Microsoft® Office Outlook® 2007-Schulung

Microsoft® Office Outlook® 2007-Schulung
[Ihr Firmenname] stellt vor: Microsoft® Office Outlook® 2007-Schulung [Hinweis für den Schulungsleiter: Ausführliche Anweisungen zum Anpassen dieser Vorlage finden Sie auf der allerletzten Folie. In den Notizenfeldern einiger Folien befinden sich zusätzliche Lektionstexte.] Aus dem Posteingang

Aus dem Posteingang von Outlook 2007
Inhalt der Schulung Übersicht: Bekämpfen Sie das Chaos in Ihrem Posteingang. Lektion 1: Von der zur Aktion Lektion 2: Nachverfolgen von Nachrichten mit Kennzeichnungen und der Aufgabenleiste (Fortsetzung auf der nächsten Folie) Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Inhalt der Schulung (Fortsetzung)
Lektion 3: Benennen der Farben: Ordnen mit Farbkategorien Lektion 4: Speichern Lektion 5: Nachrichten schnell gefunden Jede Lektion enthält eine Liste mit Aufgabenvorschlägen sowie Testfragen. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Übersicht: Bekämpfen Sie das Chaos in Ihrem Posteingang.
Obwohl durch die Kommunikation effizienter wird, kann allein die Menge der Nachrichten für den Empfänger überwältigend sein. Outlook 2007 enthält flexible Features, die Sie dabei unterstützen sollen, das -Aufkommen zu beherrschen, die benötigten Dinge zu finden und zu handeln, wenn Aktionen erforderlich sind. Dieser Kurs bietet einen Einblick in die Möglichkeiten, die Outlook bietet, und demonstriert die bestmögliche Vorgehensweise im Umgang mit den Nachrichten in und außerhalb des Posteingangs. Die in diesem Kurs behandelten Features sind einerseits alte, die weiterhin gelten, und solche, die in Outlook 2007 neu sind. Nach und nach werden Sie beim Lernen möglicherweise herausfinden, dass Ihnen einige Features mehr liegen als andere. Das ist kein Problem. Sobald Sie wissen, was Ihrer Arbeitsweise entspricht und dass Sie Ihre bevorzugten Features anpassen können, damit sie Ihren Organisationsprinzipien entsprechen, werden Sie erkennen, wie einfach es ist, den Posteingang zu verlassen und und sich den eigentlichen Dingen des Tages zuzuwenden. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Lernziele für den Kurs Mithilfe der Nachrichten planen Sie Aufgaben, richten Besprechungen ein und erstellen Kontakte. Sie kennzeichnen Nachrichten in Ihrem Posteingang, um eine Aufgabenliste zu erstellen. Sie kennzeichnen Nachrichten farbig mithilfe selbst erstellter Kategoriebeschriftungen. Sie ordnen Nachrichten gruppenweise mithilfe von Ordnern. Sie finden jede Nachricht schnell. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Von der E-Mail zur Aktion
Lektion 1 Von der zur Aktion

Von der E-Mail zur Aktion
Das Lesen einer - Nachricht ist gewöhnlich damit verbunden, dass Sie zu bestimmten Handlungen aufgefordert werden. Sie antworten möglicherweise umgehend oder nehmen eine sekundäre Aktion wie das Einberufen einer Besprechung vor. Um das Chaos im Posteingang zu beenden, denken Sie schon beim Lesen über die Nachricht nach und entscheiden, ob irgendeine Aktion erforderlich ist. Wenn dies der Fall ist, was müssen Sie tun? Verwenden Sie Outlook, um zu handeln, wann und wie es für Sie erforderlich ist. Einige Beispiele für Aktionen, die in Betracht zu ziehen sind: umgehend antworten, später antworten, Nachricht zur Nachverfolgung kennzeichnen oder eine Aufgabe erstellen. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Ziehen einer Nachricht zum Ausführen einer Aktion
Manche - Nachrichten benötigen keine direkte Reaktion. Selbst in diesem Fall können die Informationen in der Nachricht Sie noch zu folgenden Maßnahmen auffordern: Speichern von Kontaktinformationen Erstellen einer Aufgabe Einrichten einer Besprechung Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Ziehen einer Nachricht zum Ausführen einer Aktion
Sie können jede Aktion einleiten, indem Sie die Nachricht auf die entsprechende Schaltfläche im Navigationsbereich ziehen. Diese Funktionalität ist zwar für Outlook 2007 nicht neu, veranschaulicht aber auf praktische Weise, wie Nachrichten in Outlook über die hinaus verwendet werden können. Beachten Sie, dass durch das Ziehen ein neues Element erstellt wird und dass somit die Nachricht in Ihrem Posteingang verbleibt. Es ist Ihre Entscheidung, die Nachricht zu löschen, wenn Sie sie nicht weiter benötigen. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Einrichten einer Besprechung
Wenn Sie beim Lesen einer Nachricht feststellen, dass Sie sich mit jemandem besprechen müssen, gibt es ein Verfahren, um mit den Vorkehrungen hierfür zu beginnen. Ziehen Sie die Nachricht auf die Schaltfläche Kalender im Navigationsbereich. Ein neuer Termin wird geöffnet, und Sie können dort die Details (z. B. Termin, Uhrzeit und Ort) eintragen. Danach laden Sie die Person zur Besprechung ein und... …klicken auf Senden. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Erstellen einer Aufgabe
Manchmal enthält eine Nachricht Informationen zu Aktionen, die Sie ausführen müssen. Beispielsweise erinnert in der Abbildung die Nachricht von Ben Smith in Rainer Wittes Posteingang Rainer daran, dass er für eine Produktlinie von Büromöbeln werben muss, die seine Firma vor kurzem auf dem Markt eingeführt hat. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Erstellen einer Aufgabe
Rainer kann die Nachricht aus seinem Posteingang auf die Schaltfläche Aufgaben im Navigationsbereich ziehen, um schnell eine neue Aufgabe zu beginnen. Er kann den Betreff so ändern, dass er mehr einer Aufgabe gleicht, z. B. Büromöbel bei Coho vorführen, und dann die Aufgabe speichern. Die Aufgabe wird in Rainers Aufgabenliste hinzugefügt. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Erstellen eines Kontakts
Lassen Sie eine Nachricht im Posteingang liegen, damit Sie die - Adresse des Kontakts griffbereit haben? Wir haben eine bessere Idee. Erstellen Sie einen Kontakteintrag in Kontakte. Wie die Abbildung zeigt, können Sie eine Nachricht auf die Kontakte ziehen, damit ein Kontakteintrag begonnen wird. Wenn Sie eine Nachricht auf die Schaltfläche Kontakte ziehen, wird ein neues Formular Kontakt geöffnet, und die -Adresse in der Nachricht wird automatisch hinzugefügt. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Erstellen eines Kontakts
