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Wwgs1.ch Firmenkurs Projektmanagement Kurs 3. Tag.

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1 wwgs1.ch Firmenkurs Projektmanagement Kurs 3. Tag

2 wwgs1.ch Ziele Kennt die wichtigsten Vorgehensmodelle (Wasserfall, Schleifen, V-Modell) Kennt die Erfolgsfaktoren eines guten Sitzungsmanagements Erkennt in welchen Phasen des Teambildungsprozess sich sein Team befindet Erkennt seine persönlichen Grenzen bei der Konfliktbewältigung Kennt die wichtigsten Berichtsarten und kann diese richtig einsetzen Kann ein Projekt korrekt und sauber abschliessen

3 wwgs1.ch 3 Inhalte 3. Tag Repetition Risikomanagement Führung / Motivation Sitzungsmanagement Teambildung Konfliktmanagement Projektberichte Projektabschluss

4 wwgs1.ch 4 Fallstudie Bauhandel AG Teilaufgabe g) Risikomanagement

5 wwgs1.ch Repetition Projektrisiken

6 wwgs1.ch Risiken im Teilprojekt 6

7 wwgs1.ch Risikotabelle (Bsp.) IDRisikobeschreibungKategorie P1P1Projektakzeptanz schlecht bei Benutzerpersonell E1E1Schlechte SoftwarequalitätErgebnis M1M1TerminverzugPMPM...

8 wwgs1.ch Risikotabelle mit Bewertung (Bsp.) W = Eintretenswahrscheinlichkeit / T = Tragweite h = hoch / m = mittel / t = tief IDRisikobeschreibungKategorieWTKosten/ Termine Verantwortlich P1Schlechte projektakzeptanz bei den zukünftigen Benutzern PersonellHH-Teilprojektleitung E2Schlechte Softwarequalität ErgebnisMH-QS- Verantwortliche M3M3Termine können nicht eingetalten werden Projekt- Manage- ment HMFr – pro Personen- tag Teilprojektleitung

9 wwgs1.ch Risikodokumentation: Beschreibung

10 wwgs1.ch Risiko - Massnahmentabelle

11 wwgs1.ch Risiko – Aufwand / Nutzenprüfung

12 wwgs1.ch Überwachungsschritte: regelmässige Rapportierung Nutzenprüfung bei umgesetzten Massnahmen Präventive Massnahmen prüfen (laufend) Eskalierung Risiko-Rapportierung (Teilprojekt Projekt) Risiko: Massnahmenüberwachung

13 wwgs1.ch Thema Führungsstile

14 wwgs1.ch Führungsstil Ein in wechselnden Situationen relativ konstantes, sinnvoll strukturiertes Verhaltensmuster, das als Konkretisierung einer verhaltensorganisierenden Einstellung od. Grundhaltung aufzufassen ist. (Neuberger, 1977)

15 wwgs1.ch Führungsstile: Verhaltensgitter nach Blake/Mouton Stil II Karitativ Stil IV Kooperativ Stil I Laisser-faire Stil III Autoritär Hoch Betonung des Erreichens der Sachziele Betonung zwischenmenschlicher Bedürfnisse Tief

16 wwgs1.ch Laisser-faire-Führungsstil (Stil I) Führungskräfte in diesem Verhaltensbereich: Bevorzugen genaue Richtlinien Stellen das Reglement in den Mittelpunkt Halten sich möglichst zurück Berufen sich auf höhere Autoritäten Halten Vorschriften genau ein Nehmen wenig Einfluss auf das Erreichen der Sachziele Nehmen wenig Einfluss auf das Betriebsklima Möchten nicht auffallen Nehmen wenig Einfluss auf die Zielerreichung Sind froh, wenn andere für sie entscheiden Sind keine Teamworker Sind möglichst neutral, um keine Angriffsfäche zu bieten

