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EXCEL 8.0 Grundlagen Willkommen zur Veranstaltung des Hochschulrechenzentrums der Universität Essen Diese Seiten stellen die Inhalte der Einführung zum.

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2 EXCEL 8.0 Grundlagen Willkommen zur Veranstaltung des Hochschulrechenzentrums der Universität Essen Diese Seiten stellen die Inhalte der Einführung zum selbständigen Nachschlagen zur Verfügung. Copyright © 1998 Hochschulrechenzentrum Universität GH Essen Alle Rechte vorbehalten HRZ

3 2 Excel - Kapitel 1 HRZ n Bedeutung der Tabellenkalkulation mit Excel n Grundlegende Hinweise zur Programm- bedienung

4 3 Beispiel Hotelrechnung HRZ

5 4 Excel - Zusatzfunktionen n Zeichenobjekte n Grafiken / Diagramme n Datenbankverwaltung n Makros HRZ

6 Arbeitsbildschirm HRZ

7 6 Excel - Tabellenblätter n Eine Tabelle kann man in einzelne kleinere Tabellen auf verschiedene Tabellenblättern aufteilen n Tabellenblätter, deren Daten logisch zusam- menhängen, können in eine Arbeitsmappe gespeichert werden n Tabellen mit gleichem Aufbau können in einer Arbeitsmappe gespeichert werden. HRZ

8 7 1.8 Befehle aufrufen... n über Menüs n über Symbole n über Tastatur n über Kontextmenü n Gesamter Befehlsumfang n Wichtige, häufige Befehle n Befehle, passend zur aktuellen Arbeit

9 8 HRZ Übung Seite 13

10 9 HRZ 2.1 Bewegen in der Tabelle n Nächste Zelle gemäß Pfeilrichtung n STRG + PfeiltasteZum Rand des Tabellenblocks n POS 1Erste Zelle der aktuellen Zeile n BILD BILDEine Bildschirmseite nach unten / oben n ALT + BILD BILD Eine Bildschirmseite nach rechts / links n Mit der MausGewünschte Zelle in dem Tabellenausschnitt anklicken

11 10 HRZ 2.2 Daten eingeben und überschreiben

12 11 HRZ 2.4 Zellinhalte verändern n Doppelklick auf die aktuelle Zelle n Mit folgenden Tasten könne Sie die Veränderung vornehmen: Cursor zeichenweise nach links / rechts bewegen STRG / Cursor wortweise nach links / rechts bewegen POS1 / ENDECursor an den Anfang, bzw. das Ende des Zellinhalts bewegen KorrekturZeichen links von Cursor löschen ENTF Zeichen rechts von Cursor löschen EINFWechseln in den Überschreibmodus oder Einfügemodus

13 12 HRZ Eingabe von Zahlen n Zifferneingabe:Wird als Zahl interpretiert n In der Zelle wird die Zahl rechtsbündig plaziert n Die letzte angezeigte Nachkommastelle wird kaufmännisch abgerundet n Sehr große Zahlen werden in der Exponentialschreibweise dargestellt n Zahlen, die nicht in der aktuellen Zellenbreite dargestellt werden können, werden durch das dargestellt

14 13 HRZ Eingabe von Text n Texteingabe:Erkennt automatisch, ob es sich um einen Text handelt n In der Zelle wird der Text linksbündig plaziert n Reicht die aktuelle Zellenbreite nicht aus, so wird die rechte Nachbarzelle von dem Text überdeckt n Ist die rechte Nachbarzelle nicht leer, so wird der Text in der Anzeige auf die Zellenbreite abgeschnitten n Zahlen als Text müssen mit einem Apostroph beginnen

15 14 HRZ 2.3 Spaltenbreite verändern n Menü:Format; Spalte; Breite n Maus:Auf den rechten Rand des Spaltenkopfs zeigen. Der Mauszeiger verändert sich zu |. Linke Maustaste gedrückt halten und die Maus nach rechts oder links ziehen.

16 15 HRZ 2.5 Zellen markieren - Abb. 2.3 n 1Das gesamte Tabellenblatt wird markiert n 2Die gesamte Spalte wird markiert n 3 Die gesamte Zeile wird markiert n 4Durch Ziehen der Maus wird ein zusammenhängender Bereich markiert n 5Die erste Zelle der Markierung ist die aktive n 6Durch gleichzeitiges Drücken der STRG-Taste und durch Ziehen der Maus wird ein nicht zusammenhängender Bereich markiert

17 16 HRZ 2.6 Zellinhalte und Zellen löschen n Zellinhalte – Zelle(n) markieren und die Taste ENTF drücken oder – Zelle(n) markieren und die rechte Maustaste drücken. Es erscheint das Kontextmenü mit dem Menüpunkt INHALTE LÖSCHEN n Zellen – Zelle(n) markieren und die rechte Maustaste drücken. Es erscheint das Kontextmenü mit dem Menüpunkt ZELLEN LÖSCHEN – Entsprechende Optionsfeld aktivieren

18 17 HRZ 2.8 Arbeiten rückgängig machen n Über das Symbol für Rückgängig in der Standard- Symbolleiste wird die letzte Aktion oder werden die letzten Aktionen rückgängig gemacht n Menüpunkt BEARBEITEN; RÜCKGÄNGIG aufrufen