Sie können dann die weiteren Details, z. B. die Anschrift, Telefonnummer usw., eintragen. Wenn Sie das nächste Mal ein paar Informationen zu diesem Kontakt nachschlagen müssen, wissen Sie gleich, wo Sie zu suchen haben: in den Kontakten. . Indem Sie Kontaktinformationen in Kontakte speichern, können Sie leicht nach dem Kontakt suchen, ihn oder sie in die Verteilerliste aufnehmen oder die Kontaktinformationen der Person in einem Serienbrief verwenden. Sie können sogar ein Foto der betreffenden Person bei den Kontaktinformationen speichern, damit Sie mit dem Namen ein Gesicht verbinden können. Neu in Outlook 2007 sind auch die Elektronischen Visitenkarten, mit denen Sie schnell und einfach Kontaktinformationen freigeben können. Wenn Sie hierzu mehr erfahren möchten, lesen Sie die Kurzübersichtskarte, für die Sie am Ende des Kurses eine Verknüpfung finden. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Extraktion als Aktion Angenommen, Sie erhalten eine Nachricht mit einer Anlage, und Sie benötigen eigentlich nur die Anlage. Sie können die Anlage unabhängig von der Nachricht auf der Festplatte speichern. Anders gesagt, Sie können die Anlage aus der Nachricht „extrahieren“. Ebenfalls neu für Outlook 2007 ist die Möglichkeit, einige Typen der beigefügten Dateien direkt im Lesebereich in der Vorschau anzuzeigen. Dank der Vorschau können Sie möglicherweise etwas Zeit sparen. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Extraktion als Aktion Nachdem Sie die Anlage gespeichert haben, benötigen Sie die Nachricht evtl. nicht mehr. Wenn dies zutrifft, können Sie sie löschen oder anderweitig ablegen. Damit ist wieder eine Nachricht weniger im Posteingang. Achtung: Da Anlagen potenziell Computerviren mit sich führen können, gehen Sie umsichtig vor, und vergewissern Sie sich, dass Sie ein aktuelles Antivirusprogramm verwenden. In der Kurzübersichtskarte (Verknüpfung am Kursende) finden Sie weitere Informationen zum sicheren Umgang mit Anlagen. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Übungsvorschläge Öffnen einer Übungsdatendatei Einrichten einer Besprechung Erstellen einer Aufgabe Hinzufügen eines Kontakts Speichern einer Anlage Entfernen der Übungsdaten und Schließen der Übungsdatendatei [Hinweis für den Schulungsleiter: Wenn Outlook 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Outlook lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen.Wichtig: Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Outlook 2007 erforderlich) Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 1, Frage 1 Outlook ist nur ein -Programm. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 1, Frage 1: Antwort Falsch Outlook hat eine Menge mehr zu bieten, einschließlich einen Kalender, einen Speicherort für Kontaktinformationen, eine Aufgabenliste usw. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 1, Frage 2 Sie haben eine Nachricht in Ihrem Posteingang behalten, damit Sie immer die -Adresse des Absenders zur Hand haben. Was wäre eine bessere Alternative? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Verschieben der Nachricht in einen Ordner Ziehen der Nachricht in die Kontakte. Ziehen der Nachricht in die Aufgaben. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 1, Frage 2: Antwort Ziehen der Nachricht in die Kontakte. Wenn Sie eine Nachricht in die Kontakte im Navigationsbereich ziehen, können Sie eine Visitenkarte für die Person erstellen. Auf diese Weise wissen Sie immer, wo Sie die Kontaktinformationen nachschlagen können. Sie können sogar ein Bild des Kontakts speichern, damit Sie mit dem Namen immer ein Gesicht in Verbindung bringen können. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 1, Frage 3 Es ist möglich, eine Anlage getrennt von der Nachricht, der sie beigefügt ist, zu speichern. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 1, Frage 3: Antwort Richtig Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Lektion 2 Nachverfolgen von Nachrichten mit Kennzeichnungen und der Aufgabenleiste

Nachverfolgen von Nachrichten
Beim ersten Start von Outlook 2007 werden Sie eine Neuerung bemerken. Sie wird als Aufgabenleiste bezeichnet, und dies ist der Ort, der Sie an die Aktionen erinnert, die Sie auszuführen haben. In der Aufgabenleiste werden bevorstehende Elemente aus Ihrem Kalender sowie gekennzeichnete Nachrichten und Aufgaben angezeigt. Na, sind Sie neugierig, wie die Dinge in die Aufgabenleiste kommen? Das erfahren Sie in dieser Lektion. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Kennenlernen der Aufgabenleiste
In der Aufgabenleiste werden gekennzeichnete Nachrichten, Aufgaben aus Ihrem Ordner Aufgaben und bevorstehende Besprechungen, Termine und Ereignisse aus Ihrem Kalender angezeigt. In der Aufgabenleiste können Sie diese Dinge mit einem Blick erkennen, ohne in andere Outlook-Fenster wechseln zu müssen. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Kennenlernen der Aufgabenleiste
Die Abbildung zeigt die grundlegenden Teile der Aufgabenleiste. Datumsnavigator Bevorstehende Kalendertermine Ein Ort zum Eingeben neuer Aufgaben Ihre Aufgabenliste (gekennzeichnete Nachrichten und Aufgaben) Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Setzen von Prioritäten mit Nachverfolgungskennzeichnungen
In der ersten Lektion wurden Sie damit vertraut gemacht, wie eine Aufgabe durch Ziehen einer Nachricht auf die Schaltfläche Aufgaben im Navigationsbereich erstellt wird. Noch leichter können Sie nachverfolgen, was Sie tun müssen, ausgehend von den Informationen in einer Nachricht, indem Sie die Nachricht einfach für die Nachverfolgung kennzeichnen. In der Abbildung wird eine Nachricht im Posteingang gezeigt, die mit einer Nachverfolgungskennzeichnung markiert ist. Beachten Sie, dass die gekennzeichnete Nachricht ebenfalls in der Aufgabenleiste angezeigt wird. Eine Aufgabe hilft Ihnen, den Überblick darüber zu erhalten, was Sie ausgehend von den Informationen in der Nachricht tun müssen. Aber sie ist von der ursprünglichen Nachricht getrennt. Das ist einer der Gründe, warum Nachverfolgungskennzeichnungen leichter zu verwenden sind. Wenn Sie eine Nachricht kennzeichnen, werden Sie daran erinnert, die Nachricht zu beachten, auch wenn die Nachricht langsam auf den Grund Ihres Posteingangs sinkt. Tipp: Eine schnelle Methode zum Kennzeichnen einer Nachricht besteht darin, die Nachricht direkt in die Aufgabenleiste zu ziehen. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Setzen von Prioritäten mit Nachverfolgungskennzeichnungen
