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Stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Workshop Auslandsprojektförderung mit Fördermitteln des BMZ am 3.12.07 von 11–16 Uhr.

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1 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Workshop Auslandsprojektförderung mit Fördermitteln des BMZ am von 11–16 Uhr

2 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds 11.00Begrüßung der TeilnehmerInnen, Vorstellungsrunde 11.15Darstellung des Instrumentes: welche Zielsetzungen verbinden Stiftung und BMZ mit dem Förderinstrument 11.30Antragstellung 12.00Budgeterstellung 13:00Mittagspause 13:45Projektdurchführung 14:30Projektabschluss und Projektabrechnung 14.45Pause 15:00Typische Probleme in der Projektdurchführung, Rückfragen und Diskussion Programm

3 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Begrüßung der TeilnehmerInnen, Vorstellungsrunde Begrüßung Darstellung des Instrumentes: welche Zielsetzungen verbinden Stiftung und BMZ mit dem Förderinstrument

4 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Zielsetzungen Entwicklungspolitische Ziele Spezielles Instrument für kleinere ostdeutsche Träger –Erfahrungen in der Planung, Durchführung und Abrechnung von Auslandsprojekten sammeln –Die Qualifizierung sollte auch die jeweiligen Partnerorganisationen einbeziehen, –Diversifizierung der Finanzierungsbasis –Vorbereitung auf die Zusammenarbeit mit dem BMZ und anderen Gebern –Beitrag für die Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit und damit zur zivilgesellschaftlichen Verankerung von Entwicklungspolitik in Ostdeutschland leisten.

5 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Welche Projekte können gefördert werden? Projekte der unmittelbaren Armutsbekämpfung bzw. Befriedigung von Grundbedürfnissen Schuliche Bildung & Ausbildung Gender/Gleichberechtigung Umwelt & Ressourcenschutz Menschenrechte, Konfliktbearbeitung

6 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Welche entwicklungspolitischen Kriterien sind wichtig? I Vor Ort muss es eine NRO/Gruppe geben, die wesentlicher Akteur und treibende Kraft des Projektes ist. Umsetzung, Verantwortlichkeit und Kompetenzen obliegen dem Süd-Partner. Zielgruppen sollen an der Formulierung und Umsetzung des Projektes wesentlich beteiligt sein. Das Projekt soll im Prozess sowohl Zielgruppen als auch Süd-Partner als eigenständige und handlungsfähige Akteure stärken.

7 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Welche entwicklungspolitischen Kriterien sind wichtig? II Maßnahme soll dergestalt angelegt sein, dass mit fortschreitender Zeit die externe Unterstützung abnimmt und die Eigenständigkeit zunimmt. Angemessene Eigenbeteiligung der Zielgruppen am Projekt (vor allem bei Investitionsprojekten) Berücksichtigung von Projektumfeldbedingungen: Auswirkung des Projektes auf Gemeinde, Ausgrenzung von Personengruppen, Konfliktförderung, etc. Interaktion und Verantwortlichkeit des Staates beachten

8 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Partnerbeziehungen zwischen Nord & Süd Wünschenswert & förderlich sind stabiler werdende Partnerbeziehungen, die offen sind (und bleiben) für gemeinsame Lernprozesse Keine Einbahnstraßen und einseitige Wissensvermittlung, sondern wechselseitige Kommunikation, Besuche (wenn möglich), Respekt für jeweilige Realitäten und Kompetenzen Transparenz, Selbstreflexion & Rollenhinterfragung (Nord-Partner) Einbindung Süd-Partner in die Bildungsarbeit

9 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Zentrale Kategorien von Projekten & Anträgen I Ein Problem ist ein Zustand, der als negativ und veränderungswürdig betrachtet wird. –Unterernährung von Kindern ist ein Problem, nicht aber der Mangel an Milchpulver. Dies ist eher ein abgeleitetes Problem bzw. eines, das ohne Prüfung von Alternativen eine Lösung vorgibt! Die Beschreibung eines Problems sollte mit Indikatoren (Anzeigern) verbunden werden, an denen (später) die positiven Veränderungen des Problems ablesbar sind.

