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IT-Dienste, Universität Oldenburg
Lehrveranstaltungsplanung, Lehrauftrags- und Lehrbeauftragtenverwaltung Präsentation Marvin Kostka IT-Dienste, Universität Oldenburg
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Agenda Was sind Lehraufträge / Lehrbeauftragte? Ausgangssituation
Ziele Projektverlauf Fazit / Folgeprojekt
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Was sind Lehraufträge / Lehrbeauftragte?
Universität Oldenburg Fakultäten Lehrangebot erstellt Ja Extern benötigt Lehrauftrag Lehrende vorhanden? Lehrbeauftragte Nein
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Ausgangssituation Quelle: Prozessablauf, ten Brink, Universität Oldenburg
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Ausgangssituation Keine einheitliche Datenbasis für Lehraufträge / Lehrbeauftragte Papiergestütztes Genehmigungsverfahren Erhebung der Hochschulstatistik auf Papierbögen Lehrbeauftragte haben keinen automatischen Zugriff auf IT-Services
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Ziele Effizientere Gestaltung der Geschäftsprozesse (Planung, Vergabe, Genehmigung, Vergütung) Hochschulstatistik / Kapazitätsberechnung aus einheitlicher Datenbasis Automatische Kontengenerierung für Lehrbeauftragte Schulung der Anwender am Endprodukt
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Projektverlauf Projektstart 20.03.2013 (Projektmandat)
Vorprojekt „Geschäftsprozessmodellierung“ Initiierung Konzeptionierung Entwicklung Test Einführung
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Projektverlauf - Konzeptionierung
Stud.IP - Dateneingabe (Lehrauftrag / Lehrbeauftragte) Entwicklung „Data-Quest“ SAP – Genehmigung, Archivierung und Buchung Schnittstelle – Übertragung (Lehrauftrag / Lehrbeauftragte) IDM – Accountgenerierung (IT-Services)
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Projektverlauf - Entwicklung
Eingabe von Lehraufträgen und Lehrbeauftragte Implementierung von 3-Phasen-Genehmigung Export von Dokumenten Stand des Genehmigungsverfahrens Rollenmanagement Hochladen von Dokumenten (Zeugnisse, Urkunden etc.)
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Projektverlauf - Entwicklung
Workflow „Genehmigung Lehrauftrag“ in der Personalverwaltung Prüfung und Genehmigung auf Basis der übersandten Daten / Dokumente Versand von Dokumenten (Account, Vertrag etc.) Buchung Reisekosten / Lehrauftragsvergütung Verschiebung der Dateien in das Archiv Erstellung Hochschulstatistik / Kapazitätsberechnung
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Projektverlauf - Entwicklung
Schnittstelle Übertragung Lehrauftrag / Lehrbeauftragte nach SAP Informationsbereitstellung Übertragung von Dateien (Urkunden, Zeugnisse) IDM (Identity Management System) Bereitstellung von IT-Service-Accounts
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Projektverlauf – Test / Einführung
Fakultät 3 - Sprach- und Kulturwissenschaften Geschäftsstelle 3 Personen 7 Institute mit jeweils mind. 2 Personen Testphase abgeschlossen Visuelle Änderung in der Umsetzung Einführung Schulung der Fakultäten bis Anfang Oktober Einführung des Produktivsystems Ende Oktober Parallelbetrieb möglich
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Fazit / Folgeprojekt Fazit Folgeprojekt Geschäftsprozesse optimiert
Einheitliche Datenbasis von Lehrbeauftragte / Lehraufträgen Einsparung Personalaufwand (ca. 615 Stunden pro Jahr) Folgeprojekt Integration von GHR 300 Lehrveranstaltungsplanung durch Lehrende
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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