Gekennzeichnete Nachrichten werden an vielen Orten angezeigt. Für die Nachverfolgung gekennzeichnete Nachrichten werden nicht nur in der Aufgabenleiste angezeigt, sondern auch in Ihrer Aufgabenliste und in Ihrem Kalender. Das soll Sie daran erinnern, die Dinge auf Ihrer Liste zu erledigen. Und wenn dies nicht ausreicht, können Sie Erinnerungen festlegen, damit Sie auch wirklich daran erinnert werden, sich um die Aufgaben zu kümmern. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Ändern des Betreffs, aber nur in der Aufgabenleiste
Der Betreff einer Nachricht gibt nicht immer Auskunft über die zu erledigende Aufgabe. In diesem Fall können Sie den Betreff einer gekennzeichneten Nachricht in der Aufgabenleiste ändern. Dabei bleibt der Betreff der Nachricht im Posteingang unverändert. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Ändern des Betreffs, aber nur in der Aufgabenleiste
Sie möchten sicher gern wissen: Worin besteht der Unterschied zwischen einer gekennzeichneten Nachricht und einer Aufgabe, die durch Ziehen auf die Schaltfläche Aufgaben erstellt wurde? Die Antwort lautet, dass dies vor allem eine Sache des Arbeitsstils ist. Wenn Sie gern Nachrichten löschen, nachdem sie abgearbeitet sind, dann ziehen Sie es vermutlich vor, die Aufgaben zum Nachverfolgen der zu erledigenden Dinge zu verwenden. Wenn Sie gern Ihre Nachrichten behalten, im Posteingang oder in den Ordnern, verwenden Sie vermutlich lieber die Nachverfolgungskennzeichnungen, weil das Kennzeichnen schnell und einfach vor sich geht. Mehr zum Aufzählungszeichen 1: Wenn Sie eine Nachricht auf die Schaltfläche Aufgaben ziehen, erstellen Sie ein neues Element. Deshalb hat das Löschen der Nachricht keine Auswirkungen auf die Aufgabe. Die Ordner werden später in dieser Lektion behandelt. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Nach Erledigung nicht löschen
Sie könnten versucht sein, Elemente von der Aufgabenleiste zu löschen, wenn Sie mit ihnen fertig sind. Es gibt jedoch eine bessere Möglichkeit. Sobald eine Aufgabe beendet ist, kennzeichnen Sie sie mit dem Befehl Als erledigt kennzeichnen . Ganz schnell geht es, wenn Sie einfach auf die Kennzeichnung neben dem Element klicken. Erledigte Aufgaben werden aus Ihrer Liste entfernt, wie Sie sich vielleicht denken können. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Aber was ist daran hilfreich, wenn ein Element als erledigt gekennzeichnet wird? In Ihrem Kalender wird die Aufgabe im unteren Bereich des Tages angezeigt, an dem Sie sie abgeschlossen haben. Und sie ist durchgestrichen, damit Sie wissen, dass Sie die Aufgabe erledigt haben. Es ist eine gute Sache, sich an alle die Aufgaben zu erinnern, die Sie erledigt haben. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Aber was ist daran hilfreich, wenn ein Element als erledigt gekennzeichnet wird? In der Aufgabenleiste und im Kalender wird jede Aufgabe, die an ihrem Fälligkeitsdatum nicht als erledigt markiert ist, automatisch in den folgenden Tag übernommen, bis Sie die Aufgabe erledigt haben. Achtung: Wenn Sie sich entschließen, ein Element auf der Aufgabenleiste zu löschen, wird auch die gekennzeichnete Nachricht in Ihrem Posteingang gelöscht. Gleichermaßen wird eine gekennzeichnete Nachricht, die im Posteingang gelöscht wird, auch auf der Aufgabenleiste gelöscht. Als erledigt kennzeichnen ist sicherer. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Umwandeln einer Nachricht in einen Kalendereintrag
Am Anfang dieser Lektion haben wir auf den Datumsnavigator im oberen Bereich der Aufgabenleiste hingewiesen. Mit dem Datumsnavigator können Sie schnell einen neuen Kalendereintrag aus einer Nachricht erstellen. Die Abbildung veranschaulicht den Ablauf: Ziehen Sie einfach die Nachricht auf ein Datum im Datumsnavigator. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Umwandeln einer Nachricht in einen Kalendereintrag
Der Vorgang ist analog zu dem in der ersten Lektion beschriebenen Vorgang, bei dem Sie eine Nachricht auf die Schaltfläche Kalender im Navigationsbereich ziehen. Warum ist diese Methode besser? Weil ein Schritt weniger erforderlich ist: Die Datumsinformationen werden automatisch eingefügt und stimmen mit dem Datum überein, auf das Sie im Datumsnavigator die Nachricht ziehen. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Anzeigen der Aufgabenleiste in der gewünschten Weise
Um zu ändern, was auf der Aufgabenleiste angezeigt wird, zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aufgabenleiste, und markieren oder entfernen Sie die Elemente, die Sie ein- oder ausblenden möchten. Die Aufgabenleiste selbst kann ebenfalls leicht ein- oder ausgeblendet werden. Sie können auch mit einem Mal alle Aufgabenleistenoptionen anpassen, indem Sie einmal auf Optionen im Untermenü Aufgabenleiste klicken. Zum Ausblenden drücken Sie ALT+F2, oder klicken Sie auf Aufgabenleiste schließen . Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Anzeigen der Aufgabenleiste in der gewünschten Weise
Um zu ändern, was auf der Aufgabenleiste angezeigt wird, zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aufgabenleiste, und markieren oder entfernen Sie die Elemente, die Sie anzeigen oder ausblenden möchten. Die Aufgabenleiste selbst kann ebenfalls leicht ein- oder ausgeblendet werden. Zum nochmaligen Anzeigen drücken Sie ALT+F2 oder zeigen auf die Aufgabenleiste im Menü Ansicht und klicken dann auf eine Option, wie dies in der Abbildung veranschaulicht wird. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Anzeigen der Aufgabenleiste in gewünschter Weise
