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Präsentation kfm. Buchführung und MACH Web. Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur.

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Präsentation zum Thema: "Präsentation kfm. Buchführung und MACH Web. Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur."—  Präsentation transkript:

1 Präsentation kfm. Buchführung und MACH Web

2 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web Abrechnungsobjekte auswerten Detailbereich BAB Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen Abrechnungsobjektgrunddaten Daten exportieren Anlagen auswerten Zeit für Fragen Agenda 2

3 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Ausrichtung der heutigen Veranstaltung Budgetverantwortliche, Projektleiter und Rechnungssachbearbeiter Neuerungen aufgrund der kfm. Buchführung Eindruck MACH-Web 3 Vortragende Feed-Back zur Veranstaltung Inhaltlich angemessen? Verständlichkeit? Fragen stellen Themenblöcke Rechnungsbearbeitung in der kfm. Welt Budgetüberwachung Organisatorische Rahmenbedingungen und Änderungen in 2010

4 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web Abrechnungsobjekte auswerten Detailbereich BAB Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen Abrechnungsobjektgrunddaten Daten exportieren Anlagen auswerten Zeit für Fragen Agenda 4

5 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Ziele der WWU – Warum IVR? Geänderte Rahmenbedingung für Hochschulen in NRW Globalhaushalt seit 2006 Hochschulfreiheit seit 2007 Wachsende Eigenverantwortung der Hochschulen und zwar für strategische Ausrichtung, Personal und Finanzen Anforderungen durch das Rektorat Forderungen der EU (7. Forschungsrahmenprogr.) und anderer Geldgeber nach einer Vollkostenrechnung …. 5 Unterstützung der Steuerung der Hochschule durch besseres Controlling, bessere Planung und bessere Prognosen Die Hochschule wird damit nicht zum Unternehmen, aber es wird damit die Möglichkeit geschaffen, sie unternehmerischer zu führen!

6 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Finanzrechnung EinzahlungenAuszahlungen Liquiditätssaldo KLR Kostenstellen Kamerales Rechnungswesen Ein- und Ausgabenrechnung 6 reine zahlungsorientierte Sichtweise keine Übersicht über Ressourcenverbrauch keine Übersicht über Vermögen keine Übersicht über Verbindlichkeiten keine Unterstützung der steuerrechtlichen Vorgaben (BgA) keine integrierte Vollkostenrechnung keine Integration der verschiedenen Sichtweisen Drei Fachabteilungen mit drei unterschiedlichen Softwaremodulen Kostenarten

7 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Ziele der WWU – Was ist IVR? Woraus besteht die IVR (Integrierte Verbundrechnung) ? Ergebnisrechnung ( -> GuV) Vermögensrechnung (-> Bilanz) Kosten – und Leistungsrechnung Finanzrechnung (Liquiditätsrechnung) Was bedeutet integriert? Alle Rechenwerke sind inhaltlich so miteinander verbunden, dass Buchungen in den einzelnen Bereichen und im Gesamtsystem untereinander konsistent gehalten werden. Es soll keine parallelen Buchhaltungssysteme mit u.U. divergierenden Ergebnissen geben (z.B. FiBu vs. Controlling)! 7

8 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Finanzrechnung Vermögensrechnung (Bilanz) Ergebnisrechnung EinzahlungenAuszahlungenAktiva Vermögen Umlauf- und Anlagevermög. Liquide Mittel - Abgänge/ + Zugänge Passiva Eigenkapital Verlust/ + Gewinn Rückstellungen Verbindlichkeiten Liquiditäts- saldo (hier: Zugang) Aufwand Ergebnis- saldo (hier: Gewinn) Ertrag Kosten-, Leistungs- rechnung KostenLeistungen KostenstellenKostenträger [Projekte, SFB…] Produktkatalog Konzeptionsansatz: 1. Integration der Rechenwerke 2. Vermeidung von Doppelerfassungen Kaufmännisches Rechnungswesen Integration der Rechenwerke – Integrierte Verbundrechnung 8 MITTEL- VERWENDUNG MITTEL- HERKUNFT

9 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Vermögen Liquide Mittel …. Vermögensrechnu ng (Bilanz) AktivaPassiva Vgl. EPOS/FM NRW 9 Grund für die Erstinventur