19 18 HRZ 2.9 Einfache Formeln n In der Bearbeitungszeile wird die Formel eingegeben n In der Bearbeitungszeile steht die Formel und in der aktiven Zelle seht das Ergebnis n Nach jeder Veränderung werden automatisch alle Formeln neu berechnet

20 19 HRZ Bestandteile einer Formel n Eine Formel beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen (=) n Bezug einer Zelle (Koordinate einer Zelle) n Konstanten n Math. Operatoren n Interne Funktionen n Es gelten die math. Regeln der Punkt- vor Strichrechnung n Mit Hilfe von Klammern ( ) kann die logische Reihenfolge beeinflußt werden

21 20 HRZ 2.10 Summenfunktion n Durch das Symbol in der Standard-Symbolleiste wird in der Bearbeitungszeile die Summenfunktion eingefügt, durchsucht automatisch Zeile und Spalte und schlägt einen Bereich vor, der durch einen Laufrahmen gekennzeichnet wird. n EXCEL erkennt nur zusammenhängende Bereiche n Dieser Vorschlag kann durch Ziehen verändert werden

22 21 HRZ 2.11 Zellbezüge in einer Formel n Der Zellbezug wird durch Spalten- und Zeilennummer angegeben – Beispiele:C5F9A3H38 n Der Zellbezug eines Zellbereichs wird durch die erste und letzte Zelle dargestellt, getrennt durch den Doppelpunkt : – Beispiele für mehrere Zellen einer Spalte:C5:C9A1:A10 – Beispiele für mehrere Zellen einer Zeile:A5:E5C7:H7 – Beispiel für mehrere Zellen einer Zeile und Spalten:A1:H4

23 22 HRZ 2.12 Koordinaten zeigen lassen n Beginn der Formel mit dem Gleichheitszeichen n Klicken mit der linken Maustaste n Um die gewünschte Zelle wird ein Laufrahmen hervorgehoben n Durch Ziehen kann der Bereich erweitert oder verkleinert werden n Nach Bedarf weiter vervollständigen

24 23 HRZ 2.15 Arbeitsmappe speichern und schließen n Für weitere Sitzungen muß die Arbeitsmappe gespeichert werden – Bei Arbeitsmappen ohne Namen über das Menü SPEICHERN UNTER – Bei einem existierenden Namen über das Menü SPEICHERN n Arbeitsmappen werden durch das Symbol x im Arbeits- mappenfenster geschlossen

25 24 HRZ 2.16 Arbeitsmappe öffnen und neu erzeugen n Bei einer späteren Sitzung muß die Arbeitsmappe geöffnet werden – Bei Arbeitsmappen ohne Namen über das Menü ÖFFNEN – Bei einer zuletzt bearbeitenden Arbeitsmappe über die Liste der zuletzt geöffneten Dateien n Neue Arbeitsmappe wird durch das Symbol NEU erzeugt

26 25 HRZ 2.17 Spaltenbreite und Zeilenhöhe verändern n Markieren der entsprechenden Zeilen oder Spalten – Ziehen der Linie des Zeilen- oder Spaltenkopfes auf die gewünschte Größeoder – Aktivieren des Kontextmenüs mit dem Menüpunkt Zeilenhöhe (max. 409,5 Punkte) oder mit dem Menüpunkt Spaltenbreite (max. 255 Zeichen) n Optimale Spaltenbreite und Zeilenhöhe – Doppelklick auf die rechte / untere Begrenzungslinieoder – Menü Format, Spalte, Optimale Breitebzw. Format, Zeile, Optimale Zeile

27 26 HRZ 2.18 Spalten und Zeilen einfügen n Markieren einer bestimmten Anzahl von Zeilen oder Spalten. Für die gleiche Anzahl werden Zeilen, bzw. Spalten hinzugefügt n Mit der rechten Maustaste in den Zeilen- oder Spaltenkopf klicken und von dem Kontextmenü den Menüpunkt ZELLEN EINFÜGEN aufrufen n Hinweis! – Überprüfen, ob die neue Zeile oder Spalte in einem Summenbereich liegt

28 27 HRZ Spalten und Zeilen löschen n Markieren einer bestimmten Anzahl von Zeilen oder Spalten. Für die gleiche Anzahl werden Zeilen, bzw. Spalten gelöscht n Mit der rechten Maustaste in den Zeilen- oder Spaltenkopf klicken und von dem Kontextmenü den Menüpunkt ZELLEN LOSCHEN aufrufen

29 28 HRZ 2.21 Übung 1 - Abb. 2.18, S. 32 n Als Quelle für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb218.xls

30 29 HRZ 2.21 Übung 2, Abb. 2.19, S. 32 n Als Quelle für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb219.xls

31 30 HRZ 2.21 Übung 3 - Abb. 2.20, S. 33 n Als Quelle für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb220.xls

32 31 HRZ 3.1 Zellen kopieren und verschieben n Zellen verschieben – Zellbereich markieren – Zeigen mit der Maus auf die Umrandung. Der Mauszeiger verändert sich zu dem Pfeil. – Klicken Sie auf die Umrandung und ziehen Sie den Bereich an die neue Position. n Zellen kopieren – Zellbereich markieren – Zeigen Sie mit der Maus auf die Umrandung. Klicken Sie auf die Umrandung und halten die STRG-Taste gedrückt. Ziehen Sie den Bereich an die neue Position. Der Mauszeiger verändert sich zu dem Pfeil mit einem Pluszeichen.