Um zu ändern, was auf der Aufgabenleiste angezeigt wird, zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aufgabenleiste, und markieren oder entfernen Sie die Elemente, die Sie ein- oder ausblenden möchten. Es steht auch eine schnelle Methode zur Verfügung, um für andere Fenster in Outlook, z. B. den Lesebereich, mehr Platz zu schaffen. Hierfür minimieren Sie die Aufgabenleiste, indem Sie auf den Pfeil von 'Aufgabenleiste minimieren' neben dem Titel klicken. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Übungsvorschläge Verwenden von Kennzeichnungen Anzeigen der Aufgaben für die gekennzeichneten Nachrichten im eigenen Kalender Kennzeichnen einer Aufgabe als erledigt Schnelles Erstellen eines Termins Ausblenden und erneutes Einblenden der Aufgabenleiste [Hinweis für den Schulungsleiter: Wenn Outlook 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Outlook lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen.Wichtig: Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Outlook 2007 erforderlich) Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 2, Frage 1 Es ist eine einfache Angelegenheit, die Aufgabenleiste auszublenden. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 2, Frage 1: Antwort Richtig In der Lektion wurde gezeigt, wie einfach es geht. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 2, Frage 2 Was geschieht, wenn Sie eine Nachricht in den Aufgabenbereich oder auf die Aufgabenleiste ziehen? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Der Nachricht wird eine Nachverfolgungskennzeichnung hinzugefügt. Sie erstellen eine neue Aufgabe. Die Nachricht wird von Ihrem Posteingang in die Aufgaben verschoben. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 2, Frage 2: Antwort Der Nachricht wird eine Nachverfolgungskennzeichnung hinzugefügt. Das ist eine sehr schnelle Methode zum Kennzeichnen von Nachrichten. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 2, Frage 3 Der Datumsnavigator kann von der Aufgabenleiste nicht entfernt werden. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 2, Frage 3: Antwort Falsch Sie beginnen im Menü Ansicht, zeigen auf die Aufgabenleiste, und schon sind Sie auf dem richtigen Weg. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Benennen der Farben: Ordnen mit Farbkategorien
Lektion 3 Benennen der Farben: Ordnen mit Farbkategorien

Benennen einer Farbe Haben Sie es satt, dass in Ihrem Posteingang Dinge verloren gehen? Möchten Sie in der Lage sein, schnell Nachrichten von Ihrem Chef oder zu einem bestimmten Thema zu erfassen? Verwenden Sie Farben, um sofort Ihre E- Mail zu organisieren und sortieren. Mit Farbkategorien können Sie bestimmte Nachrichten hervorheben, auch wenn Sie nichts weiter machen, als die Dinge im Posteingang zu belassen Anhand von Kategorien und den zugehörigen Farbkennzeichnungen können Sie schnell erkennen, worum es sich handelt, in einer für Sie aussagekräftigen Art. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Organisieren von Nachrichten mit Farben
Wenn Sie an einem bestimmten Projekt arbeiten, können Sie etwas tun, damit Nachrichten zu dem Projekt später leichter gefunden werden. Kennzeichnen Sie einfach alle diesbezüglichen Nachrichten mit einer farbcodierten Kategorie. Die Abbildung zeigt einige farbcodierte Nachrichten: Grün ist für Nachrichten über Coho Winery und Gelb für Nachrichten über Contoso. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Organisieren von Nachrichten mit Farben
Wenn Sie an einem bestimmten Projekt arbeiten, können Sie etwas tun, damit Nachrichten zu dem Projekt später leichter gefunden werden. Kennzeichnen Sie einfach alle diesbezüglichen Nachrichten mit einer farbcodierten Kategorie. Die Abbildung zeigt einige farbcodierte Nachrichten: Hinweise: Wenn Sie in Outlook 2003 farbige Symbole verwendet haben, werden Sie feststellen, dass in Outlook 2007 dieses Konzept verbessert wurde, weil Sie nun mit den Farben Namen verwenden können. Eine Nachricht kann auch in mehr als eine Kategorie gehören. Sie können einer Nachricht unbegrenzt viele Kategorien zuordnen. Eine Nachricht kann mit mehreren Farben codiert sein, wenn sie sich wie die hier ausgewählte Nachricht auf mehrere Konten bezieht. Die Farbkategorien und ihre Namen werden ebenfalls im Lesebereich angezeigt. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

So weisen Sie eine Kategorie zu
Möchten Sie wissen, wer die Kategorienamen erstellt? Sie. Sie erstellen einen Kategorienamen und wählen die Farbe aus, die ihm zugeordnet ist. Anschließend können Sie den eingehenden und vorhandenen Nachrichten diese Kategorie zuweisen. Eine Methode zum Zuweisen einer Farbkategorie zu einer Nachricht besteht darin, mit der rechten Maustaste in die Spalte Kategorien zu klicken und das Kontextmenü, wie in der Abbildung gezeigt, zu verwenden. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

So weisen Sie eine Kategorie zu
Möchten Sie wissen, wer die Kategorienamen erstellt? Sie. Sie erstellen einen Kategorienamen und wählen die Farbe aus, die ihm zugeordnet ist. Nachdem Sie einer Nachricht eine Kategorie zugewiesen haben, können Sie schnell Ihren Posteingang durchsehen und die Nachricht finden, indem Sie lediglich nach der Farbkennzeichnung suchen. Tipp: Falls Sie nicht gerade ein vorhandenes System anpassen, mit dem Sie bereits arbeiten, empfiehlt es sich vermutlich, sich auf wenige Kategorien zu beschränken. Ein einfaches System ist leichter zu beherrschen. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

So gleichen Sie Namen und Farben ab
Outlook-Kategorien haben anfangs unspezifische Namen: Rote Kategorie, Orangefarbene Kategorie, usw. Natürlich sind die Kategorien am aussagekräftigsten, wenn Sie ihnen spezielle Namen geben. Wenn Sie das erste Mal eine der Standardkategorien, z. B. die Violette Kategorie, verwenden, werden Sie von Outlook aufgefordert, sie mithilfe des Dialogfelds Kategorie umbenennen umzubenennen. Sie können für die Kategorie einen neuen Namen in das Feld Name eingeben, wie dies in der Abbildung veranschaulicht wird. Haben Sie Probleme, sich Kategorienamen auszudenken? Möglicherweise hilft es, wenn Sie zuerst daran denken, wie schwierig sich die Suche gestalten wird, wenn Sie Ihre durchsehen. Wenn Kategorien für Sie etwas Neues sind, könnten Sie evtl. mit einfachen, grundlegenden Gruppen wie Dienstlich und Privat beginnen, oder Sie konzentrieren sich auf Namen, die speziell auf Ihre Arbeit zutreffen. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Haben Sie vergessen, was die Farbe bedeutet?