10 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR 10 Finanzvorfall Kameralistik Einnahme 2009 Kaufm. Buchführung Ertrag 2009 Kameralistik Einnahme 2010 Kaufm. Buchführung Ertrag 2010 Mieteinnahmen am für Januar 2010 (1.300 ); Betrag ist im Voraus fällig 1.300,- 0, ,- Zinseinnahmen für Festgelder 2009 zum Fälligkeitstermin am ( ) 0, ,- 0,- Einnahme/ Ertrag Kaufmännisches Rechnungswesen

11 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Kaufmännisches Rechnungswesen 11 Finanzvorfall Kameralistik Ausgabe 2009 Kaufm. Buchführun g Aufwand 2009 Kameralistik Ausgabe 2010 Kaufm. Buchführun g Aufwand 2010 Zahlung der Pacht ( ) für die Zeit vom , ,- 0, ,- Kauf eines MRT am ( ); Nutzungsdauer 8 Jahre, linearer Werteverzehr , ,- 0, ,- Ausgabe / Aufwand

12 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Personal Material Personal Material Invest Kaufmännisches Rechnungswesen Bewertungsunterschiede zw. Finanz- und Ergebnisbetrachtung Personal Material Abschr Anlagev Personal Material Abschr. Eine Vermögens- und Ergebnisrechnung ist für nach dem Wirtschaftlichkeitsprinzip arbeitende Institutionen unabdingbar! Jahr FinanzrechnungErgebnisrechnungVermögensrechnung

13 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Neu: Vermögens- und Ergebnisrechnung gibt Auskunft über: die Vermögensverwendung - Wo ist in der Hochschule überall Geld in Vermögensgegenständen gebunden? - Wie teuer waren diese in der Anschaffung? Wie hoch ist deren Wert heute? die Vermögensherkunft - Wie hoch ist das Eigenkapital, - Wie hoch sind die Verpflichtungen gegenüber anderen? die jährliche Entwicklung des Vermögens - Decken die Neuinvestitionen den jährlichen Wertverlust des bestehenden Vermögens ab? die jährliche Entwicklung und Zusammensetzung des Ergebnisses - Welche Teilbereiche der Universität erzielen Erträge? Wie setzen sich die Aufwendungen zusammen? Kaufmännisches Rechnungswesen Nutzen der Rechnungslegung 13

14 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Ziele der WWU – für das Projekt EIVeR 14 Entscheidung durch Kanzlerin Frau Dr. Böhm im Oktober 2006 Beginn der kaufmännischen Buchführung zum Fertigstellung der Eröffnungsbilanz Mitte 2010 Fertigstellung des ersten kaufm. Jahresabschlusses Ende 1.Quartal 2011

15 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web Abrechnungsobjekte auswerten Detailbereich BAB Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen Abrechnungsobjektgrunddaten Daten exportieren Anlagen auswerten Zeit für Fragen Agenda 15

16 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Vier Teilhaushalte Zuschusshaushalt des Landes NRW= 1 Drittmittel= 2 Zuwendungen= 3 Studienbeiträge= 5 Keine Änderung ab 2010! Mittelherkunft 16 Projekte =Kostenstellen

17 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Kostenart Kostenstelle Institut/ Dienststelle ProjektnummerFachbereich Ausgabeart Untertitel (nicht mehr TG 94)… Titel Kapitel Dritt- od. ErlassmittelTG 94 u.a. Kaufmännisches Rechnungswesen – Neuerungen 2010 Kontierungselemente 17 Verbuchungsstelle heute:

18 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Kaufmännisches Rechnungswesen 3 Kontierungselemente zur Rechnungsbearbeitung 18 Verbuchungsstelle ab 2010 Mittelherkunft 1 = Zuschuss-HH 2 = Drittmittel (Projekte) 3 = Zuwendungen (Projekte) 5 = Studienbeiträge (Projekte) Welche? Wofür?Wo? = Budgetsicht=Kostenverursachend Lehreinheiten,Produkte oder Projekte Splittbuchung mgl.!! Kontenplan

19 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR 1. Kostenrechnungssicht: Kostenstellen / Projekte Wo? Budgetsicht Kaufmännisches Rechnungswesen Besonderheit: Wenn Budget des Rektorats oder Fachbereichs, z.B. Möbel, Geräte, Internationalisierung: 2. Kostenrechnungssicht: Projekte / Produkte Wofür? Kostenverursachend