33 32 HRZ Anordnung der Tabelle verändern n Markieren Sie Zeile(n)/Spalte(n) oder einen Zeilen- /Spaltenbereich n Klicken Sie auf die Bereichsumrandung n Bei gedrückter Umschalt-Taste ziehen Sie den Bereich an die neue Einfügeposition

34 33 HRZ Kopieren und Verschieben über die Zwischenablage n In die Zwischenablage ausschneiden – Menü Bearbeiten, Ausschneiden – Kontextmenü Ausschneiden – Tastatur STRG und X – Symbol n In die Zwischenablage kopieren – Menü Bearbeiten, Kopieren – Kontextmenü Kopieren – Tastatur STRG und C – Symbol n In die Zwischenablage einfügen – Menü Bearbeiten, Einfügen – Kontextmenü Einfügen – Tastatur STRG und V – Symbol

35 34 HRZ Kopieren und Verschieben über die Zwischenablage (2) n Zellinhalte verschieben – Markieren Sie den Quellbereich. Mehrfachauswahl ist nicht erlaubt – Schneiden Sie die Zellen mit der zuvor beschriebenen Methode aus – Setzen Sie den Cursor an die linke obere Ecke des Zielbereichs – Fügen Sie die Zellen mit der zuvor beschriebenen Methode ein n Zellinhalte kopieren – Markieren Sie den Quellbereich. Mehrfachauswahl ist nicht erlaubt – Kopieren Sie die Zellen mit der zuvor beschriebenen Methode – Setzen Sie den Cursor an die linke obere Ecke des Zielbereichs. Mehr- fachauswahl ist hier erlaubt. Es gibt nun mehrere Möglichkeiten: n Benutzen Sie die RETURN-Taste. Der Laufrahmen verschwindet n Fügen Sie die Zellen mit der zuvor beschriebenen Methode ein. Der Laufrahmen bleibt bestehen n Wählen Sie weitere Zielbereiche aus und fügen Sie die Zellen mit der zuvor beschriebenen Methode ein n Betätigen Sie beim letzten Einfügen die RETURN-Taste oder n Betätigen Sie beim letzten Einfügen die ESC-Taste

36 35 HRZ 3.2 Zellen ausfüllen n Inhalte einzelner Zellen können mit der Maus schnell in alle Rich- tungen kopiert werden. – Klicken Sie auf die Zelle mit zu kopierenden Inhalt – Zeigen Sie mit der Maus auf den Anfasser (untere rechte Ecke). Der Mauszeiger verändert sich zu einem Pluszeichen +. – Ziehen Sie den Anfasser in die gewünschte Richtung. Beim Loslassen werden die Nachbarzellen mit Inhalt ausgefüllt.

37 36 HRZ Aufzählungen und Datenreihen erzeugen n AufzählungsartWie wir die Aufzählung erzeugt? n ZahlenaufzählungExcel ermittelt die Differenz zwischen zwei markierten Zellen n Aufzählung mit Datum Durch Eingabe eines Wertes kann eine lineare und UhrzeitAufzählung erzeugt werden n TextaufzählungEine Textaufzählung wird erzeugt, sobald der Text eine Zahl enthält. Z.B.: 3. Woche oder Artikel 4711 n Tage und MonateExcel erkennt automatisch Tages- und Monatseinträge als Anfangswerte (s. Menü EXTRA, OPTIONEN, AUTOAUSFÜLLEN) n Individuell erstellte Über das Menü EXTRA, OPTIONEN, ListenAUTOSFÜLLEN können eigene Listen definiert werden

38 37 HRZ 3.3 Formeln kopieren / ausfüllen n Beim Kopieren einer Zelle mit einer Formel mit Hilfe des Anfassers wird die Formel und der Zellbezug automatisch an die neue Position angepaßt. Hier spricht man von einem relativen Zellbezug n Excel merkt sich die Position der relativen Bezüge (Formel in der Zelle A3) n Durch Anfassen und Ziehen in eine bestimmte Richtung werden die Zellbezüge um eine Einheit verändert und angepaßt

39 38 HRZ Was geschieht mit relativen Bezügen von Formeln beim... n Kopieren / AusfüllenRelative Bezüge werden an die neue Position angeglichen n VerschiebenRelative Bezüge werden nicht an die neue Position angeglichen n Verschieben des Die Formel bleibt über die relative Bezüge mit berechneten Bereiches dem Bereich verbunden, die Bezüge werden automatisch an die neue Position des Berech- nungsbereiches angepaßt

40 39 HRZ 3.5 Übung - Abb. 3.5, S. 40 n Erzeugen Sie eine Arbeitsmappe wie in der Abb. 3.5 auf Seite 40 zu sehen ist n Nutzen Sie hier alle Aufzählungstypen wie zuvor gezeigt n Bilden Sie eine individuelle Reihe – z.B. mit den Namen Ihrer Arbeitsgruppe – z.B. eine Liste mit verschiedenen Aufwendungen (s. Arbeitsmappe Abb216.xls)