Das passiert auch den Besten unter uns: Wir denken uns ein großartiges System aus, um den Überblick zu behalten, und dann vergessen wir einen Teil der Systematik. Nehmen wir z. B. an, dass Sie mit Orange alle privaten Nachrichten farbcodiert haben. Nehmen wir weiterhin an, dass Sie eine Weile keine privaten Nachrichten erhalten und Sie vergessen, was Orange bedeutet. Hinweis: Sie können auch mit der rechten Maustaste auf die Farbe neben der Nachricht klicken, damit der Name der der Farbe zugeordneten Kategorie angezeigt wird. Kein Problem. Wie uns die Abbildung zeigt, ist die Decodierung nur einen Mausklick entfernt. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Wenn Sie in Outlook 2003 farbige Symbole verwendet haben...
Wenn Sie in Outlook 2003 farbige Nachverfolgungskenn zeichnungen verwendet haben, möchten Sie sicherlich wissen, warum die neuen Farbkategorien in Outlook 2007 besser sind. Mit Farbkategorien können Sie gleichzeitig mit dem Zuweisen einer Farbe einen aussagekräftigen Text hinzufügen. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Farbkategorien auf alle Outlook- Elemente angewendet werden können, sodass Sie die Kontakte, Kalenderelemente und Aufgaben auf ein und dieselbe Weise organisieren können. Es empfiehlt sich, der Kategorie einen aussagekräftigen Text hinzuzufügen, weil Sie, wie bereits weiter oben erläutert, den Kategorienamen zur Erinnerung nachschlagen können, falls Sie doch einmal vergessen haben, was die Farbe Grün bedeutet. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Wenn Sie Nachrichten in Outlook 2003 mit farbcodierten Symbolen markiert haben, so werden diese Symbole automatisch in Farbkategorien umgewandelt. Das wird Ihnen in Office Outlook 2007 angezeigt: Wenn Sie beispielsweise in Outlook 2003 ein grünes Symbol verwendet haben, wird Ihnen im Feld Kategorien Grüne Kategorie angezeigt. In Ihrem Posteingang sehen Sie einen farbigen Balken in der Spalte Kategorien mit derselben Farbe wie bei dem Symbol von Beim Öffnen der Nachricht wird Ihnen ein Name für die Farbkategorie unter der Betreff -Zeile angezeigt. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Wenn Sie Nachrichten in Outlook 2003 mit farbcodierten Symbolen markiert haben, so werden diese Symbole automatisch in Farbkategorien umgewandelt. Es wäre eine gute Übung, diese Nachrichten zu suchen und ihnen einen aussagekräftigeren Kategorienamen zu geben. Am Ende dieses Kurses finden Sie eine Verknüpfung zu einer schrittweisen Anleitung für das Umbenennen von Kategorien. Hinweis: Nur die Symbole in Ihrem Standardpostfach werden in die neuen Farbkategorien von Outlook 2007 aktualisiert. Wenn sich Nachrichten in PST-Dateien im Persönlichen Ordner oder in einem Archivordner befinden, die Sie auch gern mit Farbkategorien aktualisieren möchten, müssen Sie dies manuell durchführen. Die ausführliche Anleitung hierfür finden Sie ebenfalls in der Kurzübersichtskarte. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Anzeigen von Nachrichten nach Kategorien
Angenommen, Sie haben alle Ihre Nachrichten nach speziellen Projekten oder Kunden farbcodiert. Wie können Sie Ihre Nachrichten in diesen Gruppen anzeigen? Das ist denkbar einfach. Klicken Sie im Kontextmenü auf Angeordnet nach (unter dem Feld Suche ), und klicken Sie dann auf Kategorien. Die Abbildung zeigt den Wechsel vom Anordnen der Nachrichten nach dem Datum zum Anordnen der Nachrichten nach Kategorien: Blue Yonder Airlines, Coho Wineryund Contoso. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Kategorien und Regeln, eine gelungene Kombination
Sie können Nachrichten automatisch mithilfe von Regeln farbcodieren. Sind z. B. Nachrichten von Ihrer Mutter immer privater Art? Wenn Sie eine Kategorie Privat eingerichtet haben, können Sie die Kategorisierung optimieren, indem Sie eine Regel anlegen, die automatisch alle Nachrichten von Ihrer Mutter mit der Kategorie Privat kennzeichnet. Die Abbildung veranschaulicht den grundlegenden Ablauf hierfür unter Verwendung des Dialogfelds Regeln und Benachrichtigungen. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Übungsvorschläge Erstellen von Übungsnachrichten und Kategorien Entfernen einer Kategorie Zuweisen einer Kategorie Ändern der Farbe einer Kategorie Anzeigen von Nachrichten nach Kategorien Optional: Automatisches Zuweisen einer Kategorie mithilfe einer Regel [Hinweis für den Schulungsleiter: Wenn Outlook 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Outlook lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen.Wichtig: Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Outlook 2007 erforderlich) Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 3, Frage 1 Nachdem Sie einer Kategorie eine Farbe zugeordnet haben, kann diese nicht mehr geändert werden. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 3, Frage 1: Antwort Falsch Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 3, Frage 2 In Outlook 2003 konnten Sie Nachrichten mit einer von sechs farbigen Nachrichtensymbolen ordnen. Worin besteht der Vorteil des neuen Farbkategoriesystems, der mit den farbigen Symbolen nicht verfügbar war? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Jetzt kann die Farbe Violett zum Kennzeichnen von Nachrichten verwendet werden. Farbkategorien erlauben die Vergabe eines benutzerdefinierten Namens, der der jeweiligen Farbe zugeordnet ist. Farbkategorien können mit Regeln verwendet werden. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 3, Frage 2: Antwort Farbkategorien ermöglichen es, einen benutzerdefinierten Namen zu erstellen und einer Farbe zuzuordnen. Benutzerdefinierte Benennung bedeutet, dass Sie sich niemals mehr fragen müssen, was Violett eigentlich bedeutet: Die Antwort erhalten Sie mit einem einfachen rechten Mausklick. Außerdem können Farbkategorien über alle Outlook-Objekte verwendet werden, während die Symbole in Outlook 2003 nur für Nachrichten galten. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 3, Frage 3 Sie haben den Wechsel von Outlook 2003 zu Outlook 2007 vollzogen. In Ihrem Posteingang gehören nun alle Nachrichten, die früher mit einem blauen Symbol gekennzeichnet wurden, zur blauen Kategorie. Welche Maßnahme wäre sinnvoll, damit Sie nicht vergessen, was die Farbe Blau bedeutet? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Erstellen einer Regel, um die Farbe in Grün zu ändern. Erstellen einer Erinnerung Zuweisen eines aussagekräftigeren Namens zur Blauen Kategorie Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 3, Frage 3: Antwort Zuweisen eines aussagekräftigeren Namens zur Blauen Kategorie Benennen Sie die Blaue Kategorie in etwas Spezielleres um, und Sie werden sich nie mehr fragen müssen, was Blau bedeutet. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Lektion 4 Speichern Sie es

