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1 „GESUNDE SCHULE“ in Niederösterreich Grundlagen des Projektmanagements Teil 1 Okt. 2008, Teil 2 Jän. 2009 Vortragender: Ing. Rainer VOLK BSc.

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1 1 „GESUNDE SCHULE“ in Niederösterreich Grundlagen des Projektmanagements Teil 1 Okt. 2008, Teil 2 Jän Vortragender: Ing. Rainer VOLK BSc

2 2 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Erster Tag (Okt. 2008) –Der Projektbegriff –Das magische Projektmanagement Dreieck –Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren von Projekten –Projektzieldefinition –Der Projektauftrag –Projektumwelten / Projektstakeholder –Basiselemente der Projektplanung inkl. Projektstrukturplanung Zweiter Tag (Jän. 2009) –Grundlagen der Anforderungsanalyse –Grundlagen des Risikomanagements –Grundlagen von Aufwandschätzungen –Ressourcenplanung, Kostenplanung und Terminplanung –Projektdurchführung, Projektcontrolling und Projektsteuerung –Projektdokumentation –Change Management –Der Projektabschluss Inhalte

3 3 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Was kennzeichnet ein Projekt? Merkmale eines Projektes –Zeitliche Ziele (Start- und Endtermin) –Inhaltliche Ziele –(relative) Neuartigkeit bzw. Einmaligkeit –Ressourcenverbrauch –Komplexität Daraus entstehende Konsequenzen –(Projekt)Risiken –(Projekt)Managementmethoden

4 4 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Beispiele für historische Projekte Große historische Projekte –Bau der ägyptischen Pyramiden (2550 – 1550 v. Chr.) – z.B. Bau der Cheops-Pyramide 146 m Höhe, 2,3 Mio. Steinquader 20 Jahre Bauzeit ca Arbeiter/Sklaven Umzug des Flughafens München (1992) Landung des ersten Menschen auf dem Mond (1969) Apollo-Programm (1968 – 1972) Schrittweise Realisierung des Ziels Institutionen und Firmen Beschäftigte; 25 Mrd. $

5 5 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Beispiele für Projekte - heute Projekte in Unternehmen –Entwicklung eines neuen Produktes –Entwicklung einer neuen Serviceleistung –Abwicklung eines Kundenauftrags –Neuorganisation der Firma / einer Abteilung –Aufbau / Schließung einer Organisationseinheit –Fusion mit einer anderen Firma –Entwicklung / Einführung eines neuen Informationssystems Schulprojekte –Neuausrichtung der Pausenplatzgestaltung –Optimieren von Klassenräumen –Realisierung eines Kindergartenplatzes –Errichtung eines Pausenkiosk –Erstellung eines Suchtpräventionskonzeptes Private Projekte –Bau eines Hauses –Organisation einer Familienfeier

6 6 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Merkmale von Projekten Komplexität Projekt klare Zielsetzung Inter- disziplinär begrenzte Ressourcen Risiken Einmalig- keit Innovation, Neuartigkeit Termin Jedes Projekt ist ein Investitionsvorhaben  Nutzen höher als Kosten !

7 7 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Welche Tätigkeiten sind kein Projekt? Einfache bzw. wiederkehrende Tätigkeiten –Fahrscheine kaufen –Kopieren von Unterlagen –Erstellen einer Einkaufsliste für den täglichen Bedarf an Lebensmitteln –Einreichen der Arbeitnehmerveranlagung (ehemals Jahresausgleich) –

8 8 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Übung: Abgrenzung Projekt / Nicht-Projekt Entwicklung eines Prototypen in der Automobilindustrie Anmeldeverfahren einer PKW-Zulassung Blinddarmoperation Trennung von siamesischen Zwillingen Auswahl eines neuen Betriebsstandortes für ein mittelständisches Unternehmen Unbemannte ESA Marsmission Umstellen der Serverlandschaft von Windows auf Linux

9 9 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Terminziel Projektendtermin Kostenziel Projektbudget Sachziel Qualität und Funktion „Softfacts“ Das magische PM-Dreieck

