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Kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles.

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1 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 3 – Teil 1 ( ): Projektplanung 1 SS 2008

2 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Agenda  Organisatorisches  Vortrag 2: Eskalationsmanagement  Projektplanung I  Phasenplan  Meilensteinplan  Projektstrukturplan (PSP)  Arbeitspakete / Vorgänge  Aufwandschätzung  Ablauf- und Terminplanung  Praxisbeispiele  Berichte der PL der Teams 1 und 5 zur Aufgabe 2  Projektplanung I mit MS Project 2007

3 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 Projektdokumentation Termine 2008 (Stand: ) x : Präsentation PL V : Vortrag aktuelles PM-Thema AP: Abschluss-Präsentation V2 Lösung Aufgabe 1 V3 Lösung Aufgabe 2 V4 Lösung Aufgabe 3 V5 Lösung Aufgabe 4 V6 Lösung Aufgabe 5 MS 1: Abnahme „Planung und Aufgaben- Verteilung Verteilung“ MS 2: AbnahmePrototypAb-schluss-Präsen-tation V V7 Abgabe Projekt- Doku 30.6

4 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Organisatorisches: Feedback  Zur Aufgabe 2  Insgesamt sehr gute Ideen  z.T. sehr großes Engagement beim Projektbericht  Foliensatz Präferenzmatrix und Nutzwertanalyse fehlten z.T. in der 1. Fassung  Projektberichte Sind z.T. noch unvollständig (grafische Darstellung des Projektumfeldes, Zielhierarchie, Stakeholde-Portfolio) Bitte inhaltliche Vorgaben beachten! Ergänzungen bis zum nachliefern

5 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 Organisatorisches: Anforderungen an die Vorträge  1. Folie  Vortragstitel, ggf. Untertitel; Vortragende/r, Team  Ort, Datum der Präsentation  2. Folie: Agenda-Folie („Fahrplan“)  Letzte Folie: Quellenangaben  Folienmaster  Fußzeilen mit Titel und Seitenzahlen  Tipps zur Folienerstellung (Vorlesung 2) beachten, insb. Lesbarkeit der Folien  Vortrag  Probevortrag im Team ( dry run )  Freier Vortrag Blickkontakt zu den Zuhörern, Lautstärke, Gestik  Eigenbewertung Fragebogen direkt nach dem Vortrag: Selbst ausfüllen  Teambewertung Fragebogen direkt nach dem Vortrag: Füllt Ihr Team aus  Anschließend: Dozentenfeedback : Besprechung der beiden Fragebögen im Rahmen der Videoanalyse

6 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 zu Aufgabe 2: Projektbericht 1. Projekt / Projektziele 1.1 Projektbeschreibung Steckbrief mit stichwortartigen Angaben zu Inhalt, Dauer, Budget, eigener Rolle im Projekt mit Verantwortlichkeiten und Motivation, Angaben zu Auftraggeber/Kunde, Unternehmen und Kontext. 1.2 Zielbeschreibung / Zielhierarchie Beschreibung, Klassifizierung (z.B. nach Ergebnis- und Vorgehenszielen oder nach Termin-, Leistungs- und monitären Zielen), und Priorisierung der Ziele. Darstellung einer Zielhierarchie. Die Zielformulierung muss operationalisiert sein und erkennen lassen, wie die Ziele gemessen werden können. 1.3 Zielbeziehungen / Zielkonflikte Darstellung der Beziehungen zwischen den Zielen. Beschreibung mindestens einer Zielkonkurrenz. Ursache für Zielkonflikte mit Beispielen 2. Projektumfeld, Stakeholder 2.1 Projektumfeld, Umfeldfaktoren Grafische Darstellung des Projektumfeldes, Erfassen aller relevanten Faktoren; Klassifizierung z.B. nach internen und externen Faktoren. Beschreibung und Bewertung der Schnittstellen 2.2 Stakeholder (Interested Parties) Stakeholderanalyse als tabellarische Beschreibung und Bewertung der Stakeholderinteressen und -einflüsse. 2.3 Stakeholderportfolio und Stakeholdersteuerung Grafische Darstellung und Beschreibung der Maßnahmen zur Stakeholdersteuerung auf der Basis des Stakeholderportfolios Inhaltliche Anforderungen kursiv