Speichern Sie es Hätten Sie gern einen leeren Posteingang? Eine einfache Methode, überflüssige Dinge zu entfernen, besteht darin, benutzerdefinierte Ordner zu erstellen und dann die Nachrichten aus dem Posteingang in diese Ordner zu verschieben. Für die Ordner wählen Sie Namen aus, mit denen die Nachrichten sinnvoll geordnet werden können. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Der Nutzen von Ordnern In den vorherigen Lektionen wurden Methoden erläutert, wie Sie sinnvoll auf Nachrichten reagieren und wie Sie diese Nachrichten in Kategorien sortieren und ordnen können. Aber wie müssen Sie vorgehen, wenn Sie die Nachrichten in distinkten Gruppen voneinander sortieren und von den anderen Nachrichten getrennt halten möchten (um auf diese Weise den Posteingang abzuarbeiten)? Hierbei können Ordner eine Hilfe sein. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Der Nutzen von Ordnern In der Abbildung ist ein Beispiel für die Verwendung von Ordnern dargestellt: „Coho Winery“ und „Contoso“. Sie verwenden in Ihrem Büro möglicherweise bereits ein Ablagesystem. Sobald Sie gelernt haben, Ordner zu erstellen, können Sie jedes vorhandene Ordnerbenennungssystem problemlos an Outlook anpassen. In der nächsten Lektion wird das Erstellen von Ordnern erläutert. Hinweis: Wenn Sie sich an die Lektion über das Kennzeichnen von Nachrichten zur Nachverfolgung erinnern, möchten Sie bestimmt wissen, was mit einer gekennzeichneten Nachricht geschieht, wenn Sie sie aus dem Posteingang in einen Ordner verschieben. Da gekennzeichnete Nachrichten auch in der Aufgabenleiste, in den Aufgaben und im Kalender angezeigt werden, bleiben diese Erinnerungen an diesen Plätzen erhalten, auch wenn die zugrunde liegende Nachricht verschoben wird. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Erstellen eines Ordners
Das Wissen allein, warum es sinnvoll ist, Ordner zu erstellen, ist natürlich nicht ausreichend. Um Ordner verwenden zu können, müssen Sie wissen, wie sie verwendet werden. Glücklicherweise ist das ganz einfach. So erstellen Sie einen Ordner in Ihrem Posteingang Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Postfach. Klicken Sie im Kontextmenü auf Neuer Ordner , wie in der Abbildung dargestellt. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Erstellen eines Ordners
Das Wissen allein, warum es sinnvoll ist, Ordner zu erstellen, ist natürlich nicht ausreichend. Um Ordner verwenden zu können, müssen Sie wissen, wie sie verwendet werden. Glücklicherweise ist das ganz einfach. So erstellen Sie einen Ordner in Ihrem Posteingang Danach können Sie den Namen des neuen Ordners eingeben und auf OKklicken. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Verschieben von Nachrichten durch Ziehen
Sobald Sie einen Ordner erstellt haben, können Sie eine Nachricht oder mehrere Nachrichten durch Ziehen verschieben. Die Abbildung veranschaulicht, wie eine einzelne Nachricht aus der Nachrichtenliste in einen Ordner im Navigationsbereich gezogen wird. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Verschieben von Nachrichten mit einem Befehl
Die gerade erwähnte Methode zum Ziehen von Nachrichten ist schnell. Sie hat jedoch einen Nachteil: Es kann passieren, dass Sie die Nachricht zufällig am falschen Ort „fallen“ lassen. Sicherer ist es, mit der rechten Maustaste auf die Nachricht(en) zu klicken, die Sie verschieben möchten, und dann auf In Ordner verschiebenzu klicken. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Verschieben von Nachrichten mit einem Befehl
In dem Beispiel in der Abbildung sind die Nachrichten nach Kategorien angeordnet. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die gesamte Kategorie Coho in den Ordner Coho Winery zu verschieben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kategorieüberschrift. Klicken Sie auf In Ordner verschieben. Wählen Sie den Ordnernamen in der Liste der Ordner im Dialogfeld Elemente verschieben aus, und klicken Sie dann auf OK. Das ist besonders dann hilfreich, wenn Sie eine ganze Reihe von Nachrichten verschieben möchten. Wenn Sie z. B. Nachrichten in einer bestimmten Anordnung anzeigen, beispielsweise nach Kategorien, können Sie mit dieser Methode alle Nachrichten dieser Kategorie in einen Ordner verschieben, wie aus der Abbildung zu ersehen ist. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Verwenden von Favoritenordnern
Wenn Sie begonnen haben, Ihre - Nachrichten in Ordnern abzulegen, werden Sie bald feststellen, dass einige Ordner häufiger genutzt werden als andere. Damit Suche und Ablage schneller vonstatten gehen, verschieben Sie die häufig verwendeten Ordner in die Favoritenordner. Um einen Ordner zu einem Favoritenordner zu machen, ziehen Sie ihn aus Mailordner in den Bereich Favoritenordner im Navigationsbereich. Hinweis: Die Ordner bleiben an ihren ursprünglichen Speicherorten in Ihrem Postfach. Der Bereich Favoritenordner bietet lediglich eine schnelle und einfache Methode, um auf die Ordner zuzugreifen. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Wenn ein Favorit in Ungnade fällt
