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E-Rechnung – eine Anforderung der Digitalisierung der Wirtschaft Praxisbericht swb Abrechnungsservice GmbH Gislinde Kopp swb Abrechnungsservice GmbH 18.05.2015.

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1 e-Rechnung – eine Anforderung der Digitalisierung der Wirtschaft Praxisbericht swb Abrechnungsservice GmbH Gislinde Kopp swb Abrechnungsservice GmbH

2 Agenda >Kurzvorstellung der swb Gruppe >Treiber der Digitalisierung >Ausgangsrechnung online >Bearbeitung der Eingangsrechnungen >Umstellungsprozess >Chancen der elektronischen Rechnung >Lessons Learned Folie e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

3 Basis für ein modernes Leben Folie 3 swb steht in den Städten Bremen und Bremerhaven und der Region Norddeutschland für vieles, was unseren Kunden täglich nahe kommt. Sie steht für Energie, Trinkwasser und Telekommunikation e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

4 Konzernvision Folie 4 „Klimafreundliche Energie und Lebens- qualität mit den Menschen von hier.“ e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

5 swb im Überblick Folie e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung Energie- und Trinkwasser swb Vertrieb Bremen GmbH swb Vertrieb Bremerhaven GmbH & Co. KG swb Vertrieb GmbH swb Erzeugung AG & Co. KG swb CREA GmbH wesernetz Bremen GmbH wesernetz Bremerhaven GmbH Techn. Dienstleistungen swb Services AG & Co. KG swb Abrechnungsservice GmbH swb Beleuchtung GmbH swb Entsorgung GmbH & Co. KG Entsorgung Assoziierte Unternehmen* Hansewasser Ver- und Entsorgungs GmbH Gemeinschaftskraftwerk Bremen GmbH & Co. KG Weserkraftwerk Bremen GmbH & Co. KG Stadtwerke Soltau GmbH & Co. KG Weitere Beteiligungen Stromversorgung Greifswald GmbH Osterholzer Stadtwerke GmbH & Co. KG Hundertprozentige Beteiligung im swb-Konzern. Beteiligung * Auf assoziierte Unternehmen wird kein beherrschender Ein- fluss ausgeübt. AG

6 swb Abrechnungsservice Folie 6 Die swb Abrechnungsservice GmbH ist die Gesellschaft für Abrechnungs- dienstleistungen und IT-Service in der swb-Gruppe. Ihr Tätigkeitsfeld umfasst die Energieabrechnung für Strom, Gas, Wasser und Wärme, die Abrechnung von Netznutzungsentgelten und Einspeise- vergütungen, das zugehörige Debitoren- management sowie das Mahn- und Inkassowesen. Darüber hinaus betreut die Gesellschaft die IT-Systeme für Abrechnung, Messstellenbetrieb und Messdienstleistungen e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

7 swb Abrechnungsservice in Zahlen Folie e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung Leistungsdaten 2014 Mitarbeiter:120 Umsatz: ca. 25 Mio. € Abgerechnete Verträge:ca Stück Qualitätsmanagement: ISO 9001:2008

8 Treiber der Digitalisierung Folie e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung Big Data Mobile Infra- struktur Kunden Die Daten aus unterschiedlichsten Quellen nehmen exponentiell zu und können zur Optimierung von Unternehmensprozessen genutzt werden. Die Transparenz und das Angebot im Internet lassen die Kundenansprüche steigen und erfordern die stärkere Ausrichtung der Unternehmen am Kunden. Die Verfügbarkeit mobiler Endgeräte und des schnellen Internets machen neue Geschäftsmodelle möglich.

