Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

Lieferantenauswahl (So finden Sie den Richtigen) 1. Der Einkauf Jedes Haus hat im Laufe der Zeit seinen Einkauf mehr oder weniger gut organisiert und zum.

Ähnliche Präsentationen


Präsentation zum Thema: "Lieferantenauswahl (So finden Sie den Richtigen) 1. Der Einkauf Jedes Haus hat im Laufe der Zeit seinen Einkauf mehr oder weniger gut organisiert und zum."—  Präsentation transkript:

1 Lieferantenauswahl (So finden Sie den Richtigen) 1. Der Einkauf Jedes Haus hat im Laufe der Zeit seinen Einkauf mehr oder weniger gut organisiert und zum Laufen gebracht. Eine Struktur ist gewachsen, die alle Bereiche des Einkaufs erfasst und miteinander verbindet. Wie gut ein System dabei funktioniert, ist aber nicht an seinen Zahlen zu erkennen. Ein gut organisierter Einkauf zeichnet sich ebenso aus durch: - seine Transparenz - exakte Bedarfsermittlung - gelungene Preisanfrage (Ausschreibung) - einen geringen Verwaltungsaufwand - wenig Lieferanten - Handlungsfreiheit

2 1.1 Philosophie des Einkaufs Bevor Sie mit Ihrer Arbeit beginnen, sollten Sie sich sorgfältig überlegen was Sie wirklich wollen: Grundlegende Veränderungen oder Nachbesserung? Läuft Ihr Einkauf rund und sind Sie damit zufrieden, dann kommen für Sie vielleicht nur Nachbesserungen in Frage. Tragen Sie sich hingegen schon länger mit dem Gedanken, grundlegende Veränderungen vornehmen zu wollen, dann wäre vielleicht jetzt der richtige Zeitpunkt gekommen, diese in die Tat umzusetzen. Egal, welchen Weg Sie einschlagen, es sollte auf lange Sicht der richtige sein. Bedenken Sie bitte, dass kleinste Fehler bei der Entscheidungsfindung im Nachhinein zu großen finanziellen Verlusten führen könnten.

3 In welche Richtung soll es gehen? Setzen Sie Ihren Handlungsschwerpunkt an der richtigen Stelle: Bessere Preise erzielen Arbeitsprozesse beschleunigen Freizeit schaffen Die richtigen Geschäftspartner finden

4 1.2 Analyse – Was ist los in meinem Betrieb? Der erste Schritt in die richtige Richtung ist die Feststellung der gegenwärtigen Ausgangslage. Dazu müssen Sie Ihren Betrieb richtig kennen. Bringen Sie knallharte Fakten auf den Tisch. Überlegen Sie sich ganz genau, wie Ihr Speiseplan im kommenden Jahr aussehen soll, welche Produkte Sie in welcher Menge voraussichtlich benötigen werden und ermitteln Sie hieraus Ihren voraussichtlichen Jahresbedarf. Dann sollten Sie sich genau überlegen, über welche Lieferanten Sie bisher die benötigten Waren bezogen haben und ob hier eine Optimierung möglich ist. Wege, wie Sie diese Daten ermitteln können, werden Ihnen in den folgenden Abschnitten aufgezeigt.

5 Preisanfrage/ Ausschreibung Entscheidende Fehler werden oft schon bei der verfassten Preisanfrage/ Ausschreibung gemacht. Hier gilt: Erst wenn Sie Ihre Anforderung darin absolut genau definieren, kennt der Lieferant diese. Somit sind sie Verhandlungsgegenstand und der jeweilige Lieferant wird diese auch erfüllen. Anzahl der Lieferanten Das Lieferantenportfolie vieler Häuser hat sich im Laufe der Zeit unnötig aufgebauscht. Das heißt zu viele Lieferanten werden bei der Beschaffung der einzukaufenden Ware berücksichtigt. Dies führt zu mehr Verpflichtungen, höherem Verwaltungsaufwand und letztendlich natürlich zu höherem Ausgaben. Hier gilt: bündeln Sie Ihre Bestellungen auf konkret ausgewählte Lieferanten und halten Sie so Ihr Lieferportfolio übersichtlich! Einkaufsverbund Ein Zusammenschluss mit anderen kleinen Häusern vergrößert Ihr Handlungsvolumen. In Verkaufsgesprächen hätten Sie gemeinsam ein höheres Budget. Demzufolge bekäme der Einkaufsverbund durch höhere Abnahmemengen auch bessere Preise.

