Autor: Manfred Kricke Stakeholdermanagement Manfred Kricke.

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1 Autor: Manfred Kricke Stakeholdermanagement Manfred Kricke

2 Autor: Manfred Kricke Zweck und Ziele des Stakeholdermanagements Zweck: Allgemein – Überprüfung des Planungsansatzes; Überwachung und Kontrolle der Einbeziehung aller Betroffenen im Projekt Ziele: Fragen beantworten, wie –Wer kann möglicher Stakeholder sein? –Wie wird die Einbeziehung geplant? –Welche Ansätze gibt es für die Überwachung und Kontrolle der Einbeziehung? –Wie kann die Einbeziehung dokumentiert werden? –Welche Fallstricke gibt es bei der Stakeholdereinbeziehung? CMMI Maturity Level 2 erwartet, dass die Einbeziehung der Stakeholder in Schlüsselaktivitäten geplant, überwacht und kontrolliert wird.

3 Autor: Manfred Kricke Was ist ein Stakeholder? Lexikon Definition: –Als Stakeholder wird eine Person oder Gruppe bezeichnet, die ihre berechtigten Interessen in einer Angelegenheit wahrnimmt. Definition des CMMI: –Eine Gruppe oder eine Person die betroffen oder in irgendeiner Art verantwortlich für das Ergebnis des Projekts ist. –Ein relevanter Stakeholder ist ein Stakeholder der direkt und geplant in Aktivitäten einbezogen wird. Zeigen Sie den relevanten Stakeholdern, dass sie selbst Einfluss auf das Projekt haben bzw. von den Projektergebnissen beeinflusst werden.

4 Autor: Manfred Kricke Stakeholdermanagement im Überblick Einbeziehung der Stakeholder messen Einbeziehung der Stakeholder dokumentieren Bedürfnisse der Stakeholder klären Einbeziehung der Stakeholder kontrollieren Einbeziehung der Stakeholder festlegen Stakeholder identifizieren Einbeziehung im Stakeholderplan dokumentieren

5 Autor: Manfred Kricke Stakeholder identifizieren Suchen Sie relevante Stakeholder z.B.in den folgenden Gruppen: –Personen, die die Projektergebnisse nutzen –„Input-Geber“, Auftraggeber des Projekts –Projektmitarbeiter, die Aktivitäten durchführen Relevante externe Stakeholder können sein: –Lieferanten (Auftragnehmer oder Anbieter)‏ –Andere Projekte oder Organisationseinheiten (Abteilungen, Gruppen)‏ –Organisationen, Vereinigungen und Gesetzgeber –Endanwender des Produkts und Wartungspersonal Relevante interne Stakeholder können sein: –Projektmitarbeiter z.B. Designer, Entwickler oder Tester –Ihr Top-Management

6 Autor: Manfred Kricke Bedürfnisse der Stakeholder klären Sprechen Sie in frühen Planungsphasen mit Ihren Stakeholdern Finden Sie heraus, welches Interesse, welcher Bedürfnisse Ihre Stakeholder am Produkt haben Diskutieren Sie den Bedarf und prüfen Sie dessen Bedeutung Finden Sie heraus… –Wie viel Zeit haben die Stakeholder für Sie? –In welchen Teilgebieten müssen die Stakeholder einbezogen werden? –Welche Prioritäten sehen die Stakeholder? –Welche Art der Einbeziehung die Stakeholder bevorzugen? –Ob die Einstellung und verfügbare Zeit der Stakeholder zur Wahrnehmung deren Interessen ausreicht. Finden Sie heraus, was die Zustimmung der Stakeholder findet und was verhandelt werden muss.

7 Autor: Manfred Kricke Einbeziehung der Stakeholder festlegen Identifizieren Sie die Aktivitäten, in denen die Einbeziehung der Stakeholder erforderlich ist –Halten Sie fest, was ihn an dieser Aktivität interessiert –Halten Sie die Rollen aller Stakeholder fest Legen Sie fest, welche Arten der Einbeziehung möglich sind –Meetings und Telefonkonferenzen mit Protokollen –Interne Projektmeetings (z.B. Fortschrittsmeetings bisheriger Aktivitäten)‏ –Formelle und informelle Reviews –Statusreports und Aktivitätenlisten –eMails, Newsletter und Artikel in „Betriebszeitungen“ Identifizieren Sie die Arbeitsergebnisse –Legen Sie alle zu erstellenden Ergebnisse der Aktivitäten fest –Nutzen Sie existierende Ergebnisse Bewerten Sie alle Risiken, die sich aus einer unzureichenden und übertriebenen Einbeziehung ergeben

8 Autor: Manfred Kricke Einbeziehung im Stakeholdermanagementplan dokumentieren Dokumentieren Sie die vereinbarte Einbeziehung im SMP (Stakeholdermanagementplan) –Zweck und Begründung für die Einbeziehung –Wie wichtig der Stakeholder? –Verantwortung und Autoriät (Inputgeber, Kontrolle, Unterstützung, Realisierung)‏ Wie die Stakeholdereinbeziehung gemessen und dokumentiert werden soll (z.B. Teilnahmen an Meetings, empfangene und bestätigte Mails, Teilnahmen an Reviews)‏ Ergebnisse, die den Stakeholdern zur Information, zur Prüfung oder zur Freigabe übergeben werden sollen

