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Copyright: Dr. Klaus Röber 1 Workshop: IT-Projektmanagement - Version 3.0 - 01/2004Modul: Einleitung Modul Einleitung.

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1 Copyright: Dr. Klaus Röber 1 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Modul Einleitung

2 Copyright: Dr. Klaus Röber 2 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Ziele Die Teilnehmer kennen die wesentlichen Gründe, warum Projekte häufig scheitern ( oder nicht erfolgreich sind ) können Projekte und Projektmanagement definieren und in die IT-Prozesse einordnen kennen die verschiedenen Projekttypen kennen die Ziele des Projektmanagements kennen die wesentlichen Merkmale eines Projektes kennen die Erfolgsfaktoren ( die gesunde Basis ) für ein Projekt

3 Copyright: Dr. Klaus Röber 3 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Ergebnisse von Studien – gestern und heute Verschwendung hat einen Namen: Software-Entwicklung 50% der Projekte überschreiten ihr Budget 70% dauern länger als geplant 88% erfordern ein wesentliches Neudesign Durchschnittlich 1 Fehler pro 40 Code-Zeilen Quelle: IBM/Teraquest-Studie, 1995 Effiziente Projektabwicklung ist in Deutschland eher eine Ausnahme Das Budget wird gesprengt oder der Zeitrahmen überzogen 88 Prozent der Unternehmen greifen daher bei der Umsetzung auf externe Hilfe zurück Jede zweite Firma hat keine konkrete Weiterbildung in Projektmanagement In jeder dritten Studienrichtung Wirtschafts- und Ingenieurwissenschaften wird Projektmanagement nicht als eigenständiges Lehrfach angeboten Quelle: VWI und Tiba Management-Beratung 2003, Computerwoche 4/2004 Die geschätzten Verluste, die allein aus Fehlern im Projektmanagement resultieren, betragen demnach 145 Milliarden Dollar. Quelle: Standish Group 1996

4 Copyright: Dr. Klaus Röber 4 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung +Unklare Projektdefinition +Einsatz von ungeprüfter oder unreifer Technologie +Zu große und zu komplexe Projekte +Unerfahrene Mitarbeiter +Zu ehrgeizige Entwicklungsziele +Mangelnde Managementunterstützung +Beschäftigung von Unterauftragnehmern +Zu optimistische Aufwandsschätzung Beispiele für Risikoquellen in der Softwareentwicklung

5 Copyright: Dr. Klaus Röber 5 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Steigende Risiken Alles deutet darauf hin, dass mit neuen Technologien die Risiken steigen: –Verteilte OO-Projekte haben eine um 139 % größere Wahrscheinlichkeit zu scheitern und –eine um 156 % größere Wahrscheinlichkeit ihr Budget zu überschreiten als konventionelle Projekte. Je mehr neue Technologien eingesetzt werden, um so größer die Risiken !! Harry Sneed: Software-Risikoanalyse aus Software Management 99, Teubner Verlag

6 Copyright: Dr. Klaus Röber 6 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Zone des Chaos AnalyseDesignRealisierung Test & Abnahme Einführung AnalyseDesignRealisierung Test & Abnahme Einführung Fehler- ursprung Fehler- entdeckung Es kostet mehr, wenn Fehler erst in späteren Phasen entdeckt werden ! Häufiges Problem in Projekten Quelle: Capers Jones, Software Quality, International Thomson Computer Press 1997

7 Copyright: Dr. Klaus Röber 7 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung AnalyseDesignRealisierung Test & Abnahme Einführung AnalyseDesignRealisierung Test & Abnahme Einführung Fehler- ursprung Fehler- entdeckung Es werden bessere Produkte erstellt, wenn man die eigenen Fehler frühzeitig entdeckt ! Phasen- und meilensteinorientiertes Vorgehen

8 Copyright: Dr. Klaus Röber 8 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Definierter Systemumfang Realisiertes System Termin-Überschreitungen Aufwands-Überschreitungen Kosten-Überschreitungen Häufiges Problem in Projekten

9 Copyright: Dr. Klaus Röber 9 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Grundverständnis/Zusammenhänge FunktionenDaten Fachlichkeit (Betriebswirtschaft) DV-Technik Geschäfts- objekte z. B. - Aufrag - Kunde - Bestellung Geschäfts- prozesse z. B. -Produktion -Auftragsbearbeitung - Distribution Datenbanken z. B. - Auftrags-Datenbank - Kunden-Stamm - Lieferanten-Datei Software-Systeme z. B. - DMS-INA - SAP FI - Auftragssystem Organisation z. B. - Marketing-Bereich - Vertriebs-Bereich - Personal-Bereich Infrastruktur Hardware, Betriebssystem, DBMS, usw., z. B Windows NT, DB2, ORACLE Infrastruktur Hardware, Betriebssystem, DBMS, usw., z. B Windows NT, DB2, ORACLE Ziele und Strategie

