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1 Einführung in die Projektmanagementmethode Grundlegende Begriffe des Projektmanagements Grundlegende Begriffe des Projektmanagements Zentrale PM Aufgaben.

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Präsentation zum Thema: "1 Einführung in die Projektmanagementmethode Grundlegende Begriffe des Projektmanagements Grundlegende Begriffe des Projektmanagements Zentrale PM Aufgaben."—  Präsentation transkript:

1 1 Einführung in die Projektmanagementmethode Grundlegende Begriffe des Projektmanagements Grundlegende Begriffe des Projektmanagements Zentrale PM Aufgaben Zentrale PM Aufgaben Einflussfaktoren Einflussfaktoren Grundsätze der Projektarbeit Grundsätze der Projektarbeit Projektphasen Projektphasen Instrumente der Projektplanung Instrumente der Projektplanung Projektsteuerung Projektsteuerung Dimensionen des Projektmanagements Dimensionen des Projektmanagements

2 2 Nach DIN-Norm ist ein Projekt... ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Definition: Projekt Definition Projekt

3 3 Merkmale eines Projekts sind: Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit: Ein Projekt wird von Natur aus immer zum ersten und zum letzten Mal durchgeführt. Zielvorgabe Jedem Projekt werden präzise Ziele vorgegeben, die das Projekt erreichen muss. Projektmerkmale

4 4 Zeitliche, personelle und finanzielle Begrenzung Ein Projekt hat stets einen konkreten Endtermin und begrenzte Mittel zur Erreichung der Projektziele. Abgrenzung von anderen Vorhaben Das Projekt muss ein in sich geschlossenes Vorhaben mit einem eigenen Projektergebnis sein. Projektmerkmale

5 5 Projektspezifische Organisation Speziell für dieses Projekt müssen organisatorische Rahmenbedingungen geschaffen werden Komplexität Die Lösung des Problems muss zahlreiche komplizierte Zusammenhänge berücksichtigen. Die Projektarbeit ist umfangreich und erfordert viele Mitarbeiter und finanzielle Mittel. Aufwand Projektmerkmale

6 6 Fachübergreifender Charakter Fachleute verschiedener Disziplinen bzw. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen sind beteiligt. Teamarbeit Die Fachleute arbeiten eng zusammen, da ständiger Informationsaustausch und die Weitergabe von Teilleistungen erforderlich ist. Projektmerkmale

7 7 Nach DIN-Norm ist Projektmanagement... die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes. die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes. Definition: Projektmanagement Definition Projektmanagement

8 8 Projektmanagement ist kurz und knapp gesprochen die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe spezifischer Instrumente (= Werkzeugkasten zur Durchführung von Projekten). Was Projekterfolg ist, bestimmt letztendlich immer der Auftraggeber! Definition Projektmanagement

9 9 Einige zentrale PM-Aufgaben Projektentscheidung und Projektauftrag herbeiführenProjektentscheidung und Projektauftrag herbeiführen Projektgrenzen und Projektkontext festlegenProjektgrenzen und Projektkontext festlegen Planung der ProjektleistungPlanung der Projektleistung Projektrollen, Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsverteilung festlegenProjektrollen, Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsverteilung festlegen Personalmanagement in ProjektenPersonalmanagement in Projekten Planung der ProjektterminePlanung der Projekttermine Planung der Projektkosten und –ressourcenPlanung der Projektkosten und –ressourcen Projektkommunikation, -dokumentationProjektkommunikation, -dokumentation Projektspezifische Werte und Regeln festlegenProjektspezifische Werte und Regeln festlegen Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung

10 10 Nutzen des Projektmanagements Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch Projektdokumentation Individuelles und organisatorisches Lernen durch Reflexion und gruppendynamische Synergien Nutzen des Projektmanagements als kundenorientiertes Marketinginstrument (Kunde initiiert Projekte) Kooperative Beziehungen mit Kunden, Klienten, Lieferanten und Partnern Sicherung von Potentialen für die Nachprojektphase durch Projektdokumentation Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung

11 11 Projekt-kulturProjekt-erfolg Harte Faktoren Aufbau-Organisation Ablauf-Organisation Materielle Ressourcen Finanzielle Ressourcen Personelle Ressourcen Fachqualifikation Weiche Faktoren Führungsstil Kommunikation/ Kooperation Teamfähigkeit Motivation Aufgaben- ziele Prozess- ziele Welche Faktoren beeinflussen den Projekterfolg? Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung

12 12 Stark beachtet werden Thema/Projektauftrag Aufgaben, Stellenbildung, Abläufe, Dauer von Abläufen, Aufbau der Organisation, Informationsbedarf und Informationseinflüsse, Sachmittelausstattung, Raumbedarf und Raumgestaltung, Personalbedarf, Menge und Qualität der erstellten Leistung Thema/Projektauftrag Aufgaben, Stellenbildung, Abläufe, Dauer von Abläufen, Aufbau der Organisation, Informationsbedarf und Informationseinflüsse, Sachmittelausstattung, Raumbedarf und Raumgestaltung, Personalbedarf, Menge und Qualität der erstellten Leistung Individuum Wie gerne macht der Mitarbeiter seine jetzige Arbeit? Wie stark wird der einzelne durch seine Arbeit gefordert? Welche Pläne hat er für seine berufliche Zukunft? Wie wird sich die Veränderung auf den einzelnen Mitarbeiter auswirken? Individuum Wie gerne macht der Mitarbeiter seine jetzige Arbeit? Wie stark wird der einzelne durch seine Arbeit gefordert? Welche Pläne hat er für seine berufliche Zukunft? Wie wird sich die Veränderung auf den einzelnen Mitarbeiter auswirken? Gruppe Wie gut verstehen sich die Kollegen untereinander? Wie lange arbeiten sie schon zusammen? Wir wird sich die Veränderung auf das soziale Gefüge der Gruppe auswirken? Wie können neu gebildete Gruppen schnell zu resultatsfähigen Einheiten geformt werden? Gruppe Wie gut verstehen sich die Kollegen untereinander? Wie lange arbeiten sie schon zusammen? Wir wird sich die Veränderung auf das soziale Gefüge der Gruppe auswirken? Wie können neu gebildete Gruppen schnell zu resultatsfähigen Einheiten geformt werden? Wenig oder nicht beachtet werden Einflussfaktoren

13 13 Eines darf man allerdings bei der Projektarbeit nie vergessen: Erfolgsentscheidend im Projektmanagement ist der Faktor Mensch! Von ihm hängt ab, ob die gewünschten Ziele durchgesetzt werden. Projektleiter und Projektteam sind keine Maschinen, denen man Daten eingibt und die nach einem fest eingedrahteten Programm einen vorher genau festgelegten Output erbringen. Einflussfaktoren

14 14 Eisbergmodell Psycho-soziale Ebene SICHTBARE Strukturen und Verhalten Vertrauen, Gefühle, Teamverständnis, Kommunikation, Offenheit, Unterstützung, Konflikte, Antipathie, Sympathie, Akzeptanz, Teamklima, Unzufriedenheit, etc. Projektmanagement, Rahmenbedingungen Ergebnis sichtbar unsichtbar 1/8 7/8 Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung

15 15 Um Projekte zielgerichtet durchführen zu können, teilt man Projekte in Teilschritte, sogenannte Projektphasen, ein. Projektphasen Projektbegleitend werden Dokumentationsprozesse und Dokumentationsprozesse und Controllingprozesse Controllingprozesseeingesetzt.

16 16 Zu Beginn eines Projektes ist es erforderlich, dass man das Projekt genau definiert; dabei sind u.a. die folgenden Fragen zu klären: Wie sieht das Ausgangsproblem genau aus und wie konnte es dazu kommen? Wie sieht das Ausgangsproblem genau aus und wie konnte es dazu kommen? Soll zur Problemlösung ein Projekt durchgeführt werden und welche Ziele verfolgt der Auftraggeber mit dem Projekt? Soll zur Problemlösung ein Projekt durchgeführt werden und welche Ziele verfolgt der Auftraggeber mit dem Projekt? Welche (finanziellen) und (Sach-) Mittel stehen für das Projekt zur Verfügung? Welche (finanziellen) und (Sach-) Mittel stehen für das Projekt zur Verfügung? Bis wann soll das Projekt beendet sein? Bis wann soll das Projekt beendet sein? Wer gehört für welche Zeitspanne dem Projekt in welcher Funktion an? Wer gehört für welche Zeitspanne dem Projekt in welcher Funktion an? Wie soll das Projekt organisiert werden? Wie soll das Projekt organisiert werden?

17 17 Erforderliche Arbeitsschritte Globalziel Projektstrukturplan Arbeitspakete Meilensteinplan

18 18 Projektstrukturplan - PSP (1) Mit Hilfe des Projektstrukturplans wird die Problemstellung eines bestimmten Projekts in Teilaufgaben zerlegt. Strukturierung bedeutet in diesem Sinne, ein System in seine Elemente zu zerlegen und die Beziehungen zwischen den Elementen festzuhalten. Voraussetzung für eine Strukturanalyse ist die Existenz einer Projektbeschreibung, zum Beispiel in Form eines Pflichtenheftes. Ziele der Strukturierung: Schaffung von Transparenz Bildung von Teilprojekten und Arbeitspaketen Aufzeigen von Zusammenhängen und Schnittstellen Fundament für Projektleitung und Projektcontrolling Basis der Risikoanalyse Grundlage für die Planung der Meilensteine Modell für die Kapazitätsplanung