9 Autor: Manfred Kricke Einbeziehung der Stakeholder messen Sammeln von Informationen –Teilnahme an Meetings und Meetingprotokolle –Reviews der Meetingprotokolle –Stakeholderfreigaben –Dokumentierte Reviewergebnisse und Kommentare der Stakeholder –Verteilerlisten von Statusreports und Newsletter –Statusinformationen aus Aktivitätenlisten –eMails und andere schriftliche Informationen Umgang mit den Arbeitsergebnissen, die die Einbeziehung der Stakeholder beweisen im Datenmanagementplan festlegen und umsetzen Nutzen Sie die Arbeitsergebnisse zur Bewertung der tatsächlichen Einbeziehung gegenüber Ihrer Planung

10 Autor: Manfred Kricke Einbeziehung der Stakeholder kontrollieren Bewerten Sie die Einbeziehung Ihrer Stakeholder –Prüfen Sie, dass die Informationweitergabe erfolgte –Prüfen Sie, dass getroffenen Vereinbarungen eingehalten wurden –Prüfen Sie, dass die gegebenen Zustimmungen eingehalten wurden Ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen überall dort, wo die Einbeziehung nicht in angemessenem Umfang erfolgt –Erarbeiten Sie mit den Stakeholdern die Ursachen –Ändern Sie ggf. den Umfang der Einbeziehung –Dokumentieren Sie die vereinbarten Änderungen –Nehmen Sie die Einbeziehung der Stakeholder in Ihre Hände –Eskalieren Sie echte Probleme ans Management Berichten Sie dem Management den Status Ihrer Aktivitäten bezüglich der einbezogenen Stakeholder

11 Autor: Manfred Kricke Einbeziehung der Stakeholder dokumentieren SMP (Stakeholdermanagementplan) enthält –Liste aller Stakeholder –Aktivitäten, in denen die Einbeziehung erforderlich ist –Art und Weise der Einbeziehung –Zu erzielende bzw. zu nutzende Arbeitsergebnisse Zu erzielende bzw. zu nutzende Arbeitsergebnisse, wie –Meetingprotokolle und getroffenen Vereinbarungen –Reviewprotokolle und Stakeholderfreigaben –eMails und sonstiger Schriftwechsel Ergebnisse aus den Messungen der Einbeziehung Statusreports, insbesondere solche in denen das Stakeholder- management einen breiten Raum einnimmt Ergebnisse der Einbeziehung sollten als Projektdaten gespeichert werden

12 Autor: Manfred Kricke CMMI-Praktiken mit direktem Stakeholder Bezug Generische Praktiken –Identifiziere und beziehe die relevanten Stakeholder wie geplant ein (GP2.7)‏ Projektplanung (PP)‏ –Plan die Einbeziehung der identifizierten Stakeholder (SP2.6)‏ Projektüberwachung und –steuerung (PMC)‏ –Überwache die Einbeziehung der Stakeholder gegenüber dem Plan (SP1.5)‏ Integriertes Projektmanagement (IPM)‏ –Einbeziehung der Stakeholder im Projekt „managen“ (SP2.1)‏ !!! Daneben gibt es eine Reihe von CMMI-Praktiken mit indirektem Bezug zu Stakeholdern !!!

13 Autor: Manfred Kricke Achten Sie auf Fallstricke Wichtige Stakeholder sind nicht identifiziert bzw. einbezogen Zu viele unterschiedliche Meetings oder Reviews zur Berücksichtung der Stakeholderinteressen Vorhandene Ergebnisse werden nicht zur Verfolgung des Stakeholdermanagements genutzt Einhaltung von Vereinbarungen wird nicht ausreichend geprüft Stakeholder sind zu stark auf andere Themen fokussiert und zu beschäftigt für Ihr Projekt Der schmale Grat, den die Forderung nach Einbeziehung darstellt, wird für den Stakeholder zu einer Qual

14 Autor: Manfred Kricke Zusammenfassung Stakeholdermanagement Identifizieren Sie Ihre gesamten Stakeholder Planen Sie deren Einbeziehung und Beteiligung Definieren und dokumentieren Sie Ihren Prozess des Stakeholdermanagements Planen Sie die Aufzeichnung und Analyse von Ergebnissen Ihres Stakeholdermanagements Nutzen Sie existierende Ergebnisse zur Kontrolle Ihres Stakeholdermanagements Bewerten Sie regelmäßig die Effizienz Ihres Stakeholdermanagements gegenüber Ihren Planungen Und denken Sie daran…, Sie sind auch Stakeholder anderer Projekte – seien Sie ansprechbar und nehmen Sie Ihre Interessen angemessen war

15 Autor: Manfred Kricke Fragen?

16 Autor: Manfred Kricke Manfred Kricke Prozessarchitekt und Projektmanager MKricke@web.de