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Strategische Haushaltskonsolidierung in Kommunen ZUKUNFTSINIATIVE SAAR Saarbrücken, 24. April 2012 Rainer Christian Beutel, Vorstand der KGSt.

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1 Strategische Haushaltskonsolidierung in Kommunen ZUKUNFTSINIATIVE SAAR Saarbrücken, 24. April 2012 Rainer Christian Beutel, Vorstand der KGSt

2 © KGSt ® Köln, Strategische Haushaltskonsolidierung in Kommunen 1.Die Finanzlage der Kommunen 2.Strategische Haushaltskonsolidierung statt Rasenmäher 3.Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument 4.Die Möglichkeiten interkommunaler Zusammenarbeit 5.Schlussfolgerungen Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite 2

3 © KGSt ® Köln,Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Die Finanzlage der Kommunen Die Finanzlage der Kommunen ist nicht schlecht, sondern katastrophal Wir sind in der schlimmsten Krise seit dem Zweiten Weltkrieg. Gerd Landsberg, HGF DStGB Unsere Haushalte sind völlig überstrapaziert, Petra Roth, Präsidentin DST Auch steigende Gewerbesteuereinnahmen können die explodierenden Soziallasten nicht kompensieren Auf der Ausgabenseite explodieren die Kosten für Hartz IV und Sozialhilfe Seit den frühen 90er Jahren haben sich die Sozialausgaben der Kommunen verdoppelt Rating Agentur Fitch stellt Triple-A Rating für Kommunen in Frage Europa steht vor der größten Herausforderung seit dem 2. Weltkrieg Sind Kommunale Konsolidierungsbemühungen vor diesem Hintergrund nicht vergeblich? Seite 3

4 © KGSt ® Köln,Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Die Finanzlage der Kommunen Ursächlich hierfür sind unter anderem: die demografische Entwicklung, der Anstieg der Sozialausgaben, die hohe Staatsverschuldung, Die EURO-Krise mit Einnahmeausfällen bei den Steuern und Mehrausgaben bei den Sozialleistungen. Konsolidierung wird zur politischen Überlebensfrage für alle staatlichen Ebenen, damit auch für die Kommunen! Seite 4 Die Lage der öffentlichen Finanzen ist dramatisch… und sie wird auf absehbare Zeit nicht besser!

5 © KGSt ® Köln, Strategie statt Rasenmäher Klassische Konsolidierungsinstrumente ZuständigBewertung RasenmäherKämmereipauschal, ungerecht HaushaltssperreKämmereizufällig Stellen-/BeförderungssperreHaupt- und Personalamt demotivierend Globale MinderausgabeKämmereiEffekte kaum kalkulierbar Aufgabenkritik – Zweck Haupt- und Personalamt hohe Widerstände Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite 5

6 © KGSt ® Köln,Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite 6 Was wir im Zuge intelligenter Haushaltskonsolidierung tun sollten: Konsolidierung sollte als Projekt mit strategischem Ansatz betrieben werden. Das gilt für Verfahren und Inhalte. Es muss politische Verantwortung für inhaltliche Prioritäten eingefordert werden. Es sollten Wirkungsziele gesetzt und deren Erreichung durch Controlling evaluiert werden. Kostenbewusstsein wird nur durch Kostentransparenz geschaffen, dabei helfen Doppik und Produkthaushalt. Es ist wichtig, sich den großen Kostenfressern zuzuwenden. Strategie statt Rasenmäher

7 © KGSt ® Köln,Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite 7 Mitarbeiter und Bürger müssen einbezogen werden, weil nur dadurch Verständnis und Motivation erzeugt werden. Messbare Erfolge sind anzustreben. Bürgerschaftliches Engagement wird eine zunehmend wichtigere Ressource. Das gilt besonders unter den Vorzeichen des Demografischen Wandels. Öffentlichkeitsarbeit innerhalb der Rathäuser und Kreishäuser und zur Bürgerschaft hin muss aktiv betrieben werden. Was wir im Zuge intelligenter Haushaltskonsolidierung tun sollten: Strategie statt Rasenmäher

8 © KGSt ® Köln,Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite 8 Kommune als Netzwerk: Bürger, Politik, Wirtschaft, Verwaltung, Vereine und Initiativen Ziel: attraktives, lebendiges, zukunftsfähiges Gemeinwesen Verwaltung und Politik i.d. Rolle von Moderator und Smart Buyer - Gewährleister vom output zum outcome mittelfristiger strategischer Planungszyklus verknüpft Ziele mit Ressourcen und Erfolgen Möglichkeiten interkommunaller Zusammenarbeit stärker nutzen, dazu später mehr … Netzwerk - kommune Strategie statt Rasenmäher