10 10 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Der PMI Standard Ausführungs- prozesse Kleinere Anpassungen im Rahmen des Basisplanes Anpassungen des Basis- planes notwendig Steuerungs- prozesse Soll/Ist Vergleich (Vergleich des Basisplans mit den Ist-Werten) Ist-Werte (Aufwände, Kosten, Inhalte u. Termine) Planungs- prozesse Basisplan (= SOLL für Termine, Kosten und Inhalte) Projektstrukturplan Terminplan Kostenplan etc. Initiierungs- prozesse Projektauftrag Abschließende Prozesse Projektergebnis PMI Wissensgebiete –Integrationsmanagement –Umfangsmgmt. (Scope) –Zeitmanagement –Kostenmanagement –Qualitätsmanagement –Personalmanagement –Kommunikationsmgmt. –Risikomanagement –Beschaffungsmanagement Quelle: PMBOK Guide, Ausgabe 2000

11 11 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Wann ist ein Projekt erfolgreich? Klassische Erfolgsfaktoren –Definierte Funktionalität & Qualität lt. Spezifikation –Im definierten Zeitrahmen –Im definierten Kostenrahmen Erweiterte Erfolgsfaktoren –Ziele erreicht –Laufende Kosten im definierten Rahmen –Akzeptanz der Anwender

12 12 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Projekterfolgs- und Misserfolgsfaktoren Projekterfolgs- bzw. Misserfolgsraten Die Hauptursache für Erfolge bzw. Misserfolge sind managementbedingt Projektmanagement Risikomanagement Anforderungsmanagement Qualitätsmanagement Mangelnder Support des Managements Stakeholderkonflikte Quelle: CHAOS Report der Standish Group

13 13 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Projekte sind erfolgreich, wenn soziale und management-bedingte Probleme beachtet und minimiert werden Konsequente Anwendung von Methoden und Tools Konsequentes Anforderungs- und Change Management Die wichtigsten Erfolgsfaktoren

14 14 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Die wichtigsten Misserfolgsfaktoren Projekte scheitern primär an sozialen und management-bedingten Problemen Mangelnde Anwendung von Methoden und Tools ist bei größeren Projekten sehr problematisch Mangelndes Anforderungs- und Change Management ist sehr problematisch

15 15 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Gruppenarbeit Erfahrungen der Teilnehmer –Gründe für besonders erfolgreiche bzw. besonders problematische Projekte –Persönliche Erfahrungen von Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren

16 16 Projektziele

17 17 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Projektziele Für jedes Projekt müssen klare Ziele (angestrebtes Projektergebnis) definiert sein Die Ziele müssen so definiert sein, dass zu Projektende Erfolg/Misserfolg bewertet werden können (nach den „SMART“-Kriterien) Ziele geben dem Projekt eine Richtung Die Formulierung von Zielen ist eine zentrale Aufgabe im Zuge der Projektdefinition bzw. Projektplanung

18 18 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Priorisierung der Projektziele Muss-Ziele –sind Ziele, welche unbedingt erreicht werden müssen, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann Soll-Ziele –sind Ziele, welche wichtig sind und zumindest größtenteils erreicht werden sollten Kann-Ziele –sind Ziele, welche eventuell später realisiert werden, wenn noch genug Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen Nicht-Ziele –sind Ziele, welche nicht angestrebt werden bzw. nicht mit diesem Projekt verwirklicht werden

19 19 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Zieldefinition nach der SMART Methode S pecific (spezifisch) M easurable (messbar) A greed (abgesprochen) R ealistic (realistisch) T ime constraint (zeitlich beschränkt)

20 20 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Beispiel Ziele-Definitionstabelle ZielartProjektzieleAdaptierte Projektziele per.... Hauptziele Zusatzziele Nicht-Ziele

21 21 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Praxisbeispiele

22 22 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Stakeholderanalyse (1/3) Identifizieren von direkt betroffene Personen bzw. Abteilungen seitens des Auftragnehmers und des Auftraggebers ProjektmanagerIn mit dem Kernteam

23 23 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Erkennen von „Seilschaften“ und „Unverträglichkeiten“, Anwendung von „Empathie“ Weitere (indirekte) Stakeholder z.B. Betriebsrat, Behörden etc. Stakeholderanalyse (2/3)

