© Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 1 5. Bayerischer Archivtag eGovernment und DMS bei der Stadt Erlangen - ein Beitrag zur konsequenten Verwaltungsmodernisierung.

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1 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 1 5. Bayerischer Archivtag eGovernment und DMS bei der Stadt Erlangen - ein Beitrag zur konsequenten Verwaltungsmodernisierung Erlangen, 16.6.2007 Dr. Siegfried Balleis Oberbürgermeister der Stadt Erlangen

2 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 2 Stadt Erlangen – Kurzportrait (1) Erste urkundliche Erwähnung im Jahr 1002 Hugenottenstadt – Im Jahr 1686: Aufnahme von Glaubensflüchtlingen Motto: „Offen aus Tradition“ Universitäts-, Siemens- und Gesundheitsstadt 103.000 Einwohner - davon 16.000 Ausländer aus insgesamt 135 Nationen Städteregion Erlangen- Nürnberg - Fürth, mit ca. 1,5 Mio. Einwohnern Nordbayern, Mittelfranken

3 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 3 Hightech-Zentrum Nordbayern Siemens, Uni, Forschung und Softwarefirmen Hohes Bildungsniveau Spitzenplatz im bundesweiten Kaufkraftindex Kulturstadt Comic Salon, Figurentheaterfestival, Poetenfest, Stummfilmtage Stadt Erlangen – Kurzportrait (2)

4 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 4 Die Nutzung des Internets hat in den letzten fünf Jahren in der Erlanger Bevölkerung stark zugenommen. 74 % aller Erlanger zwischen 18 und 80 Jahren nutzen das Internet. Der Bundesdurchschnitt lag im Jahr 2006 bei 58,2%. eCity Erlangen: Ergebnis der Bürgerbefragung 2006 in Erlangen: Stadt Erlangen – Kurzportrait (3)

5 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 5 Der Erlanger Weg der Verwaltungsmodernisierung … bereits Tradition: Der Weg einer Reformkommune

6 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 6 eGovernment als Teil der VM Phasen und Schwerpunktsetzungen 19931994199519961997199819992000200120022003200420052006200720082009 Metaplan Plafonierung „Der Weg ist das Ziel!“ - div. Elemente des NSM: PE (Führungsleitl., F-Feedback), OE (QM, PM, GPO... ) Zielsystem Verwaltungsmod. Aufgaben- kritik NKF: Doppik, Produkte, Kennzahlen Strat. Management Wissensmanagement Budgetierung als „Motor der Reform“ Strat. Mgmt. Technikunterstütze Informationsverarbeitung eGovernment als „Motor der Reform“ Basisdienste u.a.: DMS und Vorgangsbearbeitung

7 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 7 eGovernment als „Motor der Reform“ Definierte Ziele Berücksichtigung der Anforderungen des Datenschutzes und anderer rechtlichen Rahmenbedingungen Oberziele Hauptziel Nebenziele Service für Bürgerinnen und Bürger erhöhen Image der Stadt als „eCity“ schaffen Mitarbeiter- Zufriedenheit stärken Mitarbeiter- Zufriedenheit stärken „Mission“: eGovernment zur Steigerung des Nutzens für Bürgerinnen und Bürger der Stadt Erlangen wirtschaftlich einsetzen Kinder- und familienfrdl. Stadt schaffen Kinder- und familienfrdl. Stadt schaffen Demokratie durch mehr Beteiligung beleben ‚Mit dem Kopf des Bürgers denken‘, Orientierung an Lebenslagen Bearbeitungszeiten verkürzen, Behördengänge vermeiden Transparenz erhöhen Qualität steigern / Fehler senken Spitzenposition unter vergleichbaren Städten erreichen Erfolg von MEDIA@Komm sicherstellen Projekt 2030 Entlastung der Mitarbeite- rinnen und Mitarbeiter Befähigung der Mitarbei- terinnen und Mitarbeiter durch die Nutzung neuer Medien Vermittlung von neuem Wissen & Kenntnissen Kindern und Familien zusätzlichen Service bieten Arbeit für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter flexibilisieren (Telearbeit) Bürgerinnen und Bürger stärker in die Politik einbinden Bürgerinnen und Bürger stärker in die Verwaltungs- leistungen einbinden Teilhabe am gesellschaft- lichen Geschehen fördern Abgeleitete Unterziele Bedingungen Kosten senken Einnahmen erhöhen Nachweislich effizienter arbeiten; Büroflächen einsparen Standortvorteil ausbauen, Unternehmen ansiedeln & binden; Bürgerinnen & Bürger für den Zuzug nach Erlangen gewinnen und binden; Beteiligte im Gesundheitswesen vernetzen („Medizinstadt“) Datenschutz, rechtlicher Rahmen Wirtschaft- lichkeit steigern