Favoriten kommen und gehen. Wenn ein Favoritenordner nicht mehr benötigt wird, können Sie ihn aus dem Bereich Favoritenordner im Navigationsbereich entfernen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Aus Favoritenordnern entfernen. Keine Sorge, der Ordner bleibt weiterhin in Ihrem Postfach. Er wird nur nicht mehr im Bereich Favoritenordner des Navigationsbereichs angezeigt. Achtung: Verwenden Sie nicht den Befehl Löschen, um Ordner aus den Favoriten zu entfernen. Mit dieser Aktion würde der Ordner und sein Inhalt vollständig gelöscht werden. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Übungsvorschläge Erstellen von Ordnern Verschieben einer einzelnen Nachricht in einen Ordner Verschieben von jeweils einer Gruppe von Nachrichten Hinzufügen und Entfernen von Favoritenordnern [Hinweis für den Schulungsleiter: Wenn Outlook 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Outlook lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen.Wichtig: Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Outlook 2007 erforderlich) Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 4, Frage 1 Wenn Sie Nachrichten in einen Ordner verschieben möchten, müssen Sie sie einzeln ziehen. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 4, Frage 1: Antwort Falsch Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 4, Frage 2 Was geschieht, wenn Sie eine Nachricht in einen Ordner ziehen? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Die Nachricht wird in den Ordner verschoben. Die Nachricht wird in den Ordner kopiert. Die Nachricht wird gelöscht. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 4, Frage 2: Antwort Die Nachricht wird in den Ordner verschoben. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 4, Frage 3 Nachrichten, die in einem Favoritenordner angezeigt werden, sind Kopien von Nachrichten im ursprünglichen Ordner. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 4, Frage 3: Antwort Falsch Es sind dieselben Nachrichten, keine Kopien. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Nachrichten schnell gefunden
Lektion 5 Nachrichten schnell gefunden

Nachrichten schnell gefunden
Egal, wie organisiert Sie sind, ob Sie nun alles in Ordner sortieren oder die Farbcodierung bevorzugen, der Zeitpunkt wird kommen, an dem Sie eine wichtige Nachricht einfach nicht finden können. Glücklicherweise ist das Suchen nach Nachrichten in Outlook 2007 mithilfe der Sofortsuche nicht nur einfach, sondern auch schnell. Und jetzt können Sie nach Nachrichten suchen, die sich an verschiedenen Speicherorten befinden, einschließlich in Archiven oder mehreren Postfächern. Ganz gleich, wo Sie Ihre Nachrichten speichern: Die Suchfunktion kann Ihnen helfen. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Schnelles Suchen mit der Sofortsuche
In früheren Versionen von Outlook mussten Sie ganz schön warten und einiges tun, bevor Sie das Gesuchte gefunden haben. Mit der Sofortsuche finden Sie Ihre Nachrichten nicht nur viel schneller, sondern können die Suchergebnisse schnell und einfach optimieren. Wenn Sie der Abfrage mehr Wörter hinzufügen, verringert sich im Handumdrehen die Anzahl der Suchergebnisse sichtlich. Vielleicht sind Sie sogar zwischendurch Kaffeetrinken gegangen, während Sie auf die Suchergebnisse gewartet haben. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Schnelles Suchen mit der Sofortsuche
In Outlook können Sie jetzt auch leicht erkennen, warum eine bestimmte Nachricht in den Suchergebnissen angezeigt wird: Die Wörter oder Begriffe in einer bestimmten Nachricht, die mit den Suchwörtern übereinstimmen, werden hervorgehoben. Dies können Sie in der Abbildung erkennen, auf der die Ergebnisse einer Suche nach Nachrichten mit den Wörtern „Umsätze im Quartal“ gezeigt werden. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Erweiterte Suche Eingaben im Bereich Sofortsuche liefern Suchergebnisse, die auf beliebigen übereinstimmenden Wörtern in einer Nachricht basieren. Wenn Sie nur in bestimmten Teilen einer Nachricht suchen möchten, z. B. die Suche ausgehend vom Absender erfolgen soll,müssen Sie die Begriffe der erweiterten Suche verwenden. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Erweiterte Suche Aus der Abbildung ersehen Sie die Vorgehensweise. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern , und geben Sie die erweiterten Kriterien ein. Sie werden feststellen, dass beim Eingeben die Wörter im Feld Sofortsuche aktualisiert werden, um die neuen Kriterien anzuzeigen. Tipp: Sie können erweiterte Suchkriterien auch direkt in das Feld Sofortsuche eingeben. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, was Sie eingeben müssen, schauen Sie in das Feld Sofortsuche, wenn Sie die Felder im erweiterten Bereich Sofortsuche verwenden. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Durchsuchen von Archiven und darüber hinaus
Neu in Outlook 2007 ist die Möglichkeit, mehrere Speicherorte gleichzeitig zu durchsuchen. Sie können z. B. die Archivordner und Ihr Microsoft Exchange Server-Postfach zur gleichen Zeit durchsuchen. Wie wird's gemacht? Wählen Sie Alle -Elemente als Speicherort für Ihre Suche aus. Alle -Elemente wird im oberen Bereich der Sofortsuche angezeigt, damit Sie klar erkennen können, wonach gerade gesucht wird. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Es folgt ein mögliches Szenario, das Sie berücksichtigen sollten. Angenommen, Sie archivieren automatisch alle Nachrichten, die älter als 30 Tage sind, weil Sie selten auf Nachrichten, die älter als ein Monat sind, eingehen müssen. Sie müssen jedoch ab und zu eine mehr als 30 Tage alte Nachricht suchen. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Es folgt ein mögliches Szenario, das Sie berücksichtigen sollten. Sie können ganz einfach Ihre Archive durchsuchen. In älteren Outlook-Versionen mussten Sie die Archive getrennt von Ihrem Hauptpostfach durchsuchen. Wenn Sie sich hinsichtlich dem genauen Datum der Nachricht nicht ganz sicher waren, konnte das zwei separate Suchvorgänge bedeuten: eine Suche in Ihrem Microsoft Exchange Server-Postfach und eine Suche in Ihrem Archivordner. Hinweise Wenn Outlook für mehrere -Konten konfiguriert wurde, können Sie dasselbe Verfahren verwenden, um alle Ihre -Konten auf einmal zu durchsuchen. Um nach Nachrichten in einem Outlook-Speicherordner (auch bekannt als PST-Datei (Persönliche Ordner)) suchen, muss dieser Ordner in Outlook geöffnet sein. Weitere Informationen zum Öffnen von PST-Dateien finden Sie in der Kurzübersichtskarte über eine Verknüpfung am Ende dieses Kurses. Durch Auswählen von Alle -Elementekönnen Sie jetzt mehrere E- Mail-Speicherorte gleichzeitig durchsuchen und an allen Speicherorten nach dieser einen Nachricht suchen. Dadurch ist die Suche einfacher als in den Vorversionen von Outlook. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Und die anderen Outlook-Elemente?
