Datenaustausch Getrenntes verwalten der Personen und der Beitragsdaten

Präsentation zum Thema: "Datenaustausch Getrenntes verwalten der Personen und der Beitragsdaten"—  Präsentation transkript:

1 Datenaustausch Getrenntes verwalten der Personen und der Beitragsdaten
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2 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 1 -
Wenn im Verein die Verwaltungsarbeit auf mehreren Computern erfolgen soll, müssen die Arbeitsbereiche exakt abgesprochen werden. Vorstandsmitglied „B“ hat die Aufgabe den Beiträge einzuziehen. Vorstandsmitglied „A“ wird die Daten aller Personen des Vereins in der Vereinsverwaltung pflegen.

3 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 2 -
Personenverwaltung Vorstandsmitglied „A“ wird die Ersterfassung durchführen und die Daten der Personen in das Vereinsprogramm importieren bzw. per Hand eintragen. Entsprechend der Beitragsordnung des Vereins werden von „A“ die Beitragsarten im Menü „Voreinstellungen / Beiträge“ eingetragen.

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Nach der Ersterfassung wird durch Vorstandsmitglied „A“ eine Datensicherung über das Menü „Datei / Datenbank sichern...“ durchführen.

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Vorstandsmitglied „B“ hat bisher noch keine Daten im Vereinsprogramm erfasst! Die Datensicherung Verein.backup soll nun zur „Einrichtung“ der Vereinsverwaltung von Vorstandsmitglied „B“ verwendet werden! Diese Datensicherung - mit dem Dateityp .backup - wird von Vorstandsmitglied „A“ an Vorstandsmitglied „B“ per Internet oder per Diskette mit der Post oder auch persönlich z.B. per CD-ROM übergeben.

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Nach dem Wiederherstellen beim Vorstandsmitglied „B“ haben beide Vorstandsmitglieder exakt den gleichen Datenbestand auf ihren Computern. Das getrennte verwalten der Personen und des Beitragseinzug kann beginnen!

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Vorstandsmitglied „A“ und „B“ sprechen nun Ihre Aufgabengebiete in der Personenverwaltung exakt ab! Ich werde in der Personenverwaltung alle Datenfelder – außer die Bankverbindungen und die Beiträge – bearbeiten und in den Voreinstellungen „fasse“ ich die Register „Beiträge“ nicht mehr an. Auch im Register „Bankleitzahlen“ werde ich nichts mehr ändern. Ich werde in der Personenverwaltung nur die Bankverbindungen und die Beiträge unserer Mitglieder eintragen, aktualisieren und ergänzen. In den Voreinstellungen werde ich nur die Register „Beiträge“ und Bankleitzahlen“ bearbeiten.

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Vorstandsmitglied „A“ aktualisiert in „Personen“ die Anschriften und Telefonnummern etc., fügt Ausbilder hinzu und führt z.B. die Ausleihe der Instrumente. Beide Vorstandsmitglieder können jetzt – nach erfolgter Absprache – in der Personenverwaltung die Datenpflege vornehmen.

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In den Voreinstellungen / Bankleitzahlen werden von „B“ die Bankleitzahlen und Kreditinstitute angelegt. Interessant! Als lfd. Nummer wurde von „B“ ebenfalls die Bankleitzahl verwendet. Dadurch werden die Bankleitzahlen der Größe nach sortiert. In den Voreinstellungen und dem Register „Beiträge“ korrigiert „B“ einige Vereinsbeiträge, die Vorstandsmitglied „A“ falsch hinterlegt hat.

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In den „Personen“ werden von Vorstandsmitglied „B“ die Bankverbindungen eingetragen und die Mitgliedsbeiträge den Mitgliedern zugeordnet.

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Vorstandsmitglied „B“ möchte nach der Aktualisierung aller Bankverbindungen den Beitrag erheben und per Lastschriftverfahren einziehen. Da Vorstandmitglied „A“ in der Personenverwaltung – während „B“ die Bankdaten aktualisierte – Änderungen vornahm, macht sich an dieser Stelle der Austausch der Personenverwaltung von „A“ nach „B“ erforderlich. Der Datenaustausch soll per über das Internet erfolgen. Um die Beiträge schnell einzuziehen, macht sich zur Abstimmung eine telefonische Kontaktaufnahme notwendig. Prima! Ich fertige eine Datenaustauschdatei der Personenverwaltung an und werde die Felder der Bankverbindung und Beiträge in der Austauschdatei ausblenden. Bis bald! Ja, hallo, hier ist „B“. Ich habe die Bankverbindungen in die Personenverwaltung eingepflegt. Für den Beitragseinzug benötige ich von Dir die aktuellen Personendaten z.B. zur Kontaktaufnahme bei evtl. auftretenden Problemen. Hallo!?

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Vor dem Datenaustausch ist unbedingt über „Datei / Datenbank sichern...“ eine Datensicherung anzufertigen! Danach betätigt er den Schalter „Austausch“. Personen einschalten und den Schalter „Felder auswählen“. Alle Beitragsfelder ausschalten und OK. Alle Felder zur Bankverbindung ausschalten. Um die Felder der Beiträge auszuschalten nach unten blättern

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Speichern Sie die Austauschdatei in einen Ordner Ihrer Wahl, um sie dann als Anlage per zu versenden.

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15 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 14 -
Wechseln Sie nun in Ihr -Programm. Öffnen Sie hier die Dialogbox „Datei einfügen“ und fügen Sie aus dem Ordner Ihrer Wahl die Datenaustauschdatei an. Die Datenaustauschdatei ist verschlüsselt und kann deshalb von Vorstandsmitglied „A“ zum Vorstandsmitglied „B“ per gesendet werden. Ihre Austauschdatei als Anlage ! Vorstandsmitglied „B“ speichert die Austauschdatei aus der Anlage in einen Ordner ihrer Wahl.

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Die Felder wurden von „A“ für die Datenübertragung gesperrt. Das ist korrekt! Sollten die Felder einmal nicht gesperrt sein, schalten Sie die Felder an dieser Stelle dann selbst aus. Vor dem Einlesen der Datenaustauschdatei ist auch von Vorstandsmitglied „B“ unbedingt über „Datei / Datenbank sichern...“ eine Datensicherung anzufertigen! Danach betätigt sie den Schalter „Austausch“. Aus dem Ordner Ihrer Wahl öffnen Sie die Datenaustauschdatei. Sie können den Schalter „Datensätze...“ einschalten, wenn Sie zwischenzeitlich Datensätze z.B. für Testzwecke eingetragen hatten. Wenn Sie wollen, können Sie auch nur einen Testlauf durchführen. Nach ein- bzw. ausschalten der zwei Schalter, OK. Über „Felder auswählen“ wird kontrolliert, ob die Bank- und Beitragsfelder in der Tat ausgeblendet sind. Nach der Kontrolle OK

17 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs - 16 -
Der Beitragseinzug kann nun mit den aktuellen Daten vorgenommen werden.

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