10 Copyright: Dr. Klaus Röber 10 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Softwareentwicklung: Merkmale unreifer IT Organisationen Improvisation - Prozesse sind undefiniert oder werden ignoriert Notfallmaßnahmen - man verlässt sich auf einzelne Helden Pläne werden umgestoßen, oder es werden Kompromisse gemacht bezüglich –Funktionalität –Fertigstellungsplanung –Qualitätssicherung Es gibt keine Basis für objektives urteilen

11 Copyright: Dr. Klaus Röber 11 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Softwareentwicklung - Merkmale reifer IT Organisationen Gesteuert: –Prozesse sind definiert und werden organisationsweit gesteuert –Arbeitsausführung basiert auf definierten/geplanten Prozessen Klar: –Klare Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten –Exakte Kommunikation untereinander Objektiv: –Leistung und Qualität werden überwacht und analysiert Realistisch: –Pläne und Budgets basieren auf Vergangenheitserfahrungen –Pläne werden normalerweise erreicht Liefertermine Funktionalität Qualität

12 Copyright: Dr. Klaus Röber 12 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Produktivität & Qualität steigen Risiko nimmt ab Optimierend Gesteuert Definiert Wiederholbar Ad Hoc jeder ist ständig damit beschäftigt, alles zu verbessern wir legen Regeln fest aufgrund von Erfahrungen aus der Vergangenheit wir wählen unter unseren Praktiken aus durch die Ergebnisse, die sie produzieren wir befolgen die Regeln, außer, wenn wir in Panik geraten wir machen das, wozu wir im Augenblick Lust haben Quelle: Technical Report CMM/SEI TR - 025, Key Practises of the Capability Maturity Model, Mark C. Paulk et al., Software Engineering Institute der Carnegie Mellon University, Pittsbourgh, USA Das Capability Maturity Model des SEI

13 Copyright: Dr. Klaus Röber 13 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Was versteht man unter Software Engineering ? Zielorientierte Bereitstellung und systematische Verwendung von Verfahren, Methoden und Werkzeugen für die arbeitsteilige, ingenieurmäßige Entwicklung und Wartung von Software- Systemen. Zielorientiert bedeutet die Berücksichtigung z. B. von Kosten, Zeit, Qualität.

14 Copyright: Dr. Klaus Röber 14 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Zusammenhänge: Verfahren, Methoden und Werkzeuge Verfahren (organisatorischer Ablauf) Verfahren (organisatorischer Ablauf) Methoden Werkzeuge Methoden und Werkzeuge müssen in ein durchgängiges Verfahren eingebunden sein. Die Anwendung von Werkzeugen setzt die Beherrschung der dort eingesetzten Methoden voraus.

15 Copyright: Dr. Klaus Röber 15 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Die Prozesse im Projekt organisieren Eine erfolgreiche Software-Erstellung und -Anwendung ist nur sichergestellt, wenn System-Erstellung Projektmanagement Qualitätsmanagement und Konfigurationsmanagement ( incl. Änderungsmanagement ) einschließlich ihrer Interdependenzen beherrscht werden!! Projektmanagement Phase Konfigurationsmanagement Phase... Vorgehensmodell (System-Erstellung) Qualitätsmanagement

16 Copyright: Dr. Klaus Röber 16 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Was ist ein System ? Sammlung von interaktiven Komponenten zur Erfüllung eines gemeinsamen Zwecks. Komponenten können dabei u. a. sein: Funktionen, Organisationseinheiten, Technik Standorte usw. Ein System ist immer Bestandteil eines größeren Systems und kann meist in kleinere Teilsysteme zerlegt werden.

17 Copyright: Dr. Klaus Röber 17 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Beispiele von Systemen in der Informatik Betriebssystem Datenbank-Management-System ( DBMS ) Informationssystem Textverarbeitungssystem Softwaresystem Hardwaresystem SAP-System Dokumentenmanagement-System

18 Copyright: Dr. Klaus Röber 18 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Anwender A Anwender BAnwender C Auftrags- verwaltung Lager- disposition Waren- versand Arbeits- liste Vorgangs- definition Workflow-Management-System

19 Copyright: Dr. Klaus Röber 19 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Was ist Software ? Software besteht nicht nur aus Programmen und Daten. Sie setzt sich vielmehr zusammen aus vielen Teilprodukten, wie z. B. –Analyse-Modell –Architektur-Modell –Programme –Benutzerhandbuch, Hilfesystem –Testdaten –usw.