24 24 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Aspekte im Zuge der Stakeholderanalyse –Einnehmen der Vogelperspektive –Ermitteln der Stakeholder von der „Longlist“ zur „Shortlist“ –Eigenschaften und Beziehungen der Stakeholder –Anforderungen der Stakeholder an das Projekt –Können die Erwartungen der Stakeholder erfüllt werden? –Gibt es unerwünschte Konsequenzen für die Stakeholder? –Welche Maßnahmen sind für die Zufriedenheit der Stakeholder erforderlich? Kunde zufrieden  gutes Projekt Kunde und Stakeholder zufrieden  sehr gutes Projekt Stakeholderanalyse (3/3)

25 25 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Fallbeispiel Stakeholderdiagramm Externe Umwelten (Kunde) Interne Umwelten (Projektdurch -führendes Unernehmen) Legende Starke / schwache Beziehung Intensive / weniger intensive Beziehung Konfliktreiche Beziehung Projekt PMO Projekt- leitung Restl. interne Organisation Projekt- Koordinator Abteilung Applik.Operat. Management- Board GSM NW- Lieferant Telco- Bereichs- leitung Konkurrenz- Operatoren Support- Organisation

26 26 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Fallbeispiel Stakeholder Bewertungsmatrix UmfeldgruppeBedeutung Macht 1-5 Erwartungen(+), Befürchtungen (-) Klima, Stimmung +/=/- Strategien, Maßnahmen Geschäftsführung Interner Projektauftrageber Projektleiter Projektteam Betroffene Abteilungen Formale Entscheidungsträger Informelle Entscheider Kundenbereiche

27 27 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Der Projektauftrag Offizielle Bevollmächtigung durch den Projektauftraggeber Beinhaltet die wichtigsten Eckpunkte –Ziele –Kosten / Budget / Aufwand –Termine (Start- & Endtermin, event. Meilensteine) –Inhalte –Projektmanager –Kernteammitglieder –Risiken Wird vom Projektauftraggeber unterschrieben

28 28 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Reihenfolge der Projektstartaktivitäten Projektidee Anforderungs- definition Stakeholder- analyse Projektziele Bedürfnisse

29 29 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Übung Projektauftrag Definieren Sie die den Projektauftrag für das Projekt „Schulverpflegung“ lt. Fallbeispiel mit zumindest folgenden Inhalten –Ziele –Termine –Wichtigste Inhalte –Wichtigste Stakeholder –Kernteammitglieder –Risiken

30 30 Projektplanung

31 31 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Typische Situation zu Projektstart Quelle: Procon Austria Klare Ziele Unerkannte Risiken Klarer Plan

32 32 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Typische Situation während der Umsetzung des Projektplanes Quelle: Procon Austria Planänderunge n Projektrisike n Mitarbeiter- fluktuation Zieländerungen

33 33 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Projektplanung: Überblick 1. Projekt strukturieren 2. Arbeitspakete (APs) definieren 3. Aufwandsschätzung 4. Abhängigkeitsermittlung Projektablaufplan Projektstrukturplan AP 1 AP 2 Meilensteinplan Terminplan 5. Ressourcenplanung 6. Kostenplanung Ressourcenplan Kostenplan 7. Planoptimierung Weitere Planungsthemen Risikomanagement Projektkommunikation Projektdokumentation Qualitätsmanagement,...

34 34 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Projektplanung: Vom Groben ins Detail 1. Projektbeschreibung 2. Projektstrukturierung 3. Meilensteinplanung 4. Terminplanung 5. Kapazitätsplanung 6. Kostenplanung Das Projekt ist klar beschrieben und zwischen Auftraggeber und Projekt- leiter geklärt. Die Teilprojekte und Arbeits- pakete sind klar beschrieben. Der Ablauf des Projektes ist klar vorausgeplant. Die Termine sind realistisch berechnet. Die Kapazitäten sind in allen betroffenen Bereichen abge- deckt. Die Kosten des Projektver- laufs sind vorausgeplant.