7 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Organisatorisches: Abnahme der Projektplanungen am  MS Office Project 2007  Downloadbar vom RZ der Uni Würzburg: Die offizielle Planabnahme (Meilenstein) erfolgt am Mittwoch, im Video-Lab (A205; L3): 15:00 Team 1 15:15 Team 215:30 Team 3 15:45 Team 4 16:00 Team 5 16:15 Team 6 Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die folgenden Planungen zur Freigabe vorzulegen: ¡ Phasenplan ¡ Meilensteinplan ¡ Grafische Darstellung des Phasenplans mit den Meilensteinen ¡ Projektstrukturplan mit der Aufgabenverteilung (APs) der Teammitglieder

8 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Vortrag 2: Eskalationsmanagement Unter Eskalation versteht man die stufenweise Delegation eines Projekt-Problems in einer höhere Instanz. Diese tritt meist dann ein, wenn die eskalierende Ebene keine ausrei- chenden Mittel oder Kompetenzen hat, um die erforderlichen Maßnahmen zur Behebung des Problems einzuleiten.  Wie werden Probleme in der PM-Praxis richtig eskaliert?  Quelle:  Gero Lomnitz: Probleme richtig eskalieren – Eskalation statt Resignation. Projektmagazin 22/2007  Aufgabe  Auswertung des Artikels  Präsentation der wichtigsten Aussagen zur Fragestellung  Termin:

9 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Projektverlauf: Phasenkonzept  Projekt läuft in mehreren Phasen ab  Hauptphasen: Initiali- sierung Planung Durch- führung Abschluß Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes Projekt- Ergebnis P r o j e k t – P r o z e ß

10 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 „Projektphasen in der Realität“ 1. Begeisterung 2. Verwirrung 6. Auszeichnung der Nichtbeteiligten 3. Ernüchterung 4. Suche der Schuldigen 5. Bestrafung der Unschuldigen

11 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 Aufgaben in der Planungsphase?  Aufteilung des Projektes in Teilprojekte  Arbeitsaufteilung  Zeitplan aufstellen  Festlegung der Techniken und Standards mit denen man arbeitet  Ressourcenplanung  Kostenplanung Workshopteil 1. Aufgaben 2. Reihenfolge

12 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 Projektplanung: Vorgehensschritte 1.Phasenplan 2.Meilensteinplan 3.Projektstrukturplan 4.Arbeitspakete 5.Aufwandsschätzung 6.Ablauf- und Terminplanung 7.Ressourcenplanung 8.Kostenplanung 9.Optimierung des Gesamtplans Weitere Planungsaspekte  Projektorganisation und Personalplanung  Kommunikationsplan (interner/externer)  Qualitätsplan  Risikomanagement  Tooleinsatzplanung Prozess

13 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 Projektplanung-live

14 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 14 Phasenplan  Phasenplan: teilt das Projekt in Phasen (grobe Zeitabschnitte) ein  Projektphase: bestimmter zeitlicher Abschnitt des Projektablaufs, der sich von anderen Projektzeiträumen klar abgrenzen lässt  Phasen haben klar definierte Zielsetzungen: Lieferobjekte  Die Trennung der Phasen erfolgt häufig durch Meilensteine, an denen wichtige Zwischenergebnisse vorliegen müssen  Der Lenkungsausschuss trifft Stop/Go-Entscheidungen zum Abschluss der wichtigsten Phasen; diese bilden häufig die Grundlage für die nächste Phase  In der Praxis kann es zu Überlappungen von Phasen kommen  Für verschiedene Industrien (Bauwesen, IT, F&E, Logistik usw.) gibt es branchenspezifische Phasenmodelle

15 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 Praxis-Beispiel: Phasenplan des Projektes NIMBUS

16 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 Aus dem Projektziel werden wichtige Zwischenziele (Meilensteine) abgeleitet Meilenstein ziel Ergebnis Termin Budget Meilenstein ziel Ergebnis Termin Budget Projekt- start Meilenstein ziel Ergebnis Termin Budget Projektziel Ergebnis Termin Budget Meilensteinplan Zeitplan, Ressourcenplan, Kostenplan