9 © KGSt ® Köln,Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite 9 Akteure Vorgehensweise zur strategischen Haushaltskonsolidierung Bestandsaufnahme - Standortbestimmung - Trends - Stärken-/Schwächen Analyse Kommunale Strategie - Vision / Leitbild - Strategische Ziele Produktkritik - Produkte, Zuschussbedarf ? - Wirkungsbeitrag? Konsolidierungskonzept - Methode, Instrumente, benchmarks - Konsequenzen für Zielgruppen Entscheidung & Umsetzung - Projektmanagement Controlling & Evaluation Kommunikations- konzept Strategie statt Rasenmäher

10 © KGSt ® Köln,Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite 10 Methoden und Instrumente der strategischen Konsolidierung - Überblick Personalmanagement, u.a. Führung Personalkosten optimieren E-Government, u.a. Bürgerportale Shared Service Center Back – Office Lösungen Bürger & Kunden, u.a. Bürgerschaftliches Engagement Marketing Qualitätsmanagement Finanzmanagement, u.a. Produktkritik Forderungsmanagement Zielbezogene Budgetierung Controlling Organisationsmanagement, u.a. Interkommunale Zusammenarbeit Organisationspolitik Shared Service Center Prozessmanagement Strategie statt Rasenmäher

11 © KGSt ® Köln, Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument Berichtsprojekt Prozessmanagement Materialie Prozessoptimierung Seminarreihe GPO 1-5 (2-3 mal jährl.) Mentoring-Angebot Vorhaben Prozessbibliothek Bericht Multiklientenstudie KGSt Begleitung KDV Modellierungsstandard u. Folgeprojekte PROZESSE Stützprozesse Steuerungsprozesse 09/10 07/10 seit 2008 lfd Berichtsprojekt Prozessmanagement 06/10 Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite 11

12 © KGSt ® Köln,Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Mit 70 bis 80 Geschäftsprozessen werden 90% des Geldes bewegt und 90 % der Bürger erreicht. In diesem Bereich schätzen wir das Konsolidierungspotenzial durch GPO je nach Prozess auf 20 bis 40 %. Ohne Qualitätseinbußen. Teilweise mit Steigerung der Qualität. Beispiel: Überwachung des fließenden Verkehrs. Konsolidierungschancen über Geschäftsprozessoptimierung Seite 12 Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument

13 © KGSt ® Köln, Prozesslandkarte VK-OWI (Kreisverwaltung NRW) Verkehrs- sicherung Verkehrspolizei Verkehrs- Überwachung IT-Dienstleister Post- stelle Kasse Kommunale VKÜ durchführen Polizeiliche VKÜ durchführen VKÜ-Daten kommunal aufbereiten BG-Vorgang Polizei aufbereiten Verwarnung bearbeiten Bußgeld bearbeiten VK-OWI- Vorgang dokumentieren Prozesse der Bußgeldstelle Zahlungs- abwicklung Fahrer- Ermittlung Druck Versand Posteingang Viele Beteiligte, unterschiedliche IT-Systeme, viele Schnittstellen Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite 13 Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument

14 © KGSt ® Köln, Stufe 1 Verfahren optimieren 0,30 1,62 0,82 3,7 3,99 3,62 Kosten IST = 16,69 OUT VkÜ-Daten Kommunal aufbereiten Verwarn- gelder bearbeiten Bußgeld- Vorgang Polizei aufbereiten BG-Anzeigen annehmen, prüfen E-Akte IN Anhörung durchführen File Transfer 100% BG-Bescheid ausfertigen Rechtskraft überwachen Vorgang dokumentieren 3,40 1,35 Stufe 2 Digitalisierung Vorgang 100% 3,49 IN File Transfer 100 % OUT Post IN OUT Post 100 % IN OUT Post 100 % VkÜ kom.VkÜ pol ,62 3,7 2,10 3,37 = 12,38 2,77 0 3,49 0,30 2,08 1,59 3,7 5,85 4,61 = 21,35 4,35 1,35 3,60 0,30 2,00 1,52 3,7 5,43 3,62 = 19,28 3,84 1,35 3,50 Gewichtet! Stufe 3 Elektronische Akte Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite 14 Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument

15 © KGSt ® Köln, Herausforderung Prozessorientierung: Zentrale Dienste BürgerBau Umwelt Verkehr Meine Organisations- einheit macht … Von der Funktionsorientierung Change Management Zentrale Dienste BürgerBau Umwelt Verkehr zur Prozessorientierung Der Bürger hat ein Anliegen … Prozesse verändern Denken und Handeln, aber auch Strukturen und Organisationen Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite 15 Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument

16 © KGSt ® Köln, …die Stadt Esslingen am Neckar hat fast 200 Prozesse aufgenommen, in einer Datenbank dokumentiert und die Verknüpfung zu ihren Produkten und den Stellenbeschreibungen hergestellt. Sie baut Prozessmanagement systematisch und strategisch auf. …die Stadt Dortmund weitet das Prinzip einer einheitlichen Anlaufstelle (Frontoffice) auf die elektronischen Dienstleistungen systematisch aus und richtet ihre IT-Dienstleistungen an Standards aus. …die Stadt Graz hat ihre Prozesse modelliert und dokumentiert, diese systematisch optimiert, auf ihre Kunden ausgerichtet und flächendeckend mit IT-Services unterstützt. …die Stadt Stuttgart baut Prozessmanagement im Rahmen von Umwelt- und Qualitätsmanagement auf und legt dabei klare Rollen der Prozessverant- wortung fest. Hier unterstützt die Prozessbetrachtung die Wissensweitergabe in der Organisation und die Ergebnisorientierung der Mitarbeiter. Prozessoptimierung in der kommunalen Praxis am Beispiel einiger KGSt ® -Mitglieder: Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite 16 Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument

17 © KGSt ® Köln, im Rahmen einer systematischen Haushaltskonsolidierung Kostensenkungen realisieren müssen. Schwachstellen, die in einem Prozess bestehen, beseitigen müssen. die Qualität der Dienstleistung für den Bürger und Kunden sicherstellen wollen. IT-Lösungen einführen, die interne Effizienzgewinne ermöglichen und gleichzeitig einen zeitgemäßen Service für den Bürger schaffen. ihre Prozesse an gesetzliche Vorgaben anpassen, wie beispielsweise bei der Einführung der EU-DLR. mit anderen Partnern in Netzwerken prozessbezogen zusammen arbeiten, beispielsweise im Sinne eines Shared Services. Kommunen optimieren ihre Prozesse, weil sie Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite 17 Prozessmanagement als intelligentes Konsolidierungsinstrument

18 © KGSt ® Köln,Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite 18 Vernetzung und interkommunale Zusammenarbeit Vernetzung, interkommunale Zusammenarbeit, Zusammenarbeit mit öffentlichen und privaten Partnern sind ein klarer KGSt ® -Arbeitsschwerpunkt, weil das Thema auf dem Vormarsch ist. Gründe dafür sind: 1. Die Anforderungen werden komplexer, personelle und finanzielle Ressourcen werden knapper. 2. Vernetzung und Zusammenarbeit ermöglichen Konsolidierung ohne Qualitätsverluste. 3. Dem Fachkräftemangel im kommunalen Bereich stehen erhöhte Qualitätsanforderungen der Bürger und immer mehr Aufgaben gegenüber. 4. Die fortschreitenden Möglichkeiten der Informations- und Kommunikationstechnik machen Kooperationen einfacher und forcieren sie dadurch. 5. Vorgaben wie durch die EU-Dienstleistungsrichtlinie oder die einheitliche Behördenrufnummer 115 wirken als Katalysatoren für Vernetzung und Zusammenarbeit. Die Möglichkeiten interkommunaler Zusammenarbeit

19 © KGSt ® Köln,Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite Die Städte Wuppertal und Solingen betreiben gemeinsam die Leitstelle Feuerschutz und Rettungsdienst und sparen EURO im Jahr 2. Der Landschaftsverband Rheinland und die Stadt Köln betreiben wegen Fachkräftemangels gemeinsam den betriebsärztlichen Dienst. 3. Die Städte Sindelfingen und Böblingen betreiben den Bauhof gemeinsam. 4. Bürger und Unternehmen erhalten Leistungen ihrer Heimatverwaltung über Vernetzung der IT-Systeme in beliebigen Verwaltungen der Region. (Metropolregionen Rhein-Neckar und Hamburg) 5.Bürger und Unternehmen erhalten Leistungen in ihrer Verwaltung. Die Leistungserstellung erfolgt an zentraler, spezialisierter Stelle, z.B. in einem Kompetenzzentrum Grundsicherung im Alter. Vernetzung und interkommunale Zusammenarbeit Die Möglichkeiten interkommunaler Zusammenarbeit

