e-Rechnung – eine Anforderung der Digitalisierung der Wirtschaft

Präsentation zum Thema: "e-Rechnung – eine Anforderung der Digitalisierung der Wirtschaft"—  Präsentation transkript:

1 e-Rechnung – eine Anforderung der Digitalisierung der Wirtschaft
Praxisbericht swb Abrechnungsservice GmbH Gislinde Kopp swb Abrechnungsservice GmbH

2 Agenda Kurzvorstellung der swb Gruppe Treiber der Digitalisierung
Ausgangsrechnung online Bearbeitung der Eingangsrechnungen Umstellungsprozess Chancen der elektronischen Rechnung Lessons Learned e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

3 Basis für ein modernes Leben
swb steht in den Städten Bremen und Bremerhaven und der Region Norddeutschland für vieles, was unseren Kunden täglich nahe kommt. Sie steht für Energie, Trinkwasser und Telekommunikation. Fotorechte klären e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

4 Konzernvision Folie geändert „Klimafreundliche Energie und Lebens- qualität mit den Menschen von hier.“ e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

5 swb im Überblick AG Energie- und Trinkwasser swb Vertrieb Bremen GmbH
swb Vertrieb Bremerhaven GmbH & Co. KG swb Vertrieb GmbH swb Erzeugung AG & Co. KG swb CREA GmbH wesernetz Bremen GmbH wesernetz Bremerhaven GmbH Techn. Dienstleistungen swb Services AG & Co. KG swb Abrechnungsservice GmbH swb Beleuchtung GmbH swb Entsorgung GmbH & Co. KG Entsorgung Assoziierte Unternehmen* Hansewasser Ver- und Entsorgungs GmbH Gemeinschaftskraftwerk Bremen GmbH & Co. KG Weserkraftwerk Bremen GmbH & Co. KG Stadtwerke Soltau Weitere Beteiligungen Stromversorgung Greifswald GmbH Osterholzer Stadtwerke GmbH & Co. KG Hundertprozentige Beteiligung im swb-Konzern. Beteiligung *Auf assoziierte Unternehmen wird kein beherrschender Ein-fluss ausgeübt. e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

6 swb Abrechnungsservice
Die swb Abrechnungsservice GmbH ist die Gesellschaft für Abrechnungs-dienstleistungen und IT-Service in der swb-Gruppe. Ihr Tätigkeitsfeld umfasst die Energieabrechnung für Strom, Gas, Wasser und Wärme, die Abrechnung von Netznutzungsentgelten und Einspeise-vergütungen, das zugehörige Debitoren-management sowie das Mahn- und Inkassowesen. Darüber hinaus betreut die Gesellschaft die IT-Systeme für Abrechnung, Messstellenbetrieb und Messdienstleistungen. Moderne swb Smart-Meter-Anlage. Foto: Marcus Meyer/swb e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

7 swb Abrechnungsservice in Zahlen
Leistungsdaten 2014 Mitarbeiter: 120 Umsatz: ca. 25 Mio. € Abgerechnete Verträge: ca Stück Qualitätsmanagement: ISO 9001:2008 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

8 Treiber der Digitalisierung
Die Daten aus unterschiedlichsten Quellen nehmen exponentiell zu und können zur Optimierung von Unternehmensprozessen genutzt werden. Big Data Die Transparenz und das Angebot im Internet lassen die Kundenansprüche steigen und erfordern die stärkere Ausrichtung der Unternehmen am Kunden. Kunden Die Verfügbarkeit mobiler Endgeräte und des schnellen Internets machen neue Geschäftsmodelle möglich. Mobile Infra- struktur e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

9 Erstellen von elektronischen Rechnungen
Technische Vorgehensweise Die visualisierte Darstellung der Rechnung wird in PDF Format als Anhang der beigefügt. Die PDF-Rechnung kann optional aus dem Archiv nachgelesen werden, aus einem definierten Austauschverzeichnis hochgeladen werden oder auch direkt mit einem definierten Formular generiert in PDF konvertiert werden. e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