9 Technische Vorgehensweise Die visualisierte Darstellung der Rechnung wird in PDF Format als E- Mail Anhang der beigefügt. Die PDF-Rechnung kann optional aus dem Archiv nachgelesen werden, aus einem definierten Austauschverzeichnis hochgeladen werden oder auch direkt mit einem definierten Formular generiert in PDF konvertiert werden. Folie 9 Erstellen von elektronischen Rechnungen e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

10 Hohe Automatisierung in Massenprozessen Folie e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung >IT Unterstützung bei der Rechnungserstellung ist zwingend >Im Massenprozess sind definierte gleichartige Abläufe erforderlich >Vermeidung von manuellen Eingriffen >Arbeit im automatisiertem Workflow mit geeigneten Quality Gates >Datenqualität der Inputdaten entscheidet über späteren Mehraufwand für Nachbearbeitung >Hohe Qualität der Stammdaten ist Voraussetzung für fehlerfreien Ablauf >Software zur Unterstützung der Zuordnung und Verbuchung der Zahlungseingänge

11 Bearbeiten von Eingangsrechnungen Folie e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung Zentraler Posteingang swb Interne Rechnung Geschäfts post Rechnung Einscannen (Texterkennung) Buchhaltung Abgleich mit Bestellung Wareneingang buchen Freigabe Fachbereich ZahlungArchivierung Gesellschaft 1Gesellschaft 2 Buchhaltung Gesellschaft 3 Abgleich mit Bestellung Wareneingang buchen Freigabe Fachbereich

12 Umstellungsprozess gestalten Folie e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung >Projektziel klar festlegen >Abgrenzen, was nicht betrachtet wird >Projektplan mit Budget, Ablauf, Meilensteinen und Produktivsetzungstermin erstellen >Nutzung von bereits etablierten standardisierten Formaten ermöglicht einen breiten Einsatz (z.B. EDIFACT, xml) >Entscheidung für die einzusetzenden Software ist wesentlich für den Erfolg >Herausforderung Datenschutz und Datensicherheit >Rechnungsausgang: Festlegen des Datenformats >Rechnungseingang: Wesentliche Entscheidung war die Einrichtung einer zentralen Posteingangsstelle

13 Chancen und Vorteile der e-Rechnung Folie e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung Durchgängiger Bearbeitungsprozess Reduzieren von Kosten Schonen der Umwelt Beitrag zum Klimaschutz CO 2 >Verbesserung der Kundenbetreuung >Schlanker, durchgängiger Bearbeitungsprozess möglich >Zeitnahe Erfassung der Rechnungsdaten >Workflowgestützte Rechnungsprüfung und Freigabe >Korrekte Rechnungsdaten >Schnellere Zahlung möglich ABC €

14 Chancen und Vorteile der e-Rechnung Folie e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung Durchgängiger Bearbeitungsprozess Reduzieren von Kosten Schonen der Umwelt Beitrag zum Klimaschutz CO 2 ABC € >Kurze Durchlaufzeiten >Keine Kosten für Rechnungsdruck und Papier >Keine Verteilung der internen Post >Kosten für „Papierarchiv“ entfallen >Ersparnis von Porto

15 Chancen und Vorteile der e-Rechnung Folie e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung Durchgängiger Bearbeitungsprozess Reduzieren von Kosten Schonen der Umwelt Beitrag zum Klimaschutz CO 2 ABC € >Verzicht auf Papierausdrucke erspart Papierverbrauch >Reduzierung von Druckfarben und Toner

16 Chancen und Vorteile der e-Rechnung Folie e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung Durchgängiger Bearbeitungsprozess Reduzieren von Kosten Schonen der Umwelt Beitrag zum Klimaschutz CO 2 ABC € >Keine Transporte von Papierrechnungen >Einsparung von Treibstoff

17 Fazit und Lessons Learned Folie e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung >Einführung als Projekt gestalten >In der Projektinitialisierungsphase Projektauftrag und Projektteam festlegen >Prozessablauf bestimmt die IT-Umsetzung >Rechtzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter bereits in der Projektphase erleichtert das Abbauen von Widerständen >Begleitung der Mitarbeiter bei organisatorischem Changeprozess >Qualifizierung der Mitarbeiter für die neuen Abläufe und Aufgaben >Nach Einführungsphase aktive Überprüfung der Wirksamkeit und Einhaltung des neuen Prozesses

18 Fragen ? Folie e- Rechnung - eine Anforderung der Digitalisierung

19 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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