Verpflichtungen der Schulträger (Auszug)

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2 Verpflichtungen der Schulträger (Auszug)
Die Schulträger übernehmen die Organisation und die Vorbereitung der Ausleihe. Sie stellen das erforderliche Personal sowie die notwendige Sachausstattung zur Verfügung. Die Schulträger stellen sicher, dass die vom Land eingeführte EDV-Unterstützung bei der Schulbuchausleihe zur Anwendung kommt und entsenden das hierfür zu schulende Personal. (vgl. Folie 8 der Präsentation vom ). Die im Folgenden gemachten Vorschläge sind – soweit sie über die in der Vereinbarung getroffenen Regelungen hinausgehen – als Anregungen und Hilfestellung zu verstehen.

3 Schulbuch-Bibliothek
Die Schulen erhalten von den Schulträgern eine Ausstattung, die eine zeitgemäße Organisation der Ausleihe gewährleistet: PC mit Schulbuchverwaltungssoftware (SchBV-Software) und Laser-Drucker (Strichcode-Drucker nicht erforderlich) Strichcode-Scanner (möglichst mit Halterung) und Strichcode-Aufkleber Nach der Inventarisierung ist jedes einzelne Buch über die Strichcode-Kennung identifizierbar. Das mit der Ausleihe betraute Personal verfügt über die Informationen, welche Schülerinnen und Schüler zur Ausleihe berechtigt sind. Bei der Ausleihe wird dokumentiert, welcher Schüler / welche Schülerin welche einzelnen Bücher in welchem Zustand übernimmt. Die Ausleihe erfolgt nur im Paket. Bei der Rücknahme der Bücher - in der Regel am Ende des Schuljahres -werden diese auf ihren Zustand geprüft. Bei nicht angemessener Beanspruchung durch den Entleiher müssen die Erziehungsberechtigten Schadenersatz leisten.

4 EDV-gestützte Ausleihe
Folgende Daten müssen in der Software erfasst werden:  Schüler(in): Name, Vorname, Geburtsdatum, Klasse, Adresse Ausleihberechtigung  Sorgeberechtigte (SB): Name, Vorname, Adresse, Telefon  Bücher: Ausleihdaten Die Mehrzahl der in den Schulen eingesetzten Schulverwaltungsprogramme ermöglicht einen Export der kursiv geschriebenen Daten; eine Unterstützung beim Export für die gängigen Programme wird zugesagt. Ein Import in die ausgewählte Schulbuchverwaltungssoftware ist möglich, wenn die Daten im ASCII delimited-Format bereit gestellt werden können. An Schulen, die bisher nicht mit einer Schulverwaltungssoftware arbeiten oder mit einer Software, bei der kein Export möglich ist, müssen die Daten neu erfasst werden.

5 Strichcode-Verfahren
Mit Hilfe eines Strichcode-Scanners werden neue Schulbücher erfasst. Mit Hilfe der SBSoft werden Strichcode-Aufkleber erstellt und gedruckt. Jedes Exemplar eines Schulbuches erhält eine Inventarnummer mittels Strichcode-Aufkleber. Bsp. Das Buch English G 21 D1 (Cornelsen, ISBN ) wird für 3 Klassen mit insgesamt 90 Exemplaren angeschafft. Dann erhält jedes dieser 90 Exemplare – neben dem bereits aufgedruckten Strichcode für die ISBN – einen zweiten Strichcode für die Nummer des Exemplars. Zwei Scanner-Typen sind verbreitet:  CCD-Scanner (ca. 50 €, Scan-Abstand cm) und  Laser-Scanner (ca. 160 €, Scan-Abstand bis 20 cm, höherer Energieverbrauch)