6 1.3 Bedarf ermitteln Jeder Küchenprofi sollte genau ermitteln, welche Jahresmenge der einzelnen, für Sie wichtigen Artikel benötigt wird, um den Bedarf laut Angebot (Speiseplan/Aktionen etc.) decken zu können. Zur exakten Bedarfsermittlung ist es notwendig, jede Rechnung eines Jahres zu erfassen. Je genauer Sie ermitteln, desto gewinnbringender können Sie in Zukunft wirtschaften. Die Dokumentation erfordert Zeit und akribische Genauigkeit. Der hohe Aufwand zahlt sich später aus. Am besten wäre es, wenn bei Ihnen ein Warenwirtschaftsystem eingerichtet wäre, mit dessen Hilfe Sie rückwirkend genau feststellen können, welchem Artikel Sie wann uns wie viel in einem bestimmten Zeitraum eingekauft haben. Welcher Lieferant zu welchen Preis geliefert hat und wie hoch der jeweilige Artikelumsatz in EURO war. Wenn dies alles nicht zutrifft müssen Sie ihre alten Bestellungen und Rechnungen einzeln durchgehen und somit Ihren Bedarf ermitteln.

7 Das Warenwirtschaftssystem und die Verwendung der EDV in der Lagerverwaltung Wie oben bereits erwähnt, haben Sie mit Hilfe eines Warenwirtschaftssystems jederzeit die Möglichkeit, über den an Ihrem Arbeitsplatz installierten PC alle Artikelumsätze nachzulesen. Mit Hilfe Ihrer hausinternen EDV-Abteilung können Sie bei Bedarf sogar noch detailliertere Analysen und Hochrechnungen aus einem Warenwirtschaftssystem ableiten. Machen Sie sich jetzt mit Ihrer hausinternen EDV vertraut! Ansprechpartner für Schulungen und eine Einführung können zum Beispiel Ihr direkter Vorgesetzter oder Ihre hausinterne EDV- Abteilung sein. Auch bietet die Volkshochschule interessante und informative EDV-Kurse an, die Sie in Ihrer täglichen Arbeit nach vorne bringen!

8 Der Jahresbedarf wurde erfolgreich ermittelt Sie haben es geschafft! Endlich liegt der komplette Jahresbedarf schwarz auf weiß auf Ihrem Tisch. In den folgenden Schritten werden Sie Ihr neu erworbenes Wissen anwenden. Anhand genauer Schritte und Fakten wird es Ihnen nun leicht fallen, mit der Umstrukturierung Ihres Einkaufs fortzufahren.

9 2. Die richtige Anfrage Mit Hilfe einer Anfrage geben Sie den potenziellen Lieferanten bekannt, welche Artikel Sie zu welchen Bedingungen (Qualitätsmerkmalen) beschaffen möchten. Gleichzeitig fordern Sie die angeschriebenen Lieferanten auf, ein entsprechendes Angebot abzugeben. Durch eine Anfrage erhalten Sie einen verhältnismäßig guten Überblick über den Markt.

10 Bei einem Anschreibeverfahren geben Sie am besten folgendermaßen vor: Erstellen einer Übersicht über die einzelnen, zu beschaffenden Warengruppen (Nährmittel, Obst- und Gemüse, Mopro etc. ) und Untergliedern diese Warengruppen in einzelne Artikelgruppen: Beispiel: Warengruppe: Obst Gemüse:Gemüse Kohlgemüse Obst Blattsalate etc. 2.Zu jeder Artikelgruppe suchen Sie sich jetzt die Umsatzstärksten und die für Sie wichtigen Artikel heraus und definieren für diese Artikel Ihre Qualitätsanforderungen sowie den voraussichtlichen Jahresbedarf. Hier einen Link zu Winword setzen Qualitätsanforderung an Gemüse

11 3. Die angefertigten Unterlagen senden Sie nun an die für Sie in Frage kommende Lieferanten In den folgenden Punkten wird systematisch aufgezeigt, was bei einer Anfrage zu beachten ist, so dass der gesamte Prozess optimiert wird. Die Anfrage dient der völlig rechtsunverbindlichen Einholung von Angeboten und der Anbahnung eines eventuellen Kaufabschlusses auf Grund vorgegebener Bedarfsfeststellung. Anfragen sollten auch an neue Lieferanten (potenzielle Lieferanten) gehen. Nur muss hier noch zusätzlich eine Lieferantenanalyse vorgenommen werden.

