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Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

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1 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 1 – Teil 2 ( ): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern

2 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 2 Agenda qGrundlagen des Projektmanagements m Definition Projekt m Besonderheiten von Softwareprojekten m Definition Projektmanagement m Das magische Dreieck m Phasenkonzept m Wissensgebiete des Projektmanagements m Big Picture des Projektmanagements m PM-Techniken m Weitere Begriffe des Projektmanagements qErfolgreiches Lösen von Aufgaben im Team m Vorgehensmethode m Brainstorming und Umkehrmethode m To-Do-Liste

3 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 3 Beispiele für Projekte qGroße historische Projekte m Bau der ägyptischen Pyramiden (2550 – 1550 v. Chr.) » Z.B. Cheops-Pyramide 146 m Höhe, 2,3 Mio. Steinquader 20 Jahre Bauzeit ca Arbeiter/Sklaven Umzug des Flughafens München (1992) m Landung des ersten Menschen auf dem Mond (1969) »Apollo- Programm (1968 – 1972) »Schrittweise Realisierung des Ziels »2.000 Institutionen und Firmen » Beschäftigte; 25 Mrd. $ m Turmbau zu Babel (600 v. Chr.) »Stufentempel in den Himmel »Gescheitertes Projekt, wegen babylonischer Sprachverwirrung

4 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 4 Beispiele für Projekte - heute qProjekte in Unternehmen m Entwicklung eines neuen Produktes m Entwicklung einer neuen Serviceleistung m Abwicklung eines Kundenauftrags m Neuorganisation der Firma / einer Abteilung m Aufbau / Schließung einer Organisationseinheit m Fusion mit einer anderen Firma m Entwicklung / Einführung eines neuen Informationssystems qPrivate Projekte m Bau eines Hauses m Organisation einer Familienfeier

5 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 5 Merkmale von Projekten Komplexi- tät Projekt klare Zielsetzung Inter- disziplinär begrenzte Ressourcen Risiken Einmalig- keit Innovation, Neuartigkeit Termin Nutzen > Kosten

6 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 6 Definition Projekt [DIN 69901] [...] ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihre Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B. m Zielvorgabe m zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen m Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben m projektspezifische Organisation [DIN 69901] [...] ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihre Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B.

7 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 7 Ist eine Diplomarbeit ein Projekt? qEindeutiges JA Einmaligkeit des Vorhabens Hohe Komplexität Zeitliche Begrenzung Klare Zielsetzung Begrenzte Ressourcen Besondere Risiken Neuartige, außergewöhnliche Aufgabe

8 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 8 Wann liegt kein Projekt vor? qImmer wieder vorkommende Routinetätigkeiten qStandard-Aufgaben, die von einer Person oder von einem Linienteam vollständig gelöst werden kann qRegelmäßige Betriebsabläufe Beispiele: m Entwicklung eines neuen Auto-Modells: Projekt m Serienherstellung des neuen Modells: kein Projekt m Optimierung der Klimaanlage: Projekt m Serverbetrieb: kein Projekt m Neues Serverkonzept entwickeln und einführen: Projekt

9 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 9 Vorteile von Projektarbeit gegenüber Linienarbeit qKlare Zieldefinition mit fester Terminierung qSorgfältige detaillierte Planung qFeste Ressourcen (Personen aus unterschiedlichen Fachabteilungen) stehen zur Verfügung und müssen nicht laufend erkämpft werden qKlare Verantwortlichkeiten qFlexible, auf die jeweilige Problemstellung ausgerichtete Organisation qSicherstellung, dass die vorhandenen Ressourcen optimal eingesetzt werden qSchafft einen abteilungsübergreifenden View => Permanent hoher Erfolgsdruck auf Projektleiter und Team