17 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 17 Meilensteine: Die wichtigsten Kontrollpunkte auf dem Weg zum Projekterfolg  Meilensteine sind  wesentliche Projektzwischenergebnisse oder wichtige Zwischenprodukte des Projektes, die zu einem  bestimmten (Meilenstein-)Termin mit definierten  (Meilenstein-)Kosten vorliegen müssen  Auf der Grundlage der Meilensteinresultate werden (i.a. vom Auftraggeber oder Lenkungsausschuss) die Entscheidungen über die Freigabe der folgenden Phase, Wiederholung von Phasen und Abbruch des Projektes getroffen  Beispiel:  Meilensteinname : Grobkonzept  Meilensteinergebnis : Grobkonzept erstellt, qualitäts-gesichert und abgenommen  Meilensteintermin :  Meilensteinkosten (kumuliert): €  Meilensteine in MS Project: Vorgänge mit Dauer = 0

18 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 18 Praxis-Beispiel: Meilensteinplan des Projektes NIMBUS *) Kumulierte Kosten, die bis zur Erreichung des Meilensteins aufgelaufen sind

19 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 Projektstrukturplan (PSP)  PSP : Vollständige, hierarchisches Darstellung der Projekt- Aufbaustruktur als Baumstruktur und/oder Liste. Jedes darin enthaltene übergeordnete Element wird durch die ihm untergeordneten Elemente vollständig beschrieben.  Reduktion der Komplexität  Gesamtüberblick (Gemeinsames Projektverständnis)  Schaffung von Transparenz für alle Stakeholder  Erkennung von Schwerpunktaufgaben, Zusammenhängen und kritischen Abhängigkeiten  PSP: Grundlage für sämtliche nachgelagerten Planungen (Ablauf/Termine, Ressourcen, Kosten usw.)  PSP: Grundlage für die Steuerung der Projektdurchführung

20 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 Muster eines Projektstrukturplans AP (Arbeitspaket) oder Vorgang (MS Project): nicht mehr zu unter- teilende Aufgabe AP (Arbeitspaket) oder Vorgang (MS Project): nicht mehr zu unter- teilende Aufgabe

21 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 21 Projektstrukturplan (PSP): Grundsätzliche Erstellungsmöglichkeiten top down  Start mit dem Gesamtprojekt als Stufe 1  Gliederung in Teilprojekte bzw. Hauptaufgaben der Stufe 2  Weitere stufenweise Zerlegung der Teilprojekte und Hauptaufgaben bis Arbeitspaketebene erreicht ist  Motto: „vom Groben zum Feinen“ bottom up  Sammlung von Aufgaben (Brainstorming, Metaplan, Mind Mapping)  Strukturierung der Aufgaben nach einem bestimmten Kriterium (Clustern)  Aufbau der Projektstruktur als Aufgabenhierarchie  Ergänzung um fehlende Aufgaben, Entfernung von Dubletten Vorgehen

22 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 22 Praxisbeispiel: aus PSP-Planung NIMBUS (bottom-up)

23 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 23 Gliederungskriterien  Objektorientierter PSP  Funktions- bzw. tätigkeitsorientierter PSP  Phasenorientierter PSP  Mischformen (in der Praxis üblich)  Neuer Ansatz: Mehrdimensionale PSPs nebeneinander Unterteilung nach Produktkomponenten und Ort der Herstellung bzw. Entwicklung

24 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 24 Objektorientierter PSP  Gliederungskriterium: Alle Objekte, Komponenten, Bauteile des erwarteten Produktes (Ergebnisses) qBeispiele

25 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 25 Funktionsorientierter PSP  Gliederungskriterium: Alle Arbeitsschritte (z.B. Planen, Produzieren, Kontrollieren), die durchzuführen sind, um das Ergebnisziel zu ereichen qBeispiele

26 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 26 Ablauf-/Phasenorientierter PSP  Gliederungskriterium: Die einzelnen Arbeitsphasen/ Entwicklungsprozesse, um das erwartete Ergebnis zu erzielen (Orientierung am Projektablauf) qBeispiele Beispiel: HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure), 9 Phasen

27 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 27 Gemischtorientierter PSP: Kombination mehrerer Gliederungsprinzipien  Gliederungskriterien: Objekte, Tätigkeiten und Phasen Häufigste PSP-Art; auf jeder horizontalen Strukturierungs- ebene grundsätzlich nur eine Logik verwenden! qBeispiele

28 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 28 PSP: Darstellungsformen  Organigrammform  Listenform 1.0 Planung 1.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Durchführung 2.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket Abschluss 3.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket 9