35 35 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Zweck von Projektstrukturplänen (1/2) Hierarchische Gliederung der Aufgaben in plan- und kontrollierbare Arbeitspakete Erhöhung der Projekttransparenz Grundlage für die Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Projekt Ausgangsbasis für die Ablauf- und Terminplanung Voraussetzung für Kostenplanung und Kostenkontrolle Grundlage für Risikoanalysen Mittel zur Strukturierung von Projektsteuerungssitzungen Gliederungsschema für Projektberichte und deren Ablage Zentrales Kommunikationsinstrument

36 36 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Der Projektstrukturplan … –hilft durch die Unterteilung in kleine, leicht überschaubare Aktivitäten, die Komplexität des Projekts zu reduzieren –kann durch die hierarchische Darstellung einfach auf Vollständigkeit überprüft werden - auch von projektfremden Fachleuten –ist einfach zu verstehen und eignet sich gut für Präsentationen –ist ein hervorragendes Kommunikationsmittel, mit dem jeder Beteiligte sofort seinen Beitrag zum Gesamtprojekt erkennt –fördert den Teamentwicklungsprozess, da er im Rahmen eines neuen Projekts eines der ersten gemeinsam erarbeiteten Dokumente darstellt Zweck von Projektstrukturplänen (2/2)

37 37 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Beispiel eines PSP

38 38 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Ablauf bei der Erstellung eines PSPs 1. Strukturierungsvorbereitung –Sichtung vorhandener Unterlagen zum Projekt –Standard-Projektstrukturpläne als Orientierungsgrundlage 2. Entwurf eines vorläufigen Strukturplans –Zunächst Phasen, dann Aktivitäten –Erste Zuordnung von Aufgaben zu Verantwortlichen 3. Überprüfung des Planentwurfes –Vollständigkeit, Spezifikationserfüllung –Überschneidungsfreiheit –Eindeutige Verantwortlichkeit –Aufwands-/Kostenerfassung 4. Identifikations-Nummerierung (PSP-Nummer) 5. Erstellung von Arbeitspaket/Meilenstein-Beschreibungen 6. Verabschiedung der Strukturpläne und Änderungsdienst  Basisplan

39 39 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Arbeitspakete – Grundlagen Die hierarchisch niedrigsten Positionen ds PSP Ein Arbeitspaket ist ein Leistungselement mit klaren einfachen Abgrenzungen und Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen Jedes Arbeitspaket weist ein genau spezifizierbares und überprüfbares Ergebnis auf und kann termin- und kostenmäßig überwacht werden Jedes Arbeitspaket soll genau einem Verantwortlichen zugeordnet werden können Aufwand eines Arbeitspaketes: Ca. 80 Std.

40 40 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Arbeitspakete - Beispiel

41 41 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Praxisbeispiele

42 42 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Übung Projektplanung Entwickeln Sie einen phasenorientierten Projektstrukturplan für das Projekt „Schulverpflegung“ Spezifizieren Sie zumindest ein Arbeitspaket

43 43 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Grundlagen der Anforderungsanalyse

44 44 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK …. Wie es nicht sein sollte….

45 45 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Grundlagen Eine Anforderung ist eine Aussage über eine zu erfüllende Eigenschaft Anforderungsdefinition ist ein systematischer Ansatz zum festlegen, analysieren und dokumentieren von Anforderungen eines Projektes Die Anforderungsspezifikation fasst alle Anforderungen in einem Dokument zusammen

46 46 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Aufgaben einer Anforderung Kommunikationsgrundlage Grundlage für Ausschreibung und Vertragsgestaltung Optimierung des Kundenutzens Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit

47 47 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Ablauf bei der Erstellung von Anforderungen Quelle: Patzak / Ratty Erkennen und sammeln der Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden Umsetzen der Wünsche in Einzelanforderungen in der Sprache des Kunden  Lastenheft Abstimmen der Anforderungen nach Realisier- barkeit und Priorität  Anforderungskatalog Festlegen der Qualitätskriterien Vergleich mit Konkurrenz (Benchmarking) Vertragsgestaltung, Definition der Abnahmebedingungen Vertrags- überprüfung

