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Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

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1 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 2 – Teil 1 ( ): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern

2 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 2 Agenda qOrganisatorisches qReferat 1 „Stellenanalyse Projektmanagement“ qProjekt-Initialisierung m Von der Idee zum Projektauftrag und Kick off m Praxis-Beispiel: IT-Infrastrukturprojekt „Korfu“ qPräsentation von Aufgabe 1 (PL von Team 7) qPräsentationen von Aufgabe 1 (PL von Team 5 und 6) qArbeitstechniken m Kreativitäts-, Analyse-, Problemlösungs-, Zeitplanungs- und Präsentations-Techniken m Aufgabe 2

3 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 3 Organisatorisches - neu qTermine für die Vorträge (Berichte der PL und Referate):  Referate: jeweils zwei Personen des Teams qZeitliche Restriktionen  PL-Vorträge: ca. 7-8 Min. (max. 10 Folien)  Referate zu PM-Themen: ca. 12,5 Min. (max. 15 Folien)

4 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 4 Referat 1: Projektmanagement-Stellen qAnalyse von Stellenausschreibungen „Projektmanagement-Stellen“ (Basis: 5 SZ-WE-Ausgaben vom Februar - April 2003) qVortragsinhalte (beispielhaft) mProjektmanagement-Stellen »Stellenbezeichnungen »Gesamtzahl PM-Stellen »Verteilung der PM-Stellen auf die verschiedenen Branchen »PM-Aufgaben »... mSonstige Stellen mit PM-Anforderungen »Qualifikationen und Soft-Skills »... qTermin:

5 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 5 Wie kommt man zu einem Projekt? Welche Vorbereitungsarbeiten? qAnlässe für Projekte m Neugründung m Weiterentwicklung / Optimierung / neue Produkte m IT-Beratung m Einstellung auf geänderte Bedingungen m Unerwartete Schäden m Planung auf Basis von freien Ressourcen qArbeiten im Rahmen der Projekt-Initialisierung m Team zusammenstellen m Risiko- und Kostenabschätzung m Grobplanung m konkrete Zieldefinition m Ressourcen ermitteln m zeitliche Abschätzung Workshopteil

6 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 6 Projekt-Initialisierung (Agenda) qKlärung: Projektanforderungen m Ziele (Ergebnisse/Produkte, Projektverlauf) m Kosten, Termine, Risiken, Randbedingungen m Projektorganisation, Projektmitarbeiter Hauptziel der Projekt-Initialisierung: Projekt- auftrag... Projekt Projekt- Umfeld  Projektantrag  Projektauftrag  Kick off qKritische Erfolgsfaktoren (Praxistipps) qPraxis-Beispiel: „IT-Infrastrukturprojekt Korfu“ qUmfeld-Analyse qWirtschaftlichkeits-Analyse

7 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 7 Anlässe für ein Projekt qIdee oder Verbesserungsvorschlag, z.B. aus dem Betrieblichem Vorschlagswesen qAnfrage / Auftrag eines Kunden qFolge eines anderen Projektes qNeues Unternehmensziel qGesetzliche Änderungen qTechnische Neuerungen qPrüfberichte (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revisor, Datenschutzbeauftragter) qUnternehmenskrise / Firmenfusion

8 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 8 Von der Idee zum Kick off Idee Projek t- antrag Projek t- antrag Priorisierungs- gremium Genehmi- gung Marketing Betriebliches Vorschlagswesen Kundenauftrag IST-Analyse F&E Projekt- Ziel Problem Umfeld- Analyse Wirtschaftlich- keits-Analyse Projek t- auftra g Projek t- auftra g Neue Geschäftsidee

9 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 9 Erste Schritte... nicht planbar qWichtige Aufgabe/Auftrag hat sich im Unternehmen ergeben. Ein Projektleiter wird gesucht und ernannt. Dieser erstellt einen Projektantrag/ Kundenangebot. Beispiele qEin Mitarbeiter entwickelt zu einer wichtigen Aufgabe eine Projektidee, wobei er selbst nicht unbedingt später die Projektleitung übernehmen muss. Der Mit- arbeiter erstellt einen Projektantrag und übernimmt - bis zur offiziellen Benennung des Projektleiters - de facto die Führungsposition. qEine Mitarbeitergruppe des Unternehmens entwickelt einen Projektantrag. Diese Gruppe übernimmt bis zur offiziellen Benennung eines Projektleiters gemeinsam die Projektmanagement-Aufgaben. Ggf. übernimmt später ein Mitglied der Gruppe die Projektleitung.

