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13. Lehrstuhl-Datenbank- und -Informatiktage 2011 23.09.2011, 7:90 Uhr FAVORIT – Im unermüdlichen Einsatz für die öffentliche Verwaltung in Deutschland.

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1 13. Lehrstuhl-Datenbank- und -Informatiktage , 7:90 Uhr FAVORIT – Im unermüdlichen Einsatz für die öffentliche Verwaltung in Deutschland Helge Baumann

2 Seite: 2 Agenda ■Einführung von Dokumenten-Management-Systemen in der öffentlichen Verwaltung ■FAVORIT OfficeFlow ■Moderne Vorgehensmodelle der Software-Entwicklung in der (öffentlichen) Praxis öffentlicher Dienst als Kunde öffentlicher Dienst als Arbeitgeber

3 Seite: 3 Das BVA Wir sind der zentrale Dienstleister des Bundes. ■Aufgabenvielfalt ist unser Markenzeichen. ■Unsere Stärke sind kompetente und engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, modernes Management und moderne Technik. ■Unser Spektrum umfasst klassische Verwaltungsaufgaben, zentralisierte Querschnittaufgaben und die Unterstützung von Reformprozessen. ■Unsere Partner sind öffentliche und private Organisationen im In- und Ausland, sowie Bürgerinnen und Bürger. ■Wir fühlen uns dem Gemeinwohl verpflichtet. Die ständige erfolgreiche Weiterentwicklung ist unser Ziel. Dabei verbinden wir ■Tradition mit Innovation ■Verwaltung mit Gestaltung ■Erfahrung mit Flexibilität ■Staatliches Handeln mit Kundenorientierung

4 Seite: 4 Einführung eines DMS ProzessStruktur IT Org IndividualStandard AlleManche SachbearbeitungLeitung JaNein Entscheidungen bei der Einführung eines WMS/DMS: Prozess ✔✔ Struktur IT ✔ Org Individual ✔ Standard Alle ✔ Manche Sachbearbeitung ✔✔ Leitung Ja ✔ Nein

5 Seite: 5 FAVORIT Flexibles Archivierungs- und Vorgangsbearbeitungssystem im IT-gestützten Geschäftsgang Dauerwerbesendung

6 Seite: 6 FAVORIT-Historie Die Geschichte von FAVORIT ■beginnt 1994 bei einer Fachaufgabe im BVA: Darlehensverwaltung und -einzug nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) Die Einführung war 1997 abgeschlossen nach ■Wirtschaftlichkeits- und Machbarkeitsstudie ■Erstellung eines Pflichtenheftes ■Ausschreibung und Entwicklung Der Erfolg von FAVORIT beginnt ■nach der erfolgreichen Einführung im Bereich BAföG, ■mit dem Nachweis erheblicher Effizienzgewinne und ■dem Interesse vieler Behörden FAVORIT etabliert sich 1998 ■mit der Entscheidung des BVA, FAVORIT weiterzuentwickeln für die eigene Zentralabteilung und den Einsatz in weiteren Behörden Dauerwerbesendung

7 Seite: 7 FAVORIT im Überblick Dauerwerbesendung

8 Seite: 8 Merkmale von FAVORIT  Basistechnologie von den Marktführern im Bereich DMS  leistungsfähige Entwicklungs- und Vertriebspartner  frei verfügbar im Rahmen der Kieler Beschlüsse  individuell erweiterbar  Drag & Drop  Browser-basierter Client  integrierter Dokumenten-Viewer  leistungsfähige Suchfunktionen  Integration mit MS-Office  von einer öffentlichen Verwaltung für andere Verwaltungen  Einhalten der Geschäftsordnung  integrierte Versionsverwaltung  revisionssichere Vorgangsbearbeitung  automatisierte Archivierung  alle Ablagen auf einen Blick  flexible Aktenplangestaltung  zentrales Adressbuch über LDAP- Anbindung  Verwaltung von Papier- und Hybrid-Akten Kunde Dauerwerbesendung

9 Seite: 9 Moderne Entwicklung ■ V-Modell XT für SW- Entwicklungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung Öffentliche Verwaltung moderne Technologie-Dienstleister ■ Scrum ist ein agiles Software- Entwicklungsmodell

10 Seite: 10 Das V-Modell XT in Kürze Quelle: [ap-verlag] ■strukturelle Gliederung: ■ Projekttyp (AN / AG) ■ Projekttypvariante  Projektdurchführungsstrategie, Vorgehensbausteine,  Disziplinen / Produkte  verantwortlich für Erstellung von Produkten ist eine Rolle (Person oder Organisa- tionseinheit) ■ es existieren über 30 Rollen und 100 Produkte ■ Festlegung des Projektablaufs durch Tailoring (Anpassung) ■ Kommunikation über Schnittstellenprodukte (Dokumente)