10 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Zentrale Kategorien von Projekten & Anträgen II Ein Indikator ist die beispielhafte, konkrete Beschreibung eines Merkmals. Er sollte möglichst objektiv nachprüfbar sein. Indikatoren enthalten wesentliche und benennbare Informationen: Bsp: Bei dem vorliegenden Projekt soll die Unterernährung von Kindern angegangen werden. Hierbei geht es um Kinder der Township Ocean View, die zwischen 2-6 Jahre alt sind und zum Zeitpunkt Jan % unter Normalgewicht wiegen.

11 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Zentrale Kategorien von Projekten & Anträgen III Ein Ziel ist ein erwünschter Zustand, der in der Zukunft erreicht werden soll. Es ist sinnvoll, drei Zielebenen zu unterscheiden: –Das Oberziel beschreibt einen wünschenswerten Zustand, zu dem das Projekt einen kleinen Beitrag leistet. –Das Projektziel beschreibt einen realistischen Zustand, den das Projekt zum Abschluss erreichen kann/will. –Unterziele beschreiben verschiedene erreichbare, sich einstellende Ergebnisse, die allesamt zur Projektzielerreichung beitragen.

12 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Zentrale Kategorien von Projekten & Anträgen IV Beispiel: –In der Township Oceanview haben sich die Lebensbedingungen der BewohnerInnen verbessert (Oberziel) –In der Projektlaufzeit (Jan. 08 – Jan. 10) ist der Anteil von unterernährten Kindern in Oceanview zwischen 2-6 Jahren um 25% gesunken. (Projektziel) –Dies wird u.a. erreicht, durch: Grundkenntnisse im Bereich von Hygiene, Gesundheit und Ernährung von Kleinkindern sind den 150 Müttern vermittelt Einmal wöchentlich ist eine kinderärztliche Betreuung in Oceanview anwesend Über das Einkommen schaffende Projekt Perlenstickerei erwirtschaften 150 Mütter monatlich je 100 ZAR. (Ergebnisse)

13 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Zentrale Kategorien von Projekten & Anträgen V Analog zur genaueren Problembeschreibung gibt es auch bei der Zielbeschreibung Zielindikatoren. Diese sollten Auf das Ziel bezogen Messbar Erreichbar Und auf Zeitpunkte bezogen sein. Bsp Unterziel: Einmal wöchentlich ist eine kinderärztliche Betreuung in Oceanview anwesend! –Zielindikator: Zwischen Jan. und Dez ist mindestens in 50 Wochen acht Stunden lang ein ausgebildeter Kinderarzt im Gesundheitsposten in Oceanview tätig.

14 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Was und wie wird gefördert nichtrückzahlbare Zuschüsse im Wege der Projektförderung (Anteilsfinanzierung) Projektsumme max. 20 T€, davon 75% von der Stiftung bzw. BMZ (15 T€), 10 % „echte“ Eigenmittel, 15 % andere nicht öffentliche Mittel oder Partnerlandleistungen (keine Stiftungsmittel) Projektlaufzeit maximal 18 Monate. auf Antrag können Eigenmittel auf eigenes Risiko vor der Bewilligung des Projekts eingesetzt werden

15 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Was kann finanziert werden keine Ausgaben f ü r Grundst ü ckskauf (FR der Stiftung) Bauma ß nahmen, entsprechend den ö rtlichen Bedingungen Materialien und Transportleistungen (lokal üblich und nach Möglichkeit vor Ort beschafft), Ausnahmen begründen Keine F ö rderung von Transporten f ü r entwicklungswichtige Sachspenden  daf ü r extra BMZ-Programm (gtz) Investitionsgüter (z.B. Produktionsmittel, Gebäude) mit angemessener Eigenbeteiligung der Begünstigten (Gegenleistung, Kredite z.B. mit revolvierenden Fonds)