19 19 Projektstrukturplan Auszug aus einem ProReKo-Strukturplan

20 20 Meilensteinplanung Um Projekte überschaubar und beherrschbar zu machen, werden sie mittels Meilensteinen in verschiedene Phasen unterteilt. Meilensteine sind wesentliche Projektereignisse. Je Projekt sollen zwischen 5 und 7 Meilensteine definiert werden. Ein Formular für eine Meilensteinplanung könnte folgendermaßen aussehen: SachgebietProjektbezeichnungPhaseVerfasserDatumSeite Meilensteinplan Nr.. Termin Bezeichnung Bedeutung Projektstrukturplan fertigDer Projektstrukturplan ist erstellt und dem Auftraggeber vorgelegt

21 21 Meilensteinplanung

22 22 Ende der allgemeinen Einführung

23 23 Kick-Off-Meeting/Start Up Das Kick-Off-Meeting bildet den Abschluss der Phase Projektdefinition; Kick-Off bedeutet wörtlich Anstoß Sinn dieses Treffens ist es, alle Projektmitglieder auf die gemeinsame Aufgabe einzuschwören und sie mit den Bedingungen sowie den Gegebenheiten des Projektes im einzelnen vertraut zu machen. Kick off

24 24

25 25 Projektplanung Arbeitsschritte zur Erstellung des Projektstrukturplans (Zielreview): ArbeitsschrittNutzen - aus dem Lastenheft ein Pflichtenheft machen Formulierung eines Leistungsversprechens (Ziele werden formuliert) Was ist ein Ziel?Es ist positiv formuliert! Was ist ein Ziel? Es ist positiv formuliert! Es ist überprüfbar! Es ist konkret beschrieben! Es ist überprüfbar! Es ist konkret beschrieben! Es ist aus eigener Kraft und Kontrolle erreichbar! Es ist aus eigener Kraft und Kontrolle erreichbar!

26 26 Planungsleitsätze Unterteilung der Gesamtaufgabe in Teilaufgaben (Arbeitspakete) nicht so tief wie möglich, sondern stets so tief wie nötig. Jedes Arbeitspaket muss ein klar definiertes Ziel haben. Jedes Arbeitspaket muss Verantwortliche für die Einhaltung von Terminen und Kosten haben. Klare Abgrenzung der Teilprojekte. Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung

27 27 Was müssen wir tun??? Arbeitsschritte zur Umsetzungsplanung: Arbeitsschritt Nutzen 1. Erarbeitung der StrategienVariantenvielfalt 2.UmsetzungsschritteFestlegung der Arbeitspakete 3.Delegation der ArbeitspaketeKlarheit: Wer macht was? Ansatz für simultanes Arbeiten 4.Ressourceneinschätzung derKlarheit über die Machbarkeit Arbeitspakete 5.MeilensteinplanungPlanungssicherheit für das Team Steuerung der Projektarbeit

28 28 Identifizierung von Arbeitspaketen Zunächst werden ALLE Aktivitäten zur Erreichung eines Teilziels (Leistungsversprechen) ermittelt! Zunächst werden ALLE Aktivitäten zur Erreichung eines Teilziels (Leistungsversprechen) ermittelt! In einem zweiten Schritt werden diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammengefasst. Arbeitspakete sind überschaubare Teilaufgaben, die für sich gesteuert und kontrolliert werden können. Jedes AP wird eindeutig einem Verantwortungsträger zugeordnet. Dieser kann sich Mitarbeiter suchen, ist jedoch für die ordnungsgemäße Ausführung verantwortlich. In einem zweiten Schritt werden diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammengefasst. Arbeitspakete sind überschaubare Teilaufgaben, die für sich gesteuert und kontrolliert werden können. Jedes AP wird eindeutig einem Verantwortungsträger zugeordnet. Dieser kann sich Mitarbeiter suchen, ist jedoch für die ordnungsgemäße Ausführung verantwortlich. Beispiel: Arbeitspaket: Fragebogen erstellen Aktivitäten: Umfrageverfahren/-möglichkeiten sichten, sammeln, Testfragen zusammenstellen, Fragen mit Experten besprechen, Pre-Test erstellen, Zeitbedarf der Befragung ermitteln, Fragen endgültig auswählen, Fragen in Word schreiben, Fragen vervielfältigen

29 29 Portfolio der Verantwortlichkeiten AuftraggeberProjektmanagerProjekt-TeamKern-Projekt-TeamProjekt CoachExterneDokumente Aufgaben / Arbeitspakete Verantwortliche Erstellen des Projektauftrags Erstellen der Grobplanung... Meilensteinplanung M I V V I M V V V1) 2) V = Verantwortlichkeit M = Mitarbeit I = Information M


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