11 Seite: 11 Der Scrum-Prozess in Kürze Quelle: [microtool] ■strukturelle Gliederung: ■ es existieren drei Rollen  Scrum Master  Team  Product Owner ■ es existieren drei Produkte  Product Backlog  Sprint Backlog  Impediment List ■ Kommunikation durch regelmäßige Meetings  Daily Scrum Meeting  Sprint Review Meeting / Retrospektive ■ Kunde erhält nach jedem Sprint ein lauffähiges System, das sich dem Endprodukt mehr und mehr annähert

12 Seite: 12 V-Modell XT und Scrum – wie passt das zusammen ? ■V-Modell XT gibt Entscheidungspunkte vor  ergebnisorientierter Projektablauf – das WAS wird vorgegeben  keine zeitlichen und methodischen Vorgaben – das WIE und WANN ist frei wählbar, Ausnahme: Produktabhängigkeiten ■V-Modell XT definiert ein Produkt nicht ausschließlich als das zu entwickelnde Software- System, sondern auch im Sinne der Projekt- Dokumentation ■Scrum gibt kein detailliertes Dokumentations- schema vor  Scrum-Prozess wird als Entwicklungsmethode eingesetzt  V-Modell XT wird als Dokumentationswerkzeug eingesetzt

13 Seite: 13 Der Scrum-Prozess im V-Modell XT ■Rollenverteilung nach V-Modell XT: ■ Lenkungsausschuss ■ Projekt- und Teilprojektleiter ■ QS-Verantwortlicher ■ Prüfer … ■ Besonderheit: aktive Unterstützung des Entwicklungsteams (AN) durch Mitarbeiter des Bundesverwaltungsamtes (AG) ■Dokumentation nach V-Modell XT: ■ Projekthandbuch ■ QS-Handbuch ■ Projektplan ■ Projektstatusbericht ■ Projekttagebuch ■ Prüfprotokolle ■ Prüfspezifikationen …

14 Seite: 14 Der Scrum-Prozess im V-Modell XT  Scrum als agiles Prozessmodell der Softwareentwicklung

15 Seite: 15 Der Scrum-Prozess im V-Modell XT  Scrum als agiles Prozessmodell der Softwareentwicklung  Integration des Scrum-Prozesses in den Bereich der Systementwicklung des V-Modell XT

16 Seite: 16 Der Scrum-Prozess im V-Modell XT zu liefernde Dokumente werden als Anforderung in Product Backlog aufgenommen potentiell lieferfä- higes Produkt- inkrement Sprint Review Meeting Planning Meeting

17 Seite: 17 Projektphasen der Entwicklung mit V-Modell XT und Scrum Test-Vorbereitung Integrations- und Abnahmetest Realisation und Unit-Test Paketierung Tätigkeit Zeitachse ■Scrum-Prozess wird in jeder Projektphase der Systementwicklung angewandt  Planning Meeting: Erstellung des Sprint Backlog für 14-tägigen Sprint aus Product Backlog, Aufwandsschätzung durch Teammitglieder  Übernahme der für den Sprint ermittelten Aktivitäten, Systementwicklung in selbstorganisiertem Team  Daily Sprint Meeting: täglich um 10:00 Uhr, Dauer ca. 15 Minuten  Sprint Review Meeting: nach Sprint-Ende, Vorstellung des vorläufigen Systems durch Entwicklungsteam (AN) für Kunde (AG)  Retrospektive: innerhalb des Entwicklungsteams inkl. Teamleitung August 2010 März 2011

18 Seite: 18 Fazit: Projektdurchführung mit V-Modell XT und Scrum ■Vorteile: ■ hohe Transparenz während der gesamten Projektlaufzeit ■ hohe Motivation im Projektteam durch eigenverantwortliches Arbeiten ■ Möglichkeit der Selbstkontrolle durch Daily Scrum Meeting ■ Arbeitsergebnisse werden nach jedem Sprint für den Kunden ersichtlich ■ strukturelles Vorgehen ermöglicht es dem Projektleiter, die Übersicht zu behalten ■ hohe Nachvollziehbarkeit durch Dokumentation ■ Hier: Projektziel sowohl zeitlich als auch monetär erreicht!! ■Nachteile: ■ erhöhter planerischer Aufwand bei Durchführung von zwei Projektablaufmodellen ■ neue Arbeitsweise erfordert Umgewöhnung

19 Seite: 19 Kontakt ■Postanschrift: Bundesverwaltungsamt Referat IB5 Helge Baumann Köln ■Telefon: ■ ■Webseite: Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!


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