17 wwgs1.ch Karitativer Führungsstil (Stil II) Führungskräfte in diesem Verhaltensbereich: Sehen vor allem das menschliche Element als Mittelpunkt Überlegen sich alles in Bezug auf die Zusammenarbeit Lassen den Mitarbeitern grosse Freiräume Vertrauen den Fähigkeiten der Mitarbeitenden Ermutigen und unterstützen die Mitarbeiter Wirken wohlwollend, ruhig und freundlich Nehmen wenig Einfluss auf das Erreichen der Sachziele Nehmen starken Einfluss auf zwischenmenschliche Beziehungen Wollen niemandem wehtun ;drücken s. deshalb vor Entscheidungen Legen Wert auf gutes Betriebsklima Leistung ist sekundär Engen den Freiraum der Mitarbeiter nicht ein Gelten als ruhig, freundlich und tolerant Wirken gegen aussen als weich

18 wwgs1.ch Autoritärer Führungsstil (Stil III) Führungskräfte in diesem Verhaltensbereich: Stecken Ziele möglichst hoch Ziele werden gesetzt, nicht vereinbart Handeln nach dem Motto das Reglement bin ich Entscheiden meist selbst Betrachten den Mitarbeiter als Untergebenen, nicht als Partner Stellen Gewinn- und Kostendenken in den Vordergrund Sind stark leistungsorientiert Sind hart mit sich selber und den Mitarbeitern Vertrauen den eigenen Fähigkeiten mehr als denjenigen der Mitarbeiter; delegieren nicht oder schlecht Statt zuzuhören wird befohlen Setzen die eigene Meinung immer und überall durch Nehmen starken Einfluss auf das Erreichen der Sachziele Nehmen wenig Einfluss auf die Befriedigung der zwischenmenschlichen Bedürfnisse

19 wwgs1.ch Kooperativer Führungsstil (Stil IV) Führungskräfte in diesem Verhaltensbereich: Befassen sich je nach Situation mit dem Zwischenmenschlichen, der Zusammenarbeit, der Motivation, bzw. der Leistung, dem Gewinn- und Kostendenken Ziehen MA für die Lösung sachlicher und menschlicher Probleme bei Erarbeiten zus.mit ihren MA Entscheidungen, welche sie eigenverantwortlich durchziehen Leben nach dem Motto: Auseinandersetzung bringt Erfolg! Auf Analysen folgen Massnahmen Können Prioritäten setzen Betrachten die Mitarbeiter als Partner Haben klare Vorstellungen, was sie wollen

20 wwgs1.ch Suchen nach neuen Ideen Berücksichtigen vor allem die Priorität Suchen nach den Ursachen von Problemen Führen motivierend Mitarbeiter gehen für sie durchs Feuer Nehmen starken Einfluss auf das Erreichen der Sachziele Nehmen starken Einfluss auf das Betriebsklima und die Bedürfnisse der Mitarbeiter Kooperativer Führungsstil (Stil IV)

21 wwgs1.ch Thema Wir sind ein Team

22 wwgs1.ch Definition: Team eine kleine, funktionsgegliederte Arbeitsgruppe mit gemeinsamen Zielsetzungen Merkmale: intensive, wechselseitige Beziehungen ausgeprägter Gemeinschaftsgeist relativ starke Gruppenzusammenhalt spezifische Arbeitsform (enge Kooperation) oft heterogene Struktur (Fähigkeiten)

23 wwgs1.ch Teambuildingsprozess Norming Performing Storming Forming

24 wwgs1.ch 24 Fallstudie Bauhandel AG Teilaufgabe c) Ressourcenmanagement

25 wwgs1.ch Thema Sitzungsmanagement

26 wwgs1.ch Sitzung – Meetings - Besprechungen Ein Projekt sollte mit einer Besprechung zur Projektinitialisierung beginnen und mit einer Besprechung zur Projektrückschau enden.

27 wwgs1.ch Sitzungen... zur Kommunikation / Informationsaustausch... zielbezogene Diskussionen einer Gruppe... werden moderiert Achtung Zeitfalle! was würde geschehen, wenn die Sitzung nicht stattfände?