12 Anfragegründen Die Gründe, eine Anfrage durchzuführen können vielfältiger Natur sein. Anbei einige Beispiele, wann es sinnvoll sein kann, Anfragen an einen oder mehrere potenzielle Lieferanten zu stellen: Konkreter Bedarf Beschaffungsmarktforschung Erkunden der relevanten Faktoren auf dem jeweiligen Markt und Sammeln von Informationen (Was gibt`s an neue Produkten/ Einsatzmöglichkeiten, etc. ?), die uns einfach auf dem Laufenden halten und ggf. auch in Gesprächen mit bisherigen Lieferanten eingesetzt werden können.

13 Konditionsüberprüfung und Preisvergleich Sind die Preise / Konditionen meines bisherigen Lieferanten in Ordnung oder habe ich mich durch das Vertrauen in meinen bisherigen Lieferanten zu sehr in dessen Abhängigkeit begeben? Qualitätsverbesserung Gibt es auf dem Markt Lieferanten, die zu einer besseren Qualität (z.B. Haltbarkeit, Lagerfähigkeit, Verarbeitung) oder zu besseren Bedingungen (schneller, pünktlicher) liefern? Neue Gerichte Die Aufnahme neuer Gerichte in den Speiseplan kann unter anderem die Beschaffung von Artikel notwendig machen, die wir bisher noch nicht benötigt haben und von denen eir die zur Kalkulation notwendigen Einstandspreise noch gar nicht detailliert genug kennen.

14 Lieferantenreduzierung Durch Bündelung Ihres Einkaufs auf wenige, sehr gut ausgewählte Lieferanten erhalten Sie durch ein höheres Einkaufsvolumen in der Regel bessere Einkaufskonditionen und haben intern sehr viel weniger Verwaltungsaufwand Anfragen können dazu dienen, diese Bündelung zu forcieren und sich von einzelnen Lieferanten zu trennen. Selbstverständlich ist bei diesem Prozess immer zu prüfen, dass die eigene Abhängigkeit zu den wenigen Lieferanten nicht zu groß wird. Bestandteile einer Anfrage Wie bereits aufgezeigt ist eine Anfrage eine rechtsundverbindliche Einholung von einem Angebot. Mit Ihrer Anfrage signalisieren Sie dem bzw. den in der Anfrage genannten Lieferanten, eine bestimmte Ware zu bestimmten Qualitätsmerkmalen abnehmen zu wollen. Grundsätzlich sollen mehrere Angebote bei unterschiedlichen Lieferanten eingeholt werden, so dass Sie einen bestmöglichen Überblick über die einzelnen Lieferanten und deren Leistungsprogramme erhalten.

15 Klare Anforderungen formulieren Die eingeholten Angebote sollten Ihnen vor allem Klarheit über folgende Fragen vermitteln: Genaue Beschreibung des gewünschten Produkts (Materialart) Materialmenge, evtl. Mengenstaffeln Materialqualität inkl. Leistungsverzeichnis und Verpackungs-/ Lagerungsvorschriften Anforderung eines Musters / Kostprobe des gewünschten Produkts Materialpreis Liefertermin bzw. Lieferzeit Liefer- und Zahlungsbedingungen Allgemeine Geschäftsbedingungen des Lieferanten

16 Achtung Bei der Anfrage sollten Sie Ihre Qualitätsanforderungen an den gewünschten Artikel genau definieren! Artikelbez.SorteKaliberHerkunftKolliEinheitJ.- Bedarf GurkenkrummloseSpanien10,00Kgxx Kg GurkenSalat gSpanien12,00St.xx St. GurkenSalat gSpanien12,00St.xx St. Paprikagrün80-100mmNL5,00Kgxx Kg RettichweissdickDeut.St.xx St. Chicorèelose gep.NL5,00 KgKgxx Kg

17 2.1 Angebotsauswertung und Entscheidungsfindung Nachdem Sie nun Ihre Anfrage versendet haben, werden Ihnen die interessierte Lieferanten ein Angebot zusenden. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass alle Angebote termingerecht eingehen. Das nun bei Ihnen eingehende Angebot der Lieferanten ist eine an Sie bzw. Ihr Unternehmen gerichtete Willenserklärung, durch die sich der Lieferant bereit erklärt, unter den angegebenen Bedingungen Waren zu überlassen bzw. zu liefern oder eine Leistung zu bewirken. Bindung an das Angebot Im rechtlichen Sinn ist das Angebot des Lieferanten ein Antrag und für den Lieferanten rechtlich verbindlich. Dies bedeutet, wenn Sie nun dieses Angebot rechtzeitig und unverändert annehmen, ist ein Kaufvertrag zustande gekommen. Die Bindung an das Angebot kann vom Lieferanten aber auch durch So genannte Freizeichnungsklauseln eingeschränkt werden, z.B.

