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Projektmanagement Materialien für IT-Klassen zum Thema Projektmanagement im Lernfeld ‘Anwendungsentwicklung ‘ Erstellt von Jochen Pellatz 2002-05 Version.

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1 Projektmanagement Materialien für IT-Klassen zum Thema Projektmanagement im Lernfeld ‘Anwendungsentwicklung ‘ Erstellt von Jochen Pellatz Version 2.2

2 V. 2.2 J.P Gliederung Diese Präsentation gliedert das Thema Projektmanagement in folgende Punkte:  Grundlagen (Grundbegriffe) Grundlagen  Projektdefinition Projektdefinition  Projektplanung Projektplanung  Projektdurchführung Projektdurchführung  Projektabschluss Projektabschluss Hier verwendetes Projektphasenschema Präsentation beenden

3 V. 2.2 J.P Grundlagen Definition ‚Projekt‘ Beispiele für Projekte Ursachen für Projekte Definition ‚Projektmanagement Projektphasen Aufgaben des Projektmanagements

4 V. 2.2 J.P Merkmale eines Projekts Ein Projekt ist ein Vorhaben zur Lösung einer Aufgabe und ist im Einzelnen durch folgende Merkmale gekennzeichnet : Das Projektziel ist eindeutig definiert. Das Projektziel und das Projektergebnis sind messbar beschrieben. Das Projekt wird innerhalb eines Zeitrahmens mit vorgegebenen Terminen durchgeführt. An einem Projekt arbeiten notwendigerweise mehrere Beteiligte zusammen. Voneinander abhängige Termin-, Ressourcen- und Kostenvorgaben wirken begrenzend. Ein Projekt ist einmalig (wird nicht alle Tage durchgeführt). Aus der Vielzahl der Teilaufgaben kann sich eine hohe Komplexität ergeben. Ein Projekt muss genau geplant werden. Ein Projekt benötigt eine Projektorganisation Definition „Projekt“ nach DIN 69901, Zitat: „ Ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgaben, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation."

5 V. 2.2 J.P Ursachen für Projekte Organisatorische Probleme (schlechter Informationsfluss) Technische Probleme (hoher Wartungsaufwand) Wirtschaftliche Probleme (sinkende Umsätze) Marktbezogene Entwicklungen (Wettbewerbsdruck) Innovationen, Ideen (neue Produktideen) Controlling-Ergebnisse (ineffiziente Systeme)

6 V. 2.2 J.P Beispiele für IT-Projekte IT-Projekte Entwicklung von Anwendungssystemen Einführung neuer Informationssysteme Ablösung von Eigenent- Wicklung durch Standardsoftware Vernetzung von IT-Systemen Aufbau überbetrieblicher Netzwerke Entwicklung neuer Hardwareprodukte Umsetzung der Prozessorientierung von Arbeitsabläufen Umsetzung von Rightsizing oder Outsourcing

7 V. 2.2 J.P Was heißt Projektmanagement DIN : Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben für die Abwicklung eines Projekts. oder Projektmanagement ist die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe spezieller Instrumente.

8 V. 2.2 J.P Aufgaben des Projektmanagements: Aufgaben des Projekt- managements Ergebnisplanung, Kapazitätsplanung,Pe rsonalplanung Auswahl und Bereit- stellung von Metho- den und Techniken Personalführung und Konfliktmanagement Ablaufplanung, Kostenplanung, Dokumentation Risikoanalyse, Steuerung und Kontrolle Organisation und Leitung Bereitstellung und Nutzung von Softwarepaketen Wirtschaftlichkeits-, Zeit - und Qualitätskontrolle

9 V. 2.2 J.P Projektphasen Die Projektphasen bezeichnen die zeitliche Gliederung des Projektverlaufes in bestimmte Teilabschnitte. Projektdefinition In dieser Präsentation werden folgende Projektphasen unterschieden: ProjektdefinitionProjektplanungProjektdurchführungProjektabschluss In der Systementwicklung werden verschiedene Vorgehensmodelle für die Analyse und Lösung komplexer Aufgabenstellungen unterschieden.Vorgehensmodelle

