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2 Datenaustausch Wenn Sie diese Präsentation im Internet-Explorer ablaufen lassen wollen, so klicken Sie bitte auf das Leinwandsymbol unten rechts. Mit einem Klick der linken Maustaste kommen Sie zum nächsten Ereignis oder zur nächsten Folie. Mit Esc beenden Sie die Präsentation. Im Programm Powerpoint wird die Präsentation mit F5 gestartet und mit Esc beendet. Auch hier gelangen Sie mit einem Klick der linken Maustaste zum nächsten Ereignis oder zur nächsten Folie. Getrenntes verwalten der aktiven und fördernden Mitglieder

3 Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Wenn im Verein die Verwaltungsarbeit auf mehreren Computern erfolgen soll, müssen die Arbeitsbereiche exakt abgesprochen werden. Vorstandsmitglied „A“ wird die Daten der aktiven Mitglieder des Vereins in der Vereinsverwaltung pflegen. Vorstandsmitglied „C“ erhält die Aufgabe die Daten der fördernden Mitglieder einzupflegen.

4 Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Vorstandsmitglied „A“ und „C“ müssen sich schon noch etwas detaillierter absprechen! Die fördernden Mitglieder sollen ab der laufenden Nummer 1000 geführt werden. Da das Programm die laufenden Nummern „höchste Nummer + 1“ vergibt, brauche ich nur einmal eine Nummer 1000 eintippen. Ich werde in der Personenverwaltung die aktiven Mitglieder ab der laufenden Nummer 1 führen. Vorstandsmitglied „C“ darf dann frühestens ab der lfd. Nr die Fördernden führen.

5 Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Vorstandsmitglied „A“ aktualisiert in „Personen“ die Anschriften, Kommunikationsdaten, verwaltet den Status, die Funktionen und alle anderen Angaben der aktiven Mitglieder. In den Voreinstellungen wird „A“ alle zu den Personen gehörenden Angaben – außer Bankverbindungen und Beiträge – pflegen.

6 Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Mit der Kassiererin – Vorstandsmitglied „B“ – spricht sich „C“ so ab, dass in den Voreinstellungen der Beitrag der fördernden Mitglieder auf die lfd. Nummer 10 gelegt wird.

7 Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Nach erfolgter Absprache können beide Vorstandsmitglieder – jeder zu Hause an seinem PC – in der Personenverwaltung die Datenpflege vornehmen.

8 Als erstes wird „C“ in Voreinstellungen / Voreinstellungen das Register „Beiträge“ aufrufen. Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Wie mit der Kassiererin abgestimmt wird der Beitrag für fördernde Mitglieder mit der laufenden Nummer 10 angelegt. „C“ wechselt nun in die Personenverwaltung.

9 Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Der Arbeitsplatz wird eingerichtet. Im Register „Register“ schaltet „C“ alle Register aus, die sie zum Anlegen der fördernden Mitglieder nicht benötigt. Das Register „Anschrift“ wird angeklickt.

10 Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Über den Schalter = (kopieren) können schnell Personen aus dem selben Haushalt eingetragen werden. Einfach und komfortabel können die Mitglieder auch über den Eintrittsassistenten eingegeben werden. Die wichtigsten und notwendigsten Eintragungen nehmen Sie hier vor. Der Assistent trägt die Angaben in die Register ein.

11 Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Vorstandsmitglied „C“ hat die Daten von 800 fördernden Mitgliedern eingetippt. Diese Daten sollen nun bei Vorstands- mitglied „A“ zusammengeführt werden. Der Datenaustausch von „C“ nach „A“ soll per über das Internet erfolgen.

12 Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Vor dem Datenaustausch ist unbedingt über „Datei / Datenbank sichern...“ eine Datensicherung anzufertigen! Danach betätigt sie den Schalter „Austausch“. Wählen Sie die Verwaltung aus, die „A“ übermittelt werden soll. Der zu übertragende Nummernbereich wird eingetragen. Der Schalter „Status prüfen“ soll eingeschaltet werden. Und dann den Schalter „Status“... Da nur die fördernden Mitglieder übertragen werden sollen, wird über diesen Schalter dem Programm mitgeteilt den Status „fördernde Mitglieder“ zu prüfen.

13 Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Das Programm überprüft ihre Einstellungen und schaltet für den Austausch erforderliche Felder hinzu.

14 Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Speichern Sie die Austauschdatei in einen Ordner Ihrer Wahl, um sie dann als Anlage per zu versenden.

15 Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Öffnen Sie hier die Dialogbox „Datei einfügen“ und fügen Sie aus dem Ordner Ihrer Wahl die Datenaustauschdatei an. Ihre Austauschdatei als Anlage ! Wechseln Sie nun in Ihr -Programm. Die Datenaustauschdatei ist verschlüsselt und kann deshalb vom Vorstandsmitglied „ C“ zum Vorstandsmitglied „A“ per gesendet werden. Vorstandsmitglied „A“ speichert die Austauschdatei aus der Anlage in einen Ordner seiner Wahl.

16 Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Vor dem Einlesen der Datenaustauschdatei ist auch von Vorstandsmitglied „A“ unbedingt über „Datei / Datenbank sichern...“ eine Datensicherung anzufertigen! Danach betätigt er den Schalter „Austausch“. Aus dem Ordner Ihrer Wahl öffnen Sie die Datenaustauschdatei. Mit einem einfach Klick auf „Personen“ öffnet sich die Liste der Felder, die zur Übertragung freigegeben wurden.

17 Vor dem Einlesen der Datenaustauschdatei ist auch von Vorstandsmitglied „B“ unbedingt über „Datei / Datenbank sichern...“ eine Datensicherung anzufertigen! Danach betätigt sie den Schalter „Austausch“. Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Kontrollieren Sie, welche Felder zur Übertragung bereitgestellt wurden. Sie können an dieser Stelle auch Felder abwählen, die jetzt nicht übertragen werden sollen. „A“ darf jetzt den Schalter „Datensätze...“ NICHT einschalten, sonst werden alle Aktiven aus der Datenbank gelöscht. Wenn Sie wollen, können Sie auch nur einen Testlauf durchführen. Nach ein- bzw. ausschalten der zwei Schalter, OK.

18 Getrenntes verwalten der Aktiven und Fördernden Besser ist es diese Mitglieder über den Status „austreten“ zu lassen, so können diese Personen später z.B. zu „Ehemaligentreffen“ eingeladen und vielleicht als Sponsoren für den Verein gewonnen werden. Die Vorstandsmitglieder können nun weiter getrennt an den Personendaten arbeiten. Wenn Mitglieder austreten, sollten diese nicht gelöscht werden, da dies sonst auf allen Rechnern, die am Datenaustausch beteiligt sind, geschehen muss.

19 ComMusic-Software ComMusic GbR Spitzweidenweg Jena Telefon: / Telefax: / Internet:


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