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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement.

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 2 – Teil 1 ( ): Projektinitialisierung SS 2005

2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Agenda  Organisatorisches  Vortrag 1 „Analyse PM-Stellenangebot“  Projekt-Initialisierung  Von der Idee zum Projektauftrag und Kick off  Praxis-Beispiel: IT-Infrastrukturprojekt „Korfu“  Ergebnis-Präsentationen (PL der Teams 2 und 3) qArbeitstechniken m Kreativitäts-, Analyse-, Problemlösungs-, Zeitplanungs- und Präsentations-Techniken m Aufgabe 2  Ergebnis-Präsentation (PL des Teams 4)

3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 Organisatorisches (1)  Rahmenplan : Aufgaben und Termine Aufgabe 1 Aufgabe 2 Aufgabe 3 Aufgabe 4 Aufgabe 5 MS 1: Abnahme „Planung und Aufgaben- Verteilung“ MS 2: Abnahme Prototyp und Projektdoku I Abschluß- Präsentation Projekt Produkt Projektdoku  Feedback zur Aufgabe 1 m Bitte Datei-Namenskonventionen beachten m Dateien an Dozenten und Assistenten schicken m Hinweise zur Foliengestaltung beachten m In Aufgabe 1 ausgewählte Projektidee kann ggf. im Rahmen von Aufgabe 2 noch verändert werden

4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Organisatorisches (2)  Vorläufige Termine für Status-Berichte der PL und Vorträge: qZeitliche Restriktionen  PL-Vorträge: ca. 10 Min. (ca. 12 Folien)  Vorträge zu PM-Themen: ca. 12,5 Min. (ca. 15 Folien)

5 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 1. Stellenanalyse Projektmanagement  Analyse von Stellenangeboten „Projektmanagement“ (Basis: 4 SZ-WE-Ausgaben von 2005, Internet)  Vortragsinhalte (beispielhaft)  Projektmanagement-Stellen (SZ) Stellenbezeichnungen Gesamtzahl PM-Stellen Verteilung der PM-Stellen auf die verschiedenen Branchen PM-Aufgaben...  Sonstige Stellen mit PM-Anforderungen (SZ) Qualifikationen und Soft-Skills...  PM-Stellen im Internet (z.B. JobScout24.de)  Termin:

6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Wie kommt man zu einem Projekt? Welche Vorbereitungsarbeiten sind zu tun?  Anlässe für Projekte  Neue Produkte entwickeln / einführen  Aufträge  Forschung und Entwicklung  Machbarkeitsstudie  Reaktion auf Marktentwicklung  Gesetzesänderung  Interne Unternehmensänderung  Kostensenkungen  Arbeiten im Rahmen der Projekt-Initialisierung  Übersicht über Projektumfang  Zeitschätzung  Aufwandsschätzung  Aufteilung der Arbeiten  Feststellung der verfügbaren Ressourcen  Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Lohnt sich das Projekt? Workshopteil

7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Projekt-Initialisierung (Agenda)  Klärung: Projektanforderungen  Projektziele (Ergebnisse/Produkte, Projektverlauf)  Projektabgrenzung  Kosten, Termine, Risiken, Randbedingungen  Projektorganisation, Projektmitarbeiter, Lenkungsausschuss Hauptziel der Projekt-Initialisierung: Projekt- auftrag... Projekt Projekt- Umfeld  Projektantrag  Projektauftrag  Kick off  Kritische Erfolgsfaktoren (Praxistipps)  Praxis-Beispiel : „IT-Infrastrukturprojekt Korfu“ qUmfeld-Analyse qWirtschaftlichkeitsbetrachtung

8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Anlässe für ein Projekt  Idee oder Verbesserungsvorschlag, z.B. aus dem Betrieblichem Vorschlagswesen (BVW) qAnfrage / Auftrag eines Kunden qFolge eines anderen Projektes qNeues Unternehmensziel qGesetzliche Änderungen qTechnische Neuerungen qPrüfberichte (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revisor, Datenschutzbeauftragter) qUnternehmenskrise / Firmenfusion