29 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 29 Spannungsfeld Planungstiefe*  So detailliert wie nötig, da Projektplanung...  Komplexität reduziert  Transparenz schafft  Chancen und Risiken aufdeckt  Unsicherheiten reduziert  So einfach wie möglich, da Projektplanung...  Zeit kostet  Aufwändig ist  Zunehmend komplizierter wird  Die Planungselemente auch controllt werden müssen (zusätzlicher Aufwand) *) nach: G. Hab / R. Wagner, S. 108 „Der Gebildete treibt die Genauigkeit nicht weiter, als es der Natur der Sache entspricht.“ Aristoteles

30 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 30 Tipps zur PSP-Erstellung  PSP („Mutter aller Projektplanungen“)  hohe Sorgfalt  Mehrere alternative PSPs erstellen  PSP mit dem Team erstellen  Mitarbeiter-Motivation wird gefördert  Gemeinsames Verständnis wird entwickelt  Einheitliche Terminologie ist gesichert  Erhöhte Sicherheit, dass nichts vergessen wird  Alle wissen, welche Aufgaben im Projekt zu erledigen sind  Nur so detailliert planen, bis überschaubare und kontrollierbare Arbeitspakete vorliegen  Komplexe Aufgaben sind stärker zu untergliedern als einfachere

31 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 31 Standard-PSPs  In Unternehmen, in denen häufig ähnliche Projekte durch- geführt werden, empfiehlt es sich Standard-PSPs einzusetzen  Vorteil von Standard-PSPs für bestimmte Projektklassen  Verringerter Planungsaufwand: Es ist nur noch ein Anpassen an den jeweiligen Einzellfall erforderlich (Streichen/Hinzufügen von Teilaufgaben/APs)  Schnellere Planung möglich  Professionalität und Vollständigkeit der Planung: Erfahrung vorausgegangener Projekte wird genutzt  Einheitlichkeit der Projektplanung gesichert; geringe Probleme bei Personalwechsel  Einsatzbereiche: Bau, Anlagenbau, Kraftwerke, IT u.ä.

32 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 32 Standard-PSP für Softwareprojekte* *) Quelle: ProjektManager, S. 171

33 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 33 Projektmanagement im PSP  Auch die erforderlichen Projektmanagement- Aktivitäten sind im PSP einzuplanen, z.B.  Projektorganisation  Projektkommunikation  Projektkontrolle und –steuerung  Projektqualitätssicherung  Projektabschluss  PM-Arbeitspakete sind teilweise phasenübergreifend

34 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 34 Lieferobjekte (Deliverables)  Die Ergebnisse eines Arbeitspaketes (oder einer Phase) bezeichnet man als Lieferobjekte (engl. Deliverables)  Ähnlich wie bei den Projektzielen ist eine klare und vollständige Beschreibung der Lieferobjekte erforderlich  Beispiele von Lieferobjekten  Dokumente (z.B. Grobkonzept, Betriebshandbuch, Beschreibungen)  Module, Hilfsprogramme, Programme, Systeme  Modell, Prototyp  Abgeschlossene Tests  Schulungen  Produkte

35 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 35 Arbeitspakete: Die Bausteine des Projekts  Kleinste Einheiten des PSP  Umfang kann sehr unterschiedlich sein  Bestimmte Tätigkeiten einer Einzelperson  Sachlich zusammengehörige Arbeiten, die von einer Gruppe/Person durchgeführt werden sollen  Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma  Kriterien für Arbeitspakete  Eindeutige Verantwortlichkeit  Lieferobjekte (messbares Ergebnis)  Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten)  Keine Überschneidung mit anderen Paketen  Klare Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Paketen  Für jedes Arbeitspaket ist eine AP-Beschreibung (standardisierte Beschreibung) zu erstellen

36 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 36 Gute Planung ist die halbe Projektarbeit

37 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 37 Arbeitspaket-Formular Projektname:Projektleiter:Projekt-Nr.: AP-Name:AP-Verantwortlicher:AP-Nr.: Lieferobjekte: Beteiligte: Aufwand (in h) Name 1: Name 2: Name 3: Gesamt: xx h Kosten (in €): Personalkosten : Sonstige Kosten: Gesamt: xx € Unterschrift : (Projektleiter) Unterschrift: (AP-Verantwortlicher) Voraussetzungen: AP-Start (Datum):AP-Ende (Datum): AP = Mini-Projekt innerhalb eines Projektes Der AP-Verantwortliche muss sich selbst um die Sicherstellung der festgelegten Voraussetzungen kümmern!