28 wwgs1.ch Sitzungsarten Orientierungs- / Informationssitzung Schlichtungssitzung Entscheidungs- / Beschlusssitzung Workshops Beratungssitzung meist Mischformen Traktanden und Gesprächsführung / Zeitbedarf je nach Typ festlegen

29 wwgs1.ch Sitzungsvorbereitung

30 wwgs1.ch Merkpunkte Sitzungsdurchführung Pünktlich beginnen Zeit im Auge behalten Keine langen Reden! Ziele verfolgen / Gespräche steuern Trennen Sachdiskussion / Konfliktbearbeitungen Entscheide steuern

31 wwgs1.ch Merkpunkte Sitzungsabschluss Pünktlich aufhören! Keine Sitzung ohne Ergebnisse! Zusammenfassung / Standortbestimmung Aufträge sind verteilt / terminiert Nächster Sitzungstermin / -ort Mitarbeit / Teilnahme verdanken Protokoll sofort / anderntags / spätestens nach 1 Woche (je nach Sitzungsfrequenz)

32 wwgs1.ch Sitzungsmoderation ist... Moderation heisst, Kommunikations-, Entscheidungs- und Problemlösungsprozess so zu gestalten, dass mit den Betroffenen ein Resultat erzielt wird, das qualitativ gut und von allen akzeptiert ist. Die Moderation gibt nicht Lösungen vor – sie ermöglicht der Gruppe, Ideen zu entwickeln, Ressourcen zu nutzen und voneinander zu lernen. Die Moderation ist für Vorgehensweise und Prozess verantwortlich.

33 wwgs1.ch Moderation in den Sitzungsphasen Einstieg evtl. kennenlernen, Tagesziele, evtl. Vorgehen Steuerung Gesprächsleitung (Traktanden, Probleme usw.), Vielredner bremsen, Stille Zuhörer aktivieren, Wesentliches hervorheben usw. Visualisierung Ergebnisse sammeln / Zwischenzusammenfassungen Zeitstruktur Beiträge max. 3 – 5 Minuten, Entscheide forcieren

34 wwgs1.ch Wer fragt, führt... Fragetypen Offene Frage Geschlossene Frage Aktivierungsfragen Aktives Zuhören / Rückkoppelungsfragen Abschliessende Fragen

35 wwgs1.ch Schwierige Situationen Interessengegensätze / Gruppen. offene / latente Konflikte. Stagnation / Blockierung / Passivität.

36 wwgs1.ch Schwierige Teilnehmer Streitsüchtige Ablehner Ausfrager Alleswisser Schüchterne / Stille Dickfellige Erhabene / Stehen über Allem Redselige Konkurrenten

37 wwgs1.ch 37 Fallstudie Bauhandel AG Teilaufgabe b) Projektstandsitzung

38 wwgs1.ch Thema Konfliktmanagement

39 wwgs1.ch Welche mögliche Ursachen von Widerständen der MA oder Projekt-MA gibt es?

40 wwgs1.ch Konfliktursachen (Bsp.) Reorganisationsmassnahmen Unklare, mehrdeutige AKV (z.B. durch Projekte!) Anreizsysteme fördern Einzel-/Gruppenegoismus Unterschiede in der Wahrnehmung Konkurrierende Ziele, Interessen Von gleichen Ressourcen abhängige MA od. OE (z.B. Kapazitätskonflikt) Eine Gruppe dominiert von der (z.B. Projekt mit hoher Priorität) Hierarchietieferer MA gibt höherem MA Anweisungen (z.B. in Projekteinsätzen )

41 wwgs1.ch Konfliktursachen im Projekt

42 wwgs1.ch Konfliktstufen

43 wwgs1.ch Zerstörung Mensch w.Objekt:Krieg) Angr.a.menschl.Würde Zerstörung Mensch w.Objekt:Krieg) Angr.a.menschl.Würde Konflikteskalation sachbezogen Kommunikation möglich Parteien reden miteinander sachbezogen Kommunikation möglich Parteien reden miteinander personenbezogen Parteien reden nicht mehr miteinander personenbezogen Parteien reden nicht mehr miteinander Gewinner-Gewinner Gewinner-Verlierer Verlierer-Verlierer 1. Phase 2. Phase 3. Phase Watzlawick Offene Diskussion; Thema auf den Tisch legen Beharren; Positionen bilden sich, Stellungsbezug, bemüht ü.Situationen z. reden Taten: erste kleinere Taten (Tür nicht mehr aufhalten, usw.) Sieg/Verlust; Verfestigung von Positionen, Stellungsnahmen, Öffentlichkeit w. einbezogen, suchen v. Verbündeten, Rückzug nicht mehr möglich (man würde Gesicht verlieren) Heil. Krieg; Demaskierung Ich habe immer schon gewusst, dass..., heute hat sich das bewahrheitet. Drohung; kein Zurück, Angst Gesichts- verlust Schädigung Zerstörung Totale Zerstörung 9

