz Verbesserung der Auskunftsfähigkeit und Servicequalität

53 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Nutzen - Quantifizierung Kosten bei Bearbeitung und Ablage in Papierform : –Ablagekosten pro Dokument zwischen 0.30 und 1.00 –Recherchekosten pro Beleg/Vorgang zwischen 0.35 und Tätigkeit Einsparung –Schnellere Ablage und Recherche 25% - 40% –Reduzierung der Archivfläche 50% - 80% –Verkürzung der Durchlaufzeit 30% - 90% –Reduzierung von Routinearbeiten 30% - 40%

54 Vieweg+Teubner Verlag | Wiesbaden © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags Literatur und Demos Info-CD windream Demo-Version : Info-CD ELO-Office Informationen : Alfresco als VMware-Image


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