16 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Besonderheiten für Investitionen sollte erkennbar Teil einer längerfristigen Projektbegleitung sein (Programmcharakter) Nachhaltigkeit muss gesichert sein (personell und materiell) mit Investition muss emanzipatorisches Ziel für besonders förderungswürdige Zielgruppen verbunden sein Bau- und Ausrüstungsvorhaben zur Infrastrukturentwicklung Projekte im Bereich der sozialen Infrastruktur (Gesundheits-, Bildungswesen) 50%/70%-Regelung für Stiftungsmittel gilt nicht

17 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds der tatsächliche Nutzen der geplanten Einrichtung für die Zielgruppe muss gewährleistet sein (z.B. Überprüfung der Sozialverträglichkeit bei erforderlichen Gebühren) diese müssen daher möglichst Beitrag zur Realisierung bzw. Nachhaltigkeit des Projektes leisten fallen prinzipiell in den Zuständigkeitsbereich staatlicher Stellen Förderwürdig insbesondere Ansätze, die über reine Versorgung hinausgehen z.B. Aufklärung und Prävention, Nutzung traditioneller Behandlungsmethoden und Heilmittel, Naturmedizin im Gesundheitsbereich; besondere Förderung von Mädchen, moderne pädagogische Konzepte Förderung und Gleichstellung von Minderheiten Projekte im Bereich der sozialen Infrastruktur

18 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Lokale Personalkosten (ortsüblich, angemessen im Verhältnis zu Gesamtprojektkosten)  Nachhaltigkeit sichern  aber keine institutionellen Sach- und Personalkosten  kein deutsches Personal Was kann finanziert werden Workshops und Seminare Projektbetreuungsreisen – Transportkosten für eine Person,Visa- und nachgewiesene Übernachtungskosten, max. 1 Reise pro Projekt  Voraussetzung: Arbeits- und Aufenthaltsprogramm Laufende Kosten/Betriebskosten für Anschubfinanzierung, Folgefinanzierung muss gesichert sein

19 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds pauschal bis zu 4 % für Verwaltungskosten (Berechnungsgrundlage: Projektausgaben inkl. Reserve) Was kann finanziert werden bis zu 3,5 % der Projektkosten für Kostensteigerungen und Mehraufwendungen (Reserveposition)

20 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Kostenpositionen im Kostenplan Kostenplan abhängig von Maßnahmen:  bei Bildungsprojekten evtl. nach Maßnahmen aufschlüsseln  Aufschlüsselung nach Haushaltsjahren Investitionen Betriebsausgaben (auch Kosten für chartered accountant) Personal (aufschlüsseln nach Person und Zeitraum) Projektbetreuungsreisekosten Σ Projektkosten Reserveposition (3,5%) Σ Zwischensumme Verwaltungskosten (4%) Gesamtausgaben

21 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Finanzierungsplan Eigenleistung des Antragstellers (mind. 10%) Eigenleistung des Projektträgers, der Zielgruppe, anderer Stellen im Partnerland Sonstige Einnahmen (z.B. Verkaufserlöse) Drittmittel Zuwendung der Stiftung (BMZ) (max. 75%) Gesamteinnahmen  valorisierte Eigen- und Partnerleistungen müssen nachweisbar und bewertbar sein  Aufschlüsselung nach Haushaltsjahren 15 %

22 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Projektdurchführung Projektbeginn Partnervertrag/Partnerleistung Mittelanforderung Mitteltransfer Mittelverwendung Mitteilungspflichten Änderungen im Projektablauf Projektbuchhaltung

23 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Projektbeginn Projektbeginn wird im Fördervertrag festgelegt Informationen einholen: -Mustervereinbarung mit dem Projektpartner (rtf-Datei) -Mittelanforderung -Verwendungsnachweis -BMZ-Richtlinien für die Förderung entwicklungswichtiger Vorhaben -Besondere Nebenbestimmungen für BMZ-Zuwendungen (BNBest-P/Private Träger) -Allg. Nebenbestimmungen f. Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) Alternativ: Aktenordner anlegen Bewilligung, Partnervertrag, Berichte, Fahrtenbücher, Inventarliste