41 40 HRZ 4. Zellformatierung n Schriftarten, -größen, -attribute n Ausrichtung von Zellinhalten n Rahmen, Hintergrundfarben und Muster n Zahlenformate

42 41 HRZ 4.1 Wie werden Zellformate behandelt? n Formatierungs- und Gestaltungsmerkmale werden immer hinter der Zelle gespeichert n Die Anzeige muß nicht mit dem eigentlichen Wert übereinstimmen

43 42 HRZ Vorgehensweise zum Formatieren von Zellen n Markieren Sie die Zelle oder den Bereich. Anhand der entsprechenden Symbole und Listenfelder der Symbolleiste FORMAT die gewünschte Formatierung vornehmen n Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich und aktivieren den Kontextmenüpunkt ZELLEN FORMATIEREN n Rufen Sie den Menüpunkt FORMAT, ZELLEN auf n Markieren Sie die Zelle oder den Bereich. Rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN, INHALTE LÖSCHEN, FORMATE auf

44 43 HRZ 4.9 Übung 1 - Abb. 4.1, S. 51 n Als Quelle für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb41.xls auf S.42

45 44 HRZ 4.9 Übung 2 - Abb. 4.19, S. 51 n Als Vorlage für die Übung gilt die Abbildung Abb auf S.51

46 45 HRZ 4.9 Übung 3 - Abb. 4.20, S. 51 n Als Vorlage für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb420.xls

47 46 HRZ 5.1 Spalten / Zeilen ausblenden n Zeilen / Spalten werden lediglich versteckt, bzw. unsichtbar gemacht n Ausgeblendet werden Spalten / Zeilen durch – Klicken auf die rechte / untere Begrenzungslinie mit der Maus an und ziehen Sie sie über die linke / obere Begrenzungslinie oder – Menü FORMAT, SPALTE / ZEILE, AUSBLENDEN oder – Kontextmenüpunkt AUSBLENDEN bei markierter Spalte / Zeile

48 47 HRZ Spalten / Zeilen einblenden n Eingeblendet werden Spalten / Zeilen durch – Ziehen Sie den Mauszeiger im Spalten- / Zeilenkopf von rechts / unten an die verborgene Spalte / Zeile heran, bis der Doppelpfeil erscheint. Bewegen Sie den gedrückten Mauszeiger langsam nach rechts / unten, bis die verborgene Spalte / Zeile wieder sichtbar ist. oder – Menü FORMAT, SPALTE / ZEILE, EINBLENDEN oder – Kontextmenüpunkt EINBLENDEN bei markierter Spalte / Zeile

49 48 HRZ 5.4 Spalten / Zeilen sortieren n In Excel kann nach einem oder mehreren Schlüssel auf- oder absteigend sortiert werden – Schnelle Sortierung über die Symbole – Menü DATEN, SORTIEREN n Individuelle Sortierreihenfolge kann im Menüpunkt EXTRA, OPTIONEN, AUTOAUSFÜLLEN definiert werden n Mit dem Symbol Rückgängig kann die Sortierung zurückgenommen werden n Die Quelle zum Sortieren ist die Arbeitsmappe Mitarbeiter.xls

50 49 HRZ 5.5 Mit Symbolleisten arbeiten n Schnelleres Arbeiten ist über Symbole möglich n Im Kentextmenü für Symbolleisten können Sie ver- schiedene Symbolleisten aktivieren, bzw. deaktivieren oder n Über das Menü ANSICHT, SYMBOLLEISTEN n Über den MenüpunkT ANPASSEN können Sie eine beliebige Symbolleiste verändern

51 50 HRZ 5.6 Der Detektiv n Der Detektiv unterstützt eine schnellere Fehlersuche in Formeln. Sie wird grafisch dargestellt n Welche Spuren werden angezeigt? Zum... – Vorgängersind Zellen, deren Koordinaten in der Formel vorkommen – Nachfolgersind Zellen, in denen eine Formel mit den Ko- ordinaten der aktiven Zelle steht – Fehlersind Fehlerquellen, die einen Fehlerwert besitzen, gekennzeichnet durch #-Zeichen

52 51 HRZ 5.7 Benutzerdefinierte Formate n Zahlen können beschreibende Texte hinzugefügt werden n Zahlen können individuelle Formate zugewiesen werden n Benutzerdefinierte Formate werden mit der Arbeitsmappe abgespeichert n Aufbau von Formaten – besteht aus 1- 4 Abschnitte, getrennt durch ein Semikolon – Bestandteile sind Formate, Texte, Bedingungen n Mögliche Symbole für Formate auf S. 50 n Beispiele für Formate auf S. 51

53 52 HRZ 5.9 Zellen mit Kommentaren dokumentieren n Jede Zelle kann mit einer Notiz versehen werden n Die obere rechte Ecke ist gekennzeichnet, die eine Notiz enthält n Bewegt sich die Maus auf Zelle mit einer Notiz, so wird über ein Quickinfo der Inhalt angezeigt n Über das Menü EINFÜGEN, KOMMENTAR kann eine Notiz angezeigt werden n Über den Kontextmenüpunkt kann der Kommentar bearbeitet / gelöscht werden