10 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 10 Projektklärung... unabdingbar Todsünde im PM: „Unklares oder unzureichend definiertes Projektziel“ Unklarer Projekt- auftrag früher oder später Projekt- Krise „Machen Sie mal“„So habe ich mir das aber nicht vorgestellt“ Projektleiter muß die genaue Zielklärung vornehmen: „Was wollen wir mit dem Projekt erreichen?“ Die exakte Definition des Ziels am Beginn eines Projektes ist ein wichtiger Erfolgfaktor für das Gelingen des Projektes

11 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 11 Projektziele Eigenschaften qErgebnisziele m Sachziel m Terminziel m Kostenziel qProzeßziele Arten m verständlich m messbar / nachprüfbar m realistisch erreichbar m ergebnisbezogen m widerspruchsfrei m lösungsneutral m vollständig qNicht-Ziele

12 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 12 Realistische Ziele setzen Projekt- Ziele Termine / Zeit Eckdaten klären!  Gibt es feste Termine (z.B. Messetermine), die unbedingt einzuhalten sind?  Welche Limits gibt es bezüglich Manpower und Budget?  Welche sonstigen Rahmenbedingungen gibt es? Ressourcen / Kosten Keine Utopien! Klare Zieldefinition  sorgt für sichere Planungsgrundlage  verhindert falsche Erwartungen beim Auftraggeber  ist der Gradmesser für Erfolg oder Mißerfolg des Projektes

13 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 13 Messbare Ziele setzen Ziele müssen quantitativ messbar sein, damit am Ende des Projektes eine objektive Überprüfung stattfinden kann, ob das Projekt „erfolgreich“ war Vorgehen :  Relevante Zielgrößen ermitteln und festlegen  Zahlen oder zumindest Größenordnungen, Zahlenintervalle, Minimal- oder Maximalziele hierfür vereinbaren

14 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 14 Messbare Ziele qSchwammige Ziele 1. genügende Anzahl von Nutzer 2. Bekannt in den Medien 3. viele Menschen profitieren davon 4. Der Nutzen ist größer als die Kosten 5. wenn es Nachahmer gibt 6. Wenn es weiter wächst 7. Wenn es jemand kaufen will 8. Zufriedene Benutzer die gerne wiederkommen q Messbare Ziele 1. Mehr als 10% der Zielgruppe nutzen das Angebot 2. Stellenwert in Suchmaschinen 4 3. Mind. 50% der Zielgruppe profitieren Workshopteil

15 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 15 Abgrenzung des Projektumfangs: Nicht-Ziele benennen qEs macht Sinn, auch die „Nicht-Ziele“ zu notieren  Nicht-Ziele: Was das Projekt NICHT tun soll. qNicht-Ziele: Hilfe zur klaren Abgrenzung qBeispiel m Ziel: Die zu entwickelnden Module sollen wiederverwendbar sein m Nicht-Ziel: Die wiederverwendbaren Module werden NICHT weiterentwickelt und auch NICHT gepflegt qZiele müssen aufgeschrieben werden m Zielkatalog -> Projektantrag

16 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 16 Umfeld-Analyse 1.Auflistung der Umfeldgrößen m Personen, Gruppen oder Interessengruppen m Rahmenbedingungen: Gesetze, Standards, Technik, Trends m Schnittstellen zu anderen Projekten 2.Analyse der Umfeldgrößen  „Risiko-Management“ 3.Operativer Maßnahmenkatalog: Sofort-Maßnahmen, Vorsorge-Maßnahmen, Projektmarketing Betroffene Abteilungen Projekt Anwender Kunden Liefe- ranten Partner Geschäfts- führung Auftrag- geber Wettbewerber Markt Projekt- team Andere Projekte Andere Projekte Andere Projekte Stakeholder := Personen oder Personengruppen, die am Projekt beteiligt, am Erfolg des Projektes interessiert oder vom Projekt betroffen sind

17 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 17 Beispiel: Geschäftsumfeld qGeschäftsumfeld analysieren m Marktsituation: Aktuell und Trends m Wettbewerbsbetrachtung: Aktuell und Trends m Wertschöpfungskette m Sonstige Einflüsse (gesetzliche, technische und soziale Rahmenbedingungen) qAnforderungen an die notwendigen Veränderungen m Antwort auf Wettbewerb und Trends im Markt m Veränderungspotential im Unternehmen m Alternative Strategien zur Ertragssteigerung m Empfohlene Veränderungsprozesse m Begründung für die Vorschläge und die Vorgehensweise

18 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 18 Interessen-Analyse Ziel: Potentielle Widerstände geistig vorwegnehmen 1.Liste der vom Projekt Betroffenen erstellen 2.Analyse: Mit welchen Widerständen ist von wem zu rechnen? 3.Operative Maßnahmen festlegen

19 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 19 Auf dem Weg zum Projektantrag Projektziele Projektumfeldanalyse mit Interessenmatrix qKlärung der Projektinhalte qProjekt-Organisation: Projektleiter, Projektteam, Teilprojekte?, Lenkungsausschuß qGrobplan erstellen m Aufwände m Erforderliche Ressourcen   Projekt-Budget aufstellen m Terminplanung m Wirtschaftlichkeitsbetrachtung m Projekt-Risiken m Qualitätssicherung Für den Projektantrag sind grobe Angaben zu den wichtigsten Projekt- größen (Kosten, Termin, Ressourcen usw.) er- forderlich, die eigentlich erst nach der Projekt- planung vorliegen.