44 wwgs1.ch Positive Folgen von Konflikten Entwicklung neuer Energien und Aktivitäten Stimuliert neue Ideen, weckt Interesse Erhöht Gruppenkohäsion Selbstwahrnehmung v. Individuen & Gruppen Abbau v. Spannungen, schafft klare Verhältn. Voraussetzung für organisatorischen Wandel

45 wwgs1.ch Negative Folgen von Konflikten Instabilität & Verwirrung (Organisationssicht) Stress & Unzufriedenheit (Individuum) Funktionsstörung im Organisationsablauf Störungen d. Kommunikation & Kooperation Vergeudung von Ressourcen Abnahme Rationalität & Aufbau Emotionalität

46 wwgs1.ch Konfliktbearbeitungsphasen 5. Beidseitige Konfliktbejahung 6. Eigen- oder Fremdlösung 10. Sicherung 8. Offene Bedürfnisnennung 7. Gefühlsbereinigung 9. Verhandlungsmässige Problemlösung 1. Konfliktwahrnehmung 3. Konfliktdefinition 2. Konfliktlokalisierung 4. Entscheidung zur Konfliktbearbeitung

47 wwgs1.ch WIN/WIN-Methode nach Gordon Du und ich wir haben einen Bedürfniskonflikt. Ich achte Deine Bedürfnisse, aber ich darf meine nicht vernachlässigen. Ich will von meiner Macht Dir gegenüber keinen Gebrauch machen, so dass ich gewinne und Du verlierst, aber ich kann auch nicht nachgeben und Dich auf meine Kosten gewinnen lassen. So wollen wir in gegenseitigem Einverständnis gemeinsam nach einer Lösung suchen, die ebenso Deine wie meine Bedürfnisse befriedigt, so dass wir beide gewinnen. (T. Gordon)

48 wwgs1.ch 48 Fallstudie Bauhandel AG Teilaufgabe f) Konfliktmanagement

49 wwgs1.ch Thema Projektcontrolling

50 wwgs1.ch Controlling Steuern, planen, kontrollieren, überwachen Kontrolle Soll- IST Vergleich Kontrolle <> Controlling

51 wwgs1.ch Position Kontrolle im Projekt

52 wwgs1.ch Den Kurs halten: Soll-Ist Vergleich

53 wwgs1.ch Projektkontrolle in 3 Schritten Soll – IST Vergleich Gründe? Massnahmen

54 wwgs1.ch Was muss kontrolliert werden? Ablauf- und Terminkontrolle z.B. Meilensteintrendanalyse Leistungs-/Ergebniskontrolle Kontrolle Produkt- / Projektfortschritt Kostenkontrolle Kosten im Vergleich zum Fortschritt prüfen! Risikoverfolgung wichtigste Risiken verfolgen, Massnahmen überwachen / prüfen Soft Facts ein Team mit guter Stimmung leistet mehr

55 wwgs1.ch Wie kann kontrolliert werden? Rückmeldesystem Rückmeldesystem aufbauen Informationswesen organisieren Berichtswesen Wem – Was – Wie - Wann

56 wwgs1.ch Meilenstein-Trendanalyse Meilenstein Meilenstein Projektende

57 wwgs1.ch Sachfortschritts-Kontrolle

58 wwgs1.ch Sachfortschritt: 90 % Syndrom

59 wwgs1.ch Rückmeldesystem - Informationswesen

60 wwgs1.ch Berichtswesen in der Projektkontrolle Projekt-Berichtswesen Planungsberichte Auslastungsberichte Qualitätsberichte Reviewberichte Pendenzenberichte Audits- und Testberichte Fortschritts- u Aufwandmeldungen