54 53 HRZ 5.10 Automatische Eingabe n Ist ein Hilfsmittel, das die Eingabe oft wiederholende Spalteneinträge erleichtert n Excel erstellt automatisch eine Auswahlliste von bereits eingegebenen Texten n Über den Kontextmenüpunkt AUSWAHLLISTE erscheint eine Liste mit Einträgen, aus der Sie einen Eintrag auswählen können

55 54 HRZ 5.11 Automatische Eingabekorrektur n Die Auto-Korrektur erkennt schon beim Eingeben häufig auftretende Fehler n Voraussetzung dafür sind schon definierte Auto-Korrektur- Einträge vorhanden n Rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS, AUTOKORREKTUR auf

56 55 HRZ 5.12 Rechtschreibprüfung n Excel verfügt über ein Worterbuch, mit dem Sie Texte auf korrekte Schreibweise überprüft werden können n Rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS, RECHTSCHREIBPRÜFUNG auf n Alternativ über die Funktionstaste F7

57 56 HRZ 5.15 Übung 1 n Als Vorlage für die Übung gilt beliebige Arbeitsmappe n Definieren Sie individuelle Formate für eine bestimmte Spalte n Geben Sie für einen beliebigen Spaltenkopf einen Kommentar mit entsprechenden Informationen ein n Überprüfen Sie die Formeln mit Hilfe des Detektivs

58 57 HRZ 5.15 Übung 2 - Abb. 5.21, S. 71 n Als Vorlage für diese Übung gilt die Abb. 5.21

59 58 HRZ 6.2 Mit Funktionen rechnen n Funktionen stellen vorgefertigte Formeln dar, die auf bestimmte Anwendungsbereichen genutzt werden können n Schreibweise: Funktionsname(Argument1;Argument2;..) n Funktionsname:Art der Berechnung n Argument1..n:Weitere Informationen, die als Argumente übergeben werden n Beispiel: n MAX() Liefert den größten Wert einer Zahlenreihe n MAX(Zahl1;Zahl2) Liefert den größten Wert zweier Zahlen

60 59 HRZ Allgemeine Hinweise mit Funktionen n Argumente werden in Klammern () direkt nach dem Funktionsnamen eingetragen n Anzahl und Art der der benötigten Argumente sind für jede Funktion genau festgelegt n Die einzelnen Argumente müssen durch ein Semikolon (;) getrennt sein n Mögliche Typen als Argument sind: – ZahlenKonstante Werte, nur manuell veränderbar – Zellbezügeweisen auf Zellbereiche hin – FormelnErgebnis eine Formel ist wieder ein Argument – Funktionen – Textkonstanten Konstante Texte in Anführungszeichen, nur manuell veränderbar – WahrheitswerteGibt für das Ergebnis den Wahrheitswert zurück

61 60 HRZ 6.3 Funktionsassistent n Bekannte Funktionen in der Bearbeitungszeile eintragen n Nicht bekannte Funktionen können mit Hilfe eines Assistenten generiert werden (Symbol fx ) – Aus einer Kategorie kann die bestimmte Funktion markiert werden – Es erscheint daraufhin die Syntax der Funktion mit einer Kurz- beschreibung – Es wird ein weiteres Fenster mit der Liste der Argumente gezeigt. Hier werden alle Einträge gleich mitprotokolliert n Alternative: Das Symbol = in der Bearbeitungszeile betätigen

62 61 HRZ 6.5 Relative und absolute Bezüge n Relative Bezüge in Formeln passen sich nach dem Kopieren automatisch an ihre neue Position an n Absolute Bezüge bleiben mit den ursprüng- lichen Koordinaten nach dem Kopieren erhalten n Absolute Bezüge erhalten vor der Spalten- /Zeilenangabe ein Dollarzeichen ($)

63 62 HRZ Relative und absolute Bezüge (2) n Durch mehrmaliges Betätigen der Funktionstaste F4 in der Bearbeitungszeile können Sie nacheinander zwischen den verschiedenen Adressierungsarten umschalten

64 63 HRZ 6.6 Fehlermeldungen n #BEZUG!Zellbezüge überprüfen n #DIV/0!Division durch Null n #NAME?Namen von Zellen oder Bereichen sind falsch n #NULL!Die Zellbezüge können nicht gefunden werden n #WERT!Datentyp des Arguments stimmt nicht n #ZAHL!Argument liegt nicht im korrekten Zahlen- bereich n #NVFormeln enthalten Bezüge auf leere Zellen

65 64 HRZ 6.8 Übung 1 - Abb. 6.8, S. 80 n Als Quelle für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb68.xls

66 65 HRZ 6.8 Übung 3 - Abb. 6.9, S. 81 n Als Vorlage für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb69.xls

67 66 HRZ 7. Zellen und Bereiche benennen n Formeln werden verständlicher n Einmal benannte Bereiche können in verschiedenen Formeln verwendet werden, ohne das die Bezüge neu angegeben werden müssen n Benannte Bereiche können schnell markiert werden

68 67 HRZ 7.2 Namen vergeben n Bereich markieren n Klicken Sie in das Namensfeld links von der Bearbei- tungszeile n Geben Sie den gewünschten Namen ein n Alternativ: – Menü EINFÜGEN, NAMEN, FESTLEGEN

69 68 HRZ Richtlinien für Namen n Name darf bis zu 255 Zeichen lang sein n Erlaubt sind nicht: – Leerzeichen (Blank), Semikolon (;) und Doppelpunkt (:) – Fragezeichen (?) oder eine Zahl am Anfang – Namen, die Zellbezügen oder Zahlen ähneln