24 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Partnervertrag 1.Projektzweck 2.Finanzierung 3.Anforderung der Mittel 4.Informationspflichten 5.Mittelbewirtschaftung und Vergabe von Aufträgen 6.Inventarisierung 7.Kreditfonds 8.Abrechnung und Berichterstattung 9.Prüfungsrecht 10.Mittelsperre oder –rückforderung 11.Rücktrittsvorbehalt 12.Inkrafttreten, Änderungen 13.Zusätzliche Auflagen/Bestimmungen aus dem Bewilligungsbescheid

25 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Partnervertrag Mit dem Partner klären, falls im Budget vorgesehen: -Dienstreisen -Per diems Anlagen zum Partnervertrag Finanzplan -Im Finanzplan für die Partnerorganisation sollten folgende Positionen nicht berücksichtigt werden: -Verwaltungskostenpauschale -Bankgebühren -Projektbetreuungsreisen -Sowie alle sonstigen Positionen, die hier ausgegeben werden Muster für Projektabrechnung -Enthält auch einen Mustervertrag mit einem Chartered Accountant, der jedoch für dieses Finanzierungsinstrument nicht gebraucht wird Projektfortschrittsbericht -Das Muster für den Projektfortschrittsbericht ist noch dem Partnervertrag beigefügt, ein PFB muss jedoch nicht mehr erstellt werden

26 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Partnerleistung -Für den Nachweis der Eigenleistung des Projektpartner gelten die gleichen Vorgaben (Einzelausgabennachweis) wie für die übrigen Projektausgaben. -Als Eigenleistung eingebrachte Infrastruktur (Immobilien oder KFZ etc.) müssen an Hand nachvollziehbarer Kriterien und ohne größeren Verwaltungsaufwand bewertbar sein (zulässig ist nur eine marktübliche Bewertung). -Eine einseitige, unkommentierte Wertfestsetzung durch die Partnerorganisation ist nicht zulässig. -Peronalkosten: für den Nachweis von Personalkosten reicht ein summarischer Beleg nicht aus. Gefordert ist ein exaktes “Mengengerüst” auf Monatsbasis:

27 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Mittelabruf 1 -wenn der Fördervertrag rechtswirksam ist -nach Abschluss des Partnervertrages -Formular kann von der Website der Stiftung heruntergeladen werden -Fristen: nach dem Abruf müssen die Mittel ausgegeben werden: - innerhalb von 4 Monaten, wenn sie im Ausland eingesetzt werden - Innerhalb von 1 Monat, wenn sie im Inland ausgegeben werden

28 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Mittelabruf 2 Steuerung des Mittelabrufes/Mitteltransfers -Zu beachten sind die Verausgabungsfristen -Partnerorganisation muss eine genaue Planung der Ausgaben durchführen -Optimal: Monatsbasis -Ausreichend: Quartalsbasis -Mit dem Partner klären, wann der Partnerbeitrag erbracht wird -Erstellung eines Mittelabrufplanes -Ausgabeplanung muss ständig aktualisiert werden -Falls Verzögerungen eintreten, die vom Partner nicht zu vertreten sind, kann eine Verlängerung der Verausgabungsfrist (max. 6 Monate) beantragt werden.

29 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Mitteltransfer -Überweisung -Bankscheck -Bargeld Zu beachten ist: -Meldepflichten nach Außenwirtschaftsgesetz (ab €) -Bankgebühren in Deutschland: Betriebsausgaben -Bankgebühren des Partners: verrechnet über den Wechselkurs

30 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Mittelverwendung -Es können nur Projektausgaben abgerechnet werden, die nach der Projektbewilligung angefallen sind (Ausnahme: vorzeitiger Einsatz von Eigenmittel wurde bewilligt) -Die Zuwendung darf nur zur Erfüllung des Zweckes verwendet werden, der im Zuwendungsbescheid genannt wird (der Finanzierungsplan ist verbindlich). -Einzelpositionen des Finanzierungsplans dürfen um bis zu 30 % überschritten werden, falls die Überschreitung durch Einsparungen bei anderen Einzelansätzen ausgeglichen werden kann. -Wenn Einzelansätze um mehr als 30 % überschritten werden, muss vorher die Zustimmung der Stiftung eingeholt werden.