20 Copyright: Dr. Klaus Röber 20 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Software, Software-Produkt und Software System Software ist der allgemeine, neutrale, aber auch unbestimmtere Begriff. Software-Produkt betrachtet Software von außen aus Käufer- oder Auftraggebersicht. Software-System stellt die innere Sichtweise dar, d. h. so wie ein Entwickler Software sieht.

21 Copyright: Dr. Klaus Röber 21 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Software-Entwicklung und System-Entwicklung Spricht man von Software-Entwicklung, dann meint man die ausschließliche Entwicklung von Software. Spricht man von System-Entwicklung, dann meint man oft die Entwicklung eines Systems, das aus Hardware-, Software- und organisatorischen Komponenten besteht.

22 Copyright: Dr. Klaus Röber 22 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Anforderungen an die Entwicklung von Software Systemen Funktionstreue d. h. die Übereinstimmung der definierten Anforderungen mit dem fertiggestellten System. Qualitätstreue d. h. die Übereinstimmung der definierten Qualitätsanforderungen mit dem fertiggestellten System. Termintreue d. h. die Einhaltung der im Projektplan festgelegten und dem Kunden zugesagten Fertigstellungstermine. Kostentreue d. h. die Einhaltung des in der Wirtschaftlichkeitsrechnung geplanten Personal- und Sachaufwandes für die Systemerstellung und -pflege.

23 Copyright: Dr. Klaus Röber 23 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Veränderungen im Software Engineering Systementwicklung gestern Analyse Design Realisierung Test Einführung Systementwicklung heute Analyse Design Realisierung Test Einführung Gründe für Veränderung: Kosten reduzieren Keine Schleifen drehen Klare Vorgaben Qualität der Software verbessern

24 Copyright: Dr. Klaus Röber 24 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Systementwicklung morgen ? Montage von fertigen und getesteten Bausteinen ( Komponenten-basierte Entwicklung ) Analyse Design Realisierung Test Einführung

25 Copyright: Dr. Klaus Röber 25 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Schaffung eines einmaligen Produkts oder einer Dienstleistung (PMBOK) Merkmale: 1.Es ist ein einmaliges Vorhaben 2.2. Es ist zeitlich begrenzt (Start- und Endtermin) 3.Es hat (muss haben!) klare Ziele 4.Es ist ein komplexes Vorhaben, das verschiedene Techniken und Methoden erfordert 5.Es erfordert ein Team zu seiner Durchführung 6.In der Regel sind neuartige und unbekannte Probleme zu lösen 7.Es steht unter einem besonderen Risiko 8.Es hat ein zugewiesenes Budget 9.Während des Projekts stehen Leiter und Mitarbeiter unter einem besonderen Druck

26 Copyright: Dr. Klaus Röber 26 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Definition: IT-Projekt Zeitlich befristetes Vorhaben zur Installation, Entwicklung oder Weiterentwicklung eines Informationssystems (Software-Produkt, Hardware etc.) oder eines Teilergebnisses (z. B. Vorstudie oder Fachkonzept) im vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen.

27 Copyright: Dr. Klaus Röber 27 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Projektkategorisierung Gleichzeitig mit der Entscheidung für ein Projekt kann eine Zuordnung getroffen werden, die das Projekt eindeutig in eine Vordefinierte Kategorie enteilt. Dies hat folgende Vorteile: Abhängig von der Projektkategorie kann die geeignete Projektorganisation festgelegt werden Eine geeignete Prozessstruktur (Vorgehensmodell) kann ausgewählt werden, die den auf den spezifischen Projekttyp zugeschnittenen Projektablauf in der Durchführungsphase bestimmt. Bei Aufwandsschätzungen kann auf die Erfahrungen bei ähnlichen bereits abgeschlossenen Projekten zurück gegriffen werden. Die Projektkategorie wird bei der Risikomanagementplanung herangezogen, um den zu treibenden Aufwand der Risikomaßnahmen abzuschätzen.

28 Copyright: Dr. Klaus Röber 28 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Beispiel: Zweidimensionale Projektkategorisierung

29 Copyright: Dr. Klaus Röber 29 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Verschiedene IV-Projekttypen Kommerzielle Eigenentwicklung Technisch-wissenschaftliche Eigenentwicklung Einführung von Standard-Anwendungssoftware Individuelle Datenverarbeitung (z. B. Executive Information System) Reverse- / Reengineering (DV-technisch ) Business Process Reengineering Elektronischer Datenaustausch / EDIFACT usw.