8 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 8 eGovernment Umsetzung Die Projekte wurden von einem strikten Programm-Management und Projektcontrolling begleitet In den Jahren 2002 – 2005  wurden ca. 60 Teilprojekte umgesetzt  sowie die zentrale Infrastruktur mit Geoportal, CMS, DMS, sowie zentrale Online-Dienste (Bezahlen, Authentifizieren), teilweise in interkommunaler Zusammenarbeit mit den Nachbarstädten, bereitgestellt

9 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 9 Angebotsspektrum Online-Dienste (Auszug) Akzeptanz des Angebots

10 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 10 Nutzen Wirtschaftlichkeitsnachweis Quantitative Wirtschaftlichkeit20062007200820092010 Dynamischer ROI84%92%100%107%114% Studie: Wirtschaftlichkeitsanalyse für das E- Government-Portal der Stadtverwaltung Erlangen Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre insbesondere Wirtschaftsinformatik III FAU Erlangen-Nürnberg Bereits im Jahr 2005 übersteigt der wirtschaftliche Nutzen aus Einsparungen und Mehreinnahmen erstmals die laufenden Kosten. Die Gesamtwirtschaftlichkeit (ROI) wird bereits im Jahr 2008 erreicht.

11 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 11 Nutzen Bürgerbefragung Ergebnisse Bürgerbefragung 2006: Zufriedenheit mit eGov... Bekanntheitsgrad 82% der Befragten kennen www.erlangen.de. 65% haben es mind. schon 1 x benutzt. 85% der Befragten sind mit dem Angebot unter erlangen.de sehr zufrieden oder zufrieden. Die bekanntesten Online-Dienste sind neben der Homepage die eFormulare, VHS-Kursanmeldung, Müllabfuhrkalender, Bücherei-Online und das Kfz- Wunschkennzeichen. Mit den Online-Diensten sind 80% sehr zufrieden oder zufrieden. 87% der Bürger/innen halten keine Erweiterungen des städtischen Online-Angebots für notwendig.  Oberziel Bürgerservice (eCity) ist damit erreicht

12 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 12 Optimierung der Prozesse und Strukturen

13 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 13 DMS = „Rückgrat“ von eGovernment Elektronische Formulare für den Bürger und Papierakten in der Verwaltung = es fehlt das Rückgrat von eGovernment Elektronische Formulare für den Bürger und die elektronische Akte in der Verwaltung = eGovernment = Verwaltungsmodernisierung = die elektronische Akte ist das Rückgrat

14 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 14 DMS bei der Stadt Erlangen (Dokumentenmanagementsystem) Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitung  Eine zentrale Basiskomponente für Alle  Schlüsselrolle für die Modernisierung der Verwaltung  Querschnittsprojekt für eGovernment IT-gestütztes Managementsystem zur Organisation von Akten, Vorgängen und Dokumenten gesamten Lebenszyklus über deren gesamten Lebenszyklus hinweg

15 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 15 Die Probleme steigen aufgrund der hybriden Aktenführung: Umfangreiche Papierakten Gleichzeitig aber in steigendem Maße elektronische Unterlagen E-Mails elektronische Formulare elektronisch erzeugte Dokumente, z.B. Bescheide aus Fachverfahren Defizite heute (1)

16 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 16 Die Aktenführung heute verursacht verschiedene Defizite:  Das Nebeneinander von digitaler und papierner Aktenführung erzeugt Doppelarbeit, Unübersichtlichkeit und redundante Datenhaltung  hoher Aufwand für Informationssuche  hoher Aufwand für Ablagen, unstrukturierte Dokumentablagen  Prinzip der Aktenmäßigkeit (Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns) gefährdet  hohe Liege- und Transportzeiten Defizite heute (2)

17 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 17 Defizite heute am Beispiel E-Mail: Aus eGovernment Umfrage vom Dezember 2004 Frage: Wie „archivieren“ Sie wichtige E-Mails ? (Mehrfachantworten sind möglich) Archivierung in Outlook, CD-ROM, Druck in pdf-Datei, als Word, im eigenen Verzeichnis,...