61 wwgs1.ch Einheitlicher Aufbau Informationsbedürfnisse des Empfängers berücksichtigen Objektive Interpretation Grundregeln des Berichtswesens

62 wwgs1.ch Ampelkonzept

63 wwgs1.ch uDas Projektberichtswesen ist eine wichtige Grundlage für ein effizientes Steuerungssystem. Grundregeln des Berichtswesens: einheitlicher Aufbau basierend auf allgemeingültigen Vorlagen, woraus klar hervorgeht was, an wen und in welcher Form berichtet werden muss. Informationsbedürfnisse des Empfängers berücksichtigen Bericht als Basis für objektive Interpretation Grundsätzlicher Bezug auf Zielvereinbarung, Projektauftrag und Projektplan (IST-SOLL-Vergleich) Projektberichtwesen

64 wwgs1.ch uZiel und Zweck: Dem Projektausschuss (Auftraggeber) periodisch (z.B. 1x pro Monat) in kurzer und prägnanter Form (max. 2 Seiten) den Stand des Projektes [Ergebnis, Kosten, Zeit] vermitteln. uInhalt: Status der Lieferobjekte (essentielle Ergebnisse des Projektes) Abweichungen zum Plan; notwendige Massnahmen, Lieferdatum Aufwand- und kostenmässiger Stand des Projektes Delta zum Plan / Budget gemäss Projektauftrag; Restaufwand Terminliche Abweichungen zum Plan (Abhängigkeiten berücksichtigen, kritischer Pfad !) Risiken und erforderliche Massnahmen Ressourcenverfügbarkeit, techn. Probleme, Schnittstellen Fortschrittsbericht

65 wwgs1.ch uZiel und Zweck: Dem (Teil)-Projektleiter periodisch (z.B. 1 x pro Monat) in kurzer und prägnanter Form (max. 2 Seiten) die erarbeiteten Ergebnisse der Berichtsperiode und den benötigten Aufwand vermitteln. uInhalt: Status der Arbeitsergebnisse Abweichungen zum Plan; notwendige Massnahmen, Lieferdatum Erbrachter Aufwand in Stunden/Tagen; Klassifizierung der erbrachten Leistung (z.B. Realisierung, Consulting, Admin., fakturierbar...) Probleme, Risiken und erforderliche Massnahmen (Ressourcenverfügbarkeit, techn. Probleme, Schnittstellen...) Arbeitsrapport

66 wwgs1.ch uZiel und Zweck: Information aller Beteiligten und Betroffenen über entdeckte Mängel, Risiken (gemäss Befundprotokoll) und Massnahmen Einleiten der nötigen korrektiven Massnahmen Transparente und somit nachvollziehbare Projektsteuerung uInhalte: Angaben zur analytischen Prüfung: Wer, Was, Wann ? Istzustand der Arbeitsergebnisse / Prüfobjekte klassifizierte Befundliste korrektive Massnahmen: Zielsetzung, Termin, Verantwortlichkeiten, Aufwand Review- und Auditbericht

67 wwgs1.ch uZiel und Zweck: Transparenz bezüglich Auslastung und Verfügbarkeit der vorhanden Einsatzmittel (Personal und Betriebsmittel) Optimierung der Auslastung der Ressourcen uInhalt: (mögliche Einsatzmittel) Personalauslastung (wer, wann an welchen Projekten beteiligt ist) Testkonfigurationsbelegung (Auslastung des Testsystems) Rechenanlageauslastung Office-Systemauslastung Auslastungsbericht

68 wwgs1.ch u... dienen der Abstimmung des Projektfortschritts uDie Rollen der Beteiligten sind vorgängig zu klären und bei der Sitzung zu berücksichtigen: Veranstalter Besprechungsleiter (Moderator) Protokollführer Teilnehmer uKeine Besprechung ohne anfangs geklärte messbare Besprechungsziele uAblauf der Besprechungen vorbereiten; Konzentration auf das Wesentliche uDer Teilnehmerkreis ist nach Sachdienlichkeit zu bestimmen Projektbesprechungen