30 Copyright: Dr. Klaus Röber 30 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Vorbereiten und planen Überwachen und Steuern Abschließen Projektmanagement-Prozess Projektdurchführung (Systementwicklung) Projektmanagement ist die Gesamtheit aller Führungsaufgaben für die Abwicklung eines Projektes (DIN 69901). Projektmanagement: Einordnung und Abgrenzung

31 Copyright: Dr. Klaus Röber 31 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Ziele des Projektmanagements Investitionsschutz Das Management kann seine Investitionen schützen, indem es sicherstellt, dass das Projekt klar definiert ist und dass alle Beteiligten am gleichen Strang ziehen. Transparenz Management und Benutzer wissen immer im Projektverlauf, was sie von dem Projekt wann erwarten können. Der Status aller Projekte steht jederzeit im Zugriff. Ergebnis-Qualität Die Qualität der Ergebnisse kann gesichert werden Termin- und Kostentreue Überraschungen, wie z. B. Terminverzögerungen oder Kostenüberschreitungen können minimiert werden Machbarkeit Durch frühzeitige Erkennung von Ressourcen- oder sonstigen Problemen ist eine realistische Einschätzung der Machbarkeit gegeben. Einbindung des Fachbereichs Das Vorgehen nach diesem Verfahren stellt eine adäquate Einbindung des Managements und Fachbereichspersonals in IT-Projekte sicher.

32 Copyright: Dr. Klaus Röber 32 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Unterschiedliche Perspektiven

33 Copyright: Dr. Klaus Röber 33 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung PM: Unternehmenssicht

34 Copyright: Dr. Klaus Röber 34 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung PM: Projektsicht

35 Copyright: Dr. Klaus Röber 35 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung PM: Mitarbeitersicht

36 Copyright: Dr. Klaus Röber 36 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung PM: Gemeinsamkeiten und Resumee

37 Copyright: Dr. Klaus Röber 37 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung PM: Der Werkzeugkasten

38 Copyright: Dr. Klaus Röber 38 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Anforderungen an das Projektmanagement Beherrschung der Komplexität Einordnung des Vorhabens in den unternehmerischen Gesamtzusammenhang Koordinierung der Mitarbeiter Koordinierung der unterschiedlichen Interessen, Anforderungen und Zielvorstellungen Festlegung von Zielen, an denen sich der Erfolg des Projekts messen lässt Festlegung von messbaren Qualitätskriterien Durchsetzung der Qualitätsanforderungen Durchführung von realistischen Schätzungen Entwicklung von Plänen Kontrolle von Ergebnissen und steuerndes Eingreifen bei Abweichungen Orientierung aller Beteiligten auf das gesetzte Ziel hin

39 Copyright: Dr. Klaus Röber 39 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Die gesunde Basis eines Projektes Es existiert ein Auftraggeber Es gibt einen gemeinsam verabschiedeten Projektauftrag Es wird eine Projektgruppe eingerichtet Es gibt einen Projektleiter Es existiert ein Lenkungsausschuss Die Verantwortlichkeiten sind zugeordnet und werden wahrgenommen Es wird in definierten Phasen mit definierten Meilensteinen gearbeitet eine realistische Aufwandschätzung und Termin- und Ressourcenplanung

40 Copyright: Dr. Klaus Röber 40 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Projektantrag Vorbereiten Projekt Vorbereiten Projekt Planen/ Organisieren Projekt Planen/ Organisieren Projekt Projektauftrag Projektplan Steuern Projektarbeit Steuern Projektarbeit Abschließen Projekt Abschließen Projekt Projekt- Durchführung MA-Zeitaufschreibungen Ergebnisse Projekt-Status-Report Projekt-Controlling- Bericht Projektabschlussbericht Berichten Projektstatus Berichten Projektstatus Projekt- Change Requests genehmigte Change Requests und Planänderungen Abnahme-Protokoll Projektmanagement und -controlling: Ein definierter Prozess!!

41 Copyright: Dr. Klaus Röber 41 Workshop: IT-Projektmanagement - Version /2004Modul: Einleitung Beziehungen zwischen PM und Systementwicklung Planen, Überwachen, Steuern System entwickeln System entwickeln Anforderungen u./o. Vorprodukte Ziele und Eingriffe Baselines Produkte Bericht über Ergebnisse Ziele des Managements Management Systembenutzer


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