Sie können den Posteingang, den Kalender und die Aufgaben gleichzeitig durchsuchen. Wechseln Sie zuerst in in die Ordnerliste (klicken Sie auf Ordnerliste im Navigationsbereich), und verwenden Sie dort den Bereich Sofortsuche zum Suchen. Andernfalls ist die Suche auf jeweils einen Typ von Outlook-Elementen eingeschränkt: Nachrichten oder Kalenderelemente beispielsweise. Die gute Nachricht lautet, dass Sie, wenn Sie erst einmal mit den neuen Suchwerkzeugen in Outlook 2007 vertraut sind, einen ähnlichen Sofortsuchebereich und ähnliche Verfahren in jedem Outlook-Fenster, einschließlich Kalender, Kontakte und Aufgaben, vorfinden. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Alle Nachrichten wieder anzeigen
Beim Suchen werden die Suchergebnisse im Outlook- Hauptfenster angezeigt. Sie verbleiben dort, bis Sie Outlook anweisen, was als nächstes zu tun ist. Sie wissen immer, dass Sie Suchergebnisse vor sich haben, wenn der Bereich Sofortsuche aktiv ist. Ob der Bereich aktiv ist, erkennen Sie daran, dass er eine andere Farbe als die umgebenden Bereiche aufweist und die Wörter (Suchergebnisse) nach dem Ordnernamen im oberen Bereich angezeigt sind. Beispiele für mögliche Aktionen nach dem Suchen: Ausführen eines anderen Suchvorgangs oder Zurückkehren in den Posteingang. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Alle Nachrichten wieder anzeigen
Beim Suchen werden die Suchergebnisse im Outlook- Hauptfenster angezeigt. Sie verbleiben dort, bis Sie Outlook anweisen, was als nächstes zu tun ist. Um alle Nachrichten im aktuellen Ordner wiederherzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suche löschen . Tipp: Sie können auch eine Suche löschen, indem Sie auf einen Ordner im Navigationsbereich klicken (beispielsweise klicken Sie auf Posteingang im Navigationsbereich, um die Ansicht wiederherzustellen, in der alle Nachrichten in Ihrem Posteingang angezeigt werden). Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Übungsvorschläge Suchen von Nachrichten mithilfe von Suchbegriffen Suche nach Nachrichten in mehreren Ordnern Verwenden erweiterter Kriterien [Hinweis für den Schulungsleiter: Wenn Outlook 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Outlook lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen.Wichtig: Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Outlook 2007 erforderlich) Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 5, Frage 1 Sie haben vor kurzem eine Suche durchgeführt, und es werden jetzt nicht alle Ihre Nachrichten angezeigt. Mit welcher Aktion könnten Sie dieses Problem lösen? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Sie klicken im Feld Sofortsuche auf die Schaltfläche Suche löschen. Sie starten Outlook erneut. Sie blenden den Bereich Sofortsuche aus. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 5, Frage 1: Antwort Sie klicken im Feld Sofortsuche auf die Schaltfläche Suche löschen. Wenn Sie feststellen, dass die Schaltfläche Suche löschen verfügbar ist, werden Ihnen vermutlich Suchergebnisse statt der gesamten Nachrichtensammlung angezeigt. Durch Klicken auf Suche löschen können Sie die Ansicht wiederherstellen. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 5, Frage 2 Wenn Sie im Bereich Sofortsuche im oberen - Fensterbereich Wörter eingeben, werden Ihnen wofür Suchergebnisse angezeigt: (Wählen Sie eine Antwort aus.) Alle Outlook-Objekte. Nur gekennzeichnete -Nachrichten und Aufgaben. Nur -Nachrichten. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 5, Frage 2: Antwort Nur -Nachrichten. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 5, Frage 3 Sie vermuten, dass sich eine gesuchte Nachricht entweder in Ihrem Posteingang oder in Ihrem geöffneten Archivordner- Ordner befindet. Die Nachricht kann durch eine einzige Suche gefunden werden. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Test 5, Frage 3: Antwort Richtig Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Kurzübersichtskarte Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte. Aus dem Posteingang von Outlook 2007

Verwenden dieser Vorlage
Diese Vorlage für Microsoft Office PowerPoint® enthält Schulungsmaterial über das Verwalten großer -Mengen, das Strukturieren des Outlook-Posteingangs und das schnelle Erstellen aussagekräftiger Aktionselemente aus eingegangenen -Nachrichten in Outlook 2007. Sie ist für die Präsentation vor einer Gruppe konzipiert und kann bei Bedarf angepasst werden. Der Inhalt dieser Vorlage basiert auf dem Microsoft Office Online-Schulungskurs „Aus dem Posteingang mit Outlook 2007“. Features dieser Vorlage Titelfolie: Auf der allerersten Folie befindet sich ein Platzhaltertext, den Sie mit dem Namen Ihres Unternehmens überschreiben können. Löschen Sie das Textfeld, wenn Sie es nicht verwenden möchten. Animationen: Während der Präsentation werden benutzerdefinierte Animationen verwendet. Dazu gehören auch die Effekte Kurzer Blick und Strecken , Auflösen und Schachbrett. Sie können auch mit vorhergehenden Versionen bis zu Microsoft PowerPoint 2000 wiedergegeben werden. Wenn Sie diese Animationseffekte ändern möchten, gehen Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Animation, und verwenden Sie die angezeigten Optionen. Wenn diese Präsentation eine aMacromedia Flash-Animation enthält: Zum Wiedergeben der Flash-Datei müssen Sie auf Ihrem Rechner ein Microsoft ActiveX®-Steuerelement mit der Bezeichnung Shockwave Flash Object registrieren. Hierfür laden Sie die neueste Version von Macromedia Flash Player von der Macromedia-Website herunter. Folienübergänge: Während der gesamten Präsentation wird der Übergang Wischen nach unten verwendet. Gehen Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Folienübergang, und verwenden Sie die angezeigten Optionen, wenn Sie einen anderen Übergang verwenden möchten. Hyperlinks zum Onlinekurs: Die Vorlage enthält Verknüpfungen zur Onlineversion dieses Schulungskurses. Die Verknüpfungen führen zu praktischen Übungsbeispielen für die einzelnen Lektionen und zu einer Kurzübersichtskarte, die für diesen Schulungskurs veröffentlicht wurde. Wichtig: Auf Ihrem Computer muss Outlook 2007 installiert sein, damit Sie die praktischen Übungsbeispiele anzeigen können. Wenn Outlook 2007 auf Ihrem Computer nicht installiert ist, können Sie auf die Übungsanweisungen nicht zugreifen. Kopf- und Fußzeilen: Die Vorlage enthält eine Fußzeile mit dem Titel des Schulungskurses. Wenn Sie Fußzeilen ändern oder entfernen möchten, öffnen Sie im Menü Ansicht das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile. HILFE ZUR VORLAGE Eine ausführliche Hilfe zu dieser Vorlage finden Sie im Notizenbereich oder wenn Sie die gesamte Notizenseite anzeigen (Registerkarte Ansicht).

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