69 wwgs1.ch uDefinition: Das Projekt-Dokumentationssystem ist eine Zusammenstellung von ausgewählten Daten mit Bezug auf den Projektverlauf und die Systembeschreibung. Die Dokumente sind eindeutig identifizierbar und werden systematisch abgelegt. uZiel: Sicherung des Projekt- und Systemwissens Nachvollziehbarkeit des Projektverlaufs periodisch Qualität sicherstellen durch externe Stellen Personenunabhängigkeit Kommunikationsunterstützung Projektdokumentationssystem

70 wwgs1.ch Thema Praxisbeispiele Kostencontrolling Statusbericht Protokolle

71 wwgs1.ch Thema Projektabschluss

72 wwgs1.ch uDie Projektabschlussphase ist sowohl als Schlusskontrolle, wie auch als Erfahrungssicherung und Reorganisationsprozess von grosser Bedeutung. (Zeitraum: 1-6 Monate je nach Grösse des Projektes) uDie grundlegenden Ziele der Projektabschlussphase: Offizielle Abnahme des Produktes durch Auftraggeber Offizielle Bekanntgabe des Projektabschlusses Auflösen und reorganisieren der Projektgruppe Beurteilung des Produkts und des Produktentwicklungsprozesses Sichern der Erfahrungswerte Festhalten des Systemzustandes zum Zeitpunkt des Projektendes Ziele eines "geordneten" Projektabschlusses

73 wwgs1.ch uDer "geordnete" Abschluss eines Projektes basiert auf den folgenden Massnahmen und Tätigkeiten: Produktabnahme / -übergabe Projektauswertung Projektabschlussbericht Erfahrungssicherung Einführungsnachbearbeitung Projektauflösung Projektabschlussphase

74 wwgs1.ch Produktabnahme uZiel und Zweck: offizielle Abnahme des entwickelten Produktes durch Auftraggeber und Endbenutzer. Dies ist somit eine Schlusskontrolle, in der die im Projektauftrag und Pflichtenheft formulierten funktionalen und qualitativen Anforderungen überprüft werden. Aktivitäten bei Produktabnahme: Integrationstest Systemtest Akzeptanztest (Abnahmetest) Abnahme (formelle Übergabe mit Protokoll)

75 wwgs1.ch u3-teilige Projektauswertung: 1. Analyse und Beurteilung des entwickelten Produkts 2. Analyse und Beurteilung des Abwicklungsprozesses 3. Analyse und Beurteilung der sozialpsychologischen Aspekte uAuswertung des entwickelten Produktes und des Projektverlaufs sowie Analyse der sozial-psychologischen Aspekte. uProdukt-Beurteilung basierend auf Produktabnahmetest Projektauswertung

76 wwgs1.ch 1. Beurteilung des entwickelten Produkts: u Konnten die wesentlichen Produktanforderungen gemäss Projektauftrag zufriedenstellend erfüllt werden ? u Entsprechen die Spezifikationen und Dokumentation dem implementierten System ? u Entspricht das effektive Kosten-Nutzen-Verhältnis den ursprünglichen Erwartungen und Berechnungen ? u Welche Anforderungen sind noch nicht erfüllt, nur zum Teil erfüllt oder bedürfen einer Änderung ? Als Basis dienen die Reports der Produktabnahmetests Projektauswertung 1/3

77 wwgs1.ch 2. Beurteilung des Abwicklungsprozesses: u Beurteilung der am Projekt beteiligten Instanzen: u Fachbeteiligte: Beteiligung bei der Produktspezifikation ? Änderungshäufigkeit der Anforderungen ? Kooperation ? u Projektgruppe: Einhaltung von Zeit- und Kostenbudget ? Erfüllungs-grad der erstellten Arbeitspakete ? u Übrige Instanzen und indirekt Betroffene: Welche erwarteten Leistungen wurden (nicht) erbracht ? u Hat sich das gewählte Vorgehensmodell bewährt ? u Hat sich die gewählte Projektorganisation bewährt ? u Wurden genügend qualitätssichernde Massnahmen eingeleitet ? u Welche neuen PM-Hilfsmittel haben sich bewährt ? u Welche Risiken wurden unterschätzt ? Projektauswertung 2/3