6 Nummerierung der Schulbücher I
Die Schulbücher einer Schule werden so, wie sie beschafft werden, mit einer Inventarnummer versehen (Strichcode). Aus Gründen der Vereinfachung wird darauf verzichtet, die Exemplare eines Buches fortlaufend nummerieren zu müssen. Über die Inventarnummer können alle notwendigen Informationen zu dem Exemplar aus der Software gewonnen werden, wenn die Exemplarnummern über einen einfachen Scan-Vorgang der ISBN zugeordnet werden. Verfahren: 1. Aufkleben vorbereiteter Exemplarnummern fortlaufend nummeriert. 2. Zuordnen der neuen Exemplare zur ISBN in der Software Vorteile: Die Exemplarnummern können fortlaufend für alle Bücher gedruckt werden. Es gibt nur eine Liste von Strichcode-Etiketten, statt für jedes Buch eine solche vorhalten zu müssen. Das versehentliche Aufkleben einer falschen Exemplarnummer, die für ein anderes Buch gedacht ist, wird ausgeschlossen.

7 Nummerierung der Schulbücher II
Beispiel: Das Buch mit der ISBN wurde mit 90 Exemplaren angeschafft. Angenommen, die 90 Exemplare wurden mit den Inventarnummern versehen (es könnte auch eine Nummerierung sein die nicht fortlaufend ist). Zu einem späteren Zeitpunkt werden weitere 5 Exemplare geordert. Dann müssen sie nicht die Nummern erhalten, sondern es genügt, ihnen z. B. die Nummern zuzuordnen. (Dies ist dann der Fall, wenn diese Exemplare die Bücher Nummer 498 bis 502 der Schulbuchbibliothek sind). Durch die Zuordnung der Exemplarnummern zu einer ISBN speichert die Software, dass die Exemplare mit den Nummern und zu dem Buch mit der ISBN gehören. Das Verfahren hat keinen Nachteil, denn die Zuordnung von Exemplarnummern zu einer ISBN in der Software müsste auch erfolgen, wenn die Exemplare einer ISBN durchnummeriert würden. Falls z. B. unbrauchbare Exemplare aussortiert werden müssen, wäre die fortlaufende Nummerierung ohnehin nicht mehr gegeben.

8 Etiketten Folgende Etiketten werden voraussichtlich benötigt: auf DIN A4-Trägerblatt Maße der Etiketten: 48,5 mm x 25,4 mm 40 Etiketten pro Blatt z. B. Avery Zweckform 4780 (im 25 Blatt-Paket = 1000 Etiketten erhältlich zum Preis von 7 – 8 €) Nach Empfehlung von Bibliothekaren wird angeregt, die Etiketten außen z. B. auf den Rücken oberhalb der ISBN-Nummer aufzukleben. Die Etiketten sollten zum Schutz vor Verunreinigung und Beschädigung mit einer für Strichcode-Scanner geeigneten Folie überklebt werden. z. B. Etiketten 75 mm x 35 mm, vorgestanzt, glänzend, selbstklebend, intensiv haftend, transparent ekz, Artikel-Nr , Preis pro Rolle = 500 Etiketten ca. 13 – 15 € Exemplarnummer ISBN

9 Zur Erinnerung Dezember 2008: Vorstellung des Konzeptes der Landesregierung zur Schulbuchausleihe bei den Schulträgern in Regionalkonferenzen insbesondere Hinweis auf Verpflichtung zur Nutzung einer einheitlichen Schulbuchverwaltungssoftware (SchBV-Software) Übernahme der Kosten für die Software durch das Land, Kostenzuschuss für eine sächliche Ausstattung in Höhe von 1300 € je Schule. Januar 2009: Sichtung der am Markt angebotenen SchBV-Software-Lösungen

10 SchBV-Software ‘Leihen und Lernen’
Februar Entscheidung für das Produkt der Firma ifcore Gründe für die Entscheidung: Web-Anwendung mit Zugang über Web-Browser, Möglichkeit einer zeitnahen Anpassung an saarländische Vorgaben, akzeptables Preis-Leistungsverhältnis

11 Vorteile zentraler Lösungen
٠ Keine Installationen vor Ort ٠ Einpflegen von zentralen Serviceleistungen wie Verzeichnis aller Schulbücher, - Fächerbezeichnungen, - Schulverzeichnis, ohne Zutun der Nutzer/EDV-Techniker vor Ort möglich ٠ Statistische Auswertungen ohne Zutun der Nutzer/EDV-Techniker vor Ort möglich