10 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 10 Projektarten qForschungsprojekte m Entwicklungsziel nur grob definiert m Pioniercharakter, hoher Änderungsgrad der Projektparameter qEntwicklungsprojekte m Klar definiertes Entwicklungsziel: Neues Produkt m Bei Produkten für den Markt hat der Termin oft enorme Bedeutung qPlanungsprojekte m Zweck: z.B. Vorstudie und Konzept für anschließendes Großprojekt m Prüfung von Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit qOrganisations-/Rationalisierungsprojekte m Neugestaltung der Aufbau- und/oder der Ablauforganisation m Ziel: Rationellere Abwicklung der Geschäftsprozesse qRollout-Projekte (in Großunternehmen) m Ziel: z.B. unternehmensweite Einführung einer bereits erprobten (pilotierten) Anwendung oder neuen Technik

11 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 11 Projektgröße (Def. in AOK Bayern) Projekt- Kategorie Personal -aufwand Finanz- aufwand Dauer (in Monaten) Anzahl Mitarbeiter Eigenes Budget Kleines Projekt < 0,5 PJ (=Personen Jahre) bis ,5 bis 31 bis 2Nein Mittleres Projekt < 5 PJ< < 6< 12Ja Großes Projekt > 5 PJ> < 24> 12Ja Für jede Kategorie müssen mindestens drei der fünf Kriterien erfüllt sein. Große Projekte sollten die Maximalwerte von 10 PJ, , 2 Jahre und 20 Mitarbeiter nicht überschreiten, um Überschaubarkeit und Planungs- sicherheit zu gewährleisten. Ggf. mehrere Einzelprojekte generieren.

12 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 12 Projektbeispiele (AOK Bayern) qe-Procurement (IT-gestütztes Beschaffungsmanagement auf der Basis von Intranet/Internet-Technologie) m Vorstudie, daher zunächst kleines Planungsprojekt mit den Zielen: »Kosten-/Nutzen-Analyse als Entscheidungsvorlage für Vorstand »Detailliertes Umsetzungskonzept (Projektplan für Folgeprojekt) qDatum 2000 m Großprojekt (8 Teilprojekte, 60 lokale Datum 2000-Beauftragte, 260 Mitarbeiter; 21,4 PJ; Kombi-Projekt: Organisation, Roll-out) »Inventarisierung, Check und ggf. Umstellung sämtlicher IT-/TK- Komponenten im Unternehmen qE-Business-Strategie m Planungsprojekt mit den Zielen »Optimierung von Kundenservices »Stärkung der Wettbewerbsposition »Kostenreduktion

13 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 13 Projekt-Beispiel: e-Business-Strategie Vorphase 07/00 08/00 09/00 10/00 11/00 12/00 Abschlusspräsentati on e-business- Strategie Marktanalyse e-business Strategie Portfolio (top down) Prozesse und Funktionen Controlling Informationstechnologie e-business Strategie Portfolio (bottom up & Anpassung) Definition Prototyp Finale Phase Prototyp* ) Vorstellung Prototypen (Ende Dez.) Termin noch zu benennen * ) ergänzend zur Vorstudie Abstimmung mit dem Lenkungsausschuß

14 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 14 Softwareprojekte: Besonderheiten Schlechtes Image vgl. Chaos-Report der Standish Group von 1995*: *) Quelle: IT Management, 3/2000

15 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 15 Erfolgsfaktoren für Softwareprojekte* Einbeziehung der Anwender Unterstützung des Managements Genaue Anforderungsbeschreibung Passende Planung Realistische Erwartungen Kleine Projektschritte (Meilensteine) Kompetente Mitarbeiter Eigene Leitung Klare Visionen und Vorgaben Hart und konzentriert arbeitende Mitarbeiter Andere Gründe *) Quelle: IT Management, 3/2000

16 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 16 Projekt-Management Projekt qEinmaligkeit qKomplexität qKlares Ziel qBegrenzte Ressourcen qRisiko Management q Führung q Zielsetzung q Organisation q Planung q Kontrolle & Steuerung + Projekt-Management

17 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 17 Definition Projektmanagement Projektmanagement ist die Gesamtheit von m Führungsaufgaben, m Führungsorganisation, m Führungstechniken und m Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes. [DIN ]