20 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR 20 Kostenstelle / Projekt (Wo?) Kaufmännisches Rechnungswesen Abrechnungsobjekte – 1. Kostenrechnungssicht Hinweis: Überleitung der bisherigen Verbuchungsstellen in AObj. erfolgt in Kürze

21 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Kaufmännisches Rechnungswesen Abrechnungsobjekte 2. Kostenrechnungssicht 21

22 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR 22

23 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR KASY bleibt als Archiv bestehen – Kennwort behalten! Rückmeldung Registrierungsanträge MACHWEB für 600 Personen mit ca Verbuchungsstellen liegen vor daraus folgen Abrechnungsobjekte (AObj) Bekanntgabe der Zugangskennung und des Passwortes per Mail für MACH WEB Bekanntgabe der eingerichteten AObj Fehlerhafte Verbuchungsstellen ohne AObj durch Einrichtungen überprüfen Korrektur an MACH-Web ist ausbaufähig. Kennwort sollte daher auch als ein solches behandelt werden! Informationssystem MACHWEB Zugang – Allgemeine Informationen 23

24 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben 24

25 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben Ziffer = Teilhaushalt, wichtig für Zuständigkeit

26 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben 26 Bei Projekten 1:1-Zuordnung

27 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Informationssystem MACHWEB Zugang – Einrichtungsschreiben 27 Bei Kostenstellen: Mitteilung beachten oder nachfragen

28 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR 2010: Sachkonten : Kosten- / Erlösarten Kaufmännisches Rechnungswesen Sachkonten (Auszug) Kontierungsrichtlinie / -hilfe ab im Intranet Verbuchungsstelle ab 2010

29 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Zukünftiger Kontierungsstempel Fachbereich / Projekte Wird zentral zur Verfügung gestellt: Anzahl/Bedarf bitte auf Zettel vermerken! Auflösung der Fest- legung od. Abschlag Inventar-Nr. einkleben Eine Unterschrift ausreichend

30 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web Abrechnungsobjekte auswerten Detailbereich BAB Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen Abrechnungsobjektgrunddaten Daten exportieren Anlagen auswerten Zeit für Fragen Agenda 30

31 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR 5.1 Budget- und Finanzcontrolling Dr. Bernd Klammer 5.2 Finanz- buchhaltung Reginald Schramm 5.3 Hochschul- planung Hermann Schmitz 5.4 Forschungs- förderung Dr. K. Steinberg 5.5 Personalbudget / -controlling Werner Primus 5.0 Dezernatsleitung Matthias Schwarte Projekt EIVeR Dieter Nienhaus Dr. Ekkehard Spilling Dezernat 5 Rechnungswesen - Controlling – Forschungsförderung – ab Wirtschaftsplan Bewirtschaftun g KLR / Controlling Steuern Vertrags- management Beteiligungen Kreditoren Debitoren Anlagen Zahlungsverke hr Geldanlagen Strukturplanung Kapazitätsplanun g Entwicklungspl. Berichtswesen Evaluation Rechtsfragen Drittmittelprojek te Spenden Geschäftsstelle Forschungsbeir at Servicestelle Antragsberatun g Personalbudget Personalbewirt- schaftung Personalcontrollin g Personalstatistik Stellenplanführung 31

32 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR 5.1 Budget- und Finanzcontrolling Dr. Bernd Klammer 5.2 Finanz- buchhaltung Reginald Schramm 5.3 Hochschul- planung Hermann Schmitz 5.4 Forschungs- förderung Dr. K. Steinberg 5.5 Personalbudget / -controlling Werner Primus 5.0 Dezernatsleitung Matthias Schwarte Projekt EIVeR Dieter Nienhaus Dr. Ekkehard Spilling Dezernat 5 Rechnungswesen - Controlling – Forschungsförderung – ab Wirtschaftsplan Bewirtschaftun g KLR / Controlling Steuern Vertrags- management Beteiligungen Kreditoren Debitoren Anlagen Zahlungsverke hr Geldanlagen Strukturplanung Kapazitätsplanun g Entwicklungspl. Berichtswesen Evaluation Rechtsfragen Drittmittelprojek te Spenden Geschäftsstelle Forschungsbeir at Servicestelle Antragsberatun g Personalbudget Personalbewirt- schaftung Personalcontrollin g Personalstatistik Stellenplanführung 32 DEAL-Sitzung