10 Hohe Automatisierung in Massenprozessen
IT Unterstützung bei der Rechnungserstellung ist zwingend Im Massenprozess sind definierte gleichartige Abläufe erforderlich Vermeidung von manuellen Eingriffen Arbeit im automatisiertem Workflow mit geeigneten Quality Gates Datenqualität der Inputdaten entscheidet über späteren Mehraufwand für Nachbearbeitung Hohe Qualität der Stammdaten ist Voraussetzung für fehlerfreien Ablauf Software zur Unterstützung der Zuordnung und Verbuchung der Zahlungseingänge e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

11 Bearbeiten von Eingangsrechnungen
Zentraler Posteingang swb Interne Rechnung Geschäftspost Rechnung Gesellschaft 1 Gesellschaft 2 Gesellschaft 3 Abgleich mit Bestellung Wareneingang buchen Freigabe Fachbereich Buchhaltung Einscannen (Texterkennung) Buchhaltung Abgleich mit Bestellung Wareneingang buchen Freigabe Fachbereich Zahlung Archivierung e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

12 Umstellungsprozess gestalten
Projektziel klar festlegen Abgrenzen, was nicht betrachtet wird Projektplan mit Budget, Ablauf, Meilensteinen und Produktivsetzungstermin erstellen Nutzung von bereits etablierten standardisierten Formaten ermöglicht einen breiten Einsatz (z.B. EDIFACT, xml) Entscheidung für die einzusetzenden Software ist wesentlich für den Erfolg Herausforderung Datenschutz und Datensicherheit Rechnungsausgang: Festlegen des Datenformats Rechnungseingang: Wesentliche Entscheidung war die Einrichtung einer zentralen Posteingangsstelle e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

13 Chancen und Vorteile der e-Rechnung
Durchgängiger Bearbeitungsprozess Reduzieren von Kosten Schonen der Umwelt Beitrag zum Klimaschutz Verbesserung der Kundenbetreuung Schlanker, durchgängiger Bearbeitungsprozess möglich Zeitnahe Erfassung der Rechnungsdaten Workflowgestützte Rechnungsprüfung und Freigabe Korrekte Rechnungsdaten Schnellere Zahlung möglich A B C € CO2 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

14 Chancen und Vorteile der e-Rechnung
Durchgängiger Bearbeitungsprozess Reduzieren von Kosten Schonen der Umwelt Beitrag zum Klimaschutz A B C Kurze Durchlaufzeiten Keine Kosten für Rechnungsdruck und Papier Keine Verteilung der internen Post Kosten für „Papierarchiv“ entfallen Ersparnis von Porto € CO2 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

15 Chancen und Vorteile der e-Rechnung
Durchgängiger Bearbeitungsprozess Reduzieren von Kosten Schonen der Umwelt Beitrag zum Klimaschutz A B C € Verzicht auf Papierausdrucke erspart Papierverbrauch Reduzierung von Druckfarben und Toner CO2 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

16 Chancen und Vorteile der e-Rechnung
Durchgängiger Bearbeitungsprozess Reduzieren von Kosten Schonen der Umwelt Beitrag zum Klimaschutz A B C € Keine Transporte von Papierrechnungen Einsparung von Treibstoff CO2 e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

17 Fazit und Lessons Learned
Einführung als Projekt gestalten In der Projektinitialisierungsphase Projektauftrag und Projektteam festlegen Prozessablauf bestimmt die IT-Umsetzung Rechtzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter bereits in der Projektphase erleichtert das Abbauen von Widerständen Begleitung der Mitarbeiter bei organisatorischem Changeprozess Qualifizierung der Mitarbeiter für die neuen Abläufe und Aufgaben Nach Einführungsphase aktive Überprüfung der Wirksamkeit und Einhaltung des neuen Prozesses e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

18 Fragen ? e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

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