48 48 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Anforderungsdefinition nach der SMART Methode S pecific (spezifisch) M easurable (messbar) A greed (abgesprochen) R ealistic (realistisch) T ime constraint (zeitlich beschränkt)

49 49 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Grundlagen des Risikomanagements

50 50 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Risikomanagementprozesse im Überblick ProzessBeschreibung IdentifizierenSuche und orte Risiken, bevor Sie zum Problem werden AnalysierenÜbersetze Risiko-Daten in entscheidungsrelevante Informationen. Bewerte Auswirkungen, Wahrscheinlichkeit und Zeigrahmen, klassifiziere und priorisiere Risiken PlanenTransformiere Risiko-Informationen in Entscheidungen und Vermeidungs- bzw. Vorsorge-Maßnahmen und führe diese Aktionen durch VerfolgenÜberwache Risiko-Indikatoren und Vorsorge- bzw. Vermeidungsstrategien KontrollierenKorrigiere Abweichungen vom Risiko-Maßnahmenplan KommunizierenInformiere die Stakeholder über Risikoaktivitäten, über akute sowie sich neu anbahnende Risiken. Kommunikation zieht sich quer durch alle Risiko Management-Funktionen.

51 51 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Risikomanagement - Gesamtübersicht Projektrisiko vor Risikomanagement Identifiziertes Projektrisiko Bewertetes Projektrisiko Projektrisiko nach Risikomanagement (Restrisiko) Externe Risiken Interne Risiken Risiko-Identifikation Risiko-Analyse Risiko-Steuerung Risiko-Überwachung Vermeiden der Risiken Vermindern der Risiken Überwälzen der Risiken Akzeptieren der Risiken Nicht zu Identifi- zierende Risiken Überwachung des Risiko- managementsystems Quelle: Patzak / Rattay

52 52 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Risikoanalyse Auswirkungen bei Risikoeintritt Eintrittswahrscheinlichkeit 5=hoch 4= relativ hoch 3= mittel 2= niedrig 1= sehr niedrig 5= hoch 4= relativ hoch 3= mittel 2= niedrig 1= sehr niedrig A B C D A = unbedeutende und mittlere Risiken B = Bedeutende Risiken C = Schwerwiegende Risiken D = Projektgefährdende Risiken

53 53 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Mögliche Reaktionen auf Risikoarten Auswirkungen bei Risikoeintritt Eintrittswahrscheinlichkeit In Kauf nehmen Versichern Erstellen von Notfallplänen Präventiv- maßnahmen Genau planen und ständig im Auge behalten

54 54 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Inhalte eines Risikovorsorgeplans Risikobasisinformationen Nr. und Kurzbeschreibung Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen Verantwortlicher und ggf. Mitarbeiter Kategorie und Frühwarnindikatoren Ausführliche Risikobeschreibung Beschreibung der Risikomaßnahmen bzw. der Strategien zur Vermeidung / Reduktion

55 55 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Praxisbeispiele

56 56 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Übung Anforderungsanalyse und Risikomanagement Anforderungsanalyse –Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Anforderungen für das Projekt „Schulverpflegung“ –Kategorisieren und priorisieren Sie diese Anforderungen Risikomanagement –Analysieren Sie die wichtigsten Risiken lt. Projektauftrag und erstellen Sie für das größte Risiko einen Vorsorgeplan

57 57 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Grundlagen von Aufwandschätzungen

58 58 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Einflussfaktoren Projektgröße Qualitäts- anforderungen Termine Produktivität Aufwand und Kosten Alle Einflussfaktoren für die Aufwandsschätzung sind gleichzeitig wichtige Projektziele! Ziel- konkurrenz erfordert Prioritäten- setzung! Quelle: Dr. Seibert 2002

59 59 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Notwendigkeit für Schätzungen Bereits in frühen Phasen eines Projekts (noch vor der Genehmigung) muss eine Aussage über die Machbarkeit und die Kosten (Geld und Zeit) getroffen werden Schätzungen sind Basis für Entscheidungen (Business Case) Genauigkeit der Schätzung muss über die Projektlaufzeit zunehmen Schätzungen sind Basis für die gesamte Projektplanung (Ressourcen, Mitarbeiter) und auch für Folgeaktionen (Einführung, Werbekampagnen etc.) Aufwandsschätzungen gehören zu den Kernaufgaben des Projektmanagements!

