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Präsentation zum Thema: "Datenaustausch Wenn Sie diese Präsentation im Internet-Explorer ablaufen lassen wollen, so klicken Sie bitte auf das Leinwandsymbol unten rechts. Mit."—  Präsentation transkript:

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2 Datenaustausch Wenn Sie diese Präsentation im Internet-Explorer ablaufen lassen wollen, so klicken Sie bitte auf das Leinwandsymbol unten rechts. Mit einem Klick der linken Maustaste kommen Sie zum nächsten Ereignis oder zur nächsten Folie. Mit Esc beenden Sie die Präsentation. Im Programm Powerpoint wird die Präsentation mit F5 gestartet und mit Esc beendet. Auch hier gelangen Sie mit einem Klick der linken Maustaste zum nächsten Ereignis oder zur nächsten Folie. Getrenntes verwalten der Personen und der Beitragsdaten

3 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs Wenn im Verein die Verwaltungsarbeit auf mehreren Computern erfolgen soll, müssen die Arbeitsbereiche exakt abgesprochen werden. Vorstandsmitglied A wird die Daten aller Personen des Vereins in der Vereinsverwaltung pflegen. Vorstandsmitglied B hat die Aufgabe den Beiträge einzuziehen.

4 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs Vorstandsmitglied A wird die Ersterfassung durchführen und die Daten der Personen in das Vereinsprogramm importieren bzw. per Hand eintragen. Entsprechend der Beitragsordnung des Vereins werden von A die Beitragsarten im Menü Voreinstellungen / Beiträge eingetragen. Personenverwaltung

5 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs Nach der Ersterfassung wird durch Vorstandsmitglied A eine Datensicherung über das Menü Datei / Datenbank sichern... durchführen.

6 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs Diese Datensicherung - mit dem Dateityp.backup - wird von Vorstandsmitglied A an Vorstandsmitglied B per Internet oder per Diskette mit der Post oder auch persönlich z.B. per CD-ROM übergeben. Vorstandsmitglied B hat bisher noch keine Daten im Vereinsprogramm erfasst! Die Datensicherung Verein.backup soll nun zur Einrichtung der Vereinsverwaltung von Vorstandsmitglied B verwendet werden!

7 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs Nach dem Wiederherstellen beim Vorstandsmitglied B haben beide Vorstandsmitglieder exakt den gleichen Datenbestand auf ihren Computern. Das getrennte verwalten der Personen und des Beitragseinzug kann beginnen!

8 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs Vorstandsmitglied A und B sprechen nun Ihre Aufgabengebiete in der Personenverwaltung exakt ab! Ich werde in der Personenverwaltung nur die Bankverbindungen und die Beiträge unserer Mitglieder eintragen, aktualisieren und ergänzen. In den Voreinstellungen werde ich nur die Register Beiträge und Bankleitzahlen bearbeiten. Ich werde in der Personenverwaltung alle Datenfelder – außer die Bankverbindungen und die Beiträge – bearbeiten und in den Voreinstellungen fasse ich die Register Beiträge nicht mehr an. Auch im Register Bankleitzahlen werde ich nichts mehr ändern.

9 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs Beide Vorstandsmitglieder können jetzt – nach erfolgter Absprache – in der Personenverwaltung die Datenpflege vornehmen. Vorstandsmitglied A aktualisiert in Personen die Anschriften und Telefonnummern etc., fügt Ausbilder hinzu und führt z.B. die Ausleihe der Instrumente.

10 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs In den Voreinstellungen und dem Register Beiträge korrigiert B einige Vereinsbeiträge, die Vorstandsmitglied A falsch hinterlegt hat. In den Voreinstellungen / Bankleitzahlen werden von B die Bankleitzahlen und Kreditinstitute angelegt. Interessant! Als lfd. Nummer wurde von B ebenfalls die Bankleitzahl verwendet. Dadurch werden die Bankleitzahlen der Größe nach sortiert.

11 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs In den Personen werden von Vorstandsmitglied B die Bankverbindungen eingetragen und die Mitgliedsbeiträge den Mitgliedern zugeordnet.

12 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs Vorstandsmitglied B möchte nach der Aktualisierung aller Bankverbindungen den Beitrag erheben und per Lastschriftverfahren einziehen. Da Vorstandmitglied A in der Personenverwaltung – während B die Bankdaten aktualisierte – Änderungen vornahm, macht sich an dieser Stelle der Austausch der Personenverwaltung von A nach B erforderlich. Der Datenaustausch soll per über das Internet erfolgen. Um die Beiträge schnell einzuziehen, macht sich zur Abstimmung eine telefonische Kontaktaufnahme notwendig. Ja, hallo, hier ist B. Ich habe die Bankverbindungen in die Personenverwaltung eingepflegt. Für den Beitragseinzug benötige ich von Dir die aktuellen Personendaten z.B. zur Kontaktaufnahme bei evtl. auftretenden Problemen. Hallo!? Prima! Ich fertige eine Datenaustauschdatei der Personenverwaltung an und werde die Felder der Bankverbindung und Beiträge in der Austauschdatei ausblenden. Bis bald!

13 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs Vor dem Datenaustausch ist unbedingt über Datei / Datenbank sichern... eine Datensicherung anzufertigen! Danach betätigt er den Schalter Austausch. Personen einschalten und den Schalter Felder auswählen. Alle Felder zur Bankverbindung ausschalten. Um die Felder der Beiträge auszuschalten nach unten blättern Alle Beitragsfelder ausschalten und OK.

14 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs Speichern Sie die Austauschdatei in einen Ordner Ihrer Wahl, um sie dann als Anlage per zu versenden.

15 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs

16 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs Öffnen Sie hier die Dialogbox Datei einfügen und fügen Sie aus dem Ordner Ihrer Wahl die Datenaustauschdatei an. Die Datenaustauschdatei ist verschlüsselt und kann deshalb von Vorstandsmitglied A zum Vorstandsmitglied B per gesendet werden. Vorstandsmitglied B speichert die Austauschdatei aus der Anlage in einen Ordner ihrer Wahl. Ihre Austauschdatei als Anlage ! Wechseln Sie nun in Ihr -Programm.

17 Vor dem Einlesen der Datenaustauschdatei ist auch von Vorstandsmitglied B unbedingt über Datei / Datenbank sichern... eine Datensicherung anzufertigen! Danach betätigt sie den Schalter Austausch. Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs Aus dem Ordner Ihrer Wahl öffnen Sie die Datenaustauschdatei. Über Felder auswählen wird kontrolliert, ob die Bank- und Beitragsfelder in der Tat ausgeblendet sind. Die Felder wurden von A für die Datenübertragung gesperrt. Das ist korrekt! Sollten die Felder einmal nicht gesperrt sein, schalten Sie die Felder an dieser Stelle dann selbst aus. Nach der Kontrolle OK Sie können den Schalter Datensätze... einschalten, wenn Sie zwischenzeitlich Datensätze z.B. für Testzwecke eingetragen hatten. Wenn Sie wollen, können Sie auch nur einen Testlauf durchführen. Nach ein- bzw. ausschalten der zwei Schalter, OK.

18 Getrenntes verwalten der Personen und des Beitrageinzugs Der Beitragseinzug kann nun mit den aktuellen Daten vorgenommen werden.

19 ComMusic-Software ComMusic GbR Spitzweidenweg Jena Telefon: / Telefax: / Internet:


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