10 V. 2.2 J.P Wasserfall-Modell Das Wasserfall-Modell unterscheidet fünf strikt zu trennende Phasen Planung Analyse Entwurf Implementierung Abschluss -Einsatz -Wartung Das Ergebnis einer Phase fließt als Input in die nächste Phase ein, so dass sich ein treppenartiger Verlauf ergibt. Kritik am Wasserfallmodell: Starrheit der Phasenfolge, Korrekturen sind in späteren Phasen kaum mehr möglich. Fehlschläge oder nicht erreichbare Ziele werden zu spät erkannt. Abhilfe kann hier etwa die Einführung eines Prototypes schaffen, bzw. die Verwendung des Spiralmodells.Spiralmodells Projektauftrag Fachkonzept DV-Konzept System

11 V. 2.2 J.P Prototyping Ein wesentlicher Kritikpunkt an den reinen Phasenmodellen besteht darin, dass dem Anwender erst relativ spät prüffähige Versionen des Anwendungssystems zur Verfügung gestellt werden. Zu diesem Zeitpunkt wurde schon eine Menge Zeit und Geld in die Entwicklung investiert, ohne dass der Anwender den Nutzen der Entwicklung testen konnte. Deshalb gibt es die Vorgehensweise des Prototyping, bei der dem Anwender zunächst ein vorläufiges Anwendungssystem zur Verfügung gestellt wird, um Rückmeldungen und Wünsche der Anwender in die weitere Planung einzubeziehen. Prototypen können sich lediglich auf einzelne Teilfunktionen beschränken, sie können aber auch ein unvollständige Modell des Gesamtsystems zeigen.

12 V. 2.2 J.P Spiralmodell Segment 1 Festlegung der Ziele und Aufgaben (Soll) Segment 2 Bewertung von Alternativen Risikoanalyse Segment 4 Soll- Ist- Vergleich und Aufgaben (Soll) Segment 3 Entwicklung eines Zwischenproduktes und Testläufe Die vier Segmente des Spiralmodells werden mehrfach von innen nach außen durchlaufen. In jeder Phase des Projekts werden alle vier Segmente wiederholt. Dabei können Ziele und Realisierungsschritte immer wieder neu formuliert, verbessert und korrigiert werden. Durch den Einsatz des Spiralmodells wird versucht, das Risiko so gering wie möglich zu halten.

13 V. 2.2 J.P Projektdefinition Problembeschreibung Ursachen- analyse Projektziele Projektauftrag Projektorganisation Lastenheft / Pfichtenheft

14 V. 2.2 J.P Ursachenanalyse Bei der Ursachenanaylse geht es um die Erfassung des IST-Zustandes des Systems. Dabei kann man folgende Phasen unterscheiden: ErhebungBeschreibungAnalyse Ist-Analyse Ist-Aufnahme und Ist-Analyse

15 V. 2.2 J.P Erhebung (Analyse 1) Bei der Erhebung des Ist-Zustandes geht es um die Darstellung der Arbeitsabläufe (Geschäftsprozesse) in Verbindung mit den beteiligten organisatorischen Einheiten. Im Zusammenhang damit steht auch die Datenanalyse, die Aufschluss über die Entstehung und Verwendung von Daten geben soll. Hilfreich bei der Beschreibung der Arbeitsabläufe ist die Beantwortung der W-Fragen. (Wer, Was, Wann, Wo, Wie, Wozu?) Einzubeziehen ist die Beschreibung bestehender Programme und Daten, manueller Berichte und Formulare, bestehende Karteien, verwendeter Nummernsysteme, sonstiger technischer Einrichtungen. Techniken zur Erhebung des Istzustandes: Studium von Unterlagen (Geschäftsberichte, Bilanzen, Stellenbesetzungspläne, Organisationspläne, Produktbeschreibungen, Verfahrensbeschreibungen, Stücklisten, Arbeitszettel, Kunden- Lieferantenverzeichnisse, Betriebsvereinbarungen usw.) Fragebogen Interview Konferenz Beobachtung