12 Technische Hinweise ٠ Web-Anwendung  Zugang über Web-Browser ٠ Programmierung in Programmiersprache PHP ٠ Datenbank Oracle 11g auf ESX-Server (nach Anpassung für Saarland) ٠ Browser: Mozilla Firefox ab Version 3.0 (empfohlen) oder Internet Explorer ab Version Javascript muss im Browser aktiviert sein ٠ Internet-Zugang erforderlich in dem Raum, in dem die Bücher inventarisiert werden ٠ Zentrales Hosting durch die ZDV-Saar

13 Verfügbarkeit und Schulung
Anpassung der ifcore-SchBV-Software auf die Vorgaben des MBFFK in zwei Schritten: ٠ bis : Migration auf Oracle, Anpassung von Schülermodul und Schulbuchmodul Schulung der Multiplikatoren in der vorletzten April-Woche durch MBFFK Schulung der Schulbuchkoordinatoren in der letzten April-Woche durch Multiplikatoren ٠ bis : Ausleih-Modul Schulung der Multiplikatoren in der vorletzten Mai-Woche durch MBFFK Schulung der Schulbuchkoordinatoren in der letzten Mai-Woche durch Multiplikatoren

14 Funktionalitäten ٠ Speicherung der notwendigen Schülerdaten ٠ Generierung schulspezifische Bücherlisten aus Gesamtverzeichnis ٠ Druck von Strichcode-Etiketten ٠ Zugangsrollen ٠ Export-/Importschnittstelle zur FiBu (nach Anpassung für Saarland) ٠ Importschnittstelle für Schülerdaten

15 Sinnvoller Verfahrensablauf bei der Ausleihe
Erfassen/Einpflegen der Schülerstammdaten (Ausleiher) Die Daten müssen erfasst werden, wenn sie noch nicht in elektronischer Form zur Verfügung stehen (z. B. als Export aus der Schülerverwaltung) 2. Erfassen der Schulbücher mittels ISBN-Nr (Strichcode-Scannung oder Zifferneingabe) 3. Erfassen der Exemplare mittels Exemplarnummer (Strichcode-Scannung) 4. Erfassen der Schüler-Ausleih-Daten und Bücherpakets auf Basis einer klassenstufenspezifischen Schulbuchliste 5. Zuordnung der Ausleih-Pakete zu den Schülern (der Schüler mit der Nr. 17 hat die Exemplare mit den Nummern 35, 59, 455, 3011 ausgeliehen), Drucken einer entsprechenden Ausleihliste für jeden Schüler 6. Zusammenstellung der Pakete mit Hilfe dieser Ausleihlisten (ohne EDV- Unterstützung) 7. Ausgabe der Pakete an die Schüler (ohne EDV-Unterstützung) 8. Dokumentation der Ausleihe (Empfangsbestätigung durch Schüler) 9. Einpflegen in die SchBV-Software

16 Hotline Am IT-Service-Center wird eine Hotline eingerichtet (2 Kräfte): Zeitraum: – Erreichbarkeit: werktägig von 8.00 – Uhr Kontakte: Tel Fax Unterstützung/Hilfe Telefonisch über Fernzugriff (team viewer, Voraussetzung Herunterladen und Starten einer exe-Datei) Vor Ort (begrenzt)

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18 Tabellen/Merkmale Die endgültige Beschreibung der
(möglich, j/n) Die endgültige Beschreibung der Importschnittstelle Schüler wird in Kürze auf der u. a. Internet-Seite im Excel-Format bereitstehen. Zurück zu Funktionalitäten Zurück zu Verfahren

19 Schulverwaltungssoftware
Grün unterlegt: Export möglich Hinweis: Alle eingesetzten Lösungen bedürfen einer Freigabe durch den Landesbeauftragten für Datenschutz zurück

20 Festlegung des Pakets (anhand einer klassenstufenspezifischen Schulbuchliste)
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21 Schulbuchliste eines Schüler
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