18 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 18 Nutzen DMS Einsatz (1)  Orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit von Akten, Vorgängen und Dokumenten  Vereinfachung und Verbesserung der Recherche  schneller Zugriff z.B. Ratsinformations- system

19 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 19 Nutzen DMS Einsatz (2)  Parallele Sachbearbeitung durch mehrere, auch örtlich getrennte Anwender  Durchgängige elektronische medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung von Antragstellung bis Aussonderung  Beschleunigung der Durchlaufzeiten  Wegfall des Aufwands der Aktenverteilung Träger öffentlicher Belange (beteiligte Fachstellen) Elektronische Bauakte Bauaufsichts- amt (63) z.B. Elektronisches Baugenehmigungs- verfahren

20 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 20 Nutzen DMS Einsatz (3)  Sicherstellen der Grundsätze der Rechtmäßigkeit und Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns, Nachvollziehbarkeit und Dokumentation  Fehlerreduktion durch wegfallende Medienbrüche  Gemeinsame, einheitliche und strukturierte Datenhaltung  Die Arbeit kann i.d.R. schneller und sicherer erledigt werden Korruptions- Prävention!

21 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 21 Nutzen DMS Einsatz (4)  Der städtische Aktenplan (abgeleitet vom KGSt-Aktenplan) ist hinterlegt

22 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 22 Bisher realisierte DMS Anwendungen Digitales Kassenarchiv Seit Anfang 2003 Enthält alle Kassenanord- nungen mit Belegen CuriaRAT Stadtratsinfor- mationssystem Seit Ende 2003 Enthält alle Ratsdokumente, bietet Zugang über das Internet Bürgeramt KFZ- Akten/Wunsch- kennzeichen Seit Anfang 2004 Alle neuen Vor- gänge der KFZ- Zulassung werden digital gespeichert, Altakten nach und nach digitalisiert Elektronische Bauakte Seit Anfang 2007 Alle neuen Bauakten werden digital gespeichert, Online-Zugriff der Fachstellen

23 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 23 Fertigkeitsstufen bei der Einführung von DMS 20002001200220032004200520062007200820092010201120122013201420152016 Kontrollierter externer Zugang zu Dokumenten Integration von Fachverfahren DMS, Archivieren Kassenarchiv KFZ-Archiv Anbindung an Ikol-KFZ GIS-Anbindung CuriaRAT eBauakte, Projektdokumentation eGov, technische Dokumentation EBE,... Weitere Integrationen Akteneinsicht Ämterübergreifende Vorgangsbearbeitung Integration von Antragstellung, -bearbeitung und -verfolgung Vision vom papierlosen Büro

24 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 24 Entscheidung Einführung Fabasoft eGov-Suite DMS-Entscheidung für Fa. Fabasoft im Jahr 2005 Gemeinsame Entscheidung in der Region für den Beitritt zum Rahmenvertrag des Freistaats Bayern mit Fa. Fabasoft. Start des Einführungsprojekts im Okt. 2006 und Umsetzung Behördenspezifischer Anpassungen Produktivbetrieb mit Pilotämtern  Stadtarchiv  Organisation  eGov  Umweltamt Gewässerschutz startet in Kürze

25 © Stadt Erlangen, eGovernment-Center 2007 25 Danke für Ihre Aufmerksamkeit Bei Fragen zum DMS-Projekt in der Stadt Erlangen können Sie sich gerne an unseren Präsentationsstand oder die Projektleitung wenden: margarete.blumenthal@stadt.erlangen.de hartwig.hellhammer@stadt.erlangen.de Download des Vortrags http://www.erlangen.de/