60 60 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Probleme bei Aufwandschätzungen Unvollständiges Wissen über –Tatsächlichen Projektumfang –Voraussichtliche Projektmitarbeiter –Technischen und organisatorisches Umfeld Vergleichbarkeit der Projekte bei neuen Technologien, Mitarbeitern und ggf. Vorgehensweisen Zeitproblem Ungenauigkeit der Schätzverfahren

61 61 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Komponenten von Aufwandschätzungen Kosten –Personal (in Personentagen bzw. in Kosten bewertet) –Materialkosten (Rechner, Rechenzeit, Tools etc.) –Projektnebenkosten (Reisekosten, Mieten, etc.) Zeit –Gesamte Zeitdauer –Zeitliche Abhängigkeiten Mitarbeiter (Anzahl, Qualifikation, zeitliche Verfügbarkeit) Infrastrukturvoraussetzungen (Räume, techn. Infrastruktur etc.)

62 62 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Praxisbeispiele

63 63 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung

64 64 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Terminplanung - Darstellungsarten Terminliste –Liste der Arbeitspakete sowie Endtermin je Arbeitspaket Balkenplan –Liste der Arbeitspakete, Starttermin und Endtermin je Arbeitspaket bzw. Dauer, Fixtermine Vernetzer Balkenplan –Liste der Arbeitspakete, Dauer je Arbeitspaket, Fixtermine und Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen Netzplan –Grafische Darstellung der Abhängigkeiten mit kritischem Pfad sowie Pufferzeiten je Arbeitspaket aufwärtskompatibel

65 65 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Terminberechnung Benötigte Informationen –Aufwand pro Arbeitspaket –Zugeteilte Ressourcen –Dauer pro Arbeitspaket –Abhängigkeiten der einzelnen Vorgänge Weitere Schritte –Erster Planentwurf –Überarbeitung lt. Stakeholderwünschen –Endgültiger Plan  Basisplan

66 66 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Ressourcenplanung Bestimmung der Ressourcen, welche die Projektaktivitäten durchführen zu können Optimierung des Einsatzes von Menschen und Maschinen Basisinformationen –Projektstrukturplan –Historische Daten –Ressourcenpool –Organisatorische Vorgaben Ergebnis –Ressourcenbedarf –Ressourcenauslastung

67 67 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Kostenplanung - Grundsätzliches Der Projekterfolg hängt häufig davon ab, ob der genehmigte Kostenrahmen (d.h. das Projekt-Budget) eingehalten wird Ziel der Kostenplanung: Transparente Darstellung der Projektkosten Die Kostenplanung ist Basis für die Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung Gliederung der Projektkostenplanung sollte der Gliederung des Projektstrukturplans entsprechen

68 68 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Kostenarten – Übersicht Personalkosten Materialkosten / Gerätekosten / Betriebsmittel Kapital- und Finanzierungskosten Kosten für Fremdleistungen Gemeinkosten Sonstige Kosten

69 69 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Beispiel: Kostenartentabelle KostenartPlan- kosten Adaptierte Plan- kosten per..... IstkostenKostenab- weichung PSP- Code, AP- Bezeich- nung Objekt- code  Personal  Material  Fremd- leistungen  Sonstige Gesamt

70 70 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Praxisbeispiele

71 71 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Gruppenarbeit Projektplanung Ermitteln Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt „Schulverpflegung“ Erstellen Sie einen groben Terminplan für das Projekt

72 72 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Projektdurchführung und Controlling

73 73 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Aufgaben des Projektcontrollings die Sicherstellung der Durchführung und Dokumentation der Zielplanung bzgl. Zeit-, Aufwands-, Kosten- und Qualitätszielen die Sicherstellung der Erarbeitung von Zielen und Zieleinhaltung (im Team und in den Gruppen) die Sicherstellung der Integration von Teilzielen und Teilplänen die Sicherstellung der Koordination der Prozesse die Sicherstellung der Durchführung von Reviews zur Zielüberprüfung