38 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 38 Codierung von Arbeitspaketen  Teilaufgaben und Arbeitspakete des PSP werden häufig nummeriert bzw. mit Zusatzinformationen (Organisationseinheit, zugehörige Phase, Kostenstelle u.ä.) ergänzt  Aus den Nummern ist ersichtlich, zu welcher Ebene das PSP-Element gehört 1. Planung 1.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket 3 2. Durchführung 2.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket 6 3. Abschluss 3.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket 9

39 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 39 Tipps zur AP-Erstellung  Für jedes AP darf es nur einen AP-Verantwortlichen geben  Bei einer phasenorientierten Planung muss ein AP innerhalb einer Phase liegen (Ausnahme: phasen- übergreifende Aufgaben wie Kostencontrolling) Start Phase 1 MS 1 Phase 2 MS 2 AP 1.1 AP 1.2 AP 1.3 AP 2.1 AP 2.2  Umfang der APs so planen, dass sinnvolle Termin- und Kostenüberwachung möglich sind  Wenn Unsicherheiten über den benötigten Zeitrahmen herrschen, sollten „Zeitpuffer“ eingeplant werden

40 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 40 Ablauf- und Terminplanung Ziel: Die Elemente des PSPs werden in eine logische Reihenfolge der Abarbeitung gebracht und terminiert  Projektablaufplan Auflistung aller Vorgänge in der logischen Reihenfolge der Erledigung von Projektstart bis Projektende auf  Terminplanung Parameter Zeit wird der festgelegten Reihenfolge zugeordnet Vorgehen: 1.Schätzen der Dauer der einzelnen Arbeitspakete (Vorgänge) 2.Ermittlung der Anordnungsbeziehungen (logische Abhängigkeiten) und Ablaufplan erstellen 3.Terminberechnung vornehmen und Ablaufplan in Terminplan überführen 4.Ablauf- und Terminplan optimieren

41 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 41 Unterschied: Aufwand / Dauer Aufwand: Netto-Arbeitszeit, die zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe erforderlich ist (d.h. Fulltime-Mitarbeiter kann seine gesamt Arbeitszeit einsetzen) Einheiten: Personenjahr (PJ), -monat (PM), -woche (PW), -tag (PT) Dauer: Zeitraum, den die Erledigung einer bestimmten Aufgabe erfordert Einheiten: Jahr, Monat, Woche, Tag AufwandDauer =  Mitarbeiter stehen häufig dem Projekt nur anteilig zur Verfügung Beispiel: 20%-Anteil für Projektarbeit (= 0,2 PJ) Aufwand: 1 PT  Dauer: 1 Woche  Einsatz von Teilzeitkräften im Projekt (= 0,5 PJ) Beispiel: Halbtagskraft Aufwand: 6 PT  Dauer: 12 Tage  Es gibt Dauer-orientierte Aufgaben, d.h. unabhängig vom Aufwand Beispiel:Bestell- und Lieferprozess mit fester Dauer: 6 Wochen (kann auch durch zusätzliche Mitarbeiter nicht verkürzt werden)

42 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 42 Komponenten der Schätzung  Aufwände / Dauer ( -> Mitarbeiterkosten)  Hardware  Software, Lizenzen  Schulung  Reisen und Nebenkosten  Problem: Unterschiedliche Produktivität je Mitarbeiter Zuverlässige Schätzungen sind eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche Projekte  Aufwandschätzung zu gering: Hoher Stress der Mitarbeiter, Qualitätsprobleme  Aufwandsschätzung zu hoch: zu hohe Projektkosten, kein Auftrag

43 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 43 Einzelschätzung  Vorgehen  Eine Einzelperson, in der Regel der Projektleiter oder der Teilprojektleiter, führt die Schätzung durch.  Vorteile  Schnelle Schätzwerte  Wenig Aufwand  Nachteile  Einsame Entscheidungen  Fehlende Kontrolle der Schätzwerte durch andere Personen  Team steht nicht hinter den Schätzwerten