9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Von der Idee zum Kick off Idee Projekt antrag Priorisierungs- gremium Genehmi- gung Marketing Betriebliches Vorschlagswesen Kundenauftrag F&E Projekt ziel Problem Umfeld- Analyse Wirtschaftlich- keits-Analyse Projekt auftrag Neue Geschäftsidee

10 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Erste Schritte... nicht planbar  Wichtige Aufgabe/Auftrag hat sich im Unternehmen ergeben. Ein Projektleiter wird gesucht und ernannt. Dieser erstellt einen Projektantrag/Kundenangebot. Beispiele qEin Mitarbeiter entwickelt zu einer wichtigen Aufgabe eine Projektidee, wobei er selbst nicht unbedingt später die Projektleitung übernehmen muss. Der Mitarbeiter erstellt einen Projektantrag und übernimmt - bis zur offiziellen Benennung des Projektleiters - de facto die Führung. qEine Mitarbeitergruppe des Unternehmens entwickelt einen Projektantrag. Diese Gruppe übernimmt bis zur offiziellen Benennung eines Projektleiters gemeinsam die Projekt- management-Aufgaben. Ggf. übernimmt später ein geeignetes Mitglied der Gruppe die Projektleitung.

11 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 Projektklärung... unabdingbar Todsünde im PM: „Unklares oder unzureichend definiertes Projektziel“ Unklarer Projekt- auftrag früher oder später Projekt- Krise „Machen Sie mal“ „ So habe ich mir das aber nicht vorgestellt“ Projektleiter ist verantwortlich für die genaue Zielklärung: „Was wollen wir mit dem Projekt erreichen?“ Die exakte Definition des Ziels am Beginn eines Projektes ist ein entscheidender Erfolgfaktor für das Gelingen des Projektes Ideal: Für jeden Mitarbeiter gibt es mindestens ein individuelles (abgeleitetes) Ziel, zu dem er sich „bekennt“

12 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 Projektziele Eigenschaften  Ergebnisziele  Sachziel  Qualitätsziel  Terminziel  Kostenziel  Prozeßziele Arten m verständlich m messbar / nachprüfbar m realistisch erreichbar m ergebnisbezogen m widerspruchsfrei m lösungsneutral m vollständig

13 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 Realistische Ziele setzen! Projekt- Ziele Termine / Zeit Eckdaten mit Auftraggeber klären!  Gibt es feste Termine (z.B. Messetermine), die unbedingt einzuhalten sind?  Welche Limits gibt es bezüglich Manpower und Budget?  Welche sonstigen Rahmenbedingungen gibt es? Ressourcen / Kosten Keine Utopien! Klare Zieldefinition  sorgt für sichere Planungsgrundlage  verhindert falsche Erwartungen beim Auftraggeber  ist der Gradmesser für Erfolg oder Misserfolg des Projektes

14 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 14 Messbare Ziele setzen! Ziele müssen quantitativ messbar sein, damit am Ende des Projektes eine objektive Überprüfung stattfinden kann, ob das Projekt „erfolgreich“ war Vorgehen :  Relevante Zielgrößen (Kennzahlen) ermitteln und festlegen  Zahlen oder zumindest Größenordnungen, Zahlenintervalle, Minimal- oder Maximalziele hierfür vereinbaren

15 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 Messbare Ziele Schwammige Ziele 1.Soll gut werden 2.Soll möglichst viele Leute ansprechen 3.Soll irgendwann mal fertig werden 4.Soll Gewinn bringen 5.Sollte funktionieren 6.Soll möglichst viel können 7.Soll möglichst wenig Pflegeaufwand notwendig machen 8.Geringe laufende Kosten Messbare Ziele 1.Stiftung Warentest: „Gut“ 2.Monatliche Besucher der Website: Termin: Businessplan 5.Funktionen festlegen und bei Abnahme testen 6.Kann-Kriterien festlegen und bestimmte Anzahl dieser erreichen 7.Monatlicher Pflegeaufwand: maximal 40 Stunden 8.Monatliche Betriebskosten: maximal 500€ Workshopteil

