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1 Controlling der IT-Kosten mit der Standardsoftware SAP/R3 Weispfennig; 07. März 2005 -Ein Pragmatischer Ansatz-

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1 1 Controlling der IT-Kosten mit der Standardsoftware SAP/R3 Weispfennig; 07. März 2005 -Ein Pragmatischer Ansatz-

2 2 Agenda I.Rahmenbedingungen II.CO-Konzept a.Stammdaten b.Kontierungshandbuch c.Verrechnungskonzept –intern- d.Verrechnungskonzept –extern- III.Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

3 3 I. Rahmenbedingungen Einführung des kaufm. Rechnungswesen zum 01.01.2003 Einführung einer Anlagenbuchhaltung Durchführung einer Inventur zum Stichtag 31.12.2002 Beibehaltung kameraler Berichtspflichten Einführung der Software SAP R3 mit den Modulen: -FI -CO -FI/AA -FM Weispfennig; 07. März 2005

4 4 II. CO-Konzept a.Stammdaten i.Kostenstellen ii.Kostenarten iii.Kostenträger b.Aufbau eines Kontierungshandbuch sowie Anpassung der internen Geschäftsprozesse c.Verrechnungskonzept für RZ interne Verrechnungen d.Verrechnungskonzept für externe Verrechnungen (auf RZ-Kunden) Aufbau eines Kennzahlensystems Ermittlung der Leistungszahlen Weispfennig; 07. März 2005

5 5 II. CO-Konzept: a. Stammdaten Kostenstellen 105000 Leitung/Verwaltung 105100 IT-Infrastruktur 105200 Lehre und Studium Organisationsstruktur Primäre Kostenarten (Beispiele) 603000 EDV-Verbrauchsmaterial 603100 Büromaterial 616430 DV-Hardware Wartung 672000 Aufwendungen für Nutzungsrechte 680000 Porto- und Versandkosten 680300 Nutzungsentgelte DV-Netze Sekundäre Kostenarten (Beispiele) U_RZ_PK Umlage Personalkosten RZ U_RZ_SK Umlage Sachkosten RZ Sachkonten aus FI (angelehnt an IKR) Weispfennig; 07. März 2005 Nur für CO

6 6 II. CO-Konzept: a. Stammdaten c. Kostenträger (Beispiele) TSR_Netz TSR_User_Ver TSR_E_Mail TSR_WWW TSR_Compute TSR_Archiv TSR_File TSR_D_A4A3 TSR_D_A2A0 TSR_SW_MGMT TSR_Pool_UNX TSR_Pool_Win TSR_USC Abgeleitet von Dienstleistungskatalog So detailliert wie möglich, um Aussagen zu erhalten. So aggregiert wie notwendig, um Einzelkostenbuchungen zu ermöglichen. Weispfennig; 07. März 2005

7 7 II. CO-Konzept: a. Stammdaten Kostenstellen 105000 Leitung/Verwaltung 105100 IT-Infrastruktur 105200 Lehre und Studium Zuordnung Haushaltsmanagement (Kameralistik) Finanzstelle RZ N:1 Innenaufträge Kostenträger: TSR_Netz TSR_E_Mail TSR_Compute etc. Wiplan 1-03-G-IUK 1-03-B-IUK 2-03-G-IUK 2-03-B-IUK Fonds Wiplan 1-03-G-IUK 1-03-B-IUK 2-03-G-IUK 2-03-B-IUK Weispfennig; 07. März 2005

8 8 II. CO-Konzept: b. Kontierungshandbuch Ausschnitt Weispfennig; 07. März 2005

9 9 Agenda I.Rahmenbedingungen II.CO-Konzept a.Stammdaten b.Kontierungshandbuch c.Verrechnungskonzept –intern- d.Verrechnungskonzept –extern- III.Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

10 10 II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- 1. Verrechnung der Gemeinkosten auf RZ-Kostenträger a.Verrechnung der Personalkosten b.Verrechnung der Sachkosten Kostenstellen RZ 105000 105100 105200 105099 Statistische B. Echte B. Kostenträger RZ Statistischer Auftrag: Wiplan Echte Aufträge: TSR_WWW TSR_Pool_Win TSR_Compute. Kostenstellen RZ 105000 105100 105200 105099 Statistische B. Echte B. 1. Verrechnung GK auf KTr Weispfennig; 07. März 2005

11 11 Kostenträger TSR_Netz TSR_User_Ver TSR_E_Mail TSR_Win TSR_WWW TSR_Compute TSR_Archiv TSR_File TSR_D_A4A3 TSR_D_A2A0 TSR_SW_MGMT TSR_Pool_UNX TSR_Pool_Win TSR_USC TSR_Kurse TSR_E_Learn TSR_Doku Kostenstellen 105000 Leitung und Verwaltung 105100 IT-Infrastruktur 105200 Lehre und Studium 1. Verrechnung der Gemeinkosten auf RZ-Kostenträger II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- Weispfennig; 07. März 2005