20 © KGSt ® Köln,Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite Eine Landkreisverwaltung erledigt die Kassengeschäfte für alle Kommunen im Landkreis. 7. Eine Verwaltung erledigt für die andere die Personalabrechnung. 8. Die Verwaltungen in einer Region betreiben eine gemeinsame Geodateninfrastruktur. 9. Die Verwaltungen einer Region betreiben ein gemeinsames System für Notfallmanagement, beispielsweise bei der Seuchenbekämpfung. 10.Eine Landkreisverwaltung betreibt ein Shared Service Center Beihilfesachbearbeitung für alle Kommunen des Landkreises. Vernetzung und interkommunale Zusammenarbeit Die Möglichkeiten interkommunaler Zusammenarbeit

21 © KGSt ® Köln,Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite Die Verwaltungen einer Region betreiben ein gemeinsames Beschaffungs- und Vergabeportal. 12.Eine Verwaltung erbringt Leistungen für Unternehmen in medienbrucharmen, durchgängigen, gemeinsam gestalteten Prozessen, die sich nicht an der internen Organisation, sondern an den Kundenbedürfnissen ausrichten. Beispiel: EU-DLR 13. Rufbereitschaft der Ordnungsämter oder Jugendämter erfolgt in interkommunaler Zusammenarbeit. Vernetzung und interkommunale Zusammenarbeit Die Möglichkeiten interkommunaler Zusammenarbeit

22 © KGSt ® Köln,Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Schlussfolgerungen Ein finanzieller Befreiungsschlag für die Kommunen ist selbst durch eine umfassende Gemeindefinanzreform nicht zu erwarten. Das Pochen auf die Vergeblichkeit kommunaler Konsolidierungsbemühungen ist gegenüber den (jüngeren) Bürgern nicht zu verantworten und daher inakzeptabel. Die unterschiedliche finanzielle Lage strukturell vergleichbarer Kommunen zeigt, dass Kommunen sehr wohl über Handlungsspielräume verfügen. Die Kommunen haben die Pflicht, im Rahmen ihrer Handlungsmöglichkeiten Haushaltskonsolidierung zu betreiben. Seite 22

23 © KGSt ® Köln,Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Wir schnallen den Gürtel enger und es gibt keine Tabus - oder: Politik im Spannungsfeld des Unmöglichen und des Unnötigen... Beim Gratis-Nachtisch in den Kitas kann nicht gespart werden. Denn Nachtisch stärkt unsere Kinder und damit unsere Zukunft! Bei der Feuerwehr darf nicht gespart werden, denn ohne Sicherheit ist alles nichts! Bei Selbsthilfeprojekten darf nicht gespart werden. Sonst müssten sich die Betroffenen am Ende selber helfen! Bei den Schulen darf nicht gespart werden, denn eine gut ausgebildete Jugend sichert den Standort Deutschland! Bei der Volkshochschule darf nicht gespart werden, denn jeder Töpferkurs bewahrt die Stadt vor teuren Auffanghilfen für vereinsamte Bürgerinnen und Bürger! In der Verwaltung darf nicht gespart werden, denn eine funktionierende Verwaltung ist seit Friedrich d. Großen das Rückgrat unserer Gesellschaft! Bei der Politik darf nicht gespart werden, denn unsere Demokraten sind uns lieb und teuer! sinngemäß aus: Berliner Tagesspiegel Seite 23 Schlussfolgerungen

24 © KGSt ® Köln,Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Beim Straßenbau darf nicht gespart werden, sonst droht der Verkehrsinfarkt! Beim ÖPNV darf nicht gespart werden, denn --> siehe Straßenbau. Bei den Krankenhäusern darf nicht gespart werden, denn Gesundheit ist das höchste Gut! Bei den Sportanlagen darf nicht gespart werden, denn 1. --> siehe Krankenhäuser und 2. --> siehe VHS! Bei der Kultur darf nicht gespart werden, denn nur unser Heimatverein und unsere Aquarellgalerie garantieren ein lebens- und liebenswertes...! Beim Umweltschutz darf nicht gespart werden, denn eine gesunde Umwelt ist Voraussetzung für gesunde Bürger (--> siehe auch: Krankenhäuser)! Alle anderen Ausgaben gehören schonungslos auf den Prüfstand! sinngemäß aus: Berliner Tagesspiegel Seite 24 Wir schnallen den Gürtel enger und es gibt keine Tabus - oder: Politik im Spannungsfeld des Unmöglichen und des Unnötigen... Schlussfolgerungen

25 © KGSt ® Köln, OB-Boot KGSt Gestern standen wir vor dem Abgrund. Heute sind wir einen Schritt weiter. Viel Erfolg bei der Bewältigung der Zukunftsherausforderungen ! Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Seite 25

26 © KGSt ® Köln, Seite 26 Rainer Christian Beutel, Zukunftsinitiative Saar, 24. April 2012 Viel Erfolg bei Ihrer weiteren Arbeit für das schöne Saarland


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