16 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 Abgrenzung des Projektumfangs: Nicht-Ziele benennen!  Es ist wichtig, auch die „Nicht-Ziele“ festzulegen  „Nicht-Ziele“: Was das Projekt NICHT tun soll.  Nicht-Ziele: Hilfe zur klaren Abgrenzung und zur Konkretisierung des Projektumfangs (Scope) qBeispiel m Ziel: Die zu entwickelnden Module sollen wiederverwendbar sein m Nicht-Ziel: Die wiederverwendbaren Module werden NICHT weiterentwickelt und auch NICHT gepflegt qZiele müssen aufgeschrieben werden m Zielkatalog -> Projektantrag

17 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 17 Umfeld-Analyse 1.Auflistung der Umfeldgrößen  Personen, Gruppen oder Interessengruppen  Rahmenbedingungen: Gesetze, Standards, Technik, Trends  Andere Projekte: Schnittstellen / Abhängigkeiten 2.Analyse der Umfeldgrößen  „Risiko-Management“ 3.Operativer Maßnahmenkatalog: Sofort-Maßnahmen, Vorsorge-Maßnahmen, Projektmarketing Betroffene Abteilungen Projekt Anwender Kunden Liefe- ranten Partner Geschäfts- führung Auftrag- geber Wettbewerber Markt Projekt- team Andere Projekte Gesetz- geber

18 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 18 Beispiel: Geschäftsumfeld  Geschäftsumfeld analysieren  Marktsituation: Aktuell und Trends  Wettbewerbsbetrachtung: Aktuell und Trends  Wertschöpfungskette  Sonstige Einflüsse (gesetzliche, technische und soziale Rahmenbedingungen)  Anforderungen an die notwendigen Veränderungen  Antwort auf Wettbewerb und Trends im Markt  Veränderungspotential im Unternehmen  Alternative Strategien zur Ertragssteigerung  Empfohlene Veränderungsprozesse  Begründung für die Vorschläge und die Vorgehensweise

19 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 Interessen-Analyse (Stakeholder-Analyse) Ziel: Potentielle Widerstände geistig vorwegnehmen 1.Liste der vom Projekt Betroffenen erstellen 2.Analyse: Mit welchen Widerständen ist von wem zu rechnen? Wer wird das Projekt unterstützen? 3.Operative Maßnahmen festlegen

20 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Investitionsvorhaben Projekte sind Investitionsvorhaben 1.Es werden grundsätzlich nur solche Projekte durchgeführt, die sich wirtschaftlich rechnen 2.Bei konkurrierenden Projekten werden – aufgrund knapper Ressourcen - die mit der besten Wirtschaftlichkeit priorisiert Wirtschaftlichkeitsbetrachtung  Nutzen  Quantifizierbarer Nutzen (€)  Nicht-quantifizierbarer Nutzen  Kosten m Reine Projektkosten m Investitionskosten m Betriebskosten qLebensdauer realistisch einschätzen qNutzen tritt häufig erst mit zeitlicher Verzögerung ein: Umstellungs-/ Einführungsaufwand, geringere Produktivität/Mehraufwand in der Startphase u.ä. qEinsparungspotentiale müssen auch realisiert werden!

21 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 21 Methoden der Wirtschaftlichkeitsberechnung Hauptproblem: Verfügbarkeit zuverlässiger Daten   Genauigkeit nicht übertreiben! Finanzmathematische Verfahren

22 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 22 WiBe21: Software-unterstützte Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen Dringlichkeitswert Qualitativ-strategischer Wert Kapitalwert (€)  Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen werden methodisch einheitlich (standardisiert) durchgeführt  Ergebnis: begründete, transparente und nachvollziehbare Aussagen zur Wirtschaftlichkeit des Projektes  WiBe21*:  Methodik: Kapitalwert und Nutzwertanalyse  Softwareprodukt, das die Anwendung der Methodik unterstützt *) empfohlen vom Bundesministerium des Innern WiBe21: Systematik Kennzahlen