33 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR 5.2 Finanzbuchhaltung Reginald Schramm Dezernat 5 Rechnungswesen - Controlling – Forschungsförderung – ab Zahlungsabwicklung DEAL-Sitzung Kreditoren Beate Südhoff Christina Hölpert Silvia Stolz Kathrin Ernst Meike Hartmann Helen Schappert Elisabeth Schattke Andrea Wiese Miriam Tollkamp Andreas Wolter Mechtild Merten Debitoren Joachim Stemmler Ellen Buick Susanne Kwiatkowski Gabriele Klich Geldanlagen Joachim Stemmler Reginald Schramm 33 Anlagen Jutta Kemming Andreas Rolfes Zahlungsverkehr Joachim Stemmler Ellen Buick Chr. Bensmann Geschäftsbuchführung

34 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR 34 Kasse : befindet sich nunmehr im Gebäude Röntgenstr. 17, EG, nicht mehr Schlossplatz 2! Anlagenbuchhaltung : ist zuständig für alle Vermögensgegenstände, die abgeschrieben werden, also auch für Gegenstände zwischen 150,- bis 1.000,- Dezernat 5 Finanzbuchhaltung

35 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR 35 Sämtliche Handvorschusskassen sind mit Stichtag per Inventurvordruck abzurechnen. Diese Inventurvordrucke sind bis zum Freitag, ausgefüllt an die Finanzbuchhaltung zurück zu geben Geldannahmestellen haben ihren Bargeldbestand zum Stichtag abzurechnen. Übergabe an die Kasse hat am zu erfolgen. Besonderheiten bis Jahresende 2009 Handvorschuss / Bargeld

36 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Einstellung der Budgets (Erträge / Aufwendungen / Investitionen) pro Drittmittelprojekt. Finanzierungsplan ist Drittmittelanzeige nun zwingend beizufügen Einrichtungsschreiben bitte ab 01. Januar 2010 aufgrund von Änderungen genau beachten Ausgangsrechnungen/ Mittelanforderungen bitte 2-fach an Dez. 5.4 Neue Bankverbindung für Drittmittel seit : WestLB AG Kto.-Nr: Blz: Gilt auch für lfd. Projekte bei denen Gelder angefordert werden! Hinweis: DFG-Mittelabrufverfahren bleibt wie bisher bestehen Neuerungen ab Änderungen bei Drittmittelprojekten 36

37 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web Abrechnungsobjekte auswerten Detailbereich BAB Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen Abrechnungsobjektgrunddaten Daten exportieren Anlagen auswerten Zeit für Fragen Agenda 37

38 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Internetseiten: FAQ-Seite Ansprechpartner und Zuständigkeiten Gedruckte Anleitungen Interne Richtlinien Screen-Casts Zentrale Servicenummer Tel.: Schulungen in Gruppen zu max. 16 Teilnehmern (Fortbildungsprogramm der WWU) Kfm. Basiswissen (Fortbildungsprogramm der WWU) 38 Nächste Schritte Begleitende Unterstützung

39 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR 39 Informationssystem KASY Überwachung / Bewirtschaftung Fachbereichsbudgets / Projekte

40 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR 40 Informationssystem MACHWEB Überwachung / Bewirtschaftung Fachbereichsbudgets / Projekte Beispiel: Projekt 2xyz: …. in Abänderung unseres Bescheides vom werden die Mittel kassenmäßig nunmehr wie folgt zur Verfugung gestellt: SachPers Invest im Haushaltsjahr im Haushaltsjahr im Haushaltsjahr im Haushaltsjahr _ im Haushaltsjahr _______ Gesamtsumme

41 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR 41 Informationssystem MACHWEB Überwachung / Bewirtschaftung Fachbereichsbudgets / Projekte Fragen Ihrerseits bis hierher? Ansonsten Live MACH-Web

42 Dieter Nienhaus – Projektleiter EIVeR Begrüßung Hintergründe zum Projekt Neue Kostenstellen- / Projektstruktur und Sachkonten Organisatorische Neuerungen und Neuregelungen Begleitende Unterstützung MACH Web Abrechnungsobjekte auswerten Detailbereich BAB Verzweigung in Konten, Perioden, Positionen Abrechnungsobjektgrunddaten Daten exportieren Anlagen auswerten Zeit für Fragen Agenda 42


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