18 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 18 Projektmanagement qFührungsaufgaben Zielsetzung Personalführung Kontrolle und Steuerung qFührungsorganisation Projektorganisation Projektabwicklung qFührungstechniken Motivation der Projektmitarbeiter Besprechungs- und Präsentationstechniken Entscheidungsfindungstechniken qFührungsmittel Projektplanungs- und Steuerungssysteme (Arbeitspakete, Kapazitäten, Termine/Meilensteine, Kosten)

19 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 19 Das magische Dreieck des PM Die drei Kernziele des PMs beeinflussen sich gegenseitig. Beispiel: Eine höhere Qualitätsforderung hat unwillkürlich Auswirkungen auf Termine und Kosten. Zeit/ Termine Kosten/ Ressourcen Qualität/ Funktionalität Steuerung

20 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 20 Projektverlauf: Phasenkonzept qProjekt läuft in mehreren Phasen ab qHauptphasen =========== Projekt-Prozeß ========= Initiali- sierung Planung Durch- führung Abschluß Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes Projekt- Ergebnis

21 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 21 Big Picture Projektziel- Definition Initiali- sierung Initiali- sierung Planung Durch- führung Durch- führung Ab- schluß Ab- schluß Projektziel: Produkt/ Ergebnis PM-WissenPM-ErfahrungenPM-TechnikenPM- Werkzeuge

22 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 22 PM-Wissensgebiete (nach PMBoK)* qKoordinationsmanagement in Projekten qUmfangsmanagement in Projekten qTerminmanagement in Projekten qKostenmanagement in Projekten qQualitätsmanagement in Projekten qPersonalmanagement in Projekten qKommunikationsmanagement in Projekten qRisikomanagement in Projekten qBeschaffungsmanagement in Projekten *) Project Management Body of Knowledge; PMBOK-Guide 2000

23 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 23 PM-Techniken (Arbeitstechniken) qKreativitätstechniken m Brainstorming m Umkehrungstechnik m 6-Hüte-Methode m Mind Mapping m Brainwriting qIst-Analyse-Techniken m Interview m Fragebogen m Selbstaufschreibung m Stichprobenverfahren qProblemlösungstechniken m Delphi-Methode m Pro und Kontra qEntscheidungstechniken m Punktebewertungsverfahren m Nutzwertanalyse m Portfolioanalyse qKommunikationstechniken m Moderation m Präsentation m Verhandlungstechniken qPlanungstechniken m Zeitplanung m Ressourcenplanung

24 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 24 Weitere PM-Grundbegriffe (1) qMeilensteine (milestone, checkpoint) m Meilenstein-Inhalt: Definierte (Teil-)Ergebnisse »Wichtig, wesentlich für Projekterfolg »Im Voraus definiert »Überprüfbar »Eindeutig festgelegt m Meilenstein-Termin: Fertigstellungstermin »Wird im Rahmen der Projektplanung festgelegt qProjektorganisation m ProjektleiterIn / ProjektmanagerIn / Projektleitung »Verantwortliche(r) für das Projekt m Projektteam »ProjektleiterIn und Projektmitarbeiter m Lenkungsausschuß »Entscheidungsgremium zur Steuerung des Projektes

25 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 25 Weitere PM-Grundbegriffe (2) qProgramm m Reihe von zusammengehörenden Projekten, um eine übergeordnete Zielsetzung zu verwirklichen (Beispiele: Apollo-Programm, SAM (SAP-AOK-Master) qTeilprojekt m Bei großen Projekten erfolgt eine Untergliederung in sog. Teilprojekte (klar abgegrenzte Aufgabenkomplexe) qProjektportfolio m Alle Projekte eines Unternehmens oder eines Geschäftsbereichs qKickoff m Startveranstaltung zu Beginn eines Projektes »Kennlernen und Motivation der Mitarbeiter »Klärung der Ziele