70 69 HRZ 7.3 Namen in Formeln einsetzen n Formel bearbeiten bis zu der Stelle, an der der Name einzusetzen ist n Öffnen des Namensfeldes durch Anklicken des Pfeiles oder n Funktionstaste F3 drücken n Namen aussuchen oder n Eingabe über Tastatur

71 70 HRZ 7.4 Nützliches zu Namen n Bereich eines Namens markieren – Namensfeld öffnen und aussuchenoder – Funktionstaste F5 für die Funktion GEHE ZU... n Liste der Namen erzeugen – Cursor an eine freie Position setzen – Menüpunkt EINFÜGEN, NAMEN, EINFÜGEN oder – Funktionstaste F3 drücken – Schaltfläche LISTE EINFÜGEN

72 71 HRZ Nützliches zu Namen (2) n Beschriftungen als Namen zuweisen – Markieren Sie die zu benennenden Zellen – Menüpunkt EINFÜGEN, NAMEN, ERSTELLEN oder – Tasten STRG, UMSCHALTEN, F3 drücken – Stelle bestimmen, wo sich die Zellen mit den zu übernehmenden Namen stehen

73 72 HRZ 7.6 Übung - Abb. 7.1, S. 82 n Als Vorlage für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb71.xls

74 73 HRZ 8. Dokumente verwalten n Grundsätzliche Überlegungen n Standardordner festlegen n Neuen Ordner erstellen n Oft benötigte Dateien n Vorschau beim Öffnen von Dokumenten n Dokument suchen n Sicherungskopie erstellen

75 74 HRZ 8.7 Übung n Erstellen Sie einen Ordner mit einem beliebigen Namen unter dem Ordner ExcelKurs n Verschieben Sie eine beliebige Datei über die Zwischenablage in den neuen Ordner n Lassen Sie sich Excel-Dokumente anzeigen, die in der letzten Woche geändert wurden n Beziehen Sie auch untergeordnete Ordner mit ein

76 75 HRZ 9. Tabellen und Zellen schützen n Mit dem Zellenschutz werden Tabelleninhalte geschützt n Der Schutz besteht aus zwei Teilen: – Globalschutzlegt fest, ob gesperrte Felder geachtet werden. Er wird für das gesamte Tabellenblatt oder für die Arbeitsmappe aktiviert – Zellsperrunglegt fest, ob der Zellinhalt bei eingeschaltetem Globalschutz verändert werden kann n Standardmäßig sind alle Zellen gesperrt

77 76 HRZ 9.2 Zellenschutz aktivieren n Tabellen in den Endzustand bringen n Für die zu verändernden Zellen die Sperrung aufheben – Menü FORMAT, ZELLEN, REGISTER SCHUTZ n Globalschutz einschalten – Menü EXTRA, SCHUTZ, BLATT n Arbeitsmappe speichern n Mit dem Tabulator springen Sie zur nächsten nicht gesperrten Zelle

78 77 HRZ 9.3 Arbeitsmappen mit Kennwort-schutz speichern n Mit zwei Arten von Kennwortschutz kann eine Arbeitsmappe gespeichert werden – Lese-/Schreibschutzvor jeglichem unbefugten Zugriff geschützt – Schreibschutzvor Änderung geschützt n Kennwortschutz angeben über das Menü – DATEI, SPEICHERN UNTER, OPTIONEN n Hinweis! Arbeitsmappen mit Kennwort können nur mit dem Kennwort geöffnet oder gespeichert werden

79 78 HRZ 9.5 Übung - Abb. 9.4, S. 95 n Als Vorlage für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb94.xls

80 79 HRZ 10. Arbeitsmappen n Aufbau einer Arbeitsmappe – Standardmäßig enthält eine Arbeitsmappe 3 Arbeitsblätter, Max. 255 – Es entsteht eine übersichtliche Gliederung – Arbeitsblätter können umbenannt, hinzugefügt, gelöscht, verschoben, gruppiert, aus- oder eingeblendet werden n Excel erlaubt Arbeitsblätter mit unterschiedlichen Formaten zu verwalten: – TabellenblattDateneingabe und -berechnung – DiagrammblattEigenständige Diagramme – ModulblattProgrammiersprache Visual Basic – DialogblattProgrammiersprache Visual Basic – Excel 4.0 MakrovorlageMakrovorlage gemäß früherer Versionen – Excel 4.0 Int. MakrovorlageMakrovorlage gemäß früherer Versionen

81 80 HRZ 10.2 Mit Tabellenblättern arbeiten n Gewünschtes BlattAuf gewünschte Blatt klicken n BlätternKlicken auf die Registerlaufpfeilen n mehrere Blätter zeigenRegisterteiler nach rechts ziehen n Umbenennen, Einfügen, Verschieben, KopierenÜber das Kontextmenü n Aus-, bzw. EinblendenMenü FORMAT, BLATT,... n Verschieben, KopierenAnordnung so, daß die Tabellenblatt- in in eine andere Arbeitsmapperegister beider Arbeitsmappen zu sehen sind und ziehen Sie das Blatt an die gewünschte Position

