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Dr. Gerhard Keck Kommunikationsbüro Ulmer GmbH Neue Weinsteige 18 70180 Stuttgart Telefon.

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Präsentation zum Thema: "Dr. Gerhard Keck Kommunikationsbüro Ulmer GmbH Neue Weinsteige 18 70180 Stuttgart Telefon."—  Präsentation transkript:

1 Dr. Gerhard Keck Kommunikationsbüro Ulmer GmbH Neue Weinsteige Stuttgart Telefon (Sekretariat): 0711 – – 22 Die wichtigsten Grundlagen und Regeln des Projektmanagements

2 Kommunikationsbüro Ulmer GmbH Strategieberatung von Politik (Berater Nachhaltigkeitsstrategie Baden- Württemberg) Bürgerbeteiligung (Integriertes Projekt- und Beteiligungsmanagement) Führungskräftecoaching Projektmanagement Schulungen

3 Agenda des Seminars Meta-Ebene von Projektmanagement Grundregeln des PM Aufbauorganisation des PM Ablauforganisation des PM Definitionsphase Planungsphase Berichtswesen

4 Meta-Ebene von Projektmanagement Orga.- Soziologie Prozess- Management Konflikt- Management Moderation Teamwork Ökonomisches Prinzip PM Best Practices, Lessons learned Return on Project ROP Teamfähigkeit, Teambuilding Projektleiter als Moderator, Methodenkompetenz Regulierung latenter u. offener Konflikte Organigramm, Aufbau eines Unternehmens

5 Regel # 1 Projektmanagement lebt von Ordnung (Strukturen schaffen), Disziplin (Strukturen einhalten) und Verbindlichkeit

6 Regel # 1a Ordnung wird eingelöst durch die Projektarchitektur: Gremienlandschaft Berichtswesen Templates

7 Regel # 1b Disziplin wird eingelöst durch die konsequente Befolgung der Berichtswege (Prozesse) sowie der Templates

8 Regel # 1c Verbindlichkeit ist die Grundvoraussetzung für nachhaltiges Projektmanagement. Die Planung muss konsequent umgesetzt werden. Das gilt insbesondere für den Projektterminplan.

9 Regel # 2 Projekte sind dynamisch – aber keinesfalls flexibel! Gleiches gilt für die Projektleiter als Repräsentanten des Projektes.

10 Regel # 3 Aus dem Magischen Dreieck des PM gibt es kein Entrinnen! Goal Achievement Within the Financial Framework On Time

11 Regel # 3a Projektmanager sind dynamisch. Sie zeichnen sich ferner durch folgende Eigenschaften aus: Eigenmotivation Selbstbeauftragung Belastbarkeit Selbständigkeit

12 Regel # 4 In Teamarbeit gilt: Man muss sich nicht mögen müssen – Professionalität muss gewährleistet sein!

13 Regel # 4a Teamarbeit: Teambuilding ist kein Wunschkonzert. Ressourcen – insbesondere gute Mitarbeiter – sind knapp.

14 Regel # 4b Teamarbeit: Teamentwicklung kann keine Wunderdinge vollbringen. Es geht bei der TE darum, Professionalität sicher zu stellen.

15 Regel # 4c Teamarbeit: Sicherstellung der Professionalität im Team ist eine der wichtigsten Führungsaufgaben des Projektleiters.

16 Regel # 5 Führung des Projektteams: Die Verantwortung muss auf mehrere Schultern verteilt werden, beispielsweise durch die Funktionen: Teilprojekt-Leiter Arbeitspaket-Verantwortliche(r) Meilenstein-Verantwortliche(r )

17 Aufbauorganisation Totale Projektorganisation Stabs-Projektorganisation Matrix-Projektorganisation

18 Totale Projektorganisation Die Projektgruppe wird für die Projektdauer vollständig aus der Fachabteilung herausgelöst. Für die Dauer eines Projektes wird eine Abteilung auf Zeit gegründet (mit eigenem Abteilungskürzel und Abbildung im Organigramm). Der Projektleiter hat großen Einfluss. Kompetenzabgrenzungsprobleme sind weniger häufig, weil die Projektgruppen voll dem Projektleiter unterstehen. Projekt verfügt über eigenes Budget / eigene Kostenstelle / eigene Mitarbeiter. In akuten Problemsituationen: Task Forces!

19 Stabs-Projektorganisation Die Projektgruppe wird für die Projektdauer nicht aus ihrer Abteilung herausgelöst, d. h. sie untersteht wie bisher der Fachabteilung. Der Projektleiter hat nur die Aufgabe der Koordination und damit weniger Einfluss auf das Projektgeschehen. Die Macht liegt bei der Fachabteilung.

20 Matrix-Projektorganisation Die Projektgruppe wird für die Dauer des Projektes aus der Abteilung teilweise herausgelöst. In Spezialfragen untersteht sie der Fachabteilung (z. B. kaufmännisch bezogen) und in Projektfragen dem Projektleiter (z.B. bei Problemen mit technischem Bezug).