16 V. 2.2 J.P Beschreibung (Analyse 2) Techniken zur Darstellung von Arbeitsabläufen Beispiele:  Hierarchiediagramme(Organigramme, Baumdiagramme)Hierarchiediagramme(  Balkendiagramme (Gantt-Diagramme)Balkendiagramme (Gantt-Diagramme)  Datenflußpläne (DIN 66001)Datenflußpläne (DIN 66001)  RasterdiagrammeRasterdiagramme  Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)

17 V. 2.2 J.P Hierarchiesicht

18 V. 2.2 J.P Schwachstellenanalyse (Ursachen) Die Schwachstellenanalyse ist eine Methode zur Analyse von Prozessen. Schwachstellen können aus unterschiedlicher Sichtweise betrachtet werden: Beispiele für typische Schwachstellen: zu späte Rechnungsschreibung, zu lange Durchlaufzeiten, ungenaue Mengenerfassung, mangelnde Informationen usw. Beispiele für Folgen: zu hohe Kapitalbindung im Lager, mangelnde Liquidität, Verärgerte Kundschaft Die Schwachstellenanalyse erfolgt in drei Phasen: 1.Feststellung der Mängel (z.B. zu viele Durchlaufstationen bei der Bearbeitung eines Auftrages) 2.Quantifizierung der Mängel (Wie oft kommen die Mängel vor) 3.Ermittlung der Mängelursachen Schwachstelle Managementsicht Anwendersicht IT-Sicht Organisationssicht

19 V. 2.2 J.P Analyse von Prozessen Methoden der Analyse von Prozessen sind: Benchmarking Workflow- analyse Workflow- analyse Referenz- analyse Referenz- analyse Schwachstellen- analyse Schwachstellen- analyse Checklisten- technik Checklisten- technik Vorgansgketten- analyse Vorgansgketten- analyse

20 V. 2.2 J.P Projektziele Projektziele werden schriftlich fixiert. Damit soll sichergestellt werden, dass Auftraggeber und Auftragnehmer gleiche Vorstellungen verfolgen, dass es keine Missverständnisse gibt und dass die Projektfortschritte jederzeit an den Zielen gemessen werden kann. Dazu ist es wichtig, dass die Ziele objektiv messbar und klar formuliert werden. Im einzelnen hat die Formulierung von Projektzielen folgende Funktionen : Präzisierung Sachziel Orientierung Motivation Kontrolle KostenzielTerminziel Ziel- komponenten

21 V. 2.2 J.P Projektauftrag Ein Projektauftrag sollte folgende Informationen beinhalten: Projektbezeichnung Projektbeschreibung/Aufgaben Projektziele Aufbauorganisation, Projektleiter und Projektteam Randbedingungen Projektressourcen (Zeit, Geld, Personal, Sachmittel) Termine und Meilensteine Auftraggeber

22 V. 2.2 J.P Pflichtenheft/Lastenheft Das Lastenheft beinhaltet alle Anforderungen des Auftraggebers hinsichtlich Lieferungs- und Leistungsumfang. Es definiert das WAS und das WOFÜR. (Eine detaillierte Darstellung der Inhalte findet sich im IT-Handbuch S. 205 ff.) Inhalte in Stichworten: Projekteinführung(Veranlassung, Zielsetzungen, Projektumfeld, Eckdaten), Ausgangssituation(Organisation, Abläufe, Datendarstellung...), Sollzustand(Ablaufdarstellung, Datendarstellung, Aufgabengliederung), Schnittstellen, Anforderungen(an Systemtechnik, an Inbetriebnahme und Einsatz, an Qualität, an Projektabwiclung) Das Pflichtenheft beschreibt die Realisierung der Anforderungen des Lastenheftes und wird vom Auftragnehmer erstellt. Es definiert das WIE und das WOMIT.