82 81 HRZ 10.5 Formeln mit unterschiedlichen Tabellenbezügen n Ein Bezug kann sich auch auf andere Tabellenblätter oder Arbeitsmappen beziehen n Zellbezüge auf andere Tabellenblätter in der gleichen Arbeitsmappe: – Syntax:Tabellenblattname!Zellbezug – Beispiel:=SUMME(Mannheim!B4;Frankfurt!B4) n Zellbezüge auf andere Tabellenblätter aus einer anderen Arbeitsmappe: – Syntax:´[Arbeitsmappenname]Tabellenblattname´!Zellbezug – Beispiel:=SUMME(´[kauf1.xls]Deutschland´!$B$4; ´[kauf2.xls]Österreich´!$B$4)

83 82 HRZ 10.7 Übung - Abb. 10.1, S. 101 n Als Vorlage für die Übung gilt die Datei Abb101.xls auf S.96

84 83 HRZ 11. Daten importieren und verknüpfen n Excel bietet einen Datenaustausch mit anderen Dokumenten an: n Über die Voraussetzung ist, daß die Anwendung, mit der Zwischenablagedie Daten erstellt wurden, auf dem Rechner installiert ist n Fremdformate ein-Fremde Datenbestände können durch Excel lesengelesen und bearbeitet werden. Es ist kein Zu- griff auf die Ursprungsaufwendung nötig n Daten verknüpfenBezieht sich auf andere Arbeitsmappen. Es wird keine Kopie erstellt, sondern es wird ein Verweis auf die Zellen in der anderen Arbeits- mappe eingefügt

85 84 HRZ 11.2 Fremdformate einlesen n Fremdformate ein-Fremde Datenbestände können durch Excel lesengelesen und bearbeitet werden. Es ist kein Zu- griff auf die Ursprungsaufwendung nötig n Über das Menü DATEI, ÖFFNEN können über das Listenfeld DATEITYP Dateien mit folgenden Formaten eingelesen werden. – Lotus 1-2-3, Versionen 3.x u – Text mit Trennzeichen (Leerzeichen oder Tabstops) – MS Excel, Versionen 4.0, 3.0 u. 2.x – Quattro Pro (DOS und Windows) – dBase II, II und IV – DIF ( Data Interchange Format) – SYLK (Symbolic Link Formate) – MS Works

86 85 HRZ 11.3 Tabellen verknüpfen (Fern- bezüge) n Die Quelltabellen können einzeln erzeugt werden n Die Zieltabelle wird als eigenständige Arbeitsmappe gespeichert n Manuelle Übertragung von Werten entfällt n Automatische Aktualisierung bei beiden geöffneten Arbeitsmappen n Aktualisierung beim Laden der Zieldatei mit einer Frage n Fernbezüge auf andere Tabellenblätter aus einer anderen Arbeitsmappe: n Syntax: =´lw:\pfad\[Dateiname]Tabellenblattname´!Zellbezug n Beispiel: = ´C:\Arbeit[kauf1.xls]Deutschland´!$B$4

87 86 HRZ Verknüpfte Quelldateien bearbeiten n Über das Menü BEARBEITEN, VERKNÜPFUNGEN können verknüpfte Quelldateien bearbeitet werden: n Geschlossene Quell-Schaltfläche Aktualisieren aktualisiert die dateien markierte Datei n Quelldateien ÖffnenSchaltfläche Quelle Öffnen klicken n Quelldatei wechselnDurch Klicken der Schaltfläche Quelle Öffnen können alternative Dateien ausgewählt werden n Verknüpfungen lösen – Zellen mit Verknüpfungsformeln markieren – Menü BEARBEITEN, KOPIEREN aufrufen – Menü BEARBEITEN, INHALTE EINFÜGEN aufrufen – Optionsfeld WERTE anklicken

88 87 HRZ 11.4 Daten kopieren bzw. kombinieren n Mit dem Menü BEARBEITEN, INHALTE EINFÜGEN lassen sich Werte in ein Zielbereich kopieren n Gleichzeitig kann eine gewünschte Rechenoperation durchgeführt werden – die Quelldaten können mit den Werten des aktuellen Zielbereiches hinzu- addiert / subtrahiert werden – die Werte im Zielbereich werden mit den Werten des Quellbereichs dividiert / multipliziert n Über ein Listenfeld kann in Excel auch ein Objekt eingefügt werden

89 88 HRZ 11.8 Übung - Abb. 11.2, S. 107 n Als Vorlage für die Übung gelten die Dateien Abb112.xls und Abb112b.xls auf S.103 und die Datei Abb113.xls auf S. 104

90 89 HRZ 12.1 Schnelles Bewegen und markieren in großen Tabellen n Mit Funktionstaste F5 können Sie in bestimmte Bereiche springen oder Sie nutzen das Namensfeld neben der Bearbeitungszeile n Zellen mit gleichem Inhaltstyp (z.B. bestimmte Formelzeichen, Konstanten) können in einem Arbeitsgang markiert werden. – Mit Funktionstaste F5 und der Schaltfläche INHALT wählen Sie den entsprechenden Typ aus