23 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 23 Auf dem Weg zum Projektantrag Projektziele Projektumfeldanalyse mit Interessenmatrix  Aufbau der Projekt-Organisation: Leiter, Team, Teilprojekte?, Kernteam?, Lenkungsausschuss qGrobplan erstellen m Aufwände m Erforderliche Ressourcen  Projekt-Budget aufstellen m Wirtschaftlichkeitsbetrachtung m Terminplanung m Projekt-Risiken m Qualitätsplanung m Kommunikationsplanung Für den Projektantrag sind grobe Angaben zu den wichtigsten Projekt- größen (Kosten, Termin, Ressourcen usw.) er- forderlich.

24 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 24 Projektantrag  Projektziel  Beginn- und Ende-Termine, Meilensteine  Projektorganisation  Auftraggeber, Projektleiter, Lenkungsausschuss  Liste möglicher Projektmitarbeiter  Betroffene Fachabteilungen  Wirtschaftlichkeitsbetrachtung  Ressourcen/Kosten: Mitarbeiter-Ressourcen, Investitionen, Betriebskosten  Erwarteter Nutzen (quantitativ (€), nicht-quantitativ)  Potentielle Risiken  Mögliche Qualitätsmängel, Zeitverzögerungen, Kostenüberschreitungen  Mögliche Gefährdungen des Projektes Markanten Projektnamen wählen

25 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 25 Beispiel: IT-Infrastrukturprojekt  Praxisbeispiel: Projektinitialisierung Korfu (separater Foliensatz)

26 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 26 Projektauftrag  Ziele und Inhalte werden zwischen Auftraggeber (z.B. Verantwortlicher des Fachbereiches) und Auftragnehmer (Projektleiter) abgestimmt  Projektantrag geht zur Genehmigung an „Priorisierungsgremium“  Nach Zustimmung zum Projektantrag wird dieser zum Projektauftrag  Unterzeichnung durch Auftraggeber und Auftragnehmer (= Projektleiter)  Projektauftrag ist die Basis des Projektes

27 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 27 Kick off-Veranstaltung  Kick-off Veranstaltung: formaler Projektstart Erstes Treffen des PL mit dem gesamten Projektteam  Ziel: Klarheit schaffen  Jeder hat das Projekt als Ganzes verstanden  Jeder kennt die Projektziele und damit die Kriterien an denen der Projekterfolg gemessen wird  Jeder kennt das geplante Vorgehen mit Zwischenterminen und Meilensteinen  Jeder kennt seine Rolle im Projekt  Vorstellung / Kennenlernen der Teammitglieder  Vorstellung des Projektauftrages  Projektziele, -inhalte und –termine  Rahmenbedingungen

28 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 28 Kick off: Spielregeln der Zusammenarbeit  Informations- und Kommunikationsverhalten Grundregel: Für Informationen, die man hat, gilt Bringschuld. Für Informationen, die man braucht, gilt Holschuld.  Berichtswesen Wann und in welcher Form sind Statusberichte abzugeben? Wie soll an den Lenkungsausschuss berichtet werden?  Kontakte zu Auftraggebern oder Betroffenen Teammitglieder dürfen keine Änderungswünsche annehmen. Dies geht nur über den Projektleiter  Kommunikation über das Projekt nach außen Grundregel bei Problemen: „Keep it in the family.“ Nicht bei Dritten beklagen.  Konflikte Wünsche rechtzeitig äußern. Ärger über Kollegen oder den Projektleiter möglichst früh zur Sprache bringen

29 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 29 Beispiel: Korfu-Kickoff Kick off vom

30 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 30 A1: Idee für eine innovatives & erfolgreiches Internet-Unternehmen  Vorgehen und Ergebnisse 1.Zieldefinition 2.Lösungsalternativen 3.Entscheidungskriterien 4.Bewertungsverfahren 5.Commitment: „Ergebnis“ 6.To-Do-Liste  Erfahrungen in der Projektarbeit Datei: Idee-Team_x.ppt


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