26 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 26 Weitere PM-Grundbegriffe (3) qProjektziel qAuftraggeber eines Projektes qProjektantrag / Projektauftrag qProjektportfolio qAufwandsschätzung qProjektbudget qProjektrisiko qProjektcontrolling qProjektbesprechungen qProjektberichtswesen qProduktabnahme qProjektziel qAuftraggeber eines Projektes qProjektantrag / Projektauftrag qProjektportfolio qAufwandsschätzung qProjektbudget qProjektrisiko qProjektcontrolling qProjektbesprechungen qProjektberichtswesen qProduktabnahme

27 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 27 Bewährte Methode zur Findung der besten Lösung für ein Problem - in 6 Schritten Ziel definieren Ziel definieren Lösungs- alternativen Lösungs- alternativen Bewertung der Alternativen Bewertung der Alternativen Commitment Vereinbarung der nächsten Schritte Vereinbarung der nächsten Schritte Entscheidungs- kriterien Entscheidungs- kriterien

28 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 28 Brainstorming qGrundregeln m Jeder soll so viele Ideen wie möglich entwickeln m Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiterentwickeln m Jede noch so wilde Idee ist erlaubt m Kritik ist grundsätzlich verboten m Jeder Vorschlag ist als Leistung des Teams, und nicht die eines Einzelnen, zu betrachten Bekannteste Methode der Ideenfindung qBasis und Ablauf m Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator m Flipchart, Tafel und/oder Medienwand für Vorschläge m Angenehme, offene Atmosphäre m Ideenfindungsphase: ca. 15 – 20 Minuten; anschließend Pause m Bewertungsphase: ca. 30 – 40 Minuten »Ergebnis: Rangfolge oder Auswahl einer einzigen Idee

29 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 29 Umkehrungstechnik qMethode Vgl. Marchand, Rene; Boethius, Stefan: Das Vorsprungs-Prinzip. 2001, 49,90 DM Überreuther, Frankfurt, ISBN q Beispiel Bisherige bekannte Lösung Umkehrung eines einzelnen Wortes in das Gegenteil Schlittschuhe für den Winter Schlittschuhe für den Sommer

30 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 30 To-Do-Liste Aktivität Verantwort- licher BeteiligteTermin Festlegung der durchzuführenden Aktivitäten Wer? - macht was? – mit wem? - bis wann?

31 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 31 Beispiel für Vorgehensmodell q siehe separaten Foliensatz

32 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 32 Aufgabe 1: Projektidee Das Team soll einen Vorschlag für eine innovative soziale Dienstleistung im Internet erarbeiten qVorgehen/Methodik m 6-Schritte-Methode zur Findung der optimalen Lösung m Kreativitätstechniken (Brainstorming und Umkehrungstechnik) m To-do-Liste q Gliederungsvorschlag für ppt-Vortrag (MS-Office 2000) m 6-Schritte-Methode 1.Zieldefinition 2.Erarbeitete Lösungsalternativen 3.Entscheidungskriterien 4.Bewertung der Alternativen 5.Commitment 6.Vereinbarung der nächsten Schritte m Erfahrungen in der Projektarbeit Aufgaben Projektleiter 1.Vortrag erstellen 2.Datei Idee-Team_x.ppt 3.Versand an Dozenten bis Vortrag am (nur Teams 5-7)

33 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 33 Projekte vom SS 02 Aufgabe: Gründung eines innovativen und erfolgreichen Internet-Unternehmens Hard to get – Onlineshop für seltene Produkte Home Bay – Online-Wohnungsvermittlung pharmaNet – Internet-Apotheke Bring.me – Internet-Lieferservice star-trip – Weltraum-Tourismus-Unternehmen e-Flyer.net – webbasierte Werbedatenbank Projekt X – Webdesign-Unternehmen Quasimodo – internationale Partnervermittlung VGHW – Virtuelles Gotteshaus Würzburg

34 Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald Wehnes Prof. Dr. P. Tran-Gia 34 Von der Vision zur Realität Was immer Du tun kannst oder erträumst zu können, beginne es. Kühnheit besitzt Genie, Macht und magische Kraft. Beginne es jetzt. Johann Wolfgang von Goethe


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