31 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Mittelverwendung 2 Zahlungen vor Empfang der Gegenleistung: nur wenn dies allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist Vergabe von Aufträgen Das Vergabeverfahren ist neu geregelt worden Auf der Website der Stiftung ist eine Worddokument zu finden, in dem das aktuell gültige Verfahren genau beschrieben ist: (Menüpunkt: Förderprogramme – EZ-Kleinprojektefonds) Beschaffung vorzugsweise im Partnerland Originalbelege aller Ausgaben müssen aufbewahrt werden Fremdsprachliche Belege müssen übersetzt werden (Stichworte genügen), ausgenommen sind englischsprachige Belege

32 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Mittelverwendung 3 -Personalkosten: -grundsätzlich nur, wenn diese beantragt worden sind; -es gilt das im Antrag beschriebene „Mengengerüst“ -Ortsüblichkeit der Löhne/Gehälter muss gesichert sein -bei mehrjährigen Projekten: abnehmende Raten -Beschäftigung von Tagelöhnern -Lohnlisten mit Namen -Erfassung der genauen Arbeitszeiten -Bestätigung der Auszahlung (Unterschrift, Fingerabdruck) -Valorisierung/Bewertung von Arbeitsleistungen -Gleiches Verfahren wie oben

33 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Mittelverwendung 4 Fahrzeuge im Projekt -Für jedes projektfinanzierte KfZ ist ein Fahrtenbuch zu führen, darin sind -alle Dienstfahrten einzutragen. Folgende Angaben sind erforderlich: -Kilometerstände, -Tanken, -Reparaturen und -Zweck der Fahrt. -Jedes Fahrtenbuch ist am Jahresende bzw. Projektende abzuschließen und der Projektabrechnung beizufügen.

34 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Mittelverwendung 5 Inventarisierung -Alle mit Projektmitteln beschaffte Gegenstände mit einem Wert von mehr als Euro 400,- müssen den landesüblichen Bedingungen entsprechend inventarisiert werden -Werden Gegenstände verkauft oder dem Projektpartner übergeben, sind sie auf der Inventarliste unter “Aussonderung” wieder auszutragen. -Die Inventarliste ist fortlaufend zu führen und der Projektabrechnung beizufügen

35 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Mittelverwendung 6 Inventarliste

36 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Mittelverwendung 7 Eigentumsvorbehalt des BMZ sollen Gegenstände oder Gebäude, die aus Projektmitteln finanziert wurden, für einen anderen Zweck eingesetzt werden, ist vorab die Einwilligung der Stiftung/des BMZ einzuholen. Dies gilt : -bei Grundstücken und Gebäuden mit einem Anschaffungswert von mehr als ,- Euro:15 Jahre -bei Gegenständen mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr sowie bei Grundstücken und Gebäuden, deren Anschaffungswert 5.000,-Euro übersteigt: 5 Jahre -bei Gegenständen mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr und mit einem Anschaffungswert von 400 bis 5.000,-Euro: 2 Jahre -Bei Gegenständen/Gebäuden, die über einen revolvierenden Kreditfonds finanziert wurden, gelten die vorgenannten Fristen analog, Ein Wertausgleich ist anteilig an das BMZ zu erstatten.