74 74 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Beitrag des Controlling zum Projekterfolg Einhaltung von –Kosten –Zeit –Qualität –Ressourcenvorgaben Vermeidung bzw. Reduzierung von –Überschreitungen –Abweichungen Ermittlung des Fortschrittsgrades Bereitstellung von Informationen Steuerung des Projekts

75 75 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Übersicht – Ausführung und Controlling Ausführung lt. aktuellem Basisplan Controlling mittels Vergleich Basisplan zu Ist-Werten Aktueller Basisplan Ist-Werte (Aufwand, % fertig etc.) Alle Tasks erledigt? Projektabschluss N J Abweichungen innerhalb der erlaubten Grenzen? J Gegebenenfalls steuernde Maßnahmen N Umplanung (Inhalte / Termine / Kosten) Genehmigung der Stakeholder einholen Neue Version Basisplan erstellen und freigeben Planung freigegeben

76 76 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Übersicht der Steuerungsmaßnahmen Ziel: Termin einhalten Leistung Reduzieren Variantenbildung Zukauf Produktivität Ausbilden Information Kommunikation Motivation Aufwand Alternativen Kapazität Vergrößern Umverteilen Zukaufen

77 77 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Übung Projektsteuerung Aktuelle Projektsituation –Sie haben das Projekt zu ca. 50% fertig gestellt und haben soeben festgestellt, dass Sie ca. 15% der Kosten überschritten haben und ca. 2 Wochen Verzug bei wichtigen Arbeitspaketen haben –Der Projektauftraggeber akzeptiert zwar die höheren Kosten, eine mögliche Terminverschiebung wird jedoch nicht akzeptiert Aufgabenstellung –Entwickeln Sie geeignete steuernde Maßnahmen und erstellen Sie einen entsprechenden Vorschlag für den Auftraggeber

78 78 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Projektdokumentation

79 79 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Übersicht der wichtigsten Dokumente Projektantrag –event. mit Vorstudien, Machbarkeitsstudien, Nutzwertanalyse, Umfeldanalyse, Interessenanalyse, Wirtschaftlichkeitsunter- suchung etc.) Projektauftrag Projekthandbuch Projektordner Berichte, Protokolle –Fortschrittsberichte, Statusberichte, Controllingberichte, Sonderberichte, Abschluss-berichte, Sitzungsprotokolle, Änderungsprotokolle, Abnahmeprotokolle etc. Projekttagebuch / Logbuch s / Fax / sonst. Schriftverkehr Wer schreibt, der bleibt !

80 80 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Das Projekthandbuch - Generelles Das Projekthandbuch ist die „Bibel“ für alle Projektbeteiligten Das Projekthandbuch regelt und beschreibt die wichtigsten projekt- relevanten Aspekte Das Projekthandbuch wird vom Projektmanager zu Projektbeginn erstellt und danach nach Bedarf aktualisiert

81 81 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Die wichtigsten Inhalte des Projekthandbuchs Projektdefinition Umfeldmanagement Gestaltung der Projektorganisation Projektplanung (Termine, Ressourcen, Kosten) Qualitätsmanagement Risikomanagement Änderungs- und Entwicklungsmanagement Projektinformationswesen und Projektkommunikation Projektadministration und Projektdokumentation Projektcontrolling Glossar, Event. Anhänge

82 82 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Berichtswesen – Fragestellungen Wozu? Wie? Wann? An wen? Wer? Was?

83 83 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Was wird berichtet (Berichtsarten) Standardberichte –Ergebnisse, Erlöse, Kosten, Deckungsbeiträge für –Projekte, Kunden, Regionen, Vertriebszwecke für –Monat / Jahr (Abweichungen, Forecasts etc.) Abweichungsberichte –Kosten / Termine –Event. mit Ampelfunktion Sonderberichte

84 84 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK 4. Offene Entscheidung-/Klärungsbedarfe: 5. Persönliches Fazit / weitere Einschätzung 6. Status: (Ampelfarben eingeben!) Inhaltlicher Stand des Projektes: Termin: Budget: 1. Erledigte Aktivitäten: 2. Erzielte Ergebnisse: 3. Nächste Schritte (mit Terminangabe) Beispiel Projektstatusbericht Projekt:Projektleiter:Projekt-Nr. Datum:Berichtszeitraum:

85 85 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Praxisbeispiele

86 86 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Änderungsmanagement (Change Management)

87 87 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Ziele des Change Managements Projektänderungen beherrschbar machen Geordneten Prozess zur Abarbeitung von Change Requests (Änderungsanträgen) sicherstellen Rasches Erkennen, Erfassen und unterscheiden von –Durch den Auftraggeber verursachten Änderungen –Durch den Auftraggeber gemeldeten Claims (Forderungen) –Durch den Auftragnehmer verursachten Änderungen

88 88 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Vorgehensschritte beim Change Mgmt. Änderungswunsch wird geäußert (meist von Auftraggeber initiiert) Erfassung und Dokumentation des Änderungsantrages Analyse und Bewertung der Auswirkungen auf Termine, Inhalte und Kosten Entscheidung über die Durchführung der gewünschten Änderung inkl. Kommunikation an alle Beteiligten und kommerzielle Klärung Definition von steuernden Maßnahmen Umsetzung der Maßnahmen verfolgen und sichern

89 89 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Der Change Request Formular für die Erfassung und Organisation von Änderungen –Mindestanforderung Allgemeine Informationen (Projekt, Auftraggeber, Datum, Änderungs-nummer, Antragsteller, Projektleitung etc.) Beschreibung und Begründung der Änderung Beschreibung der Auswirkungen auf Inhalte, Termine und Kosten Entscheidung (event. mit Begründung) & Genehmigungen (Unterschriften) –Optionale Informationen Zu ändernde Dokumente Priorität der Änderung Kommerzielle Details (Preise für Durchführen der Änderung und event. für die Evaluierung der Änderung) Diverse Anhänge Wichtig: Standardisiertes Change Request Formular

90 90 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Übung Change Management Aktuelle Projektsituation –Der Projektauftraggeber hat neue Erkenntnisse zum Thema „kalorienbewusste Ernährung“ gewonnen und möchte diese in das Projekt einfließen lassen Aufgabenstellung –Wie reagieren Sie auf diesen Änderungswunsch? –Wie könnte ein Change Request für diesen Änderungswunsch definiert werden?

91 91 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Der Projektabschluss

92 92 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Projektabschlussaktivitäten Dokumentation des Projektverlaufs Bug-Fixing Integration der Module zu einem Gesamtsystem Abnahme / Übergabe des Projektergebnisses an den Auftraggeber Tests Probelauf Marketing Ist-Soll-Vergleich Ressourcen zurückführen Mitarbeiter Feedback zusammentragen & auswerten für zukünftige Projekte

93 93 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Projektabschluss-Dokumentation Produkt-Dokumentation –Teil der Projektabnahme –Prüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit Projekt-Abschlussbericht –Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse des Projektes –Adressat: Lenkungsausschuss / Auftraggeber Projektdokumentation –Strukturierte Ablage von Beginn an erforderlich –Nach Wichtigkeit zusammenstellen –„Überholte“ Dokumentation am Projektende ausmisten –Idealerweise: CD mit sämtlichen relevanten Projektdateien erstellen Abschluss- bericht

94 94 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Abschlusspräsentation Zielgruppe: Auftraggeber / Lenkungsausschuß Primäres Ziel: Projektabnahme Inhalt der Präsentation –Darstellung: Ziele – Ergebnisse –Zusätzlicher Nutzen (Erfolge) des Projektes –Durchgeführte Arbeiten (nur im Überblick)

95 95 Proj.Man. Grundlagen © Rainer VOLK Projektabnahme Abnahmeverfahren –Festlegung zu Beginn des Projektes (!) –Durchführung am Ende des Projektes –Alternative: Projektbegleitende, schrittweise Abnahme –„Big Bang“-Abnahme lässt sich aber häufig nicht vermeiden Projektleiter übergibt formal die Ergebnisse (Produkte) an den Auftraggeber Auftraggeber prüft, ob Projektziele erreicht wurden und nimmt das Projekt ab


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