44 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 44 Teambewertung  Problem  Keine schriftlichen Erfahrungen und Aufwandsdaten  Vorgehen  Eine Gruppe von Experten, z.B. das Kernteam, führt Bewertung durch  Aus den einzelnen Schätzwerten wird jeweils ein Durchschnittswert (arithmetisches Mittel) mit Extremwerten ermittelt  Liegen die einzelnen Schätzwerte sehr weit auseinander, müssen die Teilnehmer mit den Extremwerten diese begründen. Die Abweichungen resultieren i.a. aus unterschiedlichen Vorstellungen vom Umfang der zu lösenden Aufgabe.  Danach gibt es eine zweite Schätzrunde, bei der die Teilnehmer ihre bisherigen Werte verändern können. Daraus wird ein neuer Durchschnittswert ermittelt  Vorteil  Durch die Schätzung im Team stehen die Teammitglieder hinter den gemeinsam festgelegten Schätzwerten

45 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 45 Expertenschätzung: Delphi-Methode  Problem  Keine schriftlichen Erfahrungen und Aufwandsdaten  Aber Erfahrungen im Kopf von Experten  Vorgehen  Jeder Experte gibt zunächst separat eine Schätzung für jedes AP ab  Schätzwert = Mittelwert, wenn alle Schätzwerte in einer bestimmten Bandbreite liegen (z.B. + 20%)  Die Experten diskutieren und modifizieren ggf. ihre Schätzungen mit Begründungen, bis alle Schätzwerte in der Bandbreite liegen  Zuschlag von 10-15% für Projektmanagement-Aufwände  Vorteile  Einbeziehung eines breiten Erfahrungswissen mit vielen Faktoren  Unsicherheiten werden deutlich

46 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 46 Expertenschätzung: 3-Experten-Konzept  Problem  Keine schriftlichen Erfahrungen und Aufwandsdaten  Aber Erfahrungen im Kopf von Experten  Vorgehen  3-Experten schätzen unabhängig voneinander den Aufwand eines APs optimistisches Schätzergebnis: O realistisches Schätzergebnis: R pessimistisches Schätzergebnis: P  In jeder der drei Kategorien werden die Ergebnisse verglichen. Wenn die Ergebnisse jeweils übereinstimmen, kann daraus direkt ein verwendbares Schätzergebnis abgeleitet werden: (O + 4*R + P) / 6  Bei Abweichungen ist eine Klärung erforderlich

47 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 47 Schätzmethoden für Softwareprojekte qVergleichsmethoden (Basis: Erfahrungen von abgeschlossenen Projekten) m Analogiemethoden m Relationsmethoden qKennzahlenmethoden (Basis: Kennzahlen von abgeschlossenen Projekten) m Prozentsatzmethoden m Multiplikatormethoden m Produktivitätsmethoden  Algorithmische Methoden  Parametrische Schätzmethoden  Faktoren- und Gewichtungsmethoden

48 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 48 Tipps zur Aufwandsschätzung  Beteiligung der Projektmitarbeiter am Schätzprozess  Motivation  Annahmen und Abhängigkeiten (z.B. von Auftrag- geberleistungen) dokumentieren  Aufwände für Projektmanagement, Sitzungen, Reporting, Berichtserstellungen, Abstimmungen u.ä. in der Planung berücksichtigen  Aufwände nicht zu optimistisch schätzen; bei Unsicherheiten „stiller Puffer“ für Unvorhersehbares  Niemals „herunterhandeln“ lassen!  Nachbetrachtung am Projektende („lessons learned“): Abweichungen  Ursachenforschung  bessere zukünftige Schätzungen

49 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 49 Anordnungsbeziehungen (1)  Normalfolge: Ende-Anfangs-Beziehung (EA)  Das Ende von Vorgang 1 ist Voraussetzung für den Beginn des Vorgangs 2 (sequentielle Vorgänge) qAnfangsfolge: Anfangs-Anfangs-Beziehung (AA) m Der Anfang von Vorgang 1 ist Voraussetzung für den Beginn von Vorgang 2 (parallele Vorgänge) Vorgang JanFebMarAprMaiJunJul Design Codierung Vorgang JanFebMarAprMaiJunJul Testbetrieb Protokollierung

50 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 50 Anordnungsbeziehungen(2)  Endefolge: Ende-Ende-Beziehung (EE)  Das Ende von Vorgang 1 ist Voraussetzung für das Ende von Vorgang 2 (parallele Vorgänge) qSprungfolge: Anfangs-Ende-Beziehung (AE) m Der Beginn von Vorgang 2 ist Voraussetzung für das Ende von Vorgang 1 (sequentielle Vorgänge) Vorgang JanFebMarAprMaiJunJul Montagearbeiten Aufräumarbeiten Vorgang JanFebMarAprMaiJunJul Neue Anwendung Alte Anwendung