23 V. 2.2 J.P Projektplanung Ermitteln aller erforderlichen Aktivitäten des Projekts und Zusammenfassung zu Arbeitspaketen ( Mindmapping, Kartenabfrage) Gliederung der Arbeitspakete in einem Projektstrukturplan Ermitteln von logischen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen Festlegung von Terminen personeller und sachlicher Ressourcen Ermittlung der Projektkosten Erstellen von Maßstäben zur Qualitätssicherung Projektstrukturplan Projektablaufplan Vorgangsliste Terminplan Netzplan Kapazitätsplan Kostenplan Qualitätssicherung

24 V. 2.2 J.P Projektstrukturplan 1 Was ist ein Projektstrukturplan? Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein Modell des Projekts, das die zu erfüllenden Projektleistungen hierarchisch darstellt. Er ist ein formales Hilfsmittel, mit dem ein Projekt überschaubar wird:  Er bildet die Grundlage für Organisation und Koordination im Projekt  Er zeigt den Arbeitsaufwand, Zeitaufwand und Kostenumfang auf, den ein Projekt beinhaltet Der Projektstrukturplan ist die operative Basis für die weiteren Planungsschritte im Projekt, z.B. für die Ablauf-, Kosten-, Termin- und Kapazitätsplanung oder die Kalkulation sowie das Projekt-Controlling. Die Darstellung der Projektstruktur kann nach verschiedenen Gesichtspunkten erfolgen  nach Phasen (logikorientiert)  nach Funktionen (funktionsorientiert)  nach Objekten (objektorientiert) Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut? Im Projektstrukturplan werden die einzelnen Vorhaben und Maßnahmen, die für die Erfüllung des Projekts notwendig sind, in einzelnen Strukturelementen beschrieben und in eine hierarchische Beziehung zueinander gesetzt. Die einzelnen Strukturelemente können, abhängig von der jeweiligen Realisierungsphase des Projekts, schrittweise über einzelne Ebenen immer weiter gegliedert werden, bis der gewünschte Detaillierungsgrad erreicht ist

25 V. 2.2 J.P Projektstrukturplan 2 Ein Beispiel:

26 V. 2.2 J.P Terminplanung Bei der Terminplanung geht es darum, die Anfangszeiten und die Dauer der einzelnen Arbeitsschritte festzulegen und die Termine für die Meilensteine zu bestimmen. Wichtig dabei ist es, die Gesamtdauer des Projektes anhand des kritischen Weges zu ermitteln. Wichtige Hilfsmittel dafür sind Balkendiagramme (Gantt) und die Netzplantechnik. Die Terminplanung wird häufig durch eine Projektmanagementsoftware (z.B. MS Projekt unterstützt.Balkendiagramme

27 V. 2.2 J.P Netzplan umfassendes Planungsinstrument für komplexe ProjektePlanungsinstrument bietet übersichtlichen Überblick über den Projektablauf, inklusive der eindeutigen Darstellung der Abhängigkeiten einzelner Vorgänge im Ablauf ermöglicht genaue Zeitschätzung bzw. Terminfestlegung für den Gesamtablauf sowie für einzelne Vorgänge Erkennen der zeitintensivsten Ablauffolge: “kritischer Weg” ermöglicht relativen Vergleich der Konsequenzen von Terminen, Kosten und Einsatzmitteln verschiedener Planungsvarianten fördert rechtzeitige Entscheidungen, da mögliche Konsequenzen im Netzplan ersichtlich sind

28 V. 2.2 J.P Netzplantechnik Netzplantechnik ist geeignet für: - Strukturplan - Zeitplan - Einsatzmittelplan - Kostenplan bewährte Arten von Netzplänen: - CPM: Critical Path Method - PERT: Program Evaluation and Review Technic - MPM: Metra-Potential-Method umfaßt folgende Schritte

29 V. 2.2 J.P Die Netzplantechnik umfaßt folgende Schritte: Erstellen der Tätigkeitsliste aufgrund des Projektstrukturplans Erstellen des Netzplans Errechnen des kritischen Weges Berechnen der Vorgangszeitpunkte Ermitteln der Pufferzeiten Verwendung des Netzplans als Basis von - Balkendiagrammen, z.B. Belegungsplan, Einsatzplan - Einsatzmittel-Auslastungsdiagrammen, z.B. zwecks Bedarfsglättung