37 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Mitteilungspflichten Die Stiftung muss informiert werden, wenn: -für das Projekt bei anderen öffentlichen Stellen beantragt oder bewilligt werden, -weitere Mittel von Dritten in das Projekt fließen, -der Verwendungszweck sich ändert oder wegfällt, -sich herausstellt, daß der Zuwendungszweck nicht oder nicht mit der bewilligten Zuwendung zu erreichen ist, -die abgerufenen oder ausgezahlten Beträge nicht innerhalb von 4 Monaten nach Auszahlung verbraucht werden können, -zu inventarisierende Gegenstände/Gebäude innerhalb der zeitlichen Bindung nicht mehr entsprechend dem Zuwendungszweck verwendet oder nicht mehr benötigt werden, -ein Konkurs ‑, Vergleichs ‑ oder Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet wird.

38 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Änderungen im Projektablauf 1 Die Stiftung muss auch informiert werden, wenn es -im Projekt inhaltliche Änderungen gibt (Konzeption, Maßnahmen/Mengengerüst) -sich abzeichnet, dass Einzelpositionen im Projektbudget um mehr als 30% überschritten werden -Änderungen im zeitlichen Ablauf gibt (z.B. Verlängerung der Projektlaufzeit) -finanzielle Änderungen (Reduzierung, Umwidmung der Bundesmittel) gibt. (Aufstockungsanträge sind beim BMZ normalerweise möglich, bei dieser Projektfinanzierung sind sie jedoch ausgeschlossen)

39 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Änderungen im Projektablauf 2 -Reduzierung -Wenn absehbar ist, dass die bewilligten Mittel nicht gebraucht werden, sollten diese möglichst schnell zurückgegeben werden -Antrag formlos in Verbindung mit einem neuen Kostenplan -Umwidmung -Wird erforderlich, wenn Fördermittel für zwei Haushaltsjahre bewilligt wurden und die Mittel neu auf die Jahre verteilt werden müssen

40 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Projektbuchhaltung -Mit dem Partner klären, wie die Projektbuchhaltung organisiert wird, -Mit dem Partner vereinbaren, dass die Projektbuchhaltung zeitnah erledigt wird, -Monatliche Abschlüsse anstreben, -Monatliche Überprüfung der Bestände, -regelmäßig Berichte schicken lassen.

41 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Projektabschluss und Projektabrechnung Abrechnungstermin: siehe Bewilligungsschreiben (i.d.R. 3 Monate nach Projektende)  bei Verzögerungen rechtzeitig Verlängerung beantragen (Laufzeit max. 18 Monate) Abrechnung Sachbericht Finanzbericht Kostenplan (Soll-Ist) Finanzierungsplan (Soll-Ist) Belegaufstellung (zahlenmäßiger Nachweis nach Kostenpositionen)

42 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Unterlagen zur Erstellung des Verwendungsnachweises Unterlagen des Projektpartners (Bericht und Belege) Antrag Eigene Kontoauszüge für Nachweis Projektmitteltransfer und Kursberechnungen Aktueller Kosten- und Finanzierungsplan (Fördervertrag und Umwidmungen berücksichtigen!) Chartered accountant/Testat eines unabhängigen Buchprüfers

43 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Belegaufstellung Belege vollzählig? Belege sachlich und rechnerisch richtig? Alle Angaben auf den Belegen enthalten? Übersetzung der Belege? Zahlungstermine der Kosten beachtet (innerhalb des Bewilligungszeitraums)? Zuordnung zum Kostenplan möglich? Kostenplanpos.Belegnr.ZahlungstagZahlungsgrundBetragErläuterungen Summe

44 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Originalbelege (mit geschäftsüblichen Angaben) Rechnungsausstellerin/Zahlungsempfängerin Grund und Tag der Zahlung Zahlungsnachweis (Quittung, Kopie Kontoauszug) Zahlungsbegründende Unterlagen (Teilnehmerlisten, Angebote, Arbeitsverträge etc.) Bei Valorisierungen Wertnachweis über erbrachte Leistung (Name, Datum und Dauer des Einsatzes, Unterschrift, Begründung für Höhe des Wertansatzes) Kleinstbelege und –summen zusammenfassen (< 50 €) Eigen-/Ersatzbelege