12 12 a.Verrechnung der Personalkosten (Ausschnitt: Arbeitsanteile je KTr) Kennzahl! II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- Weispfennig; 07. März 2005

13 13 Ermittlung der Personalkosten je KST Hier Beispieldaten: Aktivbezüge der Planstellen Berechnung der PK je KTr Proportionale Verteilung der KST Verwaltung auf KTr II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- Weispfennig; 07. März 2005

14 14 b. Verrechnung der Sachkosten Ist-Situation (gebuchte Rechnungen in 2003): Kostenstelle 105000 = 7.885 Kostenstelle 105100 = 8.369 Kostenstelle 105200 = 2.819 Gesamt GK = 19.073 Einzelkosten auf Innenaufträge = statistische Buchungen auf KST 396.524 = ca. 95% aller Kosten (ohne Afa, ohne PK) II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- Verrechnung der Gemeinkosten proportional zu den Personalkosten Weispfennig; 07. März 2005

15 15 II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- NetzUser_VerE_MailWinWWWCompute Gemeinkosten 4.9101.4401.3687348331.390 Einzelkosten 153.1122.3001.3033711.15627.960 Personalkosten (PK) 379.617111.343105.75256.73364.398107.447 PK in % 23,5%7,2%6,4%3,5%4,2%2,4% Gesamtkosten (GK) 537.639115.083108.42357.83866.387136.797 GK in % 26,2%5,6%5,3%2,8%3,2%6,7% SW_MGMTPool_UNXPool_WinUSCKurseE_Learn Gemeinkosten 4731.0801.7141.722248450 Einzelkosten 64.60818.72441.1429.7940185 Personalkosten (PK) 49.972114.190181.273182.02326.20047.575 PK in % 3,4%7,7%11,8%11,9%1,8%3,2% Gesamtkosten (GK) 115.053133.994224.129193.53826.44848.210 GK in % 5,6%6,5%10,9%9,4%1,3%2,3% Ergebnis der Vollkostenrechnung Jahresabschluß 2003 –Ausschnitt- Weispfennig; 07. März 2005

16 16 Agenda I.Rahmenbedingungen II.CO-Konzept a.Stammdaten b.Kontierungshandbuch c.Verrechnungskonzept –intern- d.Verrechnungskonzept –extern- III.Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

17 17 II. CO-Konzept: d. Verrechnungskonzept –extern- KTr Stat. Kennz.BezeichnungEinheitNetzDBE_MailWinWWWCompute NetzAnschlüsseSTX ACCAccountsST X(X) EMAILSAnzahlST X EMA_VOVolumen EmailGB(X) X ANFAnfragenST X WWWServer NutzungST X W_V Speicherplatz WWWGB(X) X COM_ZEIRechnerzeitCPU/Min(X) X COM_PRAuslastungProzent X Zuordnungstabelle Kennzahlen/Kostenträger -Ausschnitt- Weispfennig; 07. März 2005

18 18 II. CO-Konzept: d. Verrechnungskonzept –extern- Beispiel: TSR_Compute Weispfennig; 07. März 2005

19 19 Agenda I.Rahmenbedingungen II.CO-Konzept a.Stammdaten b.Kontierungshandbuch c.Verrechnungskonzept –intern- d.Verrechnungskonzept –extern- III.Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

20 20 III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

21 21 III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

22 22 Weispfennig; 07. März 2005 III. Umsetzung in SAP

23 23 Prozess der RZ-internen Verrechnungen III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005 TSR_Email TSR_WWW TSR_Netz … Kostenträger Alle Kosten alle Kostenstelle Verteilung Hilfskostenträger Personalkosten Umlage Kostenstelle 105100 Kostenstelle 105200 Kostenstelle 105000 Umlage Sachkosten Umlage alle Kostenstelle 1. 2. 3. 4. BEISPIEL

24 24 Weispfennig; 07. März 2005 III. Umsetzung in SAP

25 25 Weispfennig; 07. März 2005 III. Umsetzung in SAP

26 26 Weispfennig; 07. März 2005 III. Umsetzung in SAP

27 27 Weispfennig; 07. März 2005 III. Umsetzung in SAP

28 28 Weispfennig; 07. März 2005 III. Umsetzung in SAP

29 29 Weispfennig; 07. März 2005 III. Umsetzung in SAP

30 30 Weispfennig; 07. März 2005 III. Umsetzung in SAP

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