30 V. 2.2 J.P Berechnungen im Netzplan Aufgrund der Vorwärts- und Rückwärtsrechnung sind bekannt: FA (FZ) und SE (SZ) FE(V1) = FA(V1) + D(V1) SA(V1) = SE(V1) - D(V1) Pufferzeiten: Gesamte Pufferzeit (GP): GP = SE(j) - FA(i) - D oder GP = SZ(j) - FZ(i) - D Bedeutung: GP gibt an, wie lange ein Vorgang höchstens verlängert/verzögert werden kann, ohne daß der Endtermin beeinträchtigt wird.

31 V. 2.2 J.P Vorgangsknotentechnik

32 V. 2.2 J.P PERT Netzplandarstellung

33 V. 2.2 J.P Projektabablaufplan Die Arbeitsaufgaben und Teilprojekte werden zeitlich und logisch geordnet. Vorgänge werden mit Anfangs- und Endpunkten grafisch dargestellt. Die frühesten und spätesten Anfangs- und Endpunkte werden dargestellt. Das Projektteam nimmt eine Voruntersuchung hinsichtlich der Ausgangssituation (Ist-Zustand) und nimmt eine Kalkulation der Faktoren Zeit, Kosten, Qualität vor. Jedem Projektmitglied bzw. jeder Projektgruppe werden ein oder mehrere Arbeitspakete zugeteilt und die Schnittstellen zwischen ihnen definiert.

34 V. 2.2 J.P Vorgangsliste

35 V. 2.2 J.P Projektplanung 2 wer erledigt welche Aufgaben in welchem Zeitraum mit welchen Methoden und Techniken mit welchen Ressourcen (z.B. Kapital, Sachmittel, etc)? Qualität Kosten Termin Ein Projekt gilt als erfolgreich, wenn die festgelegten Ziele in geforderter Qualität termingerecht und innerhalb des Kostenrahmen realisiert wird!

36 V. 2.2 J.P Kapazitätsplanung (Ressourcenplanung) Bei der Kapazitätsplanung geht es um die Planung von Personen und Sachmitteln. Diese müssen in der richtigen Art und Qualität in der richtigen Menge zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitstehen Um dies zu erreichen, geht man wie folgt vor: Ermittlung des Ressourcenbedarfs (Art, Menge, Ort, Zeit) Ermittlung der verfügbaren Kapazitäten Soll-Ist-Vergleich Ausgleich von Kapazitätslücken

37 V. 2.2 J.P Kostenplanung Aufgabe der Kostenplanung ist die Planung der Projektkosten. Dabei werden die Kosten je Arbeitspaket für jede Ressource ermittelt. Es müssen alle anfallenden Kosten festgestellt werden und auf eine Ressourceneinheit (z.B. Arbeitsstunde) umgerechnet werden. Problem ist die vollständige Erfassung aller Kosten sowie die möglichst genaue Kostenschätzung. Dazu gibt es verschiedene Methoden. Berücksichtigt man außerdem die Ertragsseite des Projekts so kommt man zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines Projekts. Dabei geht es darum, die Kosten und den Nutzen eines Projektes bzw. mehrerer Projektalternativen zu ermitteln und zu vergleichen. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

38 V. 2.2 J.P Qualitätsplanung Aufgabe der Qualitätsplanung ist die Festlegung geeigneter Qualitätssicherungsmaßnahmen die Entwicklung von Qualitätskriterien

39 V. 2.2 J.P Methode: GANTT-Diagramm Aufgabe und Umsetzung Visualisierung der Projekttermine zeitliche Vorgangsabfolge Abhängigkeiten (gem. der Struktur- und Ablaufplanung) werden berücksichtigt, aber nicht dargestellt Umsetzung projekt- oder ressourcenorientiert relevant für die Kapazitätsplanung Darstellung eines Vorgangs als Balken (Balkendiagramm) mit zeitbezogener Länge über der Zeitachse zeitlicher Projektfortschritt