51 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 51 Anordnungsbeziehungen (3) Anordnungsbeziehungen mit Überlappung oder Verzögerung  Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang / Ende des Vorgängers beginnen kann: ... + Zeit oder... + % Vorgang JanFebMarAprMaiJunJul V1 V2 V3 EA+1M Tipp: Keine unnötigen Anordnungsbeziehungen kreieren, da jede AOB Aufwand erzeugt EA-1M

52 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 52 Terminberechnung  Berechnung der Termine  Vorwärtskalkulation Anfangstermin des Projektes ist festgelegt Aus Anfangstermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangs- beziehungen ergibt sich der früheste Termin für das Projektende  Rückwärtskalkulation Endtermin des Projektes ist festgelegt Aus Endtermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangsbezie- hungen ergibt sich der späteste Termin für den Projektbeginn qBekannt m Benötigte Aufwände m Zugeteilte Ressourcen m Vorgangsbeziehungen (EA, AA, EE, Überlappungen) Dauer der Vorgänge

53 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 53 Terminplanungstechniken  Terminliste (Arbeitspaketliste / Vorgangsliste / Aktivitätenliste)  Balkendiagramm (Gantt-Diagramm)  Übersichtliche grafische Darstellung der Terminliste mit Dauer als Rechteck-Elemente  Vernetztes Balkendiagramm  Balkendiagramm mit Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen  Sehr gut geeignet für Präsentationen  Netzplantechnik  Informationen wie vernetzter Balkenplan  Terminplanungsmethode für Großprojekte AP-NameVerantwortlicherEndeStartAP-Nr.StatusDauer

54 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 54 Vernetztes Balkendiagramm Vorteile von vernetzten Balkendiagrammen: + gute Lesbarkeit, sehr übersichtlich + weit verbreitet + zeitliche Parallelen werden aufgezeigt + „kritische Pfade“ werden sichtbar + schnell zu erstellen (mit PM-Tool)

55 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 55 Pufferzeiten und kritischer Pfad  Pufferzeit  Gesamtpuffer : Zeitspanne, um den sich der Vorgang verzögern darf, ohne dass das Projektende verzögert wird  Freier Puffer : Zeitspanne, um die sich der Vorgang verzögern darf, ohne dass andere Vorgänge ebenfalls verzögert werden  Kritischer Vorgang: Vorgang ohne Pufferzeit  Kritischer Pfad: Pfad durch das Netz, der nur kritische Vorgänge enthält Kritischer Pfad

56 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 56 Netzpläne  Alternative (komplexere) Darstellungsform für Ablauf- und Terminpläne für Großprojekte (z.B. Anlagenbau)  Veranschaulichen die Ablaufstrukturen mit logischen und zeitlichen Abhängigkeiten in graphischer Form  Erlauben eine konsistente Planung und Steuerung für Termine, Aufwände, Kosten und sonstige Einsatzmittel  Näheres in Projektplanung 2 (nächste Vorlesung)

57 kubus IT Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 57 Aufgabe 2: Projektantrag (Projektziele, Umfeld, Stakeholder) 1.Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Geschäftsideen und ggf. weiteren neuen Ideen eine Nutzwertanalyse durch 1.Referenzmatrix bilden 2.Bewertung der alternativen Geschäftsideen mit Nutzwertanalyse 2.Führen Sie eine Umfeldanalyse durch 3.Führen Sie eine Stakeholderanalyse durch Vorlage auf der Website: Projektabschluss / Vorlagen: Stakeholderanalyse.xls 4.Erstellen Sie einen Projektantrag in Form einer Präsentation (Terminvorgabe: Ihr Internet-Unternehmen soll zum online gehen) 5.Erstellen Sie die Kapitel 1 und 2 des Projektberichtes (Transferprojekt)  Aufgaben des neuen Projektleiters  Abgabe des Projektantrages: Antrag-Team_x.ppt  Abgabe des Projektberichtes – Kapitel 1 und 2: Projektbericht-Team_x.doc Vorlage und Muster auf der Website: Projektabschluss / Vorlagen: Projektbericht-Vorlage.doc bzw. Projektbericht-Muster.doc  Abgabetermin: für alle Teams  Präsentation des Projektantrages in der nächsten Vorlesung ( ): nur PLs der Teams 1 und 5


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