20 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 20 Projektantrag qProjektziel qBeginn- und Ende-Termine, Meilensteine qProjektorganisation m Auftraggeber, Projektleiter, Lenkungsausschuss m Liste möglicher Projektmitarbeiter m Betroffene Fachabteilungen qWirtschaftlichkeits-Analyse m Ressourcen/Kosten: Mitarbeiter-Ressourcen, Investitionen, Betriebskosten m Erwarteter Nutzen (quantitativ (€), nicht-quantitativ) qPotentielle Risiken m Mögliche Qualitätsmängel, Zeitverzögerungen, Kostenüberschreitungen m Mögliche Gefährdungen des Projektes Markanten Projektnamen wählen

21 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 21 Beispiel: IT-Infrastrukturprojekt qSiehe separaten Foliensatz

22 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 22 Wirtschaftlichkeits-Analyse  Nutzen m Quantifizierbarer Nutzen (€) m Nicht-quantifizierbarer Nutzen Ein Projekt ist immer ein Investitionsvorhaben  Kosten m Reine Projektkosten m Investitionskosten m Betriebskosten qLebensdauer realistisch einschätzen qGenauigkeit nicht übertreiben qNutzen tritt häufig erst mit zeitlicher Verzögerung ein (Umstellungs-/Einführungsaufwand, geringere Produktivität/ Mehraufwand in der Startphase u.ä.) qEinsparungspotentiale müssen auch realisiert werden! Ein Projekt ist immer ein Investitionsvorhaben

23 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 23 Wirtschaftlichkeitsuntersuchung Hauptproblem: Verfügbarkeit zuverlässiger Daten Finanzmathematische Verfahren Zeitfaktor unberücksichtigt

24 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 24 Projektauftrag qNach Abnahme des Projektantrags erfolgt ein formale Projektauftrag qInhalte werden zwischen Auftraggeber (z.B. Verantwortlicher des Fachbereiches) und Auftragnehmer (Projektleiter) abgestimmt  Unterzeichnung durch Auftraggeber und Auftragnehmer (= Projektleiter) qProjektauftrag ist die Basis des Projektes

25 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 25 Kick off-Veranstaltung  Kick-off Veranstaltung stellt den formalen Start eines Projektes dar: Erstes Treffen des Projektleiters mit dem gesamten Projektteam qZiel: Klarheit schaffen m Jeder hat das Projekt als Ganzes verstanden m Jeder kennt die Projektziele und damit die Kriterien an denen der Projekterfolg gemessen wird m Jeder kennt das geplante Vorgehen mit Zwischenterminen und Meilensteinen m Jeder kennt seine Rolle im Projekt qVorstellung / Kennenlernen der Teammitglieder qVorstellung des Projektauftrages m Projektziele, -inhalte und –termine m Rahmenbedingungen

26 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 26 Kick off: Spielregeln für die Zusammenarbeit qInformations- und Kommunikationsverhalten Grundregel: Für Informationen, die man hat, gilt Bringschuld. Für Informationen, die man braucht, gilt Holschuld. qBerichtswesen Wann und in welcher Form sind Statusberichte abzugeben? Wie soll an den Lenkungsausschuss berichtet werden? qKontakte zu Auftraggebern oder Betroffenen Teammitglieder dürfen keine Änderungswünsche annehmen. Dies geht nur über den Projektleiter qKommunikation über das Projekt nach außen Grundregel bei Problemen: „Keep it in the family.“ Nicht bei Dritten beklagen. qKonflikte Wünsche rechtzeitig äußern. Ärger über Kollegen oder den Projektleiter möglichst früh zur Sprache bringen.

27 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 27 Beispiel: Korfu-Kickoff Kick off vom

28 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 28 Profi-Tipps zur Initialisierung  Als Projektleiter ist es Ihre Hauptaufgabe, für einen klaren Projektauftrag mit einer eindeutigen Zieldefinition (mit messbaren Zielen) zu sorgen  Beteiligen Sie die wichtigsten Teammitglieder (Kernteam) intensiv währen der gesamten Initialisierungsphase  Erstellen Sie eine Interessen-Matrix und behandeln Sie Widerstände, bevor diese entstehen  Legen Sie gemeinsam mit den Projektteam- mitgliedern die Spielregeln der Zusammenarbeit fest

29 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 29 A1: Idee für eine innovative soziale Internet-Dienstleistung qVorgehen und Ergebnisse 1. Zieldefinition 2. Lösungsalternativen 3. Entscheidungskriterien 4. Bewertungsverfahren 5. Commitment: „Ergebnis“ 6. To-Do-Liste qErfahrungen in der Projektarbeit Vortragsdauer: max. 10 Minuten Datei: Idee-Team_x.ppt


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