40 V. 2.2 J.P GANTT-Diagramm

41 V. 2.2 J.P Methode: Meilensteine Nutzung für das Projektmanagement zur graphischen Visualisierung besonderer Projektereignisse und -termine (Deadlines etc.) in GANTT-Diagrammen (und Netzplänen) Möglichkeit zur Grobplanung (Meilensteinnetzpläne) Möglichkeit zur Projektkontrolle (Meilensteintrendanalyse) Meilensteine sind Ereignisse besonderer Bedeutung i.d.R. mit der Dauer Null Projektstart Fertigstellung Prototyp Projektende

42 V. 2.2 J.P Darstellungsformen von Netzplänen i.d.R. verwendete MethodeDarstellungsform VKN Vorgangsknotennetzplan Bezeichnung VPN Vorgangspfeilnetzplan EKN Ereignisknotennetzplan MPM Metra-Potential-Methode CPM Critical Path Method PERT Program Evaluation and Review Technique Vorgang j FA j DjDj SA j EjEj SZ j FZ j EkEk SZ k FZ k VnVn DnDn Darstellung analog

43 V. 2.2 J.P

44 V. 2.2 J.P Symbole für ereignisgesteuerte Prozessketten - EPK Ereignis (Sechseck) was ereignet sich Aufgabe/Tätigkeit (abgerundetes Rechteck) was wird gemacht Organisatorische Einheit (Ellipse) wer macht etwas Daten (Rechteck) welche Informationen sind erforderlich 1. Elemente 2. Beziehungen Kontrollfluß Informationsfluß Organisations- zuordnung verbindet Ereignisse und Aufgaben immer links von einer Aufgabe welche org. Einheit ist für eine Aufgabe zuständig Verknüpfungen xor und oder exclusiv oder Stichwort- Verzeichnis Beispiel

45 V. 2.2 J.P EPK - Beispiel Bsp.: Angebotserstellung (Kurzdarstellung) Kundenanfrage Kundendaten prüfen Angebot erstellen Angebot verschicken Verkauf Kundendatei Artikeldatei Kundenangebot ist fertig Angebotsdatei Ereignisgesteuerte Prozessketten (nach Scheer) Kunde ok Stichwort- Verzeichnis

46 V. 2.2 J.P Darstellungstechniken Datenflußpläne nach DIN Prozess, Verarbeitung Verzweigung Daten, allgemein Schriftstück Datei Verbindung (Konnektor ) Grenzstelle Beginn und Ende Verbindungslinie zwischen Symbolen Stichwort- Verzeichnis weiter

47 V. 2.2 J.P Datenflussplan (Beispiel) Kunden anfrage Kunden prüfen ok Kunden datei Artikel datei Machbar- keit prüfen 1 1 Angebot erstellen Angebot Ende Stichwort- Verzeichnis

48 V. 2.2 J.P Balkendiagramm (Gannt) Stichwort- Verzeichnis

49 V. 2.2 J.P Rasterdiagramm Stichwort- Verzeichnis

50 V. 2.2 J.P Wirtschaftlichkeitsanalyse Nächste Folie

51 V. 2.2 J.P Wirtschaftlichkeitsanalyse 2 Beim Vergleich zwischen dem alten und dem neuen System unterscheidet man: a) reine Kostenvergleicheb) Kosten/Nutzenvergleiche a) Beim reinen Kostenvergleich werden lediglich die einmaligen und laufenden Kosten verglichen: Beispiel: Altes SystemNeues System Laufende Kosten pro Jahr - Abschreibungen Systemnutzung Systemwartung Summe Einmalige Kosten - Entwicklungskosten Umstellungskosten Summe D.h. Die einmaligen Kosten amortisieren sich durch die geringeren laufenden Kosten nach ca Jahren. b) Bei Kosten/Nutzenvergleichen besteht die Hauptschwierigkeit darin, den nicht quantifizierbaren (in Geld bewertbaren) Nutzen in die Bewertung einzubeziehen. Dieses wird meist durch unterschiedliche Gewichtung und Bewertungsmethoden erreicht. (Multifaktorenmethode, Portfolio-Analysen) Stichwort- Verzeichnis Nächste Folie