78 wwgs1.ch 3. Beurteilung der sozialpsychologischen Faktoren u Wie konnten die Projektmitarbeiter motiviert und für die Projektmitarbeit gewonnen werden ? u Wie hat das Projektteam harmoniert (Gruppendynamik) ? u Wie war das Zusammenspiel Linie / Projekt ? u Wie war das Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis ? u Wie war das Zusammenspiel Projektleiter / Projektmitarbeiter ? u Welche Störungen und Konflikte waren schwierig zu beheben ? u Was hat sich besonders bewährt ? u Was hat den Erfolg / Misserfolg des Projektes ausgemacht ? Projektauswertung 3/3

79 wwgs1.ch uInhalt: Erkenntnisse der Produktabnahme und der Projektabschluss-analyse, sowie die offizielle Regelung der Produktübergabe durch den Auftragnehmer an den Auftraggeber. Inhalt eines Projektabschlussberichtes: u Kurze Projektbeschreibung (Projektaufgabe und -ziel) u SOLL-IST-Vergleich der Produktergebnisse, Kosten und Termine u Entscheidungen während der Projektabwicklung u Begründung der Abweichungen u Wirtschaftlichkeitsrechnung (Aufwand und Ertrag; ROI) u Noch offene Punkte und Mängel u Positive und negative Erfahrungen (Projektteam, Benutzer, Auftraggeber) u Übergabe- resp. Übernahmeszenario u Schlussfolgerung / Fazit Projektabschlussbericht

80 wwgs1.ch uDie ausgewerteten Projektdaten dienen als wichtige Erfahrungswerte für alle künftigen Projekte. Die Erfassung der Daten im Kennzahlen- system der Projektportfolioverwaltung ermöglicht eine genauere Aufwand- und Kostenschätzung in späteren Projekten. Ziel und Zweck: u Erfahrungswerte für spätere Projekte u Aufbau eines Projekt-Kennzahlensystems u Persönliche Erfahrungsbereicherung des Projektleiters u Erfahrungsaustausch auf fachlicher und sozialpsychologischer Ebene u Nachvollziehbarkeit des Projektabwicklungsfortschrittes u Mittel- und langfristige Wirtschaftlichkeitsanalyse Erfahrungssicherung

81 wwgs1.ch uÜberarbeitung und Behebung der beim Abnahmetest festgestellten Mängel und Fehler, die gemäss Projektauftrag Bestandteil der geforderten Funktionalität und Systemqualität sind, jedoch nicht mit dem Ziel, neue Anforderungen und Benutzerwünsche umzusetzen. Ziel und Zweck: u Beheben von Mängeln und Fehlern gemäss Systemabnahmeprotokoll u Sicherstellen der im Projektauftrag geforderten Qualität u Sicherstellen der Funktionalität und Betriebsfähigkeit in produktiver Umgebung u Troubleshooting bei unvorhergesehenen Problemen in den ersten Betriebsmonaten. Einführungsnachbearbeitung

82 wwgs1.ch uDie Projektauflösung ist der letzte Prozess im Lebenszyklus eines Projektes. Bevor jedoch das Projekt hiermit offiziell beendet werden kann, muss Betrieb und Wartbarkeit des entwickelten Systems sichergestellt und der sukzessive Abbau des Projektteams geplant sein. Der Projektauflösungsprozess beinhaltet: u Übergabe der Projekt- und Systemdokumentation u Antrag auf Projektabschluss stellen u Offizielle Projektabschlusssitzung mit allen Projektgremien von psychologischer Wichtigkeit u Projektabschlussbericht durch Projektgremien unterzeichnen lassen u Auflösen der institutionellen Projektorganisation frühzeitig mit der Planung des Projektauflösungsprozesses beginnen Projektauflösung

83 wwgs1.ch 83 Fallstudie Bauhandel AG Teilaufgabe h) Projektabschluss

84 wwgs1.ch Thema Lehrgangsabschluss


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