21 Matrix-Projektorganisation BeschaffungProduktionAbsatz Projekt B Projekt A Projekt C Unternehmensleitung disziplinarische Weisungsbefugnis fachliche Weisungsbefugnis

22 Ablauforganisation – P. Phasen Phasen-Modell Projekt-Definition Projekt-Organisation Projekt-Planung Projekt-Durchführung Projekt-Abschluss Projekt-Ziel-Erreichung

23 Definition Organi- sation Planung Realisie- rung Abschluss Projektphasen Voraussetzung für einen guten Projektstart ist die Definitionsphase. Hier klärt der Projektleiter mit seinem Auftraggeber die Ziele ab und prüft das Projekt auf seine Durchführbarkeit und Wirtschaftlichkeit. Ergebnis ist der verabschiedete Projektauftrag. Definitionsphase, umfasst Projektgenese Zielbestimmung Stakeholderanalyse Potentialanalyse Grobplanung Durchführbarkeitsprüfung Wirtschaftlichkeitsnachweis Projektauftrag Lasten-/ Pflichtenheft

24 Planungsphase Die Projektplanung ist die vorausschauende Festlegung der Projektdurchführung im Rahmen der Projektablauforganisation – durchdacht, gründlich, belastbar Die PP umfasst folgende Bereiche: Aufgabenplanung Terminplanung Personalplanung Sachmittelplanung Kostenplanung

25 Planungsphase Ablauf-, Terminplanung Aufbau- organisation KapazitätsplanungKostenplanung Aufg./Kompet. Balkenpläne NetzpläneProjektteam Personal Material Maschine Projektbudget Entw.-budget Controlling Steuerung Planung Projektstrukturplan (Aufgabenplanung)

26 Planungsphase - Methoden Eine systematische, zielorientierte Planung auf der Basis des Projektauftrages ist Grundlage jeder erfolgreichen Realisierung. Die Planung muss sorgfältig Schritt für Schritt und realitätsbezogen durchgeführt werden, um die im Projektauftrag definierten Ziele zu erreichen (vgl. S. 25). Planungsarten, -methoden: - Projektstrukturplanwas? (Teilaufgaben) - Projektablaufplanwas? in welcher Abfolge? - Terminplanwas? wer? wann? - Kapazitätsplanwas? wer? wie viel? - Kostenplanwann? wie viel? - Qualitätsplanwie?

27 Planungsphase – Methoden (I) Zunächst wird das Projekt in überschaubare und abgrenzbare Aufgaben zerlegt, um eine Übersicht aller Aktivitäten zu erhalten. Anschließend sind die gesamten Aktivitäten zu ordnen. Die geordneten Aktivitäten werden durch eine hierarchische Gliederung zu einem Projektstrukturplan (PSP) zusammengeführt. Der PSP ist die Basis für die Ablauf-, Zeit-, Kapazitäts- und Kostenplanung. Bsp.: Hausbau Hausbau 2 Ausbau3 Außenanlagen1 Rohbau 1.1 Erdarbeiten 1.2 Fundament, Mauerwerk 1.3 Dach 1.4 Fenster, Türen 3.1 Garten 2.1 Estrich 3.2 Zaun 2.2 Sanitär, Heizung 3.3 Vorplatz2.3 Elektro 2.4 Innen-, Außenputz

28 Planungsphase – Methoden (II) 1.1 Erdarbeiten 1.2 Fundament, Mauerwerk 1.3 Dach 1.4 Fenster, Türen 3.1 Garten 2.1 Estrich 3.2 Zaun 2.2 Sanitär, Heizung 3.3 Vorplatz 2.3 Elektro 2.4 Innen-, Außenputz t Nachdem Sie festgestellt haben, was Sie alles machen müssen, ist nun die Reihenfolge der Abarbeitung Ihrer Arbeitspakete zu bestimmen. Dazu wird ein Projektablaufplan erstellt. Projektablaufplan Hausbau

29 Planungsphase – Methoden (III) Projektterminplanung: Der Terminplan gibt Auskunft, wann und von wem welche Ergebnisse vorliegen müssen (vgl. Aktionsplan). Sie ermitteln dazu für jedes Arbeitspaket den Anfangs- und Endtermin, die Verantwortlichen und Beteiligten. Die Arbeitspakete können als Balkendiagramm (Gantt-Diagramm) über die Zeitachse dargestellt werden. Excel oder MS Project

30 Berichtswesen Für alle Berichte werden entsprechende Formulare (Templates) angelegt. Die Templates (s.u., Kap. III. und IV., ebenso Anlage) enthalten nur die wesentlichen Informationen. Für jedes Projekt ist ein Projektordner anzulegen. Darin werden alle Berichte, unterteilt nach den jeweiligen Projektphasen, übersichtlich gesammelt.

31 Templates Projektauftrag Stakeholderanalyse Risikoanalyse Berichtswesen Formular Aufbau des Projektteams Checkliste Kick-off-Meeting Arbeitspaketbericht Meilensteinbericht Statusbericht Projektabschlussbericht Checkliste Projektabschlusssitzung

32 … geordnet nach P.-Phasen

33 Literatur Baguley, P.: Optimales Projektmanagement, Niedernhausen/Ts Boy, J., Dudek, C., Kuschel, S.: Projektmanagement, 6. Aufl., Offenbach 1999 Gassmann, O. (Hrsg.): Praxiswissen Projektmanagement. Bausteine – Instrumente – Checklisten, München 2005 Litke, H.-D.: Projektmanagement: Methoden, Techniken, Verhaltensweisen, München 1991 Meier, R.: Projektmanagement; Offenbach 2004 Peipe, S.: Crashkurs Projektmanagement, 2. Aufl., Freiburg i. Br Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. [www.gpm-ipma.de] Project Management Institute (PMI) [www.pmi.org]

34 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: Dr. Gerhard Keck Kommunikationsbüro Ulmer GmbH Neue Weinsteige Stuttgart Telefon (Sekretariat): 0711 – – 22


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