52 V. 2.2 J.P Wirtschaftlichkeitsanalyse 3 Rentabilität Rentabilität = Gewinn * 100 Kapital Amortisation Amortisationsdauer = Kapitaleinsatz Einzahlungsüberschüsse /Jahr Nächste Folie

53 V. 2.2 J.P Wirtschaftlichkeitsanalyse 4

54 V. 2.2 J.P Projektorganisation1 Nächste Folie

55 V. 2.2 J.P Projektorganisation2 Nächste Folie

56 V. 2.2 J.P Projektorganisation3

57 V. 2.2 J.P Projektdurchführung Soll-Ist-Vergleich Projektdokumentation Termin-Trend-Analyse In der Phase der Projektdurchführung hat das Projektmanagement die Aufgabe, den Fortlauf des Projektes zu steuern (Projektsteuerung) und Abweichungen von der Projektplanung zu erkennen und zu korrigieren (Projektcontrolling). Der Projektverlauf und die Ergebnisse des Projekts werden in verschiedenen Projektdokumentationen erfasst. In dieser Phase bedient sich das PM verschiedener Instrumente: Für die Aktivitäten bei der Systementwicklung werden unterschiedliche Vorgehensmodelle unterschieden. Vorgehensmodelle

58 V. 2.2 J.P Projektdokumentation Ziel der Projektdokumentation ist es, den Projektverlauf für jedermann nachvoll- ziehbar zu machen. Alle wichtigen Dokumente werden in einer Projektakte gesammelt. In die Projektakte gehören z.B. folgende Dokumente: Projektauftrag,Projektdefinition, Projektorganisation, Projektstrukturplan, Terminpläne, Ressourcenplan, Kostenplan, Protokolle der Projektteamsitzungen, Telefonliste, Präsentationsunterlagen usw.

59 V. 2.2 J.P Soll-Ist Vergleich Anhand des Netzplanes werden die Soll-Werte für die Termine und die Kosten je Arbeitspaket ermittelt. Diesen werden die Ist-Werte gegenübergestellt und die Abweichungen ermittelt. Es werden die Ursachen für die Abweichungen festgestellt und Korrekturmaßnahmen ergriffen. Diese können in der Korrektur der Projektziele oder in Korrekturmaßnahmen beim Projektverlauf bestehen.

60 V. 2.2 J.P Termin-Trend-Analyse Das Termincontrolling überprüft projektbegleitend, ob der Projektablaufplan eingehalten wird. Dabei werden Terminüber- oder unterschreitungen graphisch dargestellt

61 V. 2.2 J.P Projektabschluss Abschlusspräsentation Abschlussbesprechung Abnahme Einweisung Abschlussbericht Auflösung des Projektteams

62 V. 2.2 J.P Abschlusspräsentation Die Abschlusspräsentation dient dem Zweck, alle Interessentengruppen über das Projektergebnis und den Projektverlauf zu informieren. Eine gelungene Abschlusspräsentation ist Teil des Projektmarketings. Bei der Vorbereitung sollten folgende Fragen beantwortet werden: Was ist das Ziel der Präsentation Welche Zielgruppen sollen angesprochen werden Welche Hilfsmittel werden verwendet ( Uhr, Karteikarten, Medien ) Wie sieht die Zeitplanung aus. Bei der Gliederung der Abschlusspräsentation kommt es auf die Gestaltung der drei Bereiche Einleitung (Begrüßung, Themavorstellung, Gliederung, Einstimmung) Hauptteil (Ziel, Umfang, Inhalt) Schluss (Zusammenfassung, Schlussfolgerungen, Fragenteil) an

63 V. 2.2 J.P Abnahme Das fertige Projektergebnis wird zum vereinbarten Endtermin durch den Auftraggeber abgenommen. Der Ablauf einer Abnahme ist abhängig von der Art des Projekts. Bei Abnahme eins Neubaus findet eine Begehung statt, Die Abnahme einer Software findet in Form eines Testlaufes statt, Marketingprojekte werden i.d.R. in Form einer beamergestützten Präsentation erfolgen. Auftauchende Mängel werden schriftlich dokumentiert und es wird ein Abnahmeprotokoll erstellt.