18 -solange Vorrat reicht -Liefermöglichkeiten vorbehalten -unverbindlich In diesen Fällen sollten Sie sich nochmals direkt mit dem Lieferanten in Verbindung setzen und versuchen, in Erfahrung zu bringen, was konkret die Freizeichnungsklausel in diesem Fall bedeutet und warum er diese angewendet hat. So kann es z.B. sein, dass er Ihnen Trüffel unter Voraussetzung Liefermöglichkeit vorbehalten anbietet, da er selbst auf Lieferanten z.B. Frankreich angwiesen ist und er nicht weiß, ob er Trüffel geliefert bekommt. Genauestens abwägen sollten Sie Angebote von Lieferanten, die verwendete Freizeichnungsklauseln nicht vernünftig begründen können. Es kommt immer wieder vor, dass einzelne Lieferanten eine Ware unter Vorbehalt solange Vorrat reicht anbieten, nur um Druck auszuüben, die angefragte Ware schnell und möglichst ohne Vergleich mit anderen Angeboten zu bestellen.

19 Angebotsauswertung Alle bei Ihnen eingehenden Angebote sind systematisch zu prüfen, so dass objektiv der Lieferant mit dem günstigsten Angebot ausgewählt werden kann. -Formelle Angebotsprüfung Sie sollten bei jedem eingehenden Angebot genauestens prüfen, ob das Angebot mit Ihren Qualitätsanforderungen an das gewünschte Produkt auch übereinstimmt! -Kaufmännische Angebotsprüfung Bei jedem Angebot ist weiterhin zu prüfen, welche Preise, Zahlungsbedingungen, Rabatte, Boni, Lieferzeiten, Liefertermine, Sonderleistungen, etc. der Lieferant gewährt. Angebote, die eine andere als die von Ihnen gewünschte Qualität beinhalten, legen Sie bitte gleich beiseite. Die Angaben in den verbleibenden Angeboten sollten zweckmäßiger Weise systematisch und übersichtlich gegenübergestellt werden. Hier einen Link setzen???????

20 Nachdem Sie nun alle Angebote einander gegenüber gestellt haben, können Sie anhand der kaufmännischen Bewertung feststellen, welcher der Lieferanten den objektiv günstigsten Preis anbietet. Weiterhin ermöglicht Ihnen die Schulnotengewichtung der immateriellen Kriterien eine Übersicht welcher Lieferant hier die besten Noten erhält Liegt ein Angebot in deutlichem Abstand vor den übrigen Angeboten, ist die Angebotsauswahl kein Problem. Es kann nun aber sein, dass mehrere Angebote ähnlich günstig sind und in der Bewertung eng beieinander liegen. In diesem Fall bietet es sich an, auf Grund dieser Angebote ergänzende Verhandlungen (telefonisch oder direkt vor Ort) mit dem einen oder anderen Lieferanten zu führen. Dies kann zum Beispiel auch dann sinnvoll sein, wenn der Lieferant, über den Sie die angefragte Ware bisher immer bestellt haben, und mit dessen Arbeit Sie völlig zufrieden waren, nicht der preisgünstigste Anbieter ist.

21 Oder Sie mit dem Lieferanten zusammenarbeiten möchten, der in der Bewertung der immateriellen Kriterien die besten Noten aufweist, dieser jedoch nicht der preisgünstigste ist. Werden im Rahmen dieser Nachverhandlungsgespräche mündlich Zusagen gemacht, so sollten Sie unbedingt darauf achten, diese Zusagen schriftlich zu erhalten und zwar bevor Sie die Bestellung auslösen. Steht dann der Lieferant fest, bei dem Sie die Ware bestellen möchten, wird dann ein Vertrag mit dem von ihm angebotenen Material abgeschlossen, was der Auslösung der Bestellung entspricht.

22 Lieferantenauswahl - so finden Sie den Richtig Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit


Herunterladen ppt "Lieferantenauswahl (So finden Sie den Richtigen) 1. Der Einkauf Jedes Haus hat im Laufe der Zeit seinen Einkauf mehr oder weniger gut organisiert und zum."

Ähnliche Präsentationen


Google-Anzeigen