91 90 HRZ 12.2 Zellen suchen / ersetzen n Mit den Funktionstaste UMSCHALTEN + F5 können Sie in bestimmte Bereiche suchen lassen n Festgelegt werden: – Suchbgriff – Sortierreihenfolge in Zeilen /Spalten – Suchbereich in Werte, Formeln, Kommentaren n Mit den Funktionstaste STRG + H können Sie bestimmte Bereiche ersetzen lassen n Festgelegt werden: – Suchbgriff – zu ersetzenden Begriff – Sortierreihenfolge in Zeilen /Spalten

92 91 HRZ 12.5 Zellen und Spalten fixieren n Überschriftzeilen und -spalten können fixiert werden. Der fixierte Bereich bleibt beim Blättern dauerhaft angezeigt n Vorgehensweise: – Cursor direkt neben, bzw. unterhalb der zu fixierenden Überschriften setzen – Über das Menü FENSTER; FIXIEREN wird die Fixierung festgesetzt n Über das Menü FENSTER; FIXIERUNG AUFHEBEN wird die Fixierung aufgehoben

93 92 HRZ 12.8 Übung - S.113 n Als Vorlage für die Übung gilt die Datei Kasse1.xls n Bitte führen Sie die Schritte 4-7 und 9-10 durch

94 93 HRZ 14.1 Rechnen mit Datum und Uhrzeit n Berechnungen von Zeiträumen n Umwandlung der Zeitangaben in serielle Zahlen n Datumseingaben für den Bereich von bis n Interne Zahlen für den Bereich von 1 bis n Uhrzeitangaben werden intern in Dezimalzahlen umgewandelt

95 94 HRZ 14.3 Formate bei Berechnungen von Zeitdifferenzen n Die Ergebniszelle bei Uhrzeitangaben erhält das Uhrzeitformat n Die Ergebniszelle bei Datumsangaben erhält das Standardformat

96 95 HRZ 14.4 Berechnungen mit Datum und Uhrzeit n Datum in Anführungszeichen setzen bzw. entsprechende Zellbezüge verwenden n Zeitangabe in Anführungszeichen setzen bzw. entsprechende Zellbezüge verwenden n Zeitraum in Tagen als Zahl ausdrücken

97 96 HRZ 14.7 Übung 3 - Abb. 14.7, S. 127 n Als Vorlage für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb147.xls

98 97 HRZ 16.2 Formatvorlagen n Tabellen mit gleichen oder ähnlichen Merkmalen n Zugrundeliegende Einstellungen werden übernommen n Gespeichert werden kann: – Zahlenformate – Ausrichtung – Rahmen und Muster – Schriftart- und -stil – Zellschutz n Formatvorlagen sind: – StandardDezimal Dezimal [0] – ProzentWährung Währung [0]

99 98 HRZ Formatvorlagen bereitstellen n Symbolleiste anpassen – Aus der Kategorie Format die Eintrage FORMATVORLAGE... und FORMATVORLAGE: Listenfeld an die richtige Stelle plazieren n Über das Menü FORMATVORLAGE... können Sie bestehende Formatvorlagen ändern, bzw. neu erstellen n Über das Menü FORMATVORLAGE: Listenfeld können Sie bestehende Formatvorlagen nutzen

100 99 HRZ 16.3 Mustervorlagen n Mustervorlagen sind leere oder teilweise beschriebene Tabellen, die mit Informationen enthalten n Texte und Formeln, die konstant sind n Mustervorlagen können Formatvorlagen, Feldeigenschaften, Tabellenblätter, Zahlenformate, Zellinformationen n Mustervorlagen können nicht überschrieben werden

101 100 HRZ Mustervorlagen erstellen n Erzeugen Sie eine neue Tabelle oder Öffnen Sie eine bestehende Arbeitsmappe n Gewünschte Eingaben und Einstellungen vornehmen n Testen Sie die Tabelle sorgfältig aus n Inhalt der Felder löschen, die später als Eingabe dienen n Arbeitsmappe abspeichern mit dem Dateityp MUSTERVORLAGE und in das vorgesehene Verzeichnis für Tabellenvorlagen kopieren n Namen vergeben n Dateien bekommen die Erweiterung.XLT n Mustervorlage öffnen über das Menü DATEI, NEU...

102 101 HRZ 16.5 Übung - Abb. 16.6, S. 141 n Als Vorlage für die Übung gilt die Arbeitsmappe Abb166.xls

103 102 HRZ 18. Diagramm erstellen n Zahlenwerte können graphisch dargestellt werden n Excel bietet verschiedene Typen von Grunddiagrammen an n Einzelne Elemente in der Grafik sind: – RubrikenachseAutom. Einteilung aus Zeilen- oder Spaltenköpfe – Datenachse Autom. Einteilung nach Tabellenwerten – LegendeZuordnung der einzelnen Datenreihe für jede Rubrik – DiagrammtitelOptionale Diagrammüberschrift – Achsentitel (y)Skalierungsbeschriftung der Daten – Achsentitel (x)Rubrikenbeschriftung der Rubrik

104 103 HRZ Diagramm erstellen (2) n Bereich markieren, der im Diagramm dargestellt werden soll n Diagramm-Assistenten aufrufen n Mit dem veränderten Mauszeiger eine freie Stelle suchen und die Größe markieren

105 104 HRZ 18.6 Übung - Abb , 156 n Als Vorlage für die Übung gilt Abbildung Abb in der Arbeitsmappe Finaz1.xls


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