64 V. 2.2 J.P Einweisung Die Auftraggeber bzw. die späteren Nutzer werden von den Projektmitarbeitern eingewiesen. Evtl. müssen dazu Schulungsunterlagen erstellt werden. Wichtig für die Einweisung ist ein verständliches, auf die Zielgruppe abgestimmtes Vorgehen.

65 V. 2.2 J.P Abschlussbesprechung Die Abschlussbesprechung ist die letzte offizielle Projektverantstaltung. Folgende Tagesordnungspunkte sollten Gegenstand der Sitzung sein: Berichterstattung zur Kundenzufriedenheit Reflexion und Feedback des Projektteams (was war gut, welche Probleme gab es, welche Veränderung würde man für Folgeprojekte vornehmen) Weiteres Vorgehen - Ausstehende Arbeiten - Neue Aufgabengebiete - Abschlussfeier - Abschlussbericht

66 V. 2.2 J.P Abschlussbericht Der Abschlussbericht gehört zur Projektakte und enthält folgende Aspekte: Projektauftrag (Lastenheft) Planungsunterlagen (Strukturplan, Vorgangsliste, Kostenplan usw.) Bestandsaufnahme Zielerreichung (Soll-Ist-Vergleich) Ursachenanalyse (Gründe für Soll-Ist-Abweichungen) Abgeleitete Empfehlungen Weitere Empfehlungen für zukünftige Projekte Detaillierte Abrechnung (für jedes Arbeitspaket) Ansprechpartner (für Rückfragen)

67 V. 2.2 J.P Auflösung des Projektteams Mit der Abgabe des Abschlussberichtet wird das Projektteam aufgelöst und in neue Aufgabengebiete überführt.

68 V. 2.2 J.P Vorgehensmodelle Die Systementwicklung (Entwicklung und Bereitstellung komplexer Anwendungssoftware) kann nach verschiedenen Vorgehensmodellen erfolgen. Ein Vorgehensmodell legt fest, welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge erfolgen sollen. Der Gesamtprozess der Entwicklung vollzieht sich in verschiedenen Entwicklungsstufen, die als Phasen bezeichnet werden. Die wichtigsten Vorgehensmodelle sind: Das Phasenmodell Wasserfall-Modell SpiralmodellWasserfall-ModellSpiralmodell Das V-Modell Prototyping

69 V. 2.2 J.P Phasenmodelle In der Literatur werden verschiedene Phasenmodelle unterschieden. Welches Modell angewendet wird, richtet sich auch oft nach der Art der Aufgabenstellung. Für manche Bereiche ist die Einhaltung eines bestimmten Phasenmodells zwingend vorgeschrieben. Es werden einige Modelle gegenübergestellt: Autoren Nach Stahlknecht u.a.Nach BalzertNach Kühlewein u.a. Phasen Vorphase Analyse Planung DefinitionAnalyse Entwurf Implementierung Realisierung und TestAbnahme und Einführung EinführungPflege und WartungAbnahme und Einführung

70 V. 2.2 J.P V-Modell Das V-Modell ist eine Weiterentwicklung des Wasserfallmodells. Es wird überwiegend bei Projekten eingesetzt, die einen hohen Anspruch an die Qualitätssicherung haben. Die Phasen, die Aktivitäten und die Aufgaben des Projektmanagements werden genau beschrieben. Konzept für die Durchführbarkeit Echteinsatz Anforderungsdefinition Grobentwurf Feinentwurf Modell+Implementation Abnahmetest + Probebetrieb Akzeptanztest+ Systemtest Integrationstest Test einzelner Module Das V-Modell gilt für alle Bundes- verwaltungen seit 1991 verbindlich.


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