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Lehrveranstaltungsplanung, Lehrauftrags- und Lehrbeauftragtenverwaltung Präsentation Marvin Kostka IT-Dienste, Universität Oldenburg.

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Präsentation zum Thema: "Lehrveranstaltungsplanung, Lehrauftrags- und Lehrbeauftragtenverwaltung Präsentation Marvin Kostka IT-Dienste, Universität Oldenburg."—  Präsentation transkript:

1 Lehrveranstaltungsplanung, Lehrauftrags- und Lehrbeauftragtenverwaltung Präsentation Marvin Kostka IT-Dienste, Universität Oldenburg

2  Was sind Lehraufträge / Lehrbeauftragte?  Ausgangssituation  Ziele  Projektverlauf  Fazit / Folgeprojekt Agenda

3 3 Was sind Lehraufträge / Lehrbeauftragte? Fakultäten erstellt Lehrangebot Lehrende vorhanden? benötigt Ja Lehrbeauftragte Lehrauftrag Nein Universität Oldenburg Extern

4 4 Ausgangssituation Quelle: Prozessablauf, ten Brink, Universität Oldenburg

5  Keine einheitliche Datenbasis für Lehraufträge / Lehrbeauftragte  Papiergestütztes Genehmigungsverfahren  Erhebung der Hochschulstatistik auf Papierbögen  Lehrbeauftragte haben keinen automatischen Zugriff auf IT- Services 5 Ausgangssituation

6  Effizientere Gestaltung der Geschäftsprozesse (Planung, Vergabe, Genehmigung, Vergütung)  Hochschulstatistik / Kapazitätsberechnung aus einheitlicher Datenbasis  Automatische Kontengenerierung für Lehrbeauftragte  Schulung der Anwender am Endprodukt 6 Ziele

7 Projektstart (Projektmandat)  Vorprojekt „Geschäftsprozessmodellierung“  Initiierung  Konzeptionierung  Entwicklung  Test  Einführung 7 Projektverlauf

8 8 Projektverlauf - Konzeptionierung  Stud.IP - Dateneingabe (Lehrauftrag / Lehrbeauftragte) Entwicklung „Data-Quest“  SAP – Genehmigung, Archivierung und Buchung  Schnittstelle – Übertragung (Lehrauftrag / Lehrbeauftragte)  IDM – Accountgenerierung (IT-Services)

9  Eingabe von Lehraufträgen und Lehrbeauftragte Implementierung von 3-Phasen-Genehmigung Export von Dokumenten Stand des Genehmigungsverfahrens Rollenmanagement Hochladen von Dokumenten (Zeugnisse, Urkunden etc.) 9 Projektverlauf - Entwicklung

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12  Workflow „Genehmigung Lehrauftrag“ in der Personalverwaltung -Prüfung und Genehmigung auf Basis der übersandten Daten / Dokumente -Versand von Dokumenten (Account, Vertrag etc.) Buchung Reisekosten / Lehrauftragsvergütung Verschiebung der Dateien in das Archiv Erstellung Hochschulstatistik / Kapazitätsberechnung 12 Projektverlauf - Entwicklung

13  Schnittstelle Übertragung Lehrauftrag / Lehrbeauftragte nach SAP Informationsbereitstellung Übertragung von Dateien (Urkunden, Zeugnisse)  IDM (Identity Management System) Bereitstellung von IT-Service-Accounts 13 Projektverlauf - Entwicklung

14  Test Fakultät 3 - Sprach- und Kulturwissenschaften -Geschäftsstelle 3 Personen -7 Institute mit jeweils mind. 2 Personen Testphase abgeschlossen Visuelle Änderung in der Umsetzung  Einführung Schulung der Fakultäten bis Anfang Oktober Einführung des Produktivsystems Ende Oktober Parallelbetrieb möglich 14 Projektverlauf – Test / Einführung

15  Fazit Geschäftsprozesse optimiert Einheitliche Datenbasis von Lehrbeauftragte / Lehraufträgen Einsparung Personalaufwand (ca. 615 Stunden pro Jahr)  Folgeprojekt Integration von GHR 300 Lehrveranstaltungsplanung durch Lehrende 15 Fazit / Folgeprojekt

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 16


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