45 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Ersatzbelege

46 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Wechselkursermittlung Datum€USDKurs 1. Rate , ,001, Rate , ,001, Rate , ,001, Rate , ,001,5000 Summe , ,001,4500 Mittelkurs bilden aus Summe der Überweisungen und Summe der getauschten Mittel Bankgebühren in Deutschland = Betriebsausgaben Bankgebühren beim Projektpartner fliessen in Mittelkurs ein

47 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Wechselkursermittlung II USD€1,4500 Investitionen18.400, ,66 Betriebsausgaben3.600, ,76 Personal1.000,00689,66 Projektbetreuungsreise500,00344,83 Workshop5.500, ,10 Summe , ,00 nur Gesamtkostenpositionen umrechnen, keine Einzelbelege

48 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Kosten- und Finanzierungsplan Position des KostenplansSollIstAbweichung % Investitionen Betriebsausgaben Personal Projektbetreuungsreise Workshop Summe EinnahmenAusgaben SollIstSollIst Eigenmittel Leistungen des Partners Finanzierung Dritter Stiftung Nord-Süd-Brücken gesamt Max. + 30% Rechtzeitig Umwidmung beantragen

49 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Sachbericht I – Projektdurchführung Projektdurchführung - Vergleich der geplanten mit realisierten Maßnahmen - Mitteleinsatz und evtl. Abweichungen erläutern - Anmerkungen zu besonderen Vertragsanforderungen Nachhaltigkeit des Projekts beschreiben wer gewährleistet und finanziert Fortsetzung des Projekts? Erreichen der Projektziele – Indikatoren Inwieweit wurden die Projektziele erreicht? Indikatoren gegenüberstellen und erläutern quantitative und qualitative Auswirkungen auf die ZG Begründungen für nicht oder nur teilweise erreichte Ziele

50 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Sachbericht II Bericht und Testat des unabhängigen Buchprüfers sind auszuwerten und das Ergebnis zu dokumentieren, z. B. - Prüfungsbeanstandungen, - zahlenmäßige Abweichungen, - Vorbehalte, - Empfehlungen

51 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Typische Fehler 1.Projektmittelbestände werden falsch auf das Folgejahr übertragen, immer Anfangsbestand mit dem Endbestand des Vorjahres abgleichen 2.Keine zeitnahe Buchung im Projekt 3.Wechselkursberechnung (Internetkurse nicht zulässig, bei überjährigen Projekten muss der Anfangskurs des Jahres 2 dem Mittelkurs des Jahres 1 entsprechen) 4.Nachweis der Partnerleistung ( wenn diese unbar erbracht werden, unbedingt korrekte Belege einfordern) 5.Fehlende Belege Eigenbelegen werden nicht korrekt erstellt 6.Honorarverträge Adresse fehlt/Leistungsbeschreibung fehlt/Unterschrift fehlt 7.Inventarliste fehlt

52 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Typische Fehler 1.Dienstreisen: Zweck/Dauer/Hotel-, Fahrtkosten, Tagegelder 2.Workshops: TeilnehmerInnenliste fehlt, kein Programm etc. 10.Fahrtenbuch (ist unvollständig, nicht plausibel) 11.Belegerläuterung (Belege, die für Außenstehende nicht nachvollziehbar sind, müssen erläutert werden) 12.Ausgaben (die Abrechnung enthält Ausgaben, die nicht projektbezogen sind) 13.Fehlerhafte Buchungen, falsche Kontenzuordnung (Ausgaben sind falschen Kostenarten zugeordnet, wird oft gemacht, um die 30-Prozent- Regel zu unterlaufen)

53 stiftung nord-süd-brücken Workshop EZ-BMZ-Fonds Probleme -Was ist zu tun, wenn Originalbelege nicht ausser Landes gebracht werden dürfen? -Beglaubigte Kopien anfertigen -Lt. Bengo-Rundbrief dürfen die Belege künftig